Sokunkat elárasztanak az e-mailek.
A szó önmagában is az olvasatlan e-mailek bátor háromjegyű számának képét idézi fel bennünk, amelyek mindegyike az Ön figyelmét követeli.
A kommunikáció központjaként, különösen a szakmai életünkben, az e-mail elkerülhetetlen. Még a legnagyobb próbálkozások ellenére is, hogy megszabaduljunk a postaládánkból, az e-mail bebizonyította, hogy nem megy sehová.
A problémák a beérkező e-mailek puszta mennyisége miatt merülnek fel. Ha nem kapcsoljuk be, az egyetlen, az e-mailekben honos fontossági sorrend a beérkezés dátuma. Az e-mailt eleve nem úgy tervezték, hogy kezelni tudja a jelenlegi mennyiséget és a postaládánkkal való sokféle interakciót. Szerencsére a technológia és a legjobb gyakorlatok a segítségére lehetnek.
A hatékony e-mail-kezeléshez az szükséges, hogy aktívan a saját kezébe vegye a postaládáját. Ehhez szükség van egy e-mail szoftverre és néhány általános szabályra az e-mail kommunikáció leghatékonyabb kezelésére.
- 15 tipp az e-mail kezelés elsajátításához
- Törölje a promóciós értékesítési üzeneteket
- A soha nem olvasott hírlevelekről való leiratkozás
- Kérje az Önre nem vonatkozó csoportos üzenetek törlését
- Címkék létrehozása a hasonló típusú e-mailek számára
- Ne féljen rengeteg e-mail mappát létrehozni
- Automatikus szűrők beállítása bizonyos feladókhoz
- Egyazon e-mail cím alatt külön feladói álnevek létrehozása
- A belső email-továbbítás megszüntetése
- Naponta egy meghatározott időpontban olvassa el és válaszol az e-maileket
- Kijelölheti a fontos üzeneteket, amelyekre nem tud azonnal válaszolni
- Az üzleti célú e-mailekre 24-48 órán belül válaszoljon
- A fontos e-mailek 3-5 munkanapon belüli követése
- Töltse le a megfelelő alkalmazásokat, hogy útközben is válaszolhasson az e-mailekre
- Hagyjon meghatározott aláírást az e-mailjein, hogy ne kelljen minden alkalommal a nevét írnia
- E-mail sablonok létrehozása és megosztása
- Következtetés
15 tipp az e-mail kezelés elsajátításához
Az e-mail az üzleti kommunikáció legerősebb formája, és ezekkel a hatékony stratégiákkal olyan formává válhat, amellyel valóban szívesen dolgozik. A hatékony e-mail-kezelési stratégiák elsajátításához kövesse ezeket az egyszerű e-mail-kezelési tippeket.
Törölje a promóciós értékesítési üzeneteket
Mielőtt belevágna a postaládája hatékony kezelésébe, fontos, hogy rangsorolja és eltávolítsa a nem kívánt üzeneteket. A promóciós értékesítési üzeneteknek kell elsőként távozniuk, és a Promóciós fülre húzásuk nem olyan hatékony. Az ötlet az, hogy a szervezett postaládát csak olyan tartalmakkal töltse meg, amelyek a munkacéljaihoz kapcsolódnak. A legtöbb esetben az értékesítési üzenetek elvonják a figyelmet, és elvonják a figyelmet a prioritásokról.
A soha nem olvasott hírlevelekről való leiratkozás
Ha sorozatos hírlevél-feliratkozó vagy, itt egy újabb lehetőség a postaládád racionalizálására. Lehet, hogy kísértést érezhetsz arra, hogy címkéket és szűrőket hozz létre, amelyekkel feldolgozhatod őket az utadból, de ismétlem, ezeket a stratégiákat tartogasd az olyan e-mailekre, amelyek hozzáadott értéket jelentenek a személyes és szakmai életedhez.
Ha nem olvastad el az adott hírlevél utolsó két kiadását, akkor nagy valószínűséggel nem kapsz értéket, ezért fontold meg a leiratkozást. Ha nem bírja elviselni a leiratkozást, a legtöbb hírlevél lehetővé teszi a küldési gyakoriság minimalizálását.
