¿Qué es el cumplimiento de pedidos? (+6 pasos principales y cómo mejorar)

Imagínese esto: un comprador se encuentra con el regalo perfecto para las fiestas en una tienda online, pero las fiestas están a sólo una semana de distancia.

Esta persona ve el envío en 2 días como una opción, así que se adelanta y hace la compra, confiando en que llegará a tiempo. Unos días más tarde, la caja aparece en la puerta de su casa, debidamente empaquetada y en perfecto estado.

Es una tarea que esta ocupada clienta puede tachar de su lista de tareas de compra. Para mostrar su agradecimiento, escribe una reseña positiva de cinco estrellas.

Cualquier persona que compre por Internet ha experimentado la alegría de recibir un paquete en la puerta de su casa poco después de haberlo pedido, pero rara vez pensamos en el proceso de un pedido por Internet que hace posible el envío rápido.

Cuando estás en el lugar del cliente, casi parece magia, pero hay muchas cosas que suceden entre bastidores. La capacidad de enviar un pedido de forma rápida y asequible es un proceso bien diseñado y racionalizado con varios pasos, y cada paso es tan importante como el siguiente.

Un movimiento en falso y puede causar grandes problemas de entrega y un cliente insatisfecho. Todo este proceso se conoce como cumplimiento de pedidos.

El cumplimiento de pedidos es el proceso completo de recepción, embalaje y envío de los pedidos en línea a los clientes. Los comerciantes tienen la opción de encargarse del cumplimiento de los pedidos internamente o subcontratar a una empresa de logística de terceros (3PL) que proporciona almacenamiento, tecnología y el personal para cumplir con los pedidos de manera eficiente y rápida.

Las etapas del cumplimiento de los pedidos

Hay muchas partes en movimiento a lo largo de todo el proceso de cumplimiento de los pedidos, y necesitará una estrategia adecuada para garantizar que funcione con eficacia. Implica todo, desde la recepción del inventario hasta el procesamiento de las devoluciones. Aquí hay una visión general de alto nivel del proceso de cumplimiento de pedidos:

Recibir

Recibir se refiere a aceptar el inventario entrante del fabricante o proveedor. Cada comerciante tiene un proceso de recepción ligeramente diferente, pero algunas tareas clave incluyen:

Contar e inspeccionar los artículos para asegurar su exactitud

Comprobar cualquier posible daño

Añadir cada nueva SKU a un software de gestión de inventario o almacén

Registrar el número de cada SKU

Almacenamiento del inventario

Una vez recibido el inventario, necesitará almacenarlo adecuadamente para facilitar la recogida (véase el paso 2). La organización de su inventario es crucial para la velocidad y la precisión del cumplimiento de los pedidos. También proporcionará una visibilidad completa de lo que está disponible para enviar y dónde encontrarlo exactamente.

Su inventario siempre debe estar organizado por SKU en contenedores separados para que el artículo correcto pueda ser recogido y empacado lo más rápido posible. Si no está organizando adecuadamente el inventario o no puede mantenerlo al día, entonces corre un mayor riesgo de cometer errores con pérdida de tiempo en la búsqueda del artículo correcto.

Recogida

En el momento en que un pedido se realiza en línea, comienza a ser procesado. El primer paso de la preparación de un pedido para su correcto envío es el picking. Si está utilizando un software de gestión de inventario, esto debe hacerse electrónicamente. Si lo hace manualmente, puede utilizar una lista de recogida en papel que incluya dónde se encuentra cada artículo y la cantidad pedida, lo que garantizará que se recojan rápidamente los artículos correctos.

Empaquetado

El empaquetado implica envolver todos los artículos para garantizar que estén protegidos durante el transporte y que se utilicen los materiales de empaquetado adecuados en función del tipo de artículos pedidos. Estos materiales pueden incluir cajas, bolsas de burbujas, bolsas de polietileno, cinta de embalar, plástico de burbujas y relleno de aire.

Si se autoabastece, depende del comerciante tener estos materiales a mano. Si no se abastece de los materiales de embalaje adecuados, se perderá más tiempo en la oficina de correos o en la tienda de UPS.

Envío

Hay varias formas diferentes de enviar un paquete, pero por supuesto, la mayoría de los clientes buscan un envío rápido y gratuito. Usted querrá hacer una investigación sobre las diferentes compañías de envío y las opciones que ofrecen para comparar los costos de envío.

