Wat is orderverwerking? (+6 belangrijke stappen en hoe te verbeteren)

Stelt u zich eens voor: een winkelliefhebber vindt in een online winkel het perfecte cadeau voor de feestdagen, maar de feestdagen zijn nog maar een week verwijderd.

Deze persoon ziet 2-dagen-verzending als een optie, dus gaat ze verder en doet de aankoop, in het volste vertrouwen dat het op tijd zal arriveren. Een paar dagen later staat de doos bij haar voordeur, goed verpakt en in prima staat.

Dit is een taak die deze drukke klant van haar boodschappenlijstje kan schrappen. Om haar waardering te tonen, schrijft ze een positieve recensie met vijf sterren.

Iedereen die online winkelt, heeft wel eens het genoegen ervaren om kort na de bestelling een pakketje aan de voordeur te krijgen, maar we staan zelden stil bij het proces van een online bestelling dat een snelle verzending mogelijk maakt.

Als je in de schoenen van de klant staat, voelt het bijna als magie, maar er gebeurt heel wat achter de schermen. De mogelijkheid om een bestelling snel en betaalbaar te verzenden is een goed ontworpen, gestroomlijnd proces met verschillende stappen, en elke stap is net zo belangrijk als de volgende.

Een verkeerde beweging en het kan leiden tot grote leveringsproblemen en een ontevreden klant. Dit hele proces staat bekend als order fulfillment.

Order fulfillment is het complete proces van het ontvangen, verpakken en verzenden van online bestellingen naar klanten. Winkeliers hebben de keuze om de orderverwerking zelf uit te voeren of uit te besteden aan een extern logistiek bedrijf (3PL) dat opslag, technologie en mensen levert om orders efficiënt en snel uit te voeren.

De fasen van orderverwerking

Er zijn veel bewegende onderdelen in het hele orderverwerkingsproces en u hebt een goede strategie nodig om dit effectief te laten verlopen. Het omvat alles van het ontvangen van voorraad tot het verwerken van retourzendingen. Hier is een overzicht op hoog niveau van het orderverwerkingsproces:

Ontvangst

Ontvangst verwijst naar het accepteren van inkomende voorraad van de fabrikant of leverancier. Elke handelaar heeft een iets ander ontvangstproces, maar een paar belangrijke taken zijn:

Tellen en inspecteren van artikelen om de nauwkeurigheid te waarborgen

Controleren op eventuele beschadigingen

Elke nieuwe SKU toevoegen aan een voorraad- of magazijnbeheersoftware

Het aantal SKU’s registreren

Inventarisopslag

Als de inventaris eenmaal is ontvangen, moet u uw inventaris goed opslaan zodat u deze gemakkelijk kunt verzamelen (zie stap 2). Het organiseren van uw inventaris is van cruciaal belang voor de snelheid en nauwkeurigheid van de orderverwerking. Het biedt ook volledig inzicht in wat er beschikbaar is om te verzenden en waar het precies te vinden is.

Uw inventaris moet altijd worden georganiseerd op SKU in aparte bakken, zodat het juiste item zo snel mogelijk kan worden gepickt en verpakt. Als u de inventaris niet goed organiseert of u kunt het niet bijhouden, dan loopt u een groter risico om fouten te maken met verspilde tijd besteed aan het zoeken naar het juiste item.

Picking

Op het moment dat een bestelling online wordt geplaatst, begint deze te worden verwerkt. De eerste stap bij het verzendklaar maken van een order is het orderpicken. Als u software voor voorraadbeheer gebruikt, moet dit elektronisch gebeuren. Als het handmatig gebeurt, kunt u een papieren picklijst gebruiken waarop staat waar elk item zich bevindt en de bestelde hoeveelheid, zodat u zeker weet dat het juiste item snel en nauwkeurig wordt gepickt.

Packing

Packing houdt in dat alle items worden ingepakt om ervoor te zorgen dat ze beschermd zijn tijdens het transport en dat de juiste verpakkingsmaterialen worden gebruikt op basis van het bestelde type item(s). Deze materialen kunnen bestaan uit dozen, noppenfolie, polyzakken, verpakkingstape, noppenfolie en luchtvulling.

In geval van zelfverpakking is het aan de winkelier om deze materialen bij de hand te hebben. Als u niet op voorraad op de juiste verpakkingsmaterialen, zal meer tijd worden besteed aan het postkantoor of UPS winkel.

