私たちの多くは、電子メールに圧倒されているのではないでしょうか。
この言葉だけで、未読のメールが3桁もあり、そのひとつひとつがあなたの注意を必要としているというイメージを思い起こさせます。
特に職業生活において、コミュニケーションの中心であるメールは、避けて通れないものです。
受信トレイをなくそうという最大の試みを行っても、電子メールはどこにも行かないことが証明されています。
問題は、受け取る電子メールの量が膨大であるために発生します。
問題は、私たちが受け取る膨大な量の電子メールにあります。 設計上、電子メールは、現在の量と受信トレイとのさまざまなやりとりを処理するために作成されたわけではありません。
効果的な電子メール管理には、受信トレイを自分の手で積極的に管理することが必要です。 これには、メール ソフトウェアの追加と、メール通信を処理する最も効率的な方法に関するいくつかの一般的なルールが必要になります。
メール管理をマスターするための15のヒント
メールはビジネス コミュニケーションの最も強力な形態ですが、これらの有効な戦略を使えば、実際に楽しんで仕事ができるものになります。
販売促進メッセージの削除
受信トレイの効果的な管理に入る前に、不要なメッセージに優先順位を付けて削除することが重要です。 販売促進用のメッセージは真っ先に削除すべきであり、それらを [プロモーション] タブにドラッグしても、それほど効果的ではありません。 仕事の目標に関連する内容だけで満たされた、整理された受信トレイにすることです。
読まないニュースレターの購読を解除する
ニュースレターの定期購読者であれば、受信箱を効率化するもう 1 つの機会があります。
そのニュースレターの過去 2 回を読んでいない場合、何の価値も得られていない可能性があるので、購読を中止することを検討してください。
自分に関係のないグループメッセージの削除を依頼する
ニュースレターと同様に、当時は自分に関係のあるさまざまなグループに参加したことがあるかもしれません。
グループ メッセージには、個人的な連絡先からのランダムなトピックのメールや、ひどく長い「すべて返信」スレッドから自分を削除するだけでもかまいません。 友人や同僚を「退会」したり「ブロック」したりすることはできないので、ちょっとした外交的な対応が必要です。
会話にもう関係ないことを伝える短いメッセージで、スムーズに退出でき、効果的に管理されたメール戦略に一歩近づくことができます。
似たような種類のメールのラベルを作成する
不要なメールを削除したら、次は実際に必要なメールを整理する番ですが、ラベルはそのための素晴らしい方法です。
ラベルは、受信箱内に独自のフォルダー システムを作成するために使用できます。カテゴリ、クライアント、プロジェクトなど、何でも好きなように名前を付けることができます。
たくさんのメール フォルダを作ることを躊躇しない
受信トレイに作るメール フォルダの数に限界はありません。
共有受信トレイと共有ラベルを使用すると、フォルダの概念をさらに進めて、受信トレイ内のメールをチームで管理することができます。 G2 には、チームのために構築された最高の共有受信トレイに関するカテゴリがあります。
メールの割り当ては、メールを明確に委任できる共有受信トレイのコンポーネントの 1 つです。
追加のツールを追加する前に、現在のメール クライアントで動作するものを検討する必要があります。
受信トレイを行ったり来たりすることは、集中力を維持し、そもそも受信トレイを整理することに逆行します。
特定の送信者のフィルターを自動設定する
いくつかのメール自動化ツールで、生活をより楽にしてみませんか?
