Comment facturer une entreprise : Un guide étape par étape pour les petites entreprises

Les petites entreprises qui offrent des conditions de crédit pour leurs produits et services doivent apprendre à facturer leurs clients, que le client soit un particulier ou une entreprise.

Ces entreprises envoient des produits ou effectuent des services d’abord et laissent le client payer plus tard. Le paiement est demandé par le biais d’un document appelé facture.

Apprendre à facturer correctement et efficacement réduira votre paperasse et vous fera payer plus rapidement. Cela améliorera la gestion financière globale de votre petite entreprise.

Vous voulez simplifier votre processus de facturation ? FreshBooks a un logiciel de facturation en ligne facile à utiliser qui vous permet d’être payé 2 fois plus vite.

Dans cet article, nous couvrirons :

• Sélectionner un modèle de facture
• Ajouter des produits ou des services
• Trouver le grand total
• Inclure les détails importants
• Envoyer la facture
• Suivre

Sélectionner un modèle de facture

S’assurer de facturer votre client dès que le travail est terminé. Forbes a constaté que les factures envoyées le jour même de l’achèvement d’un travail ont 1,5x plus de chances d’être payées.

La première étape pour créer votre facture est de choisir un modèle de facture. Il existe de nombreux modèles de facture gratuits disponibles pour Word, Excel, Google Docs, PDF et d’autres formats courants. FreshBooks dispose de modèles de facture téléchargeables gratuitement et personnalisés pour les freelances et les petites entreprises par secteur d’activité.

Téléchargez le modèle et ouvrez-le dans le programme de votre choix.

Ajouter des produits ou des services

Ajouter un poste distinct pour chaque produit ou service que vous facturez au client. Veillez à inclure une description complète, la date à laquelle le produit ou le service a été fourni et les quantités, le cas échéant.

Vos clients veulent savoir exactement ce pour quoi ils paient. Ne mettez pas tous les articles dans le même panier. Détaillez chacun d’entre eux pour réduire toute confusion qui pourrait retarder la réception de votre argent.

Ajoutez ensuite votre tarif forfaitaire ou horaire par poste. Pour un taux horaire, incluez également le nombre d’heures que vous avez travaillé par poste et le sous-total.

Trouver le grand total

Trouver le sous-total de tous vos postes. Ajoutez ensuite tout ce qui affectera le grand total, comme la taxe de vente, une remise ou un solde à payer. Additionnez le tout pour trouver le grand total.

Ne facturez jamais de frais supplémentaires ou de frais de retard qui n’ont pas été discutés avec le client à l’avance, dit Forbes. Au mieux, votre client sera confus. Au pire, il ne vous fera pas confiance si vous facturez des choses qu’il n’a pas acceptées.

Inclure des détails importants

Personnalisez l’exemple de facture pour y inclure votre logo, la date, la date d’échéance, le numéro de facture, le numéro de référence (tel qu’un PO#), vos coordonnées, celles de l’entreprise telles que l’adresse, les conditions de paiement et un message personnel, si vous le souhaitez.

Les messages personnels tels que « veuillez payer votre facture dans les 15 jours » ou « merci pour votre entreprise » augmentent les chances d’être payé de 5 %, selon Forbes. De plus, être poli impressionnera l’entreprise que vous facturez et améliorera votre relation.

Il est particulièrement important d’inclure des conditions de paiement claires, dit. Il est généralement préférable d’écrire « Le paiement est dû dans 30 jours » plutôt que « net 30 », car cela élimine toute confusion potentielle.

Aussi, vérifiez d’abord avec l’entreprise comment elle préfère vous payer. Les entreprises peuvent être plus strictes sur la façon dont elles paient. S’ils veulent faire un chèque, incluez sur votre facture la façon de faire ledit chèque. Si elles préfèrent payer par carte de crédit, incluez un lien pour traiter le paiement.

Vous trouverez ci-dessous un exemple de facture simple réalisée dans FreshBooks:

Source : FreshBooks

En outre, vérifiez deux fois votre facture pour détecter toute erreur d’orthographe, de grammaire ou de formatage. Les erreurs bâclées vous font paraître peu professionnel. Si vous facturez une entreprise, elle verra particulièrement d’un mauvais œil ce type d’erreurs.

Envoyer la facture

Vous avez plusieurs options pour envoyer la facture. Vous pouvez l’imprimer sur du papier épais et la poster, la faxer ou l’envoyer par courriel. Les logiciels de comptabilité enverront généralement la facture par courriel pour vous et incluront des options de paiement.

