In mijn familie is geheugen een troef.
Het is niet zo dat we seniel zijn. Het is alleen dat onze gedachten te snel gaan. We zijn zo druk bezig met de volgende stap, dat we vergeten waar we mee bezig waren.
Dus als we ons iets willen herinneren, moeten we het opschrijven. Wij zijn een familie van takenlijstjes.
Takenlijstjes hebben een lange geschiedenis. Ze dateren tenminste uit de jaren 1700, zoals je hieronder zult zien, en zijn sindsdien het onderwerp geweest van vrolijkheid, onenigheid en productiviteitsadvies. En hoewel ze in de loop der jaren aanzienlijk zijn geëvolueerd, dienen ze nog steeds een soortgelijk doel: plannen wat we moeten doen.
Hoe zag dat er vroeger uit? En hoe ziet het er vandaag de dag voor ons uit? Het antwoord op dat laatste blijkt voor iedereen anders te zijn, en we hebben een aantal manieren op een rijtje gezet waarop mensen to-do-lijstjes voor hen laten werken.
De vroegste to-do-lijstjes
In 1791 legde Benjamin Franklin een van de vroegst bekende vormen van een to-do-lijstje vast. Maar zijn bedoeling achter de lijst was niet precies om dingen gedaan te krijgen – in plaats daarvan gebruikte hij het als een manier om ervoor te zorgen dat hij elke dag iets positiefs bijdroeg. Hij begon zijn lijst met de vraag: “Wat voor goeds zal ik deze dag doen?”
Bron: Daily Dot
Ik zal niet liegen — Franklins to-do lijst lijkt niet helemaal ver van de mijne af te staan. Toegegeven, ik gebruik meestal niet de woorden “afleiding” en “list” om te beschrijven wat ik op een bepaalde dag moet doen, maar onze respectieve lijsten bereiken hetzelfde. Ik plan ’s morgens ook tijd in om te eten, en gebruik de lunchpauze vaak voor mijn eigen versie van “rekeningen overzien”. Jij en ik verschillen niet zoveel, Franklin.
Wat echt is veranderd, zijn de verschillende opties die ons ter beschikking staan voor het maken en organiseren van to-do-lijstjes. Hoewel niet zo oud als Franklins stijl, kunnen velen van ons zich herinneren dat ze een papieren dagplanner hadden — die dateren eigenlijk al van 1924, met het debuut van de Wanamaker Diary.
Bron: Boston Globe
Maar het tijdperk van de digitale takenlijst begon pas echt toen computerbesturingssystemen kalenderprogramma’s in hun eigen softwarepakketten opnamen, zoals primitieve versies van Outlook Calendar. Deze werden gevolgd door een versie van 1992 van een smartphone genaamd Simon – met functies voor agenda’s – en daarna kwamen PDA’s, of persoonlijke digitale assistenten, die geschikt waren voor agenda’s. De eerste generatie online kalenders kwam in de vroege jaren 2000, die uiteindelijk evolueerde tot programma’s zoals Google Calendar die kunnen worden gesynchroniseerd met hun smartphone tegenhangers.
Met andere woorden, het is lang geleden dat we een pen in de buurt nodig hadden om iets te noteren — zolang we een mobiel apparaat in de buurt hebben, kunnen we herinneringen naar onszelf sms’en, gebeurtenissen in het kalenderprogramma invoeren, of een spraakgestuurde zoekfunctie gebruiken om een herinnering in te stellen.
Maar ik vind het zo interessant dat iets wat nu verouderde technologie lijkt — de PDA/persoonlijke digitale assistent — nu meer dan ooit toepasbaar wordt. We zien steeds meer programma’s die oorspronkelijk bedoeld waren als voice search platforms evolueren tot virtuele persoonlijke assistenten. Daar zullen we het dus zeker over hebben, en hoe ze een rol spelen in het moderne tijdperk van de to-do lijst.
