Co to jest realizacja zamówień? (+6 głównych kroków i jak to usprawnić)

Wyobraź sobie taką sytuację: klient sklepu internetowego natrafia na idealny prezent świąteczny w sklepie internetowym, ale święta są dopiero za tydzień.

Ta osoba widzi opcję wysyłki w ciągu dwóch dni, więc idzie do przodu i dokonuje zakupu, czując pewność, że dotrze on na czas. Kilka dni później pudełko pojawia się przed jej drzwiami, odpowiednio zapakowane i w doskonałym stanie.

To zadanie, które ten zapracowany klient może wykreślić ze swojej listy rzeczy do zrobienia. Aby okazać jej wdzięczność, pisze pozytywną, pięciogwiazdkową recenzję.

Każdy, kto robi zakupy online, doświadczył radości z otrzymania paczki pod drzwiami wkrótce po jej zamówieniu, ale rzadko myślimy o procesie zamówienia online, który umożliwia szybką wysyłkę.

Gdy jesteś na miejscu klienta, czujesz się prawie jak magia, ale wiele dzieje się za kulisami. Możliwość szybkiej i niedrogiej wysyłki zamówienia jest dobrze zaprojektowanym, usprawnionym procesem składającym się z kilku etapów, a każdy z nich jest równie ważny jak następny.

Jeden niewłaściwy ruch może spowodować poważne problemy z dostawą i niezadowolonego klienta. Cały ten proces znany jest jako realizacja zamówień.

Realizacja zamówień to kompletny proces odbierania, pakowania i wysyłania zamówień online do klientów. Sprzedawcy mają możliwość albo zająć się realizacją zamówień we własnym zakresie, albo zlecić to zewnętrznej firmie logistycznej (3PL), która zapewnia magazyn, technologię i ludzi do efektywnej i szybkiej realizacji zamówień.

Etapy realizacji zamówień

W całym procesie realizacji zamówień jest wiele ruchomych części i będziesz potrzebował odpowiedniej strategii, aby zapewnić, że działa on efektywnie. Obejmuje on wszystko, od przyjmowania zapasów po przetwarzanie zwrotów. Oto ogólny przegląd procesu realizacji zamówień:

Odbiór

Odbiór odnosi się do przyjmowania przychodzących zapasów od producenta lub dostawcy. Każdy sprzedawca ma nieco inny proces odbioru, ale kilka kluczowych zadań obejmuje:

Liczenie i sprawdzanie pozycji w celu zapewnienia dokładności

Sprawdzanie pod kątem ewentualnych uszkodzeń

Dodawanie każdego nowego SKU do oprogramowania do zarządzania zapasami lub magazynem

Rejestrowanie liczby każdego SKU

Magazynowanie zapasów

Po otrzymaniu zapasów musisz je odpowiednio przechowywać, aby ułatwić kompletację (patrz krok 2). Organizacja zapasów ma kluczowe znaczenie dla szybkości i dokładności realizacji zamówień. Zapewni to również pełną widoczność tego, co jest dostępne do wysyłki i gdzie dokładnie to znaleźć.

Twoje zapasy powinny być zawsze zorganizowane według SKU w oddzielnych pojemnikach, tak aby właściwy element mógł być wybrany i zapakowany tak szybko, jak to możliwe. Jeśli nie organizujesz prawidłowo zapasów lub nie możesz za nimi nadążyć, wtedy jesteś w grupie podwyższonego ryzyka popełnienia błędów ze stratą czasu spędzonego na szukaniu właściwego elementu.

Picking

W momencie złożenia zamówienia online, zaczyna być ono przetwarzane. Pierwszym krokiem w przygotowaniu zamówienia do właściwej wysyłki jest kompletacja. Jeśli używasz oprogramowania do zarządzania zapasami, powinno to być zrobione elektronicznie. Jeśli ręcznie, możesz użyć papierowej listy kompletacji, która zawiera miejsce, w którym znajduje się każdy element i zamówioną ilość, co zapewni, że właściwy element (y) jest dokładnie pobierany szybko.

Pakowanie

Pakowanie obejmuje zawijanie wszystkich elementów, aby zapewnić, że są one chronione w transporcie i właściwe materiały opakowaniowe są używane w oparciu o rodzaj zamówionego elementu (ów). Materiały te mogą obejmować pudełka, listonosze bąbelkowe, torby polietylenowe, taśmę pakową, folię bąbelkową i wypełniacz powietrzny.

Jeśli samorealizacja, to do handlowca należy posiadanie tych materiałów pod ręką. Jeśli nie zaopatrzysz się w odpowiednie materiały do pakowania, więcej czasu spędzisz na poczcie lub w sklepie UPS.

Wysyłka

Istnieje kilka różnych sposobów na wysłanie paczki, ale oczywiście większość klientów szuka szybkiej, darmowej wysyłki. Będziesz chciał przeprowadzić badania na temat różnych przewoźników i opcji, które zapewniają, aby porównać koszty wysyłki.

