Buone pratiche per un consiglio di amministrazione: Ruoli e consigli

“Non preoccuparti, creeremo un comitato consultivo in modo che tu possa rimanere coinvolto”, dice un presidente entrante al suo predecessore. Il gesto non raro è esteso, naturalmente, con entusiasmo, sincerità e le migliori intenzioni. E la dichiarazione è posta tanto come una domanda (a me) quanto come una promessa (a lei). Poi qualcun altro in questo consiglio mi chiede direttamente, “cosa ne pensi dei consigli consultivi?”

Ben sapendo che metà del gruppo si aspetta che io sostenga il concetto mentre il resto spera che io condanni l’idea, rispondo attentamente. “

Il nostro è ragionare sul perché

In sostanza, può essere complicato – non necessariamente nel processo di creazione del comitato consultivo, ma nel determinare se averne uno. Qualsiasi gruppo crea lavoro per l’entità che lo gestisce e ogni nonprofit gestisce già un consiglio di amministrazione, quindi è importante considerare il “perché?” nel valutare se stabilire un corpo di consulenti.

Come primo passo, guardate il vostro consiglio di amministrazione. Come suggerito da Nonprofit Quarterly, considerate se vi piace orientare i volontari, assicurarvi che stiano facendo le cose giuste nel modo giusto, e rimuoverli quando necessario. Molte organizzazioni lottano per costruire e/o mantenere consigli di amministrazione efficienti. Infatti, alcune organizzazioni cercano di integrare il consiglio di amministrazione creando un organo consultivo che funzioni in modi che il consiglio non fa. In questi casi, è essenziale migliorare l’efficacia dell’organo di governo, non cercare di aggirarlo.

Meglio come individui o come gruppo?

Anche quando è chiaro che un’organizzazione ha bisogno di mani o competenze extra, l’attività di gruppo potrebbe non essere garantita. Secondo Nonprofit Quarterly, lo scopo principale di un gruppo è riunire le persone per “parlare, esplorare, discutere, essere in disaccordo, offrire intuizioni e imparare insieme a produrre risultati e impatto significativi”. Idealmente, questo è ciò che fanno i consigli e i comitati efficaci.

Se, tuttavia, l’obiettivo è quello di portare a termine vari compiti per un’organizzazione, basteranno individui specifici per eseguirli. I team leader di un’organizzazione che gestisce una camminata, per esempio, potrebbero supervisionare decine di volontari per un ciclo di pianificazione di un anno senza dover gestire – e creare significato per – un gruppo. Il processo di creazione di un gruppo, piuttosto che un gruppo di individui di talento che servono ciascuno uno scopo diverso, richiede un altro livello di pianificazione e impegno che potrebbe non essere necessario.

Tipi di comitati consultivi

Ci sono, naturalmente, valide ragioni per stabilire un comitato consultivo. Possono espandere la capacità organizzativa, la portata e l’impatto in modi che potrebbero non essere appropriati o fattibili per i membri del consiglio o dello staff. I consigli consultivi tipicamente rientrano in una delle seguenti categorie, come elencato da Blue Avocado:

• Fundraising – Quando un’organizzazione vuole invitare potenziali donatori in un organo ufficiale, ma si rende conto che questi stakeholder non hanno il tempo, l’interesse o le competenze per essere buoni membri del consiglio. Come parte di un consiglio consultivo, questi donatori possono impegnarsi in alcune riflessioni di alto livello, oltre a dare e ottenere denaro.
• Programmatico – Quando il consiglio di un’organizzazione si concentra principalmente sulla raccolta di fondi e non è collegato all’industria o alla base dei costituenti, un consiglio consultivo può portare l’esperienza necessaria e la prospettiva.
• Intestazione – Quando un’organizzazione vuole sfruttare i nomi di amici prestigiosi senza richiedere un coinvolgimento aggiuntivo, tali soggetti possono prestare sostegno attraverso un “Consiglio consultivo” che sfrutta la loro buona volontà.
• Fiscalmente sponsorizzato – Prima che un’organizzazione stabilisca il proprio status 501(c)(3), potrebbe lavorare sotto la sponsorizzazione fiscale di un’altra entità e avere un “consiglio consultivo” che funziona come un consiglio di amministrazione, senza le stesse responsabilità legali che verrebbero con l’incorporazione.

