« Ne vous inquiétez pas, nous allons créer un conseil consultatif pour que vous puissiez rester impliqué », dit un président de conseil entrant à son prédécesseur. Ce geste, qui n’est pas rare, est bien sûr accompli avec enthousiasme, sincérité et les meilleures intentions. Et la déclaration est posée aussi bien comme une question (à moi) que comme une promesse (à elle). Puis quelqu’un d’autre de ce conseil me demande directement : » Que pensez-vous des conseils consultatifs ? «
Bien conscient que la moitié du groupe s’attend à ce que je soutienne le concept tandis que le reste espère que je condamne carrément l’idée, je réponds prudemment. « Ils peuvent être utiles aux organisations à but non lucratif qui comprennent et définissent étroitement le rôle du conseil consultatif. »
Notre raison d’être
Par essence, cela peut être compliqué – pas nécessairement dans le processus de création du conseil consultatif, mais pour déterminer s’il faut en avoir un. Tout groupe crée du travail pour l’entité qui le gère et chaque OSBL gère déjà un conseil d’administration, il est donc important de se demander » pourquoi ? » pour peser l’opportunité de créer un corps de conseillers.
Dans un premier temps, examinez votre conseil d’administration. Comme le suggère Nonprofit Quarterly, demandez-vous si vous aimez orienter les bénévoles, vous assurer qu’ils font les bonnes choses de la bonne façon, et les retirer si nécessaire. De nombreuses organisations ont du mal à créer et/ou à maintenir des conseils d’administration performants. En fait, certaines organisations cherchent à compléter le conseil d’administration en créant un organe consultatif dont la fonction est différente de celle du conseil. Dans de tels cas, il est essentiel d’améliorer l’efficacité de l’organe directeur, et non d’essayer de le contourner.
Mieux en tant qu’individus ou en tant que groupe ?
Même lorsqu’il est clair qu’une organisation a besoin de mains ou d’expertise supplémentaires, l’activité de groupe peut ne pas être justifiée. Selon Nonprofit Quarterly, le but premier d’un groupe est de rassembler des personnes pour « parler, explorer, argumenter, être en désaccord, offrir des perspectives et apprendre ensemble pour produire des résultats et un impact significatifs. » Idéalement, c’est ce que font les conseils d’administration et les comités efficaces.
Si, toutefois, l’objectif est d’accomplir diverses tâches pour une organisation, le fait de mettre à contribution des personnes spécifiques pour les exécuter suffira. Les chefs d’équipe d’une organisation qui organise un marchethon, par exemple, pourraient superviser des bénévoles pendant un cycle de planification d’un an sans avoir à gérer – et à créer du sens pour – un groupe, également. Le processus de création d’un groupe, plutôt que d’un cadre d’individus talentueux qui servent chacun un objectif différent, exige un autre niveau de planification et d’engagement qui pourrait ne pas être nécessaire.
Types de conseils consultatifs
Il existe, bien sûr, des raisons valables de créer un conseil consultatif. Ils peuvent étendre la capacité, la portée et l’impact de l’organisation d’une manière qui pourrait ne pas être appropriée ou réalisable pour les membres du conseil d’administration ou du personnel. Les conseils consultatifs relèvent généralement de l’une des catégories suivantes, énumérées par Blue Avocado:
- Collecte de fonds – Lorsqu’une organisation souhaite inviter des donateurs potentiels au sein d’un organe officiel, mais réalise que ces parties prenantes n’ont pas le temps, l’intérêt ou les compétences nécessaires pour être de bons membres du conseil. Dans le cadre d’un conseil consultatif, ces donateurs peuvent s’engager dans une réflexion de haut niveau ainsi que dans le don et l’obtention de fonds.
- Programmatique – Lorsque le conseil d’administration d’une organisation se concentre principalement sur la collecte de fonds et n’est pas connecté à l’industrie ou à la base constitutive, un conseil consultatif peut apporter l’expertise et la perspective nécessaires.
- En-tête – Lorsqu’une organisation veut tirer parti des noms d’amis prestigieux sans exiger d’implication supplémentaire, ces parties prenantes peuvent apporter leur soutien par le biais d’un « conseil consultatif » qui tire parti de leur bonne volonté.
