En mi familia, la memoria es una ventaja.
No es que estemos seniles. Es que nuestra mente se mueve demasiado rápido. Estamos tan ocupados saltando hacia lo que sigue que olvidamos lo que estábamos haciendo en primer lugar.
Así que si queremos recordar algo, tenemos que escribirlo. Somos una familia de listas de tareas.
Las listas de tareas tienen una gran historia. Se remontan al menos al año 1700, como verás a continuación, y desde entonces han sido objeto de regocijo, de contención y de consejos de productividad por igual. Y aunque han evolucionado significativamente a lo largo de los años, siguen sirviendo para un propósito bastante similar: planificar lo que tenemos que hacer.
¿Cómo era eso, antaño? Y qué aspecto tiene para nosotros hoy? Resulta que la respuesta a esto último es diferente para cada persona, y hemos identificado algunas de las formas en que la gente hace que las listas de tareas funcionen para ellos.
Las primeras listas de tareas
En su 1791, Benjamin Franklin registró lo que fue una de las primeras formas conocidas de una lista de tareas. Pero su intención detrás de la lista no era exactamente hacer cosas, sino que la utilizaba como una forma de asegurarse de aportar algo positivo cada día. Empezaba su lista con la pregunta: «¿Qué bien voy a hacer hoy?»
Source: Daily Dot
No voy a mentir… la lista de tareas de Franklin no se aleja del todo de la mía. Es cierto que yo no suelo incluir las palabras «desvío» y «maquinación» para describir lo que tengo que hacer en un día determinado, pero nuestras respectivas listas consiguen lo mismo. También programo tiempo por la mañana para comer, y a menudo utilizo la hora del almuerzo para mi propia versión de «pasar cuentas». Tú y yo no somos tan diferentes, Franklin.
Lo que realmente ha cambiado son las diferentes opciones de las que disponemos para crear y organizar listas de tareas. Aunque no es tan antiguo como el estilo de Franklin, muchos de nosotros recordamos haber tenido una agenda de papel, que en realidad se remonta a 1924, con el debut de la Agenda Wanamaker.
Fuente: Boston Globe
Pero la era de la lista de tareas digitales comenzó realmente cuando los sistemas operativos de los ordenadores incluyeron programas de calendario en sus paquetes de software ensuite, como las versiones primitivas de Outlook Calendar. A éstas les siguió una versión de 1992 de un teléfono inteligente llamado Simon -que incluía funciones de programación- y luego vinieron los PDA, o asistentes personales digitales, preparados para el calendario. A principios de la década de 2000 llegó la primera generación de calendarios online, que acabó evolucionando hasta convertirse en programas como Google Calendar que podían sincronizarse con sus homólogos de los smartphones.
En otras palabras, hace mucho tiempo que no necesitamos un bolígrafo cerca para tomar nota de algo — siempre que tengamos un dispositivo móvil cerca, podemos enviarnos recordatorios por mensaje de texto, introducir eventos en su programa de calendario, o utilizar una función de búsqueda por voz para establecer un recordatorio.
Pero me parece tan interesante que algo que ahora parece una tecnología anticuada — el PDA / asistente personal digital — se está volviendo más aplicable que nunca. Estamos viendo que cada vez más programas que originalmente estaban destinados a ser plataformas de búsqueda por voz se convierten en asistentes personales virtuales. Así que definitivamente tocaremos esos, y cómo entran en juego en la era moderna de la lista de tareas.
7 maneras de organizar tu lista de tareas
La clásica lista escrita a mano
Por aquí, bromeamos sobre lo anticuada que puedo ser. Me acuesto temprano, tengo una colección de cine negro y recuerdo los dibujos animados de principios de los 90. También mantengo una lista de tareas a mano, que -con todas las campanas y silbatos de que disponemos hoy en día- es casi arcaica.
También tengo un extraño sistema para usar mi lista de tareas a mano: La uso en tándem con Google Calendar, del que hablaremos más adelante, y la utilizo como escudo contra las distracciones.
Cuando estoy trabajando, puede que se me ocurra algo al azar que quiero buscar en internet, o un mensaje personal que quiero enviar, o un recado que tengo que hacer. Más a menudo de lo que me gustaría, respondo a esos pensamientos de una de las dos maneras siguientes 1) Dejando lo que estoy haciendo para abordarlo, o 2) diciendo: «Me ocuparé de ello más tarde», y olvidándome de ello.
Pero tener un cuaderno al lado mientras trabajo me da un lugar para guardar estas cosas, sin interrumpir completamente mi trabajo para tratarlas. Algunas de ellas son más importantes que otras, pero de esta manera, tengo un lugar donde «guardar» cualquier distracción. (Te darás cuenta de que utilizo un signo de exclamación caricaturesco para indicar las tareas «divertidas»). Y con la rápida disminución de la capacidad de atención de los seres humanos, cualquier truco para mantener la concentración es bienvenido, especialmente en una línea de trabajo impulsada por los plazos.