7 manieren om je to-do lijst te organiseren
De klassieke handgeschreven lijst
Hier maken we grapjes over wat een ouderwetse meid ik kan zijn. Ik ga vroeg naar bed, heb een collectie film noir, en haal herinneringen op aan tekenfilms uit de vroege jaren 90. Ik houd ook een handgeschreven to-do-lijst bij, wat – met alle toeters en bellen die we tegenwoordig tot onze beschikking hebben – bijna archaïsch is.
Ik heb ook een raar systeem om mijn handgeschreven to-do-lijst te gebruiken: Ik gebruik het in combinatie met Google Agenda, waar we later op terugkomen, en ik gebruik het als een schild tegen afleidingen.
Tijdens het werk kan ik een willekeurige gedachte krijgen over iets dat ik op internet wil opzoeken, of een persoonlijk bericht dat ik wil versturen, of een boodschap die ik moet doen. Vaker dan ik zou willen, reageer ik op twee manieren op die gedachten: 1) laten vallen wat ik aan het doen ben om het aan te pakken, of 2) zeggen: “Ik zal het er later wel over hebben,” en het vergeten.
Maar een notitieblok naast me hebben liggen terwijl ik aan het werk ben, geeft me een plek om deze dingen op te slaan, zonder mijn werk volledig te onderbreken om ze aan te pakken. Sommige zijn belangrijker dan andere, maar op deze manier heb ik een plek om afleiding “op te bergen”. (Je zult merken dat ik cartooneske uitroeptekens gebruik om “leuke” taken aan te duiden.) En met de snel slinkende aandachtsspanne van de mens, is elke hack om gefocust te blijven welkom, vooral in een deadline-gedreven werklijn.
Bullet Journals
Het lijkt wel of Bullet Journaling de to-do lijst du jour is. Iedereen heeft het erover, maar toch lijken maar weinig mensen het te begrijpen.
Zelfs toen ik mijn collega’s ondervroeg die het geprobeerd hebben, waren de beoordelingen gemengd — de meesten raakten achter met het gebruik ervan, en de anderen waren er niet zeker van of ze er echt iets aan hadden. Een van hen, mijn collega-marketingblogger Sophia Bernazzani, was zo vriendelijk om een foto van haar te delen:
Een bullet journal werkt voor haar, legt Bernazzani uit, “omdat het me gemakkelijk mijn prioriteiten voor het grote geheel en mijn dagelijkse to-dos op één plek laat zien.”
Volgens een semi-officiële Bullet Journal website, wordt de strategie het best omschreven als een “aanpasbaar en vergevingsgezind organisatiesysteem” dat werkt als een alles-in-één “to-do lijst, schetsboek, notitieboek, en dagboek.” Hier is wat ik kon afleiden uit de rest van de website-inhoud:
- Het is een lijst met taken, gebeurtenissen en diverse notities.
- Lijsten kunnen dagelijks, maandelijks of jaarlijks zijn.
- Symbolen worden gebruikt om de categorie en het belang van elk item aan te geven.
Wat het onderscheidt van andere to-do-lijsten is het doel ervan om mensen te behoeden gek te worden van de dingen die ze niet gedaan hebben gekregen. Het komt overeen met onderzoek dat is uitgevoerd door een productiviteits-app genaamd iDoneThis, waaruit bleek dat 41% van de to-do-items nooit worden afgemaakt. Met het Bullet Journal systeem wordt er nooit iets afgekruist – het wordt gewoon gelabeld met een nieuw symbool dat aangeeft dat het moet worden verplaatst naar een toekomstige datum.
Het andere verschil is het advies van Bullet Journal om dagelijkse logs één dag per keer te maken, in plaats van die items te ver van tevoren op te sommen. Het raadt ook aan om deze lijsten niet te lang te maken, wat ook overeenkomt met onderzoek – studies hebben aangetoond dat hoe meer items op onze to do-lijstjes, hoe minder we waarschijnlijk gedaan te krijgen.
De 3-stappen To-Do List
Eerder dit jaar, mijn collega, Christine Ianni, sprak met Pultizer-winnende auteur en journalist Charles Duhigg over hoe de meest productieve mensen hun tijd te beheren. Hij onthulde een driestappenproces dat grotere, moeilijkere stappen opsplitst in microstappen.
