A termékekhez és szolgáltatásokhoz hitelfeltételeket kínáló kisvállalkozásoknak meg kell tanulniuk, hogyan kell számlázniuk ügyfeleiknek, függetlenül attól, hogy az ügyfél magánszemély vagy vállalat.
Ezek a vállalkozások először termékeket küldenek vagy szolgáltatásokat nyújtanak, és hagyják, hogy az ügyfél később fizessen. A fizetést egy számlának nevezett dokumentumon keresztül kérik.
A helyes és hatékony számlázás megtanulása csökkenti a papírmunkát, és gyorsabb kifizetést eredményez. Ez javítja kisvállalkozása általános pénzügyi irányítását.
Szeretné egyszerűsíteni a számlázási folyamatot? A FreshBooks könnyen használható online számlázószoftverrel 2x gyorsabban kifizethető.
FreshBooks, a számlázástól a kifizetésekig és minden közte. Próbálja ki ingyen
Ezzel a cikkel foglalkozunk:
- Számlasablon kiválasztása
- Termékek vagy szolgáltatások hozzáadása
- A végösszeg megállapítása
- Fontos részletek feltüntetése
- Számla elküldése
- Következtetés
Számlasablon kiválasztása
Számlázza ki ügyfelét, amint a munka elkészült. A Forbes megállapította, hogy a munka elvégzésének napján elküldött számlákat 1,5-szer nagyobb valószínűséggel fizetik ki.
A számla elkészítésének első lépése a számlasablon kiválasztása. Számos ingyenes számlasablon áll rendelkezésre Word, Excel, Google Docs, PDF és más elterjedt formátumokhoz. A FreshBooks ingyenesen letölthető, szabadúszókra és kisvállalkozásokra szabott számlasablonokat kínál iparáganként.
Töltse le a sablont, és nyissa meg a választott programban.
Termékek vagy szolgáltatások hozzáadása
Adjon hozzá egy külön sort minden olyan termékhez vagy szolgáltatáshoz, amelyet kiszámláz az ügyfélnek. Ügyeljen arra, hogy alapos leírást, a termék vagy szolgáltatás nyújtásának dátumát és adott esetben a mennyiséget is tartalmazza.
Az ügyfelei pontosan tudni akarják, hogy miért fizetnek. Ne zsúfolja össze az összes tételt. Bontsa szét az egyes tételeket, hogy csökkentse a félreértéseket, amelyek késleltethetik a pénz megérkezését.
Aztán adja hozzá tételenként az átalánydíját vagy óradíját. Óradíj esetén azt is tüntesse fel, hogy hány órát dolgozott tételenként, valamint a részösszeget.
Keresd meg a főösszeget
Keresd meg az összes tétel részösszegét. Ezután adjon hozzá mindent, ami befolyásolja a végösszeget, például forgalmi adót, kedvezményt vagy kintlévőséget. Adjon össze mindent, hogy megtalálja a végösszeget.
Soha ne számítson fel olyan extra díjakat vagy késedelmi díjakat, amelyeket nem beszéltünk meg előre az ügyféllel – mondja Forbes. A legjobb esetben az ügyfél összezavarodik. A legrosszabb esetben nem fog megbízni Önben, ha olyan dolgokat is felszámít, amelyekbe nem egyezett bele.
Fontos részletek feltüntetése
A mintaszámlát úgy alakítsa ki, hogy tartalmazza a logóját, a dátumot, az esedékesség dátumát, a számla számát, a hivatkozási számot (például PO#), az Ön elérhetőségét, a cég elérhetőségét, például a címet, a fizetési feltételeket és – ha kívánja – egy személyes üzenetet.
A személyes üzenetek, mint például “kérjük, fizesse ki a számlát 15 napon belül” vagy “köszönjük az üzletet”, a Forbes szerint 5 százalékkal növelik a fizetés esélyét. Ráadásul az udvariasság lenyűgözi a számlázó céget, és javítja a kapcsolatotokat.
Egyértelmű fizetési feltételek feltüntetése különösen fontos, mondja. Általában jobb, ha a “nettó 30” helyett azt írja, hogy “A fizetés 30 napon belül esedékes”, mivel ez kiküszöböli az esetleges félreértéseket.
Azt is érdemes először a céggel egyeztetni, hogy ők hogyan szeretnek fizetni. Előfordulhat, hogy a cégek szigorúbbak a fizetés módját illetően. Ha csekket szeretnének kivágni, tüntesse fel a számláján, hogyan kell az említett csekket kiállítani. Ha inkább hitelkártyával szeretnének fizetni, adjon meg egy linket a fizetés feldolgozásához.
Az alábbiakban egy példa egy egyszerű, FreshBooks-ban készült számlára:
Forrás: FreshBooks
Azt is ellenőrizze kétszer a számláját, hogy nincsenek-e benne helyesírási, nyelvtani vagy formázási hibák. A hanyag hibák amatőrnek tűnnek. Ha egy cégnek számlázol, ők különösen rossz szemmel nézik az ilyen típusú hibákat.