Verzending

Er zijn verschillende manieren om een pakket te verzenden, maar natuurlijk, de meeste klanten zijn op zoek naar snelle, gratis verzending. U zult onderzoek willen doen naar verschillende verzendbedrijven en de opties die zij bieden om de verzendkosten te vergelijken.

Verschillende verzendopties moeten worden overwogen voordat u begint met het online verkopen van producten. Op die manier kunnen klanten de verzendoptie kiezen die zij verkiezen op basis van hoeveel zij bereid zijn te betalen voor verzending en hoe lang zij bereid zijn te wachten.

Als u de verzending intern uitbesteedt, moet u elke dag naar uw lokale postkantoor of UPS-winkel rennen om uw recente bestellingen te verzenden om ze op tijd weg te krijgen.

Als de bestelling eenmaal is verzonden, wilt u uw klant traceergegevens sturen om inzicht te krijgen in de bezorgstatus.

Retourverwerking

Zestig procent van de kopers bekijkt het retourbeleid van uw online winkel voordat ze een aankoop doen. Als u retouren aanbiedt, zijn ze ook een onderdeel van het totale orderverwerkingsproces. Voordat retourzendingen binnenkomen, moet u bedenken hoe u deze snel en efficiënt kunt verwerken, zodat klanten niet ontmoedigd raken om nog een keer bij u te kopen en u uw voorraad op peil kunt houden.

Factoren om te overwegen

Vaak als webwinkeliers voor het eerst beginnen, laten ze producten direct naar hun huis verzenden, of huren ze magazijnruimte en huren ze een paar mensen in om te helpen met de orderafhandeling. Deze strategie is uitvoerbaar als je voor het eerst een bedrijf opbouwt, maar het kan al snel de orderafhandeling (en je geestelijke gezondheid) doen ontsporen als de orders beginnen te verdrievoudigen.

Als je alles goed doet en je bedrijf blijft groeien, zal je orderafhandelingsproces moeten veranderen.

Hieronder staan drie belangrijke factoren waarmee u rekening moet houden en die van invloed zijn op uw algehele fulfilmentstrategie, vooral wanneer uw bedrijf groeit.

Ordervolume

Als u orders verzendt met een laag volume, is het voldoende om pakketten alleen te verzenden. Maar zodra je 200 orders of meer per maand hebt, wordt het zelfverzendproces minder efficiënt en heb je geen tijd meer om je te richten op andere onderdelen van je bedrijf die je aandacht nodig hebben.

Als je een hoog volume verzendt, is er veel meer om bij te houden: voorraad bij de hand, SKU-snelheid, voorraadaanvulling, wat er op dit moment wordt verzonden, waar orders naartoe worden verzonden en welke artikelen worden geretourneerd. Dit is het beste moment om andere opties te overwegen, zoals het uitbesteden van fulfillment.

Technologie

Technologie speelt een belangrijke rol bij orderafhandeling. Het is niet alleen het hebben van de juiste hoeveelheid personeel om de klus te klaren, maar ook de juiste gegevens en informatie om het allemaal te beheren.

Door een order fulfillment software te koppelen aan uw online winkel, bent u in staat om het hele proces te stroomlijnen. Sommige 3PL-bedrijven zijn technologiegedreven, wat betekent dat ze zijn uitgerust met een technologiestack die orders automatiseert en stroomlijnt voor een snellere, nauwkeurigere afhandeling.

Tech-gedreven 3PL’s kunnen u de analyses en technologie bieden om u te helpen de vraag te voorspellen en te begrijpen in welke van hun magazijnen u uw voorraad moet opslaan om de verzendkosten te verlagen.

Locatie

Eénenzestig procent van de kopers laat zijn winkelmandje staan als de verzendkosten, belastingen en andere kosten te hoog zijn.

Waar uw voorraad is opgeslagen en waar de bestellingen worden verzonden, kan een strategische onderscheidende factor zijn voor uw bedrijf. De locatie is van belang omdat deze van invloed is op de afstand en de tijd die uw pakketten nodig hebben om te reizen. Door verzending naar de hoogste, duurste verzendzones (of de vooraf bepaalde gebieden die vervoerders gebruiken om verzendkosten in rekening te brengen) te elimineren, kunt u uw kosten verlagen en deze besparingen doorgeven aan uw klanten.

Een belangrijke tip hier is om te overwegen uw voorraad op te slaan in of in de buurt van een grote stad of centrale locatie, zodat deze de mogelijkheid heeft een groter aantal klanten te bereiken. Als u werkt met een 3PL die meerdere magazijnlocaties heeft om inventaris op te slaan, kan dit ook uw bereik vergroten en de verzendkosten en transittijden verlagen.