Kérje az Önre nem vonatkozó csoportos üzenetek törlését
A hírlevelekhez hasonlóan Ön is csatlakozhatott különböző csoportokhoz, amelyek annak idején Önre vonatkoztak. Vessen egy második pillantást az általuk nyújtott értékre, és arra, hogy relevánsak-e a jelenlegi céljai és érdeklődési köre szempontjából.
A csoportos üzenetek közé tartozhatnak a személyes kapcsolattartóktól érkező, véletlenszerű témájú e-mailek, vagy egyszerűen csak eltávolíthatja magát azokból a rettenetesen hosszú “válaszolj mindenkinek” témákból. Egy kis diplomácia itt is sokat segít, mivel nem tudod csak úgy “leiratkozni” vagy “blokkolni” a barátaidat és kollégáidat. A Gmail ugyan kínál egy “némítás” gombot, de mindenki másnak tudtára kell adnia a szándékait.
Egy rövid üzenet, amelyben tudatja velük, hogy már nem releváns a beszélgetés szempontjából, lehetővé teszi a zökkenőmentes kilépést, és egy lépéssel közelebb kerül a hatékonyan kezelt e-mail stratégiához.
Címkék létrehozása a hasonló típusú e-mailek számára
Most, hogy eltávolította a lényegteleneket, itt az ideje, hogy rendszerezze a valóban szükséges e-maileket, és a címkék nagyszerű lehetőséget kínálnak erre.
A címkék segítségével egyéni mapparendszert hozhat létre a bejövő levelek között. Nevezze el őket kategória, ügyfél, projekt vagy bármi más szerint. A bejövő levelek ilyen szemcsés rendszerezése olyan rendszert hoz létre, amelyben a beszélgetéseknek megvan a megfelelő helyük, így könnyen megtalálhatók és feldolgozhatók.
Ne féljen rengeteg e-mail mappát létrehozni
A bejövő levelek mappáinak száma nem szab határt. Nem ritka, hogy 30 vagy annál is több címke és mappa van a beszélgetések szemléletes szintű rendszerezéséhez.
A megosztott postafiókok és a megosztott címkék lehetővé teszik, hogy továbbvigye a mappakoncepciót, és csapatként kezelje a postafiókjában lévő e-maileket. A G2-nek van egy kategóriája a legjobb, csapatok számára épített megosztott postafiókokról, ahol a legjobb források listáját találja a csapata számára.
A megosztott postafiókok egyik összetevője az e-mail hozzárendelés, amely lehetővé teszi az e-mailek egyértelmű delegálását.
A további eszközök hozzáadása előtt érdemes megfontolni, hogy a jelenlegi e-mail klienssel működjön együtt. Az, hogy ki-be kell ugrálnia a postaládájából, eleve kontraproduktív ahhoz, hogy koncentrált maradjon és rendszerezze a postaládáját.
Automatikus szűrők beállítása bizonyos feladókhoz
Miért ne könnyítené meg az életét néhány e-mail automatizálási eszközzel? Az e-mail szűrők létrehozásával a beérkező e-maileket a beállított kritériumok szerint válogathatja, címkézheti vagy jelölheti meg az Ön számára.
A szűrők megnyugtatják, hogy soha nem marad le a számláiról vagy egy adott címzettől érkező fontos e-mailekről. Használhatók az e-mailek automatikus csoportosítására projekt vagy ügyfélnév szerint, meghatározott kulcsszavak, mellékletek és tárgysorok alapján. A szűrőket tekintheti személyes asszisztensének, aki elvégzi Ön helyett az előzetes rendszerezést, így Ön a fontosabb feladatokra összpontosíthat.
Egyazon e-mail cím alatt külön feladói álnevek létrehozása
A bejövő e-mailek szűrésének másik egyszerű módja az álnevek létrehozása. Az e-mail aliasok egy alternatív e-mail cím, amely továbbra is az eredeti e-mail címre irányít. Lényegében egy új e-mail cím előnyeit élvezheti anélkül, hogy új fiókot kellene létrehoznia és kezelnie.
Például hírlevelekre iratkozhat fel egy e-mail aliassal az elsődleges e-mail címe helyett. Ezután szűrőket hozhat létre az alias e-mail címre érkező összes e-mail automatikus címkézéséhez vagy csillagozásához.
A Gmail e-mail aliasok lehetőséget adnak arra is, hogy más névről küldjön e-maileket. Például küldhet munkával kapcsolatos e-maileket egy e-mail címről és személyes e-maileket egy aliasról, vagy fordítva.
