W mojej rodzinie pamięć jest atutem.
Nie chodzi o to, że jesteśmy zniedołężniali. Po prostu nasze umysły poruszają się zbyt szybko. Jesteśmy tak zajęci przeskakiwaniem do przodu do tego, co jest następne, że zapominamy, co robiliśmy w pierwszej kolejności.
Więc jeśli chcemy coś zapamiętać, musimy to zapisać. Jesteśmy rodziną list rzeczy do zrobienia.
Listy rzeczy do zrobienia mają już swoją historię. Pochodzą one co najmniej z 1700 roku, jak zobaczysz poniżej, i od tego czasu są przedmiotem radości, sporów i porad dotyczących produktywności. I choć na przestrzeni lat znacznie się rozwinęły, nadal służą podobnemu celowi: zaplanowaniu tego, co musimy zrobić.
Jak to wyglądało kiedyś, dawno temu? A jak to wygląda dla nas dzisiaj? Jak się okazuje, odpowiedź na to drugie pytanie jest inna dla każdego, a my zidentyfikowaliśmy kilka sposobów, w jakie ludzie tworzą listy rzeczy do zrobienia.
Najwcześniejsze listy rzeczy do zrobienia
W 1791 roku Benjamin Franklin nagrał jedną z najwcześniejszych znanych form listy rzeczy do zrobienia. Ale jego zamiarem nie było zrobienie czegoś – zamiast tego używał jej jako sposobu na upewnienie się, że każdego dnia wnosi coś pozytywnego. Swoją listę zaczynał od pytania: „Co dobrego powinienem zrobić tego dnia?”
Źródło: Daily Dot
Nie będę kłamał — lista rzeczy do zrobienia Franklina nie wygląda zupełnie inaczej niż moja. Przyznaję, że zazwyczaj nie używam słów „dywersja” i „wymyślanie” do opisania tego, co muszę zrobić danego dnia, ale nasze listy mają ten sam cel. Zaplanowałem również czas rano na jedzenie i często używam godziny lunchu na moją własną wersję „przeoczenia rachunków”. Ty i ja nie jesteśmy tak różni, Franklin.
To, co naprawdę się zmieniło, to różne opcje dostępne dla nas do tworzenia i organizowania list rzeczy do zrobienia. Choć nie tak starożytny jak styl Franklina, wielu z nas pamięta posiadanie papierowego planera dziennego – te faktycznie sięgają 1924 roku, wraz z debiutem Wanamaker Diary.
Źródło: Boston Globe
Ale era cyfrowej listy rzeczy do zrobienia tak naprawdę zaczęła się, gdy komputerowe systemy operacyjne zawierały programy kalendarzowe w swoich pakietach oprogramowania, jak prymitywne wersje Outlook Calendar. Po nich w 1992 r. pojawiła się wersja smartfona o nazwie Simon, która zawierała funkcje planowania, a następnie pojawiły się palmtopy z obsługą kalendarza, czyli osobiste asystenty cyfrowe. Na początku XXI wieku pojawiła się pierwsza generacja kalendarzy internetowych, które ostatecznie przekształciły się w programy takie jak Kalendarz Google, które można synchronizować z ich smartfonowymi odpowiednikami.
Innymi słowy, już od dawna nie potrzebujemy długopisu w pobliżu, aby coś zanotować – tak długo, jak mamy w pobliżu urządzenie mobilne, możemy wysyłać do siebie SMS-y z przypomnieniami, wprowadzać wydarzenia do kalendarza lub korzystać z funkcji wyszukiwania głosowego, aby ustawić przypomnienie.
Ale uważam, że to bardzo interesujące, że coś, co teraz wydaje się przestarzałą technologią – PDA/osobisty asystent cyfrowy – staje się teraz bardziej przydatne niż kiedykolwiek wcześniej. Widzimy coraz więcej programów, które pierwotnie miały być platformami do wyszukiwania głosowego, ewoluują w kierunku wirtualnych asystentów osobistych. Więc na pewno dotkniemy tych, i jak one wchodzą w grę w nowoczesnej erze listy rzeczy do zrobienia.
7 sposobów na zorganizowanie listy rzeczy do zrobienia
Klasyczna odręczna lista
Dookoła nas, żartujemy o tym, jaka staroświecka gal mogę być. Wcześnie kładę się spać, mam kolekcję filmów noir i wspominam kreskówki z wczesnych lat 90-tych. Prowadzę też odręczną listę rzeczy do zrobienia, co – przy wszystkich dzwonkach i gwizdkach dostępnych w dzisiejszych czasach – jest niemal archaiczne.
Mam też dziwny system korzystania z mojej odręcznej listy rzeczy do zrobienia: Używam jej w tandemie z Kalendarzem Google, do którego przejdziemy później, i używam jej jako tarczy przed rozproszeniem uwagi.
Gdy pracuję, może mi przyjść do głowy przypadkowa myśl o czymś, co chcę sprawdzić w Internecie, albo osobista wiadomość, którą chcę wysłać, albo zlecenie, które muszę