Bullet Journals
Parece que el Bullet Journaling es la lista de tareas del día. Todo el mundo habla de ello, y sin embargo, muy poca gente parece entenderlo.
Incluso cuando encuesté a mis colegas que le han estado dando una oportunidad, las opiniones fueron mixtas – la mayoría se estaba quedando atrás en su uso, y los otros no estaban seguros de si realmente les estaba beneficiando. Una de ellas, mi compañera bloguera de marketing Sophia Bernazzani, tuvo la amabilidad de compartir una foto del suyo:
Un Bullet Journal, me explicó Bernazzani, funciona para ella, «porque me permite ver fácilmente mis prioridades a gran escala y mis tareas diarias en un solo lugar.»
Según un sitio web semioficial de Bullet Journal, la estrategia se describe mejor como un «sistema de organización personalizable e indulgente» que funciona como una «lista de tareas, cuaderno de bocetos, libreta y diario todo en uno». Esto es lo que pude deducir del resto del contenido del sitio web:
- Es una lista de tareas, eventos y notas varias.
- Las listas pueden ser diarias, mensuales o anuales.
- Se utilizan símbolos para indicar la categoría y la importancia de cada elemento.
Lo que lo diferencia de otras listas de tareas es su propósito de evitar que la gente se vuelva loca por las cosas que no hizo. Coincide con una investigación realizada por una aplicación de productividad llamada iDoneThis, que descubrió que el 41% de las tareas pendientes nunca se completan. Con el sistema de Bullet Journal, nunca se tacha nada, simplemente se etiqueta con un nuevo símbolo que indica que hay que pasar a una fecha futura.
El otro elemento diferenciador es el consejo de Bullet Journal de hacer los registros diarios un día a la vez, en lugar de enumerar esos elementos con demasiada antelación. También recomienda no hacer estas listas demasiado largas, lo que también se alinea con la investigación – los estudios han indicado que cuantos más elementos en nuestras listas de tareas, menos es probable que hagamos.
La lista de tareas de 3 pasos
A principios de este año, mi colega, Christine Ianni, habló con el autor y periodista ganador del Pultizer Charles Duhigg sobre cómo las personas más productivas gestionan su tiempo. Reveló un proceso de tres pasos que descompone los pasos más grandes y difíciles en micropasos.
Se parece a esto. Comienza con una hoja en blanco, y luego:
- Piensa en tu objetivo de estiramiento para el día.
- Escribe tu objetivo en la parte superior de tu página.
- Divide tu objetivo en pasos accionables/medibles.
Básicamente, este método disminuye el factor de intimidación de los grandes proyectos. Cuando los objetivos más grandes tienen cada uno su propia lista de tareas, se reorganizan en los pasos más pequeños que llevan a que se complete por completo.
¿Quieres saber más sobre cómo funciona? Echa un vistazo a nuestra entrevista a Duhigg en The Growth Show de HubSpot.
Calendarios online
Aquí es donde mi lista de tareas pendientes es un poco más moderna que un inventario de distracciones escrito a mano a la antigua. Ya he escrito antes sobre mi tendencia a programar mi día hasta el último detalle — mis calendarios online son geniales para eso.
Nota que lo he pluralizado — «calendarios». Eso es porque tengo varios calendarios online, tanto para asuntos laborales como personales. Pero gracias a la tecnología de la nube y a la capacidad de los calendarios de fusionarse en un solo lugar -como iCal o el software de calendario de mi teléfono- puedo tener toda esta información en una sola plataforma.
Al igual que algunos de mis colegas, descubrí más tarde que utilizo mis calendarios en línea junto con otro formato de lista de tareas. En lugar de limitarse a enumerar lo que tengo que hacer, el calendario desglosa el tiempo del que dispongo para completar cosas a lo largo de mi día, desde sacar a pasear al perro hasta terminar de escribir por la mañana.
También me ayuda a recordar que debo hacer descansos a lo largo del día. No siempre soy tan bueno para tomarlos, pero ya que las personas más productivas recuerdan tomar descansos de 17 minutos por cada 52 minutos de trabajo que realizan, al menos lo incluyo como un elemento de acción para mí. Y al alinearlos con mi lista de tareas a mano -en la que escribo recordatorios para investigar cosas que de otro modo me distraerían- me ayuda a garantizar que esos 52 minutos de trabajo no se vean gravemente interrumpidos.
Lo que también mola de Google es su función «Objetivos», que te permite programar elementos a largo plazo -como aprender un nuevo idioma, por ejemplo- y dictar cuánto tiempo quieres dedicarles cada día, mes o año. Además, Metas te obliga a rendir cuentas. Si hay otro compromiso programado durante el tiempo originalmente reservado para trabajar en ese elemento a largo plazo, Google reprogramará automáticamente este último por ti. Así que no hay excusas: ¡es hora de aprender japonés! O, ya sabes, lo que sea que quieras emprender.
