15 Effectieve strategieën voor e-mailbeheer die u zou moeten gebruiken

Velen van ons worden overweldigd door e-mail.

Het woord alleen al roept beelden op van een dik driecijferig aantal ongelezen e-mails, die stuk voor stuk uw aandacht vragen.

Als het centrum van communicatie, vooral in ons professionele leven, is e-mail onvermijdelijk. Zelfs met de grootste pogingen om van onze inbox af te komen, heeft e-mail bewezen dat het nergens heen gaat.

De problemen komen door het enorme volume van e-mails die we ontvangen. Als het vinkje niet is gezet, is de enige prioriteit die aan e-mail wordt toegekend de datum waarop deze is ontvangen. Het ontwerp van e-mail is niet berekend op het huidige volume en de vele manieren waarop we met onze inbox omgaan. Gelukkig kunnen technologie en best practices u te hulp schieten.

Effectief e-mailbeheer vereist dat u uw inbox actief in eigen hand neemt. Dit vereist de toevoeging van e-mailsoftware en een paar algemene regels over de meest efficiënte manier om e-mailcommunicatie af te handelen.

15 tips om e-mailbeheer onder de knie te krijgen

E-mail is de krachtigste vorm van zakelijke communicatie en met deze effectieve strategieën kan het er een worden waar u daadwerkelijk met plezier mee werkt. Volg deze eenvoudige tips voor e-mailbeheer om tot effectieve e-mailbeheerstrategieën te komen.

Verwijder promotionele verkoopberichten

Voordat u begint met het effectief beheren van uw inbox, is het belangrijk om prioriteiten te stellen en ongewenste berichten te verwijderen. Promotionele verkoopberichten moeten als eerste worden verwijderd en ze naar het tabblad Promotioneel slepen is niet zo effectief. Het idee is om een georganiseerde inbox te hebben die alleen gevuld is met inhoud die betrekking heeft op uw werkdoelen. In de meeste gevallen leiden verkoopberichten af en halen ze de aandacht weg van je prioriteiten.

Nieuwsbrieven die je nooit leest opzeggen

Als je een seriële nieuwsbriefabonnee bent, is dit een andere kans om je inbox te stroomlijnen. U bent misschien geneigd om labels en filters te maken die ze voor u kunnen verwerken, maar nogmaals, laten we die strategieën bewaren voor e-mails die waarde toevoegen aan uw persoonlijke en professionele leven.

Als u de afgelopen twee edities van die nieuwsbrief niet hebt gelezen, is de kans groot dat u geen waarde krijgt, dus overweeg u uit te schrijven. Als u het niet kunt opbrengen zich uit te schrijven, kunt u bij de meeste nieuwsbrieven de verzendfrequentie minimaliseren.

Vraag verwijdering uit groepsberichten die u niet betreffen

Gelijk aan nieuwsbrieven kunt u lid zijn geworden van verschillende groepen die op dat moment op u van toepassing waren. Kijk nog eens goed naar de waarde die ze bieden en of ze wel of niet relevant zijn voor uw huidige doelen en interesses.

Groepsberichten kunnen e-mails van persoonlijke contacten met willekeurige onderwerpen zijn of gewoon het verwijderen van uzelf uit die vreselijk lange “reply all” threads. Met een beetje diplomatie kom je een heel eind, want je kunt je niet zomaar afmelden of je vrienden en collega’s blokkeren. Gmail biedt wel een “mute”-knop, maar voor alle anderen zul je je bedoelingen kenbaar moeten maken.

Een kort berichtje waarin je laat weten dat je niet langer relevant bent voor het gesprek, zorgt voor een soepele exit en brengt je een stap dichter bij een effectief beheerde e-mailstrategie.

Maak labels voor gelijksoortige e-mails

Nu u de onbelangrijke e-mails hebt verwijderd, is het tijd om de e-mails die u echt wilt hebben te organiseren en labels zijn een geweldige manier om dat te doen.

Labels kunnen worden gebruikt om een aangepast mappensysteem binnen uw inbox te maken. Geef ze een naam per categorie, klant, project, of wat u maar wilt. Door uw Postvak IN op deze manier te organiseren, krijgt u een systeem waarin uw conversaties de juiste plaats krijgen, zodat ze gemakkelijk te vinden en te verwerken zijn.

Verschrikt het niet om veel e-mailmappen te maken

Er is geen limiet aan het aantal e-mailmappen dat u in uw Postvak IN kunt maken. Het is niet ongewoon om 30 of meer labels en mappen te hebben om je gesprekken op een granulair niveau te organiseren.

Gedeelde inboxen en gedeelde labels stellen je in staat om het mapconcept verder te brengen en de e-mails in je inbox als een team te beheren. G2 heeft een categorie over de beste gedeelde inboxen gebouwd voor teams, waar u een lijst vindt van de beste bronnen voor uw team.