Het ziet er ongeveer zo uit. Begin met een leeg vel, en dan:
- Bedenk wat je doel voor die dag is.
- Herschrijf je doel bovenaan je pagina.
- Breek je doel op in uitvoerbare/meetbare stappen.
Beginsel: deze methode vermindert de intimidatiefactor van grote projecten. Wanneer grotere doelen elk hun eigen to-do lijst hebben, worden ze opnieuw georganiseerd in de kleinere stappen die leiden tot het volledig voltooid zijn.
Nieuwsgierig naar meer informatie over hoe dat werkt? Bekijk ons interview met Duhigg op HubSpot’s The Growth Show.
Online Kalenders
Hier is mijn to-do lijst een beetje meer hip dan een ouderwetse, handgeschreven inventarisatie van afleidingen. Ik heb al eerder geschreven over mijn neiging om mijn dag tot in de puntjes te plannen — mijn online kalenders zijn daar geweldig voor.
Merk op dat ik het meervoud heb gebruikt — “kalenders.” Dat komt omdat ik meerdere online agenda’s heb, voor zowel werk als privé. Maar dankzij cloud-technologie en de mogelijkheid om kalenders op één plek samen te voegen – zoals iCal of de kalendersoftware van mijn telefoon – kan ik al deze informatie op één platform hebben.
Net als een paar van mijn collega’s, zo ontdekte ik later, gebruik ik mijn online agenda’s in combinatie met een andere indeling van to-do-lijstjes. In plaats van alleen maar op te sommen wat ik moet doen, splitst de agenda op hoeveel tijd ik heb om dingen af te ronden gedurende mijn dag, van het uitlaten van de hond tot het afkrijgen van mijn schrijfwerk in de ochtend.
Het helpt me ook herinneren om pauzes te nemen gedurende de dag. Ik ben er niet altijd even goed in, maar omdat de meest productieve mensen onthouden om 17 minuten pauze te nemen voor elke 52 minuten die ze werken, neem ik het in ieder geval op als actiepunt voor mezelf. En door ze af te stemmen op mijn handgeschreven takenlijst – waarop ik herinneringen noteer om dingen te bekijken die anders de aandacht zouden afleiden – zorg ik ervoor dat die 52 minuten werk niet ernstig worden onderbroken.
Wat ook cool is aan Google is de functie “Doelen”, waarmee je items voor de langere termijn kunt plannen – zoals het leren van een nieuwe taal – en kunt aangeven hoeveel tijd je er elke dag, maand of jaar aan wilt besteden. En, Doelen houdt u verantwoordelijk. Als er een andere taak is gepland tijdens de tijd die oorspronkelijk was gereserveerd om aan die langetermijntaak te werken, plant Google die taak automatisch opnieuw voor u in. Dus geen excuses: het is tijd om Japans te leren! Of, weet je, wat het ook is dat je wilt gaan doen.
Virtuele Persoonlijke Assistenten
Vorige week werd Google Allo gelanceerd, een “slimme messaging app” die ook is uitgerust met Google Assistant – een virtuele conciërge, zo je wilt. Het is preventief voor de geruchten 4 oktober lancering van Google Home, die volgens bronnen is waarschijnlijk soortgelijke technologie te gebruiken.
Dus waarom is dat van belang? Nou, Google Home is een nieuwe toevoeging aan de groeiende lijst van stand-alone virtuele assistenten die het gebruik van een mobiel apparaat niet nodig hebben. En onder hun vele mogelijkheden, zouden deze in-home virtuele assistenten in staat moeten zijn om te helpen bij het instellen van herinneringen.
Google Home zal in dezelfde competities spelen als Amazon’s Echo, die zijn eigen spraakzoektechnologie, Alexa, gebruikt om te helpen met deze verzoeken en vragen. Ik laat Alec Baldwin — die je overigens kunt komen bekijken op INBOUND 2016 — helpen het uit te leggen:
Google en Amazon zijn niet de enigen met deze technologie — laten we Siri niet vergeten, een van de oorspronkelijke spraakzoekplatforms die was geprogrammeerd om to-do-lijsten te maken en herinneringen in te stellen.