Las diferentes opciones de envío deben ser consideradas antes de comenzar a vender productos en línea. De esta manera, los clientes pueden elegir la opción de envío que prefieren en función de cuánto están dispuestos a pagar por el envío y cuánto tiempo están dispuestos a esperar.

Si está cumpliendo en casa, tendrá que correr a su oficina de correos local o tienda de UPS cada día para enviar sus pedidos recientes para sacarlos a tiempo. Si subcontrata el cumplimiento, los transportistas de envío recogerán desde el centro de cumplimiento.

Una vez que se envía el pedido, querrá enviar la información de seguimiento a su cliente para conocer el estado de la entrega.

Procesamiento de devoluciones

El 67% de los compradores verán la política de devoluciones de su tienda online antes de realizar una compra. Si ofreces devoluciones, también forman parte del proceso general de realización de pedidos. Antes de que empiecen a llegar las devoluciones, querrá considerar cómo procesará las devoluciones de forma rápida y eficiente, para que los clientes no se desanimen a comprar de nuevo en su tienda y usted pueda estar al tanto de su inventario disponible.

Factores a tener en cuenta

Muchas veces, cuando los comerciantes están empezando, piden que les envíen los productos directamente a su casa, o alquilan un espacio de almacén y contratan a algunas personas para que les ayuden con el cumplimiento de los pedidos. Esta estrategia es factible cuando se está construyendo un negocio por primera vez, pero pronto puede descarrilar el cumplimiento de pedidos (y su cordura) si los pedidos comienzan a triplicarse.

Si está haciendo todo bien y su negocio sigue creciendo, su proceso de cumplimiento de pedidos tendrá que cambiar.

Aquí hay tres factores principales a tener en cuenta que impactan en su estrategia global de cumplimiento, especialmente a medida que su negocio crece.

Volumen de pedidos

Si está enviando pedidos a bajo volumen, el envío de paquetes por su cuenta será suficiente. Sin embargo, una vez que llega a 200 pedidos o más al mes, el proceso de autocumplimiento se vuelve menos eficiente y ya no tiene tiempo para centrarse en otras áreas de su negocio que requieren su atención.

Una vez que está cumpliendo con un alto volumen, hay mucho más para hacer un seguimiento: el inventario a mano, la velocidad de SKU, la reposición de inventario, lo que se está enviando actualmente, donde los pedidos están siendo enviados, y qué artículos están siendo devueltos. Este es el mejor momento para considerar otras opciones, como la externalización del cumplimiento.

Tecnología

La tecnología juega un papel importante en el cumplimiento de los pedidos. No se trata sólo de tener la cantidad correcta de personal para hacer el trabajo, sino también los datos y la información correcta para gestionar todo.

Al conectar un software de cumplimiento de pedidos con su tienda en línea, usted es capaz de agilizar todo el proceso. Algunas empresas 3PL están impulsadas por la tecnología, lo que significa que están equipadas con una pila de tecnología que automatiza y agiliza los pedidos para un cumplimiento más rápido y preciso.

Los 3PL impulsados por la tecnología pueden proporcionar la analítica y la tecnología para ayudarle a pronosticar la demanda y entender cuál de sus almacenes debe almacenar su inventario para reducir los costos de envío.

Ubicación

El sesenta y uno por ciento de los compradores abandonará su carrito si los gastos de envío, los impuestos y otros cargos son demasiado altos.

El lugar donde se almacena su inventario y la comprensión de dónde se envían los pedidos pueden ser diferenciadores estratégicos para su negocio. La ubicación es importante porque influye en la distancia y el tiempo que tardan sus paquetes en viajar. Al eliminar el envío a las zonas de envío más altas y costosas (o las áreas predeterminadas que los transportistas utilizan para cobrar los costos de envío), puede reducir sus costos y pasar esos ahorros a sus clientes.

Un consejo clave aquí es considerar el almacenamiento de inventario en o cerca de una ciudad importante o ubicación central, por lo que tiene la capacidad de llegar a un mayor volumen de clientes. Si trabaja con un 3PL que tiene múltiples ubicaciones de almacén para almacenar el inventario también puede ampliar su alcance y reducir los costos de envío y los tiempos de tránsito.