Różne opcje wysyłki powinny być brane pod uwagę przed rozpoczęciem sprzedaży produktów online. W ten sposób klienci mogą wybrać preferowaną opcję wysyłki w oparciu o to, ile są skłonni zapłacić za wysyłkę i jak długo są skłonni czekać.

Jeśli realizujesz zamówienia we własnym zakresie, będziesz musiał biegać na lokalną pocztę lub do sklepu UPS każdego dnia, aby wysłać swoje ostatnie zamówienia w odpowiednim czasie. Jeśli zlecasz realizację zamówień na zewnątrz, przewoźnicy będą odbierać je z centrum realizacji.

Po wysłaniu zamówienia, będziesz chciał wysłać informacje o jego statusie do klienta, aby uzyskać wgląd w status dostawy.

Obsługa zwrotów

Sixty-seven percent of shoppers will view your online store’s return policy before they make a purchase. Jeśli oferujesz zwroty, są one również częścią całego procesu realizacji zamówienia. Zanim zwroty zaczną napływać, warto zastanowić się, jak szybko i sprawnie przetwarzać zwroty, aby nie zniechęcić klientów do ponownych zakupów w Twoim sklepie i abyś mógł być na bieżąco z dostępnymi zapasami.

Faktory do rozważenia

Wielokrotnie, gdy sprzedawcy rozpoczynają swoją działalność, będą mieli produkty wysyłane bezpośrednio do ich domu lub wynajmą powierzchnię magazynową i zatrudnią kilka osób do pomocy przy realizacji zamówień. Ta strategia jest możliwa do zrealizowania, gdy po raz pierwszy budujesz swój biznes, ale może wkrótce doprowadzić do wykolejenia realizacji zamówień (i Twojego zdrowia), jeśli zamówienia zaczną się potroić.

Jeśli robisz wszystko dobrze, a Twój biznes nadal się rozwija, proces realizacji zamówień będzie musiał się zmienić.

Oto trzy główne czynniki do rozważenia, które mają wpływ na Twoją ogólną strategię realizacji zamówień, zwłaszcza gdy Twoja firma się rozrasta.

Wolumen zamówień

Jeśli wysyłasz zamówienia z niskim wolumenem, wysyłka paczek na własną rękę będzie wystarczająca. Jednak po osiągnięciu 200 lub więcej zamówień miesięcznie, proces samodzielnej realizacji staje się mniej wydajny i nie masz już czasu, aby skupić się na innych obszarach swojej działalności, które wymagają Twojej uwagi.

Jeśli realizujesz zamówienia z dużym wolumenem, jest o wiele więcej do śledzenia: zapasy w ręku, prędkość SKU, uzupełnianie zapasów, co jest obecnie wysyłane, gdzie zamówienia są wysyłane i które elementy są zwracane. To najlepszy moment, aby rozważyć inne opcje, takie jak outsourcing realizacji zamówień.

Technologia

Technologia odgrywa znaczącą rolę w realizacji zamówień. To nie tylko posiadanie odpowiedniej liczby pracowników do wykonania pracy, ale także odpowiednich danych i informacji do zarządzania tym wszystkim.

Połączenie oprogramowania do realizacji zamówień ze sklepem internetowym pozwala na usprawnienie całego procesu. Niektóre firmy 3PL kierują się technologią, co oznacza, że są wyposażone w stos technologii, który automatyzuje i usprawnia realizację zamówień w celu szybszej i dokładniejszej realizacji.

Technologiczne firmy 3PL mogą zapewnić analitykę i technologię, aby pomóc Ci przewidzieć popyt i zrozumieć, w którym z ich magazynów powinieneś przechowywać zapasy, aby zmniejszyć koszty wysyłki.

Lokalizacja

Sześćdziesiąt jeden procent kupujących porzuca swój koszyk, jeśli koszty wysyłki, podatków i innych opłat są zbyt wysokie.

Gdzie przechowywane są Twoje zapasy i gdzie wysyłane są zamówienia, mogą stanowić strategiczne wyróżniki dla Twojej firmy. Lokalizacja ma znaczenie, ponieważ wpływa na odległość i czas, jaki zajmuje Twoim paczkom podróż. Eliminując wysyłkę do najwyższych, najdroższych stref wysyłkowych (lub z góry określonych obszarów, które przewoźnicy wykorzystują do naliczania kosztów wysyłki), możesz obniżyć koszty i przekazać te oszczędności swoim klientom.

Kluczową wskazówką jest tutaj rozważenie przechowywania zapasów w lub blisko głównego miasta lub centralnej lokalizacji, dzięki czemu mają one możliwość dotarcia do większej liczby klientów. Jeśli współpracujesz z firmą 3PL, która posiada wiele magazynów do przechowywania zapasów, możesz również zwiększyć swój zasięg i obniżyć koszty wysyłki oraz czas tranzytu.