Digitale persoonlijke assistenten hebben de neiging om andere dingen te doen dan de andere typen die we tot nu toe hebben behandeld. Voor mij is Siri in ieder geval een geweldig hulpmiddel voor het maken of toevoegen van dingen aan een to-do-lijst als ik onderweg ben of geen tijd heb om een nieuwe gebeurtenis aan mijn agenda toe te voegen.
We verwachten dat deze methode van virtuele to-do lijstjes aan populariteit zal blijven winnen — kijk tenslotte maar eens hoeveel grote namen zich op dit gebied begeven.
De “Ik Heb” Lijst
Mijn collega, Mike Renahan, weet volgens geruchten het een en ander over productiviteit — je kunt een aantal van zijn artikelen hier bekijken. Natuurlijk vroeg ik hem hoe hij zijn to-do lijst indeelt.
Zijn antwoord? Dat doet hij eigenlijk niet. In plaats daarvan gebruikt hij wat hij noemt een “I Did”-lijst.
“Je schrijft alle doelen op die je in een bepaalde dag hebt bereikt,” legt hij uit, “en die dicteren welke doelen je morgen voor jezelf stelt.”
Hier zie je een voorbeeld van hoe dat er voor hem uitziet:
Zoals je kunt zien, houdt Renahan deze lopende lijst bij in een notitie in zijn telefoon, zodat hij deze altijd en overal kan bijwerken. “Ik werk deze lijst elke dag bij als ik in de trein zit,” vertelde hij me. “Het helpt me om na te denken over hoe productief ik was op een bepaalde dag. En van daaruit kan ik beginnen met het plannen van realistische doelen voor de volgende dag.”
Renahans aanpak lost de nadruk op het onvolledige op door ons te richten op de goede dingen die we op een bepaalde dag hebben gedaan. En in plaats van alleen maar meer en meer dingen toe te voegen aan een bestaande lijst, zegt zijn theorie om de goede dingen te gebruiken om te dicteren wat je morgen gaat doen.
7. Task Management Apps
Tot slot komen we bij de onvermijdelijke “daar is een app voor” methode van het organiseren van to-do lijstjes.
Vergis je niet – deze apps zijn anders dan digitale persoonlijke assistenten. In plaats van het dicteren van herinneringen en het plannen van items op een apart platform, veel van deze apps kunt u de volledige controle over uw taken.
Er zijn tonnen van taakbeheer apps die er zijn – Wunderlist en de eerder genoemde iDoneThis zijn twee van de meer herkenbare namen.
Maar onder mijn collega’s, zoals de sectie-editor van het Hubspot Sales Blog, Leslie Ye, lijkt Todoist het populairst te zijn.
Zij heeft er al eerder over geschreven en zegt dat het een groot voordeel is dat ze de items op haar takenlijst kan triageren op basis van hun prioriteit. Bovendien is Todoist er, in tegenstelling tot veel andere taakbeheer-apps, in geslaagd om deze taken te gamificeren — hoe meer je er succesvol afrondt, hoe meer “karma punten” je kunt verdienen.
“En het verzamelen van karma punten,” legt Ye uit, “is een leuke manier om iets te gamificeren dat meestal een bron van stress is.”
Voel je je georganiseerd?
In een tijd waarin we het drukker dan ooit lijken te hebben – wat niet per se een slechte zaak is, want er wordt gezegd dat het onze cognitie verbetert – kan het een uitdaging worden om georganiseerd te blijven. Maar dat is alleen als je niet de juiste hulpmiddelen hebt en, zoals we hebben geïllustreerd, zijn er genoeg te vinden.
Zoals we al eerder opmerkten, is niet elke methode perfect voor iedereen, en welke jou het meest productief maakt, lijkt misschien niet conventioneel. Deze methoden kunnen worden gecombineerd en gebruikt in tandem met elkaar – zoals ik doe met handgeschreven lijsten en online agenda’s – of misschien is er gewoon een enkele methode die het beste werkt voor jou.