Cómo acelerar el cumplimiento de los pedidos

Las formas más fáciles de acelerar el cumplimiento de los pedidos son mediante la automatización de los procesos, el aprovechamiento de los datos y la subcontratación del cumplimiento.

Automatizar los procesos

Hay muchas cosas que no tiene que hacer manualmente, incluyendo la comprobación de nuevos pedidos. Aprovechar la tecnología, como un software de gestión de inventarios, puede ayudar a automatizar partes del proceso, incluyendo el establecimiento de puntos de reordenamiento de inventario, la generación de listas de selección y la gestión de las devoluciones.

La subcontratación del cumplimiento a un 3PL habilitado por la tecnología es otra forma de automatizar el cumplimiento, por lo que automáticamente empacan y envían los pedidos para usted tan pronto como se realiza un pedido, asignándolo a su centro de cumplimiento que tiene su inventario y está más cerca de su cliente final.

Aproveche los datos

Los datos son el poder. Al utilizar los datos para construir y mejorar su estrategia general de cumplimiento de pedidos, usted es capaz de tomar mejores decisiones de negocios. Por ejemplo, los datos históricos de los pedidos proporcionan información sobre la demanda futura de pedidos para ayudar a prevenir posibles desabastecimientos. La utilización de la tecnología ayuda a proporcionar datos en tiempo real para que usted sepa cuánto inventario está a la mano en cualquier momento, y usted no está confiando en las instantáneas estáticas de un punto en el tiempo.

Subcontratar el cumplimiento

Como se mencionó, la forma más rápida de acelerar el proceso de cumplimiento de pedidos es permitir que alguien más tome el volante. Una vez que los comerciantes alcanzan el siguiente nivel de crecimiento, a menudo se asocian con un proveedor de cumplimiento en lugar de seguir cumpliendo con los pedidos por su cuenta.

Aunque el autocumplimiento puede parecer la forma más rentable de gestionar los pedidos (manteniendo el control sobre el proceso), puede ralentizar el tiempo de cumplimiento y aumentar los costes de envío a largo plazo. Al externalizar el cumplimiento, se le da acceso al espacio del almacén, la tecnología y los expertos en cumplimiento que pueden encargarse de todo por usted.

¿Cuándo sé que es el momento de externalizar el cumplimiento?

La mayor pregunta que se hacen muchos propietarios de negocios de comercio electrónico es: ¿cuándo es el momento de externalizar el cumplimiento?

Las dos principales razones por las que los comerciantes deciden externalizar el cumplimiento están relacionadas con el tiempo y el dinero: gastar demasiado tiempo y gastar demasiado dinero.

Gastar demasiado tiempo en el cumplimiento de pedidos

Muchas veces, los comerciantes se encuentran gastando demasiado tiempo en el cumplimiento de pedidos que luchan por encontrar tiempo en otras tareas importantes del negocio como el desarrollo de productos y el marketing. Si usted está gastando demasiado tiempo en el cumplimiento de pedidos, hasta el punto de que no puede tomar un día libre o salir de la casa sin su impresora de etiquetas, puede ser el momento de considerar un 3PL.

Gastando demasiado dinero en los gastos de envío

Muchas veces los 3PL tienen asociaciones con las principales compañías de transporte para proporcionar a los comerciantes con los costos de envío de descuento. También tienen ubicaciones más óptimas para almacenar su inventario y enviar desde, ayudándole a ahorrar dinero a largo plazo. Algunos 3PL también proporcionan múltiples ubicaciones de centros de cumplimiento donde se puede dividir fácilmente el inventario a través de ubicaciones para ampliar su alcance de clientes y ofrecerles un envío más rápido y más asequible.

Conclusión

Los clientes quieren un envío rápido, y no hay absolutamente ningún atajo para entregarlo. Mientras que algunos comerciantes han encontrado el éxito en el cumplimiento de los pedidos por sí mismos, muchos han encontrado que la externalización del cumplimiento es la mejor decisión que han hecho. Subcontratar el cumplimiento de los pedidos a un socio logístico externo es más fácil de lo que cree. Identifique cuáles son sus principales prioridades. Si gastar tiempo en el cumplimiento de pedidos no estaba en la lista, entonces haga el cambio.

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