- Parrainage fiscal – Avant qu’une organisation n’établisse son propre statut 501(c)(3), elle pourrait travailler sous le parrainage fiscal d’une autre entité et avoir un « conseil consultatif » qui fonctionne comme un conseil d’administration, sans les mêmes responsabilités juridiques qui viendraient avec la constitution en société.
Quand procéder ?
Dans ce dernier cas, le conseil consultatif fonctionne à la place d’un conseil d’administration, mais pourrait évoluer plus tard pour en devenir un à mesure que les besoins de l’organisation changent. Dans chacun des autres cas, l’organe consultatif est un groupe supplémentaire, créé avec une intention spécifique. Avant de s’engager dans cette voie, les organisations devraient réfléchir aux questions suivantes proposées par Nonprofit Quarterly :
- Que tentez-vous d’accomplir ? Quel est le problème que vous essayez de résoudre ? Quelle opportunité essayez-vous d’exploiter ?
- Qu’avez-vous besoin pour vous aider à accomplir ce que vous essayez d’accomplir ?
- Quel est le concept du groupe potentiel et quelle serait la nature de son travail ?
- Quel est le concept d’un ou de plusieurs individus effectuant une ou plusieurs tâches et quelle serait la nature de ce travail ?
- Quels sont les défis et les opportunités dans la conception/animation/gestion d’un groupe et avons-nous la capacité (compétences) et la capacité (temps, ressources humaines, etc.) de servir le groupe – et qu’il nous serve – bien ? Un groupe ajoute-t-il suffisamment de valeur pour justifier l’investissement ?
Comment procéder ?
Une fois que vous avez identifié la véritable valeur ajoutée d’un conseil consultatif pour votre organisation, il est sage d’établir des directives claires pour ce groupe spécial. Blue Avocado recommande les étapes suivantes :
- Développer une description de poste – Soyez clair sur les responsabilités, les activités, les attentes et les limites d’autorité de l’organe consultatif. Partagez cet outil non seulement avec les membres potentiels, mais aussi avec votre conseil d’administration et tout personnel qui pourrait être impacté par son existence.
- Distinguer les rôles du conseil d’administration et du conseil consultatif – dessinez un organigramme pour montrer les lignes d’autorité de chaque conseil consultatif et sa place dans l’organisation. Une organisation peut inclure plusieurs organes consultatifs, tels qu’un comité consultatif de programme pour diriger l’événement de collecte de fonds et un conseil de conseillers pour partager l’expertise avec le conseil d’administration et le PDG, donc la délimitation des responsabilités est essentielle. La dénomination stratégique peut également être un outil utile, car « conseil » ou « comité » dénotent quelque chose de différent du « conseil d’administration ».
- Choisir un président approprié – Réfléchissez à qui devrait présider l’entité, qu’il s’agisse d’un leader de la communauté ou d’un membre du conseil d’administration, et pourquoi. Quel message transmettent-ils et quel talent apportent-ils ?
- La collecte de fonds par nom – Si l’organe consultatif est convoqué pour collecter des fonds, envisagez un nom qui dénote cette responsabilité, comme » Ami de X « .
- Envisagez le temps – N’établissez pas le groupe si vous n’avez pas la capacité de l’exploiter. Ceux que vous avez tapés seront frustrés et désillusionnés si vous ne leur offrez pas une expérience significative et une opportunité de contribuer à la valeur.
- Dissolution – Si le groupe n’atteint pas ses objectifs, envisagez de demander aux membres de servir en tant que conseillers individuels afin que vous puissiez tirer parti de leurs talents sans également gérer un organe collectif.
Tout ce qui précède nous ramène à la question de mon client sur la création d’un conseil consultatif pour garder le président du conseil sortant engagé. Il existe de nombreuses façons pour un président de conseil – ou tout membre du conseil – de rester actif au sein d’une organisation à la fin de son mandat. Peut-être que rejoindre un conseil ou un comité consultatif en fait partie, à condition que cette entité existe déjà pour servir un objectif clairement défini et distinct de celui du conseil d’administration.