Quando procedere?

In quest’ultimo caso, il consiglio consultivo funziona al posto di un consiglio di amministrazione, ma potrebbe evolvere in seguito per diventarlo man mano che i bisogni dell’organizzazione cambiano. In ognuno degli altri casi, l’organo consultivo è un gruppo aggiuntivo, creato con un intento specifico. Prima di intraprendere questo percorso, le organizzazioni dovrebbero considerare le seguenti domande offerte da Nonprofit Quarterly:

1. Cosa state cercando di realizzare? Qual è il problema che state cercando di risolvere? Quale opportunità state cercando di sfruttare?
2. Di cosa avete bisogno per aiutarvi a realizzare ciò che state cercando di realizzare?
3. Qual è il concetto di gruppo potenziale e quale sarebbe la natura del suo lavoro?
4. Qual è il concetto di uno o più individui che svolgono uno o più compiti e quale sarebbe la natura di questo lavoro?
5. Quali sono le sfide e le opportunità nel progettare/facilitare/gestire un gruppo e abbiamo la capacità (competenze) e l’abilità (tempo, risorse umane, ecc.) di servire il gruppo – e di farlo servire a noi – bene? Un gruppo aggiunge un valore sufficiente a giustificare l’investimento?

Come procedere?

Una volta identificato il vero valore aggiunto di un comitato consultivo per la vostra organizzazione, è saggio stabilire chiare linee guida per quel gruppo speciale. Blue Avocado raccomanda i seguenti passi:

1. Sviluppare una descrizione del lavoro – Essere chiari sulle responsabilità, le attività, le aspettative e i limiti di autorità dell’organo consultivo. Condividete questo strumento non solo con i potenziali membri, ma anche con il vostro consiglio e con tutto il personale che potrebbe essere influenzato dalla sua esistenza.
2. Distinguete i ruoli di governo e di consiglio consultivo – disegnate un organigramma per mostrare le linee di autorità per ogni consiglio consultivo e dove si inserisce nell’organizzazione. Un’organizzazione potrebbe includere più organi consultivi, come un comitato consultivo di programma per guidare l’evento di raccolta fondi e un consiglio di consiglieri per condividere le competenze con il consiglio e il CEO, quindi delineare le responsabilità è fondamentale. Anche la denominazione strategica può essere uno strumento utile, dato che “consiglio” o “comitato” denotano qualcosa di diverso da “consiglio”. Che messaggio trasmettono e che talento portano?
3. Nome raccolta fondi – Se l’organo consultivo è convocato per raccogliere fondi, considerate un nome che denoti questa responsabilità, come “Amico di X.”
4. Impegnate il tempo – Non create il gruppo se non avete la capacità di sfruttarlo. Coloro che hai selezionato saranno frustrati e disillusi se non offrirai loro un’esperienza significativa e l’opportunità di contribuire al valore.
5. Sciogli – Se il gruppo non sta raggiungendo i suoi obiettivi, considera di chiedere ai membri di servire come consulenti individuali in modo da poter sfruttare i loro talenti senza anche gestire un corpo collettivo.

Tutto ciò ci riporta alla domanda del mio cliente sulla creazione di un comitato consultivo per mantenere impegnato il presidente uscente del consiglio. Ci sono numerosi modi in cui un presidente del consiglio – o qualsiasi membro del consiglio – può rimanere attivo con un’organizzazione al termine del suo mandato. Forse unirsi ad un consiglio o comitato consultivo è uno di questi, a condizione che l’entità esista già per servire uno scopo chiaramente definito che è separato dal consiglio di amministrazione.