U doet voortdurend betalingen aan aannemers, leveranciers, verkopers en werknemers (als u die heeft). Dat is wat u doet als bedrijfseigenaar. Zou het niet fijn zijn om contant geld en cheques over te slaan? In plaats van mensen met papier te betalen, kunt u EFT-betalingen doen.
EFT staat voor electronic funds transfer (elektronische overboeking). In het bedrijfsleven kunt u EFT-betalingen verzenden en ontvangen om het betalingsproces te stroomlijnen. Lees verder voor meer informatie over wat EFT-betalingen zijn en hoe u ze in uw bedrijf kunt gebruiken.
Wat is een elektronische overboeking?
Een elektronische overboeking verplaatst geld van de ene rekening naar de andere, elektronisch via een geautomatiseerd netwerk. Voor EFT’s moeten zowel de verzender als de ontvanger een bankrekening hebben. De rekeningen hoeven niet bij dezelfde financiële instelling te zijn om geld over te maken. Zowel particulieren als bedrijven kunnen EFT-betalingen doen via de computer, met kaartlezers of via de telefoon.
EFT’s debiteren (verhogen) de rekening van de ene persoon en crediteren (verlagen) de rekening van de andere persoon.
EFT-transacties worden ook wel elektronisch bankieren genoemd. Alles is papierloos, dus er is geen behoefte aan contant geld of papieren cheques.
De Electronic Fund Transfer Act (EFTA) regelt elektronische geldovermakingen. De EFTA is een federale wet die personen beschermt die EFT-betalingen verrichten. De EFTA schrijft bijvoorbeeld voor dat financiële instellingen consumenten een samenvatting van hun rechten en kennisgevingen van niet-toegestane transacties moeten verstrekken.
EFT vs. ACH
U vraagt zich misschien af wat het verschil is tussen een EFT en ACH (Automated Clearing House) betaling.
ACH is een soort EFT. Dus, alle ACH transacties zijn soorten elektronische overboekingen, maar niet alle elektronische overboekingen zijn ACH transacties.
Elektronische overboekingen omvatten alle soorten elektronische betalingen. Anderzijds wordt een ACH-betaling gedaan binnen het Automated Clearing House Network (bijv. salarisadministratie en directe storting).
Overmakingen zijn bijvoorbeeld geen ACH-transacties. In plaats daarvan is een overboeking een soort EFT-transactie.
Types of EFT
Er zijn een aantal manieren om elektronisch geld over te maken. Hier volgen enkele veel voorkomende EFT-betalingen die u voor uw bedrijf kunt gebruiken.
Direct deposit stelt u in staat werknemers elektronisch te betalen. Nadat u de salarisadministratie hebt uitgevoerd, laat u uw directe stortingsdienstverlener weten welk bedrag op de bankrekening van elke werknemer moet worden gestort. Vervolgens maakt de directe stortingsdienst het geld op de betaaldag over naar de rekeningen van de werknemers. Niet alle werkgevers kunnen een directe storting verplicht stellen, dus verdiep u in de wetgeving op het gebied van directe stortingen.
De directe storting is een snelle manier om geld over te maken. Ze worden meestal gebruikt voor grote, onregelmatige betalingen (omdat er kosten aan verbonden zijn). U kunt bijvoorbeeld leveranciers betalen of een grote aanbetaling doen voor een gebouw of apparatuur.
Het Electronic Federal Tax Payment System (EFTPS) is een belastingbetalingsdienst die u kunt gebruiken om belasting te betalen aan de belastingdienst.
Met betaalautomaten kunt u bankieren zonder naar binnen te gaan en met een kassier te praten. U kunt contant geld opnemen, stortingen doen of geld van de ene rekening naar de andere overboeken.
Debitcards stellen u in staat EFT-transacties te verrichten. U kunt de debetkaart gebruiken om geld van uw zakelijke bankrekening over te maken. Met uw betaalpas kunt u aankopen doen of rekeningen betalen, online, persoonlijk of via de telefoon. En u kunt pinbetalingen van klanten accepteren.
Elektronische cheques zijn vergelijkbaar met papieren cheques, maar ze worden elektronisch gebruikt. U voert uw bankrekeningnummer en routingnummer in om een betaling te verrichten.
Mobiele portemonnees stellen u in staat rekeningen te betalen, geld over te maken tussen rekeningen of betalingen te ontvangen via de telefoon.
Personal computer banking stelt u in staat banktransacties te verrichten met uw computer of mobiele apparaat. U kunt uw computer of mobiele apparaat gebruiken om geld van de ene rekening naar de andere over te boeken.
Hoe werkt een EFT-betaling?
U wilt misschien een EFT-betaling naar iemand sturen. Of u geeft klanten de mogelijkheid om u via een elektronische overboeking te betalen.
Om een EFT-betaling te kunnen doen, moet de verzender de bankrekeninggegevens van de ontvanger kennen. Als u een EFT-betaling doet, moet u de overschrijving goedkeuren. Vervolgens wordt het geld van uw rekening gehaald en op de rekening van de ontvanger gestort.
Er kunnen kosten verbonden zijn aan sommige EFT-transacties. Zo moet u bijvoorbeeld betalen voor bepaalde ATM-transacties. Andere transacties kunnen echter gratis zijn.
Verwerkingstijd van EFT-betalingen
Hoe lang het duurt om een EFT-betaling te verwerken, hangt af van:
- het soort betaling
- uw EFT-aanbieder
- het tijdstip waarop u de betaling indient
Uw EFT-betaling kan één tot vier dagen in beslag nemen. Sommige elektronische overboekingen worden op dezelfde dag verzonden en ontvangen (bijv. telegrafische overschrijvingen).
EFT-betalingen worden doorgaans alleen op werkdagen verwerkt. En, er kunnen bepaalde cut off tijden zijn. Als u de transactie na 21.00 uur uitvoert, begint deze pas de volgende werkdag.
Kunt u een EFT-betaling tegenhouden?
Normaal gesproken kunt u een EFT-betaling niet tegenhouden nadat u deze hebt geïnitieerd. De EFTA geeft u daartoe niet het recht. Als u een betaling wilt stopzetten of uw geld wilt laten terugbetalen, is dat iets tussen u en de persoon die u hebt betaald.
U kunt geplande, terugkerende EFT-betalingen (bijvoorbeeld geplande EFT’s van nutsbedrijven) wel stopzetten. U kunt een geplande betaling stopzetten door uw financiële instelling ten minste drie werkdagen voordat de volgende geplande overboeking plaatsvindt, hiervan op de hoogte te stellen.
Houd u aan het beleid van uw financiële instelling voor het stopzetten van geplande overboekingen. Anders kan uw stop ongeldig zijn. Uw staat kan ook aanvullende voorschriften hebben, dus controleer de wetten in uw staat.
Houd al uw elektronische betalingen bij door ze vast te leggen in gebruiksvriendelijke boekhoudsoftware. Als u de boekhoudsoftware van Patriot Software gebruikt, krijgt u een volledig beeld van de financiële gezondheid van uw bedrijf. Meld u aan en start uw gratis proefperiode!
Dit artikel is bijgewerkt ten opzichte van de oorspronkelijke publicatiedatum van 9/11/2012.
Dit is niet bedoeld als juridisch advies; voor meer informatie, klik hier.