フィルターを使用すると、請求書や特定の受信者からの重要な電子メールを見逃すことがなくなります。 また、特定のキーワード、添付ファイル、および件名に基づいて、プロジェクトまたはクライアント名で電子メールを自動的にグループ化するために使用することができます。
フィルターを個人的なアシスタントとして考え、事前に整理して、より緊急のタスクに集中できるようにします。 電子メール エイリアスは、元の電子メールに直接アクセスできる別の電子メール アドレスです。
たとえば、メインの電子メール アドレスではなく、エイリアスの電子メールでニュースレターを購読することができます。
Gmail の電子メール エイリアスは、別の名前で電子メールを送信する機会も与えてくれます。
しかし、たとえば、販売やサポートの問い合わせを管理するために新しいアカウントを作成する必要がある場合、ヘルプ デスク ソフトウェアを使用すると、個人の受信トレイ内にヘルプ デスクをシームレスに統合することが可能になります。 この方法では、販売やサポートの電子メールをチケット形式で処理し、個人の受信トレイから直接、特定のエージェントに割り当てることができます。
社内メール転送を排除する
同僚が十分に外部メールを受け取っていることを理解した上で、社内コミュニケーションにメールを使用しないことは良い習慣です。 最高の電子メール管理ソフトウェアでは、アプリ内のインスタント メッセージングを介して、電子メールのメモでチームメイトと通信することができます。 この二重の利点は、外部のメッセージング プラットフォームを使用する必要がないことと、全員の受信トレイが散らからないことを意味します。
毎日決まった時間にメールを読み、返信する
常に受信トレイを監視することは、時間管理における効果的でない習慣に変わります。
メールを管理する戦略的な時間をスケジュールすることは、効率的なメール管理につながり、これを毎日同じ時間にすることがベストです。
一日の受信トレイを管理したら、よほど緊急なことがない限り、受信トレイを出たり入ったりしないようにすることです。
すぐに返信できない重要なメッセージにフラグを立てる
メール管理ソフトウェアには、メールをスヌーズしたり、後日受信箱の一番上に戻したりする機能があります。
重要なメールであっても、常にすぐに返信できるわけではありませんが、予想される返信時間に関してはベスト プラクティスがあります。
24～48時間以内にビジネスメールに返信する
ビジネス関連のメールは、原則として同じ営業日に返信する必要があります。 調査によると、メールの返信に 48 時間以上かかると、潜在顧客の損失や不満につながることが分かっています。
Fast company が行ったメールの返信時間に関する調査では、70% 以上の人が 4 時間以内の返信を期待していることが分かりました。
ここでも、メール管理ソフトウェアが役立ちます。
少なくとも、自動応答メールを設定して、受信者に、より詳細な回答が続くよう注意を促し、間違いなく 3 ～ 5 営業日以内に重要なメールをフォローアップすることができます。
私たちは皆、毎日の大量のメールとともに、たくさんのさまざまなタスクに取り組んでいますが、回答しないわけにはいかないメールを優先することが重要です。 採用担当者の返信を待っているのか、外部の関係者の確認を待っているのか、顧客の決定を待っているのか、3～5営業日をフォローアップメールを送る基準としてください。
数回のフォローアップが必要な状況もあるかもしれません。
迅速なフォローアップができない場合は、自動返信メールでも十分です。
メール管理を成功させるには、権限委譲がカギとなります。 適切なツールが手元にあれば、より正確には受信箱にあれば、同僚に簡単な社内メール メモを投げるだけで、自動的にメールを共有することができます。 さらに一歩進んで、特定のメールを特定の同僚と自動的に共有する自動化ルールを作成することも可能です。
外出先でメールに応答するために、対応するアプリをダウンロードする
ほとんどの人気のあるメール サービス クライアントには、ラップトップの前にいないときにメールを管理するのに役立つ、対応するモバイル アプリが用意されています。
毎回名前を書く必要がないように、メールに決まった署名をつける
メール戦略を立てるために前もって時間をかけておくことは、時間の節約と効率の向上に大いに役立ちます。 意外なことに、電子メールの署名はそれほど頻繁に使用されていません。
署名のプロセスは、メール署名ソフトウェアの助けを借りて、さらに効率化することができます。
署名のプロセスは、電子メール署名ソフトウェアの助けを借りて、さらに合理化できます。電子メール署名ソフトウェアは、時間を節約するだけでなく、あなたとあなたのチームが簡潔さを保つのに役立ちます。 シンプルでありながら、ブランドとマーケティング活動を強化する効率的な方法なのです。
エイリアスを使用すれば、各電子メール アドレスに異なる署名を付けることもできます。
エイリアスを使用すれば、メールアドレスごとに異なる署名を作成することもできます。
メール テンプレートの作成と共有
メール テンプレートは、時間を節約し、企業ブランディングのために一貫した語調を持つようにするもうひとつの方法です。 しかし、より強力なメール テンプレート ビルダー ソフトウェアのリストがあり、受信トレイに直接統合すると、繰り返しのプロセスの多くを簡略化し、共有可能なメール テンプレートで受信トレイを強化することができます。
結論
受信トレイを効果的に管理することは、全体的な効率を上げることに大きく貢献します。
社内外でメールを管理するための詳しいアドバイスについては、G2のメールハブをチェックしてください。