E-mailtoewijzing is een van de onderdelen van gedeelde inboxen waarmee u e-mails met duidelijkheid kunt delegeren.

Voordat u extra tools toevoegt, moet u er een overwegen die werkt met uw huidige e-mailclient. Het in en uit je inbox moeten stuiteren werkt averechts op het gefocust blijven en het organiseren van je inbox.

Automatisch ingestelde filters voor bepaalde afzenders

Waarom maak je je leven niet makkelijker met een aantal e-mail automatiseringstools? Door het creëren van e-mailfilters kunnen uw inkomende e-mails voor u worden gesorteerd, gelabeld of gemarkeerd volgens uw ingestelde criteria.

Filters zorgen ervoor dat u nooit uw rekeningen of belangrijke e-mails van een specifieke ontvanger mist. Ze kunnen worden gebruikt om e-mails automatisch te groeperen op project- of klantnaam op basis van specifieke trefwoorden, bijlagen en onderwerpregels. U kunt filters beschouwen als uw persoonlijke assistent die wat voor u organiseert, zodat u zich kunt concentreren op meer dringende taken.

Maak aparte afzenderaliassen onder hetzelfde e-mailadres

Een andere eenvoudige manier om inkomende e-mails te filteren, is het aanmaken van aliassen. E-mailaliassen zijn een alternatief e-mailadres dat nog steeds naar uw oorspronkelijke e-mail leidt. In wezen heeft u het voordeel van een nieuw emailadres zonder dat u een nieuw account hoeft aan te maken en te beheren.

U kunt zich bijvoorbeeld abonneren op nieuwsbrieven met een email-alias in plaats van uw primaire emailadres. U kunt dan filters maken om alle e-mails die op het alias e-mailadres binnenkomen automatisch een label of ster te geven.

Gmail e-mailaliassen geven u ook de mogelijkheid om e-mails onder een andere naam te versturen. Zo kunt u bijvoorbeeld werkgerelateerde e-mails versturen vanaf het ene e-mailadres en persoonlijke e-mails vanaf een alias, of andersom.

Als u toch een nieuw account moet aanmaken, bijvoorbeeld om uw verkoop- of supportvragen te beheren, kunt u met helpdesksoftware een helpdesk naadloos integreren in uw persoonlijke inbox. Op deze manier kunnen verkoop- en ondersteuningsmails worden behandeld in een ticketingstijl en direct vanuit uw persoonlijke inbox worden toegewezen aan specifieke agenten.

Maak een einde aan het doorsturen van interne e-mail

Begrijpend dat uw collega’s genoeg externe e-mails ontvangen, is het een goede gewoonte om het gebruik van e-mail voor interne communicatie te vermijden, inclusief de lange CC- en BCC-ketens.

Modern e-mailbeheer maakt het doorsturen van e-mails naar uw interne team overbodig. De beste e-mail management software stelt u in staat om te communiceren met uw teamgenoten via e-mail notities via in-app instant messaging. Dit dubbele voordeel betekent dat u geen gebruik hoeft te maken van een extern messaging platform en u voorkomt ook dat ieders inbox onoverzichtelijk wordt. Uw team zal u er dankbaar voor zijn!

Lees en beantwoord uw e-mails elke dag op een vast tijdstip

Het voortdurend in de gaten houden van uw inbox kan veranderen in een ineffectieve gewoonte in tijdmanagement.

Een strategisch tijdstip plannen om uw e-mails te beheren leidt tot efficiënt e-mailbeheer en het is het beste om dit elke dag op hetzelfde tijdstip te doen. Zo creëer je een dagdeel en kun je je op andere taken concentreren zonder dat je steeds het gevoel hebt dat je je e-mails moet checken.

Als je je inbox voor die dag hebt beheerd, moet je niet meer in en uit je inbox springen, tenzij er iets heel dringends tussendoor komt. Zelfs dan kunt u systemen instellen om e-mails te markeren die u niet meteen kunt beantwoorden.

Vlag belangrijke berichten die u niet meteen kunt beantwoorden

Email management software bevat de mogelijkheid om e-mails te snoozen of ze op een later tijdstip weer bovenaan in uw inbox te laten verschijnen. Een goed markeringssysteem, ondersteund door filters, zorgt ervoor dat u niets mist en stelt u in staat uw ontvangers effectief te antwoorden.

Zelfs belangrijke e-mails kunnen niet altijd onmiddellijk worden beantwoord, maar dat gezegd hebbende zijn er best practices als het gaat om verwachte antwoordtijden.

Beantwoord zakelijke e-mails binnen een tijdsbestek van 24-48 uur

Als algemene regel geldt dat zakelijke e-mails nog dezelfde werkdag moeten worden beantwoord. Studies hebben aangetoond dat het langer dan 48 uur duurt om een e-mail te beantwoorden, wat leidt tot een verlies van potentiële klanten en hun ontevredenheid.

