Le piccole imprese che offrono termini di credito per i loro prodotti e servizi hanno bisogno di imparare a fatturare i loro clienti, sia che il cliente sia un individuo o una società.
Queste imprese inviano prodotti o servizi prima e lasciano che il cliente paghi dopo. Il pagamento viene richiesto tramite un documento chiamato fattura.
Imparare a fatturare in modo corretto ed efficiente ridurrà il lavoro d’ufficio e vi farà pagare più velocemente. Questo migliorerà la gestione finanziaria complessiva della tua piccola impresa.
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In questo articolo, copriremo:
- Seleziona un modello di fattura
- Aggiungi prodotti o servizi
- Trova il totale generale
- Includi dettagli importanti
- Invia la fattura
- Segui
Seleziona un modello di fattura
Assicurati di fatturare al tuo cliente non appena il lavoro è finito. Forbes ha scoperto che le fatture inviate lo stesso giorno in cui un lavoro è stato completato hanno 1,5 volte più probabilità di essere pagate.
Il primo passo per creare la tua fattura è scegliere un modello di fattura. Ci sono molti modelli di fattura gratuiti disponibili per Word, Excel, Google Docs, PDF e altri formati comuni. FreshBooks ha modelli di fattura scaricabili gratuitamente e personalizzati per freelance e piccole imprese in base al settore.
Scarica il modello e aprilo nel programma di tua scelta.
Aggiungi prodotti o servizi
Aggiungi una voce separata per ogni prodotto o servizio che stai fatturando al cliente. Assicurati di includere una descrizione completa, la data in cui il prodotto o servizio è stato fornito e le quantità, se applicabile.
I tuoi clienti vogliono sapere esattamente per cosa stanno pagando. Non mettere tutte le voci insieme. Dividete ogni voce per ridurre qualsiasi confusione che potrebbe ritardare la ricezione dei vostri soldi.
Poi aggiungete la vostra tariffa forfettaria o la tariffa oraria per ogni voce. Per una tariffa oraria, includi anche quante ore hai lavorato per voce e il subtotale.
Trova il totale generale
Trova il subtotale di tutte le tue voci. Poi aggiungi tutto ciò che influenzerà il totale generale come l’imposta sulle vendite, uno sconto o un saldo in sospeso. Aggiungete tutto insieme per trovare il totale generale.
Non addebitate mai tasse extra o tasse in ritardo che non sono state discusse con il cliente in anticipo, dice Forbes. Nel migliore dei casi, il vostro cliente sarà confuso. Nel peggiore dei casi, non si fiderà di voi se addebitate cose che non hanno accettato.
Includete dettagli importanti
Personalizzate la fattura campione per includere il vostro logo, la data, la scadenza, il numero di fattura, il numero di riferimento (come un PO#), le vostre informazioni di contatto, le informazioni di contatto dell’azienda come l’indirizzo, i termini di pagamento e un messaggio personale, se desiderato.
Messaggi personali come “si prega di pagare la fattura entro 15 giorni” o “grazie per il vostro business” aumentano la possibilità di essere pagati del 5%, secondo Forbes. Inoltre, essere educati impressionerà l’azienda che state fatturando e migliorerà il vostro rapporto.
È particolarmente importante includere termini di pagamento chiari, dice. Di solito è meglio scrivere “Il pagamento è dovuto in 30 giorni” invece di “netto 30” perché questo elimina la potenziale confusione.
Inoltre, controllate prima con l’azienda come preferiscono pagarvi. Le aziende possono essere più rigide su come pagano. Se vogliono staccare un assegno, includete nella vostra fattura come fare il suddetto assegno. Se preferiscono pagare con carta di credito, includi un link per elaborare il pagamento.
Di seguito un esempio di una semplice fattura fatta in FreshBooks:
Fonte: FreshBooks
Inoltre, controlla due volte la tua fattura per eventuali errori di ortografia, grammatica o formattazione. Gli errori grossolani ti fanno sembrare poco professionale. Se stai fatturando ad un’azienda, loro disapproveranno particolarmente questo tipo di errori.
Invia la fattura
Hai alcune opzioni per inviare la fattura. Puoi stamparla su carta pesante e spedirla, faxarla o mandarla via e-mail. Il software di contabilità di solito invia la fattura via email per te e include le opzioni di pagamento.