Jak przyspieszyć realizację zamówień

Najprostsze sposoby na przyspieszenie realizacji zamówień to automatyzacja procesów, wykorzystanie danych i outsourcing realizacji.

Automatyzacja procesów

Jest wiele rzeczy, których nie musisz robić ręcznie, w tym sprawdzanie nowych zamówień. Wykorzystanie technologii, takiej jak oprogramowanie do zarządzania zapasami, może pomóc zautomatyzować część tego procesu, w tym ustalanie punktów ponownego zamawiania zapasów, generowanie list kompletacyjnych i zarządzanie zwrotami.

Outsourcing realizacji zamówień do firmy 3PL z obsługą techniczną to kolejny sposób na zautomatyzowanie realizacji, dzięki czemu automatycznie pakują i wysyłają dla Ciebie zamówienia zaraz po ich złożeniu, przypisując je do centrum realizacji, które posiada Twoje zapasy i znajduje się najbliżej Twojego klienta końcowego.

Wykorzystaj dane

Dane to potęga. Wykorzystując dane do budowania i ulepszania ogólnej strategii realizacji zamówień, jesteś w stanie podejmować lepsze decyzje biznesowe. Na przykład, dane historyczne dotyczące zamówień dają wgląd w przyszłe zapotrzebowanie na zamówienia, co pomaga zapobiegać potencjalnym brakom magazynowym. Wykorzystanie technologii pomaga w dostarczaniu danych w czasie rzeczywistym, dzięki czemu wiesz, ile zapasów jest pod ręką w danym momencie, a nie polegasz na statycznych migawkach z jednego punktu w czasie.

Outsource fulfillment

Jak wspomniano, najszybszym sposobem na przyspieszenie procesu realizacji zamówień jest pozwolenie komuś innemu na przejęcie sterów. Gdy sprzedawcy osiągną kolejny poziom rozwoju, często współpracują z dostawcą usług realizacji zamówień, zamiast realizować je na własną rękę.

Pomimo, że samodzielna realizacja zamówień może wydawać się najbardziej opłacalnym sposobem zarządzania zamówieniami (przy zachowaniu kontroli nad procesem), może ona spowolnić czas realizacji i podnieść koszty wysyłki w dłuższej perspektywie. Dzięki outsourcingowi fulfillmentu, zyskujesz dostęp do przestrzeni magazynowej, technologii i ekspertów od fulfillmentu, którzy zajmą się tym wszystkim za Ciebie.

Kiedy wiem, że nadszedł czas na outsourcing fulfillmentu?

Największym pytaniem zadawanym przez wielu właścicieli firm e-commerce jest: kiedy nadszedł czas na outsourcing fulfillmentu?

Dwa główne powody, dla których sprzedawcy decydują się na outsourcing fulfillmentu, dotyczą czasu i pieniędzy: spędzanie zbyt wiele czasu i wydawanie zbyt wiele pieniędzy.

Spędzanie zbyt wiele czasu na realizacji zamówień

Wielokrotnie zdarza się, że handlowcy poświęcają zbyt wiele czasu na realizację zamówień, aby znaleźć czas na inne ważne obowiązki biznesowe, takie jak rozwój produktu i marketing. Jeśli spędzasz zbyt dużo czasu na realizacji zamówień, do tego stopnia, że nie możesz wziąć dnia wolnego lub wyjść z domu bez drukarki etykiet, być może nadszedł czas, aby rozważyć skorzystanie z usług 3PL.

Wydawanie zbyt dużo pieniędzy na koszty wysyłki

Wiele razy 3PL współpracują z głównymi przewoźnikami, aby zapewnić sprzedawcom zniżki na koszty wysyłki. Mają one również bardziej optymalne lokalizacje do przechowywania zapasów i wysyłania przesyłek, co pomaga zaoszczędzić pieniądze na dłuższą metę. Niektóre firmy 3PL zapewniają również wiele lokalizacji centrów realizacji zamówień, gdzie można łatwo podzielić zapasy w różnych miejscach, aby rozszerzyć zasięg klienta i zaoferować mu szybszą, bardziej przystępną wysyłkę.

Wniosek

Klienci chcą szybkiej wysyłki i nie ma absolutnie żadnych skrótów, aby ją dostarczyć. Podczas gdy niektórzy sprzedawcy odnieśli sukces realizując zamówienia samodzielnie, wielu z nich przekonało się, że outsourcing realizacji zamówień jest najlepszą decyzją, jaką kiedykolwiek podjęli. Zlecenie realizacji zamówień zewnętrznemu partnerowi logistycznemu jest łatwiejsze niż myślisz. Określ, jakie są Twoje najważniejsze priorytety. Jeśli poświęcanie czasu na realizację zamówień nie znalazło się na tej liście, dokonaj zmiany.

Jeśli szukasz oprogramowania do zarządzania zapasami, aby pomóc zautomatyzować powyższe procesy, nie szukaj dalej. Znajdź najwyżej oceniane rozwiązania i odpowiednie dla swoich potrzeb tylko na G2.