Asistentes personales virtuales
La semana pasada se lanzó Google Allo, una «aplicación de mensajería inteligente» que también viene equipada con Google Assistant -un conserje virtual, por así decirlo. Se adelanta al rumoreado lanzamiento el 4 de octubre de Google Home, que según las fuentes es probable que utilice una tecnología similar.
¿Y por qué es importante? Bueno, Google Home es otra adición a la creciente lista de asistentes virtuales autónomos que no requieren el uso de un dispositivo móvil. Y entre sus muchas capacidades, estos asistentes virtuales en el hogar deberían ser capaces de ayudar a establecer recordatorios.
Google Home jugará en las mismas ligas que el Echo de Amazon, que utiliza su propia tecnología de búsqueda por voz, Alexa, para ayudar con estas peticiones y consultas. Dejaré que Alec Baldwin -a quien, por cierto, puedes venir a ver en INBOUND 2016- ayude a explicarlo:
Google y Amazon no están solos en esta tecnología -no olvidemos a Siri, una de las plataformas originales de búsqueda por voz que fue programada para crear listas de tareas y establecer recordatorios.
Los asistentes personales digitales tienden a lograr cosas diferentes a los otros tipos que hemos cubierto hasta ahora. Para mí, al menos, Siri es una gran herramienta para crear o añadir cosas a una lista de tareas cuando estoy en movimiento, o no tengo tiempo para pasar por el proceso de añadir un nuevo evento a mi calendario.
Preveemos que este método de lista de tareas virtuales podría seguir ganando popularidad -después de todo, mira cuántos nombres importantes están entrando en el espacio.
La lista «I Did»
Mi colega, Mike Renahan, se rumorea por aquí que sabe un par de cosas sobre productividad -puedes ver algunos de sus artículos aquí. Naturalmente, le pregunté cómo organiza su lista de tareas pendientes.
¿Su respuesta? En realidad, no lo hace. En su lugar, utiliza lo que él llama una lista «I Did».
«Anotas todos los objetivos que has logrado en un día determinado», explica, «y esos dictan los objetivos que te propones para mañana.»
Aquí tienes un ejemplo de lo que parece para él:
Como puedes ver, Renahan mantiene esta lista en marcha en una nota en su teléfono para poder actualizarla cuando y donde sea. «Actualizo esta lista todos los días cuando estoy en el tren», me dijo. «Me ayuda a reflexionar sobre lo productivo que he sido en un día determinado. Y a partir de ahí, puedo empezar a planificar objetivos realistas para el día siguiente»
El enfoque de Renahan funciona para resolver el énfasis en lo incompleto centrándose en las cosas buenas que hicimos en un día determinado. Y en lugar de limitarse a añadir más y más cosas a una lista ya existente, su teoría dice que hay que utilizar las cosas buenas para dictar lo que harás mañana.
7. Aplicaciones de gestión de tareas
Por último, llegamos al inevitable método de «hay una aplicación para eso» para organizar las listas de tareas.
No te equivoques: estas aplicaciones son diferentes a los asistentes personales digitales. En lugar de dictar recordatorios y programar elementos a una plataforma separada, muchas de estas aplicaciones te permiten tener el control total de tus tareas.
Hay toneladas de aplicaciones de gestión de tareas por ahí – Wunderlist y la ya mencionada iDoneThis son dos de los nombres más reconocidos.
Pero entre mis colegas, como la editora de sección del blog de ventas de Hubspot, Leslie Ye, parece que Todoist es la más popular.
Ha escrito sobre ella antes, y dice que poder clasificar los elementos de su lista de tareas según su prioridad es la principal ventaja. Además, a diferencia de muchas otras apps de gestión de tareas, Todoist ha conseguido gamificar estas tareas: cuantas más completes con éxito, más «puntos de karma» puedes ganar.
«Y acumular puntos de karma», explica Ye, «es una forma divertida de gamificar algo que suele ser una fuente de estrés.»
¿Se siente organizado?
En una época en la que parece que estamos más ocupados que nunca -lo que no es necesariamente malo, ya que se dice que eso mejora nuestra cognición-, mantenerse organizado puede convertirse en un reto. Pero eso es sólo si no tienes las herramientas adecuadas y, como hemos ilustrado, hay un montón de ellas que se pueden encontrar.
Como hemos señalado antes, no todos los métodos son perfectos para todo el mundo, y el que te hace más productivo puede no parecer convencional. Estos métodos pueden combinarse y usarse en tándem unos con otros -como hago yo con las listas escritas a mano y los calendarios online- o tal vez haya un método singular que funcione mejor para ti.