Non dimenticare di includere un messaggio personale includendo una lettera di fattura, sia come lettera di accompagnamento che nell’email. Here’s an example”
Hi <insert client name>,
Please find attached an invoice for <insert project name and details>. Thank you for your business. If you have any questions, please don’t hesitate to contact <insert name> at <insert contact details>.
Best,
<insert your name>
Double check that you’re sending the invoice to the right person. Even if you signed a contract with one person at a company, doesn’t mean they’ll be the one handling payment, says Forbes. A different department may pay the invoice or an outside agency might’ve been contracted to handle payment. Ask your contact first so you don’t waste time.
It’s also important to know the company’s billing cycle. Forse inviano il pagamento solo il primo di ogni mese. In questo caso, è una buona idea inviare la fattura più vicino alla data di pagamento. Conoscere il ciclo di fatturazione ti aiuterà anche quando farai il follow up nella fase sei.
Follow Up
Il tuo lavoro non finisce dopo aver inviato la fattura. Le aziende perdono abitualmente le fatture, le dimenticano o sono riluttanti a pagarle. Avrai bisogno di seguirle. Un software di fatturazione ti aiuta a inviare promemoria automatici per ridurre la ricerca.
Le persone chiedono anche:
- Come fatturare un’azienda come individuo
- Come fatturare un’azienda per un lavoro a contratto
Come fatturare un’azienda come individuo
Questi sono alcuni consigli per apparire professionali quando si fattura un’azienda come individuo:
- Includere un’intestazione professionale. Usa la tua ragione sociale o il tuo nome completo e includi tutte le tue informazioni di contatto in modo che l’azienda sappia esattamente come contattarti se hanno domande. Inserisci un logo a sinistra dell’intestazione, se ne hai uno.
- Usa un modello professionale. I modelli di fattura gratuiti sono un’opzione, perché ti assicurano di non omettere nessun dettaglio importante. Il software di fatturazione ti fa apparire ancora più professionale, in quanto spesso include opzioni per l’azienda di pagare online istantaneamente.
- Fattura secondo il contratto. Le aziende potrebbero volere che tu firmi un contratto prima di iniziare il lavoro. Assicurati che qualsiasi cosa tu fatturi sia già stato stabilito nel contratto, perché il tuo contatto non vedrà di buon occhio le sorprese. Questo ritarderà la ricezione del tuo denaro.
- Sapere chi fatturare. Le aziende di solito hanno un dipartimento di fatturazione o un’agenzia esterna che gestisce il pagamento. Sapere a chi inviare la fattura e chi copiare.
- Inviare le fatture secondo il ciclo di fatturazione dell’azienda. Molte aziende inviano i pagamenti il primo del mese. Chiedi al tuo cliente quando paga, così saprai quando inviare la fattura e quando seguire.
- Seguire. I promemoria tempestivi per il pagamento della fattura non sono fastidiosi, ma segnalano che sei un professionista in gamba.
Come fatturare un’azienda per un lavoro a contratto
Segui questi passi per fatturare un’azienda per un lavoro a contratto:
- Usa un modello di fattura. Includi un numero di fattura e un numero d’ordine, se ce n’è uno. Fornisci termini di pagamento come “net 30” (il pagamento è dovuto entro 30 giorni).
- Includi indirizzi di fatturazione e spedizione per il cliente se hai fatto il lavoro in un luogo diverso da quello in cui stai fatturando.
- Personalizza le tue voci di linea per il lavoro. Potresti aver bisogno di colonne per un numero di ordine di lavoro, numero di parte, costo unitario, dettagli del lavoro, tariffa oraria, ore lavorate e subtotale. Se hai ricevuto un ordine di lavoro, i dettagli del lavoro sulla tua fattura devono corrispondere a ciò che è scritto sull’ordine di lavoro.
- Includere tutto ciò che potrebbe influenzare il totale generale come l’imposta sulle vendite, i depositi, gli sconti e le diarie o il chilometraggio.
- Dettagliare quali metodi di pagamento accetti e qual è la tua politica di ritardo.
- Inviare la fattura e chiedere alla società di confermare con te quando la riceve. I fax possono andare persi, le e-mail sono trascurate. Se non senti nulla, segui il caso.
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