Számla elküldése
A számla elküldésére több lehetőséged is van. Kinyomtathatja vastag papírra, és elküldheti postán, faxolhatja vagy elküldheti e-mailben. A könyvelőszoftverek általában elküldik Önnek a számlát e-mailben, és tartalmazzák a fizetési lehetőségeket.
Ne felejtsen el személyes üzenetet küldeni a számla kísérőleveleként vagy az e-mailben található számlalevéllel. Here’s an example”
Hi <insert client name>,
Please find attached an invoice for <insert project name and details>. Thank you for your business. If you have any questions, please don’t hesitate to contact <insert name> at <insert contact details>.
Best,
<insert your name>
Double check that you’re sending the invoice to the right person. Even if you signed a contract with one person at a company, doesn’t mean they’ll be the one handling payment, says Forbes. A different department may pay the invoice or an outside agency might’ve been contracted to handle payment. Ask your contact first so you don’t waste time.
It’s also important to know the company’s billing cycle. Lehet, hogy csak minden hónap elsején küldik a fizetést. Ebben az esetben érdemes a fizetési határidőhöz közelebb küldeni a számlát. A számlázási ciklus ismerete a hatodik lépésben történő nyomon követéskor is segítségedre lesz.
Követés
A számla elküldésével nem ér véget a munkád. A vállalatok rendszeresen elveszítik a számlákat, megfeledkeznek róluk, vagy nem hajlandóak teljes mértékben kifizetni őket. Szükséged lesz a nyomon követésre. A számlázó szoftverek segítségével automatikus emlékeztetőket küldhet, hogy csökkentse a hajszát.
Az emberek azt is kérdezik:
- Hogyan számlázzon egy cégnek magánszemélyként
- Hogyan számlázzon egy cégnek szerződéses munkáról
Hogyan számlázzon egy cégnek magánszemélyként
Íme néhány tipp, hogy professzionálisan jelenjen meg, ha magánszemélyként számláz egy cégnek:
- Tartalmazzon egy professzionális fejlécet. Használja a cégnevét vagy a teljes nevét, és adja meg az összes elérhetőségét, hogy a vállalat pontosan tudja, hogyan léphet kapcsolatba Önnel, ha kérdése van. Illesszen be egy logót a fejléc bal oldalára, ha van.
- Használjon professzionális sablont. Az ingyenes számlasablonok az egyik lehetőség, mivel ezek gondoskodnak arról, hogy ne hagyjon ki semmilyen fontos részletet. A számlázó szoftverek még professzionálisabbá teszik a megjelenését, mivel gyakran tartalmaznak olyan lehetőségeket, amelyekkel a vállalat azonnal online fizethet.
- Számlázzon a szerződésnek megfelelően. A cégek kérhetik, hogy írjon alá egy szerződést, mielőtt elkezdené a munkát. Győződjön meg róla, hogy bármit is számlázzon, azt már a szerződésben rögzítették, mivel a kapcsolattartója nem nézi majd jó szemmel a meglepetéseket. Ez késleltetni fogja a pénz megérkezését.
- Tudja, hogy kinek kell számláznia. A vállalatoknak általában van egy számlázási osztályuk vagy egy külső ügynökség, amely a fizetést intézi. Tudja, hogy kinek küldje el a számlát, és kit másoljon le.
- A számlákat a vállalat számlázási ciklusának megfelelően küldje el. Sok vállalat a hónap első napján küldi a kifizetéseket. Kérdezze meg ügyfelét, hogy mikor fizet, hogy tudja, mikor kell elküldeni a számlát és mikor kell nyomon követni.
- Kövesse nyomon. A jól időzített emlékeztetők a számla kifizetésére nem bosszantóak, hanem azt jelzik, hogy Ön egy profi, aki a helyén van.
Hogyan kell számlázni egy vállalatnak szerződéses munkáról
Az alábbi lépéseket követve számlázzon egy vállalatnak szerződéses munkáról:
- Használjon számlasablont. Adja meg a számla számát és a rendelési számot, ha van ilyen. Adjon meg fizetési feltételeket, például “nettó 30” (a fizetés 30 napon belül esedékes).
- Adja meg az ügyfél számlázási és szállítási címét, ha a munkát máshol végezte, mint ahol számláz.
- Testre szabja a tételeket a munkához. Szüksége lehet oszlopokra a munkarendszám, az alkatrészszám, az egységköltség, a munka részletei, az óradíj, a ledolgozott órák és a részösszeg számára. Ha kapott egy munkamegrendelést, a számlán szereplő munkadatoknak meg kell egyezniük a munkamegrendelésen szereplő adatokkal.
- Tüntessen fel mindent, ami hatással lehet a végösszegre, például forgalmi adót, előlegeket, kedvezményeket és napidíjakat vagy kilométerdíjakat.
- Adja meg, milyen fizetési módokat fogad el, és mi a késedelmi díj politikája.
- Küldje el a számlát, és kérje, hogy a vállalat erősítse meg Önnel, amikor megkapja azt. A faxok eltűnhetnek, az e-maileket figyelmen kívül hagyják. Ha nem hall semmit, járjon utána.
A FreshBooks segítségével vegye le a számlázást és a könyvelést a teendői listájáról. Próbálja ki ingyen