Hoe de orderafhandeling te versnellen

De eenvoudigste manieren om de orderafhandeling te versnellen zijn door processen te automatiseren, gegevens te benutten en de afhandeling uit te besteden.

Processen automatiseren

Er zijn een heleboel dingen die u niet handmatig hoeft te doen, waaronder het controleren op nieuwe orders. Door gebruik te maken van technologie, zoals software voor voorraadbeheer, kunt u delen van het proces automatiseren, zoals het instellen van voorraadherordeningspunten, het genereren van picklijsten en het beheren van retourzendingen.

Outsourcing van fulfillment aan een 3PL met technologische ondersteuning is een andere manier om fulfillment te automatiseren, zodat zij automatisch orders voor u inpakken en verzenden zodra een order is geplaatst, door deze toe te wijzen aan hun fulfillment center dat uw voorraad heeft en het dichtst bij uw eindklant is.

Gebruik data

Data is macht. Door gegevens te gebruiken om uw totale orderverwerkingsstrategie op te bouwen en te verbeteren, bent u in staat betere zakelijke beslissingen te nemen. Historische ordergegevens geven bijvoorbeeld inzicht in de toekomstige vraag naar orders om mogelijke stock-outs te helpen voorkomen. Door gebruik te maken van technologie krijgt u realtime gegevens, zodat u weet hoeveel voorraad er op een bepaald moment beschikbaar is en u niet afhankelijk bent van statische momentopnamen.

Verwerking uitbesteden

Zoals gezegd, de snelste manier om het orderverwerkingsproces te versnellen is iemand anders het stuur in handen te geven. Zodra winkeliers het volgende groeiniveau bereiken, gaan ze vaak samenwerken met een fulfillmentprovider in plaats van zelf orders te blijven afhandelen.

Hoewel het zelf afhandelen van orders de meest kosteneffectieve manier lijkt om orders te beheren (terwijl je de controle over het proces behoudt), kan het de afhandelingstijd vertragen en de verzendkosten op de lange termijn verhogen. Door de fulfillment uit te besteden, krijgt u toegang tot magazijnruimte, technologie en fulfillmentexperts die het allemaal voor u kunnen regelen.

Wanneer weet ik dat het tijd is om de fulfillment uit te besteden?

De grootste vraag die veel eigenaren van e-commercebedrijven stellen, is: wanneer is het tijd om de fulfillment uit te besteden?

De twee belangrijkste redenen waarom webwinkeliers ervoor kiezen de fulfillment uit te besteden, hebben te maken met tijd en geld: te veel tijd besteden en te veel geld uitgeven.

Te veel tijd kwijt aan orderverwerking

Vaak besteden webwinkeliers te veel tijd aan orderverwerking, zodat ze moeite hebben om tijd te vinden voor andere belangrijke zakelijke taken, zoals productontwikkeling en marketing. Als u te veel tijd besteedt aan orderverwerking, tot het punt waar u geen dag vrij kunt nemen of het huis verlaat zonder uw labelprinter, kan het tijd zijn om een 3PL te overwegen.

Te veel geld besteden aan verzendkosten

Vaak hebben 3PL’s partnerschappen met grote vervoerders om handelaren te voorzien van korting op de verzendkosten. Ze hebben ook meer optimale locaties om uw voorraad op te slaan en verzenden van, waardoor u geld besparen op de lange termijn. Sommige 3PL’s bieden ook meerdere fulfillment center locaties waar u gemakkelijk kunt splitsen inventaris over locaties om uw klant bereik uit te breiden en bieden hen sneller, meer betaalbare shipping.

Conclusie

Customers willen snelle verzending, en er is absoluut geen snelkoppelingen om het te leveren. Terwijl sommige handelaren hebben gevonden succes afhandeling van orders zelf, velen hebben ontdekt dat outsourcing afhandeling is de beste beslissing die ze ooit hebben gemaakt. Het uitbesteden van orderverwerking aan een externe logistieke partner is eenvoudiger dan u denkt. Stel vast wat uw topprioriteiten zijn. Als tijd besteden aan orderafhandeling niet op het lijstje staat, stap dan over.

Als u op zoek bent naar software voor voorraadbeheer om de bovenstaande processen te automatiseren, hoeft u niet verder te zoeken. Vind de best beoordeelde oplossingen en de juiste voor uw behoeften alleen op G2.