N’oubliez pas d’inclure un message personnel en incluant une lettre de facture, soit comme lettre d’accompagnement, soit dans le courriel. Here’s an example »

Hi <insert client name>,

Please find attached an invoice for <insert project name and details>. Thank you for your business. If you have any questions, please don’t hesitate to contact <insert name> at <insert contact details>.

Best,

<insert your name>

Double check that you’re sending the invoice to the right person. Even if you signed a contract with one person at a company, doesn’t mean they’ll be the one handling payment, says Forbes. A different department may pay the invoice or an outside agency might’ve been contracted to handle payment. Ask your contact first so you don’t waste time.

It’s also important to know the company’s billing cycle. Peut-être n’envoient-ils le paiement que le premier de chaque mois. Dans ce cas, c’est une bonne idée d’envoyer la facture plus près de la date de paiement. Connaître le cycle de facturation vous aidera également lorsque vous ferez le suivi à l’étape six.

Suivi

Votre travail ne se termine pas après l’envoi de la facture. Les entreprises perdent couramment des factures, les oublient ou sont réticentes à les payer tout court. Vous devrez assurer un suivi. Les logiciels de facturation vous aident à envoyer des rappels automatisés pour réduire les poursuites.

Les gens demandent aussi :

• Comment facturer une entreprise à titre individuel
• Comment facturer une entreprise pour un travail contractuel

Comment facturer une entreprise à titre individuel

Voici quelques conseils pour paraître professionnel lorsque vous facturez une entreprise à titre individuel :

• Inclure un en-tête professionnel. Utilisez votre nom commercial ou votre nom complet et incluez toutes vos coordonnées afin que l’entreprise sache exactement comment vous contacter si elle a des questions. Insérez un logo à gauche de l’en-tête, si vous en avez un.
• Utilisez un modèle professionnel. Les modèles de facture gratuits sont une option, car ils permettent de s’assurer que vous n’omettez aucun détail important. Les logiciels de facturation vous font paraître encore plus professionnel, car ils incluent souvent des options permettant à l’entreprise de payer en ligne instantanément.
• Facturer selon le contrat. Les entreprises peuvent vouloir que vous signiez un contrat avant de commencer à travailler. Assurez-vous que tout ce que vous facturez était déjà établi dans le contrat, car votre interlocuteur ne verra pas d’un bon œil les surprises. Cela retardera la réception de votre argent.
• Savoir qui facturer. Les entreprises ont généralement un service de facturation ou une agence externe qui s’occupe du paiement. Sachez à qui envoyer la facture et qui mettre en copie.
• Envoyez les factures en fonction du cycle de facturation de l’entreprise. De nombreuses entreprises envoient les paiements le premier du mois. Demandez à votre client quand il paie, afin de savoir quand envoyer la facture et quand faire le suivi.
• Suivi. Des rappels bien programmés pour payer votre facture ne sont pas ennuyeux, ils signalent que vous êtes un professionnel qui est sur la balle.

Comment facturer une entreprise pour un travail contractuel

Suivez ces étapes pour facturer une entreprise pour un travail contractuel:

1. Utiliser un modèle de facture. Incluez un numéro de facture et un numéro de commande, s’il y en a un. Fournissez des conditions de paiement telles que  » net 30  » (le paiement est dû dans les 30 jours).
2. Incluez les adresses de facturation et d’expédition pour le client si vous avez effectué le travail à un endroit différent de celui où vous facturez.
3. Personnalisez vos postes de ligne en fonction du travail. Vous pouvez avoir besoin de colonnes pour un numéro de bon de travail, un numéro de pièce, un coût unitaire, des détails du travail, un taux horaire, des heures travaillées et un sous-total. Si vous avez reçu un bon de travail, les détails du travail sur votre facture doivent correspondre à ce qui est écrit sur le bon de travail.
4. Inclure tout ce qui pourrait affecter le grand total, comme la taxe de vente, les dépôts, les remises et les indemnités journalières ou le kilométrage.
5. Détailler les méthodes de paiement que vous acceptez et quelle est votre politique de frais de retard.
6. Envoyer la facture et demander à l’entreprise de confirmer avec vous quand elle la reçoit. Les télécopies peuvent disparaître, les courriels sont négligés. Si vous n’avez pas de nouvelles, faites un suivi.

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