Ha azonban mégis új fiókot kell létrehoznia, például az értékesítési vagy támogatási megkeresések kezeléséhez, a help desk szoftver lehetővé teszi, hogy zökkenőmentesen integráljon egy help desket a személyes postafiókjába. Így az értékesítési és támogatási e-maileket jegykezelési stílusban lehet kezelni, és közvetlenül a személyes postaládájából ki lehet rendelni az adott ügynökökhöz.
A belső email-továbbítás megszüntetése
Azzal a tudattal, hogy kollégái elegendő külső emailt kapnak, jó gyakorlat, hogy kerülje az email használatát belső kommunikációra, és ez magában foglalja a hosszú CC, BCC láncokat is.
A modern email-kezelés megszüntette az emailek továbbításának szükségességét a belső csapatának. A legjobb e-mail-kezelő szoftver lehetővé teszi, hogy csapattársaival e-mailes jegyzeteken keresztül kommunikáljon az alkalmazáson belüli azonnali üzenetküldésen keresztül. Ez a kettős előny azt jelenti, hogy nem kell külső üzenetküldő platformot használnia, és azt is elkerülheti, hogy mindenki postaládáját zsúfolja. A csapata hálás lesz ezért!
Naponta egy meghatározott időpontban olvassa el és válaszol az e-maileket
A postaládájának állandó figyelése az időgazdálkodásban nem hatékony szokássá válhat.
A hatékony e-mail-kezeléshez vezet, ha stratégiai időpontot jelöl ki az e-mailek kezelésére, és a legjobb, ha ezt minden nap ugyanarra az időpontra teszi. Ez lehetővé teszi, hogy résidőket alakítson ki a napjában, és felszabadítja, hogy más feladatokra koncentrálhasson anélkül, hogy állandóan az az érzése maradna, hogy ellenőriznie kellene az e-mailjeit.
Amikor már kezelte a bejövő leveleit az adott napra, ne ugráljon ki-be a postaládájába, hacsak nem érkezik valami rendkívül sürgős. Még ekkor is beállíthat olyan rendszereket, amelyekkel megjelölheti azokat az e-maileket, amelyekre nem tud azonnal válaszolni.”
Kijelölheti a fontos üzeneteket, amelyekre nem tud azonnal válaszolni
A levelezéskezelő szoftverek tartalmazzák azt a lehetőséget, hogy az e-maileket szundi alá helyezze, vagy hogy egy későbbi időpontban a bejövő levelek tetejére kerüljenek vissza. Egy jó, szűrőkkel támogatott jelölési rendszer biztosítja, hogy semmi se maradjon ki, miközben lehetővé teszi, hogy hatékonyan válaszoljon a címzetteknek.
A fontos e-mailekre sem lehet mindig azonnal válaszolni, de ennek ellenére vannak bevált gyakorlatok az elvárt válaszadási idők tekintetében.
Az üzleti célú e-mailekre 24-48 órán belül válaszoljon
Az üzleti célú e-mailekre általában még aznap válaszolni kell. Tanulmányok kimutatták, hogy ha 48 óránál tovább tart egy e-mail megválaszolása, az a potenciális ügyfelek elvesztéséhez és elégedetlenségéhez vezet.
A Fast cég végzett egy felmérést az e-mail válaszidőről, ahol azt találták, hogy az emberek több mint 70%-a négy órán belüli válaszidőt vár el.
Az e-mailkezelő szoftverek ebben is segíthetnek. Legalábbis automatikus válaszüzeneteket állíthat be, amelyekkel tudatja a címzettekkel, hogy felfigyelt rájuk, és részletesebb válasz következik, amelynek mindenképpen 3-5 munkanapon belül kell megtörténnie.
A fontos e-mailek 3-5 munkanapon belüli követése
Mindannyian rengeteg különböző feladattal foglalkozunk a nagy mennyiségű napi e-mail mellett, de fontos, hogy priorizáljuk azokat az e-maileket, amelyek nem maradhatnak megválaszolatlanul. Akár egy toborzó válaszára, akár egy külső érdekelt fél megerősítésére, akár egy ügyfél döntésére vár, 3-5 munkanapnak kell lennie az alapnak a nyomonkövetési e-mailek küldésére.