Fast company heeft een onderzoek uitgevoerd naar de reactietijden van e-mails, waaruit bleek dat meer dan 70% van de mensen een reactietijd binnen vier uur verwacht.

Opnieuw kan e-mailbeheersoftware hierbij helpen. U kunt op zijn minst autoresponders instellen om uw ontvanger te laten weten dat ze uw aandacht hebben en dat er een gedetailleerder antwoord volgt, dat zeker binnen 3-5 werkdagen moet zijn.

Volg belangrijke e-mails binnen 3-5 werkdagen op

We hebben allemaal te maken met veel verschillende taken en een hoog volume aan dagelijkse e-mails, maar het is belangrijk om prioriteit te geven aan e-mails die niet onbeantwoord mogen blijven. Of u nu wacht op een antwoord van een recruiter, een bevestiging van een externe stakeholder of een beslissing van een klant, 3-5 werkdagen zou uw basislijn moeten zijn om een follow-up e-mail te sturen.

Er kunnen zich situaties voordoen waarin een paar follow-ups nodig zijn. Vergeet niet om tussen elke follow-up e-mail een dag of twee te laten zitten om te voorkomen dat u de indruk wekt wanhopig te zijn.

Voor situaties waarin u niet direct een follow-up kunt geven, is een autoresponder voldoende om uw betrokkenheid te tonen. Als u een Gmail-gebruiker bent, kunnen de communicatietools van G-Suite in dit geval helpen.

Delegeren is de sleutel tot succesvol e-mailbeheer. Met de juiste tools in de hand, of beter gezegd in uw inbox, kunt u eenvoudig een snelle interne e-mailnotitie naar uw collega sturen die automatisch een e-mail met hen zal delen. U kunt zelfs nog een stap verder gaan en geautomatiseerde regels maken om bepaalde e-mails automatisch met een specifieke collega te delen. Interne e-mailnotities kunnen ook automatisch worden toegevoegd om meer duidelijkheid en context aan uw bericht te geven.

Download overeenkomstige apps om onderweg e-mails te beantwoorden

De meeste populaire e-mailserviceplients hebben een overeenkomstige mobiele app om u te helpen uw e-mails te beheren wanneer u niet achter uw laptop zit. Met gemakkelijke toegang tot uw e-mail in de palm van uw hand, hebt u snel een real-time overzicht van inkomende e-mails, en kunt u uw dag dienovereenkomstig plannen.

Heb een vaste handtekening op uw e-mails, zodat u niet elke keer uw naam hoeft te schrijven

Er vooraf de tijd voor nemen om uw e-mailstrategie te structureren, kan u veel tijd besparen en uw efficiëntie verbeteren. Verrassend genoeg worden e-mailhandtekeningen niet zo vaak gebruikt als ze zouden moeten. Door het giswerk van het typen van uw naam, titel en bedrijfsgegevens weg te nemen, kunt u zich veel sneller concentreren op het opstellen en verzenden van effectieve e-mails.

Uw handtekeningproces kan verder worden gestroomlijnd met behulp van e-mailhandtekeningsoftware. Software voor e-mailhandtekeningen bespaart u niet alleen tijd, maar helpt u en uw team ook beknopt te blijven. Het is een eenvoudige, maar efficiënte manier om uw merk en marketinginspanningen te verbeteren. Met e-mailhandtekeningen kunt u uw bedrijf promoten, ontvangers doorverwijzen naar uw favoriete site of social media-accounts, aanstaande evenementen aankondigen en nog veel meer.

Als u aliassen gebruikt, kunt u zelfs voor elk e-mailadres een andere handtekening hebben. Dit zal u helpen uw communicatiestrategie te verbeteren en e-mailontvangers op gerichte manieren te betrekken.

Maak en deel e-mailsjablonen

E-mailsjablonen zijn een andere manier om tijd te besparen en ervoor te zorgen dat u een consistente tone-of-voice voor bedrijfsbranding hebt.

De meeste e-maildiensten bieden native manieren om e-mails als sjablonen op te slaan. Er is echter een lijst met krachtigere e-mailtemplate builder software, die, wanneer deze direct in uw inbox wordt geïntegreerd, veel van uw repetitieve processen kan vereenvoudigen en uw inbox kan superladen met deelbare e-mailtemplates. De mogelijkheid om aangepaste variabelen toe te voegen, zorgt ervoor dat uw ontvangers een antwoord op maat ontvangen dat de indruk wekt dat het speciaal voor hen is gemaakt.

Conclusie

Effectief uw inbox beheren kan u een heel eind op weg helpen om efficiënter te werken. Met de tips en software voor e-mailbeheer die in dit artikel zijn besproken, bent u goed op weg om uw inbox te temmen en er vrienden mee te worden.

Voor meer advies over het onder controle houden van uw e-mail, zowel intern als extern, kunt u kijken op de e-mailhub van G2 voor nog meer begeleiding.