Vannak olyan helyzetek, amikor szükség lehet néhány nyomonkövetésre. Ne felejtsen el egy-két napot hozzáadni az egyes követő e-mailek között, hogy ne keltse azt a benyomást, hogy kétségbeesett.
Azokban a helyzetekben, amikor nem tud azonnal válaszolni, egy autoresponder is elegendő ahhoz, hogy megmutassa elkötelezettségét. Ebben az esetben, ha Gmail-felhasználó vagy, a G-Suite kommunikációs eszközei segíthetnek.
A sikeres e-mail-kezelésben kulcsfontosságú a delegálás. A megfelelő eszközökkel a kezedben, pontosabban a postaládádban, egyszerűen dobhatsz egy gyors belső e-mail üzenetet a kollégádnak, amely automatikusan megosztja velük az e-mailt. Még egy lépéssel tovább is mehet, és automatikus szabályokat hozhat létre, hogy bizonyos e-maileket automatikusan megosszon egy adott kollégával. A belső e-mail jegyzeteket automatikusan is hozzáadhatja, hogy egyértelműbbé és kontextusba helyezze az üzenetét.
Töltse le a megfelelő alkalmazásokat, hogy útközben is válaszolhasson az e-mailekre
A legtöbb népszerű e-mail szolgáltató kliensnek van megfelelő mobilalkalmazása, amely segít az e-mailek kezelésében, amikor nem a laptopja előtt ül. A tenyerében lévő e-mailjeihez való könnyű hozzáféréssel gyorsan, valós időben áttekintheti a beérkező e-maileket, és ennek megfelelően ütemezheti a napját.
Hagyjon meghatározott aláírást az e-mailjein, hogy ne kelljen minden alkalommal a nevét írnia
Azzal, hogy előre szán egy kis időt az e-mail stratégiájának strukturálására, nagyban hozzájárulhat az időmegtakarításhoz és a hatékonyság javításához. Meglepő módon az e-mail aláírásokat nem használják olyan gyakran, mint kellene. Ha kiveszi a találgatásokat a név, a cím és a cégadatok begépeléséből, akkor sokkal gyorsabban összpontosíthat a hatékony e-mailek megfogalmazására és elküldésére.
Az aláírás folyamatát tovább egyszerűsítheti egy e-mail aláíró szoftver segítségével. Az e-mail aláírás szoftver nem csak időt takarít meg, hanem segít Önnek és csapatának abban is, hogy lényegre törő maradjon. Ez egy egyszerű, mégis hatékony módja annak, hogy javítsa márkáját és marketingtevékenységét. Az e-mail aláírásokkal népszerűsítheti vállalkozását, átirányíthatja a címzetteket az Ön által preferált webhelyoldalakra vagy közösségi média fiókokra, bejelentheti a közelgő eseményeket és így tovább.
Ha aliasokat használ, akár minden egyes e-mail címhez külön aláírást is készíthet. Ezzel javíthatja kommunikációs stratégiáját, és célzottan bevonhatja az e-mail címzetteket.
E-mail sablonok létrehozása és megosztása
Az e-mail sablonok egy másik módja annak, hogy időt takarítson meg, és biztosítsa, hogy egységes hangnemet használjon a vállalati márkaépítéshez.
A legtöbb e-mail szolgáltatás natív módot kínál az e-mailek sablonként történő mentésére. Bár van egy lista a nagyobb teljesítményű e-mail sablonkészítő szoftverekről, amelyek közvetlenül a postafiókjába integrálva számos ismétlődő folyamatot leegyszerűsíthetnek, és a megosztható e-mail sablonokkal felturbózhatják a postafiókját. Az egyéni változók hozzáadásának lehetősége biztosítja, hogy a címzettek személyre szabott választ kapjanak, amely azt a benyomást kelti, mintha kifejezetten nekik készült volna.
Következtetés
A postaládája hatékony kezelése nagyban hozzájárulhat ahhoz, hogy összességében hatékonyabbá váljon. Az ebben a cikkben tárgyalt e-mail kezelési tippek és szoftverek segítségével jó úton haladhat afelé, hogy megszelídítse és összebarátkozzon a postaládájával.
Ha további tanácsokat szeretne kapni a belső és külső e-mailjei irányításához, még több útmutatásért látogasson el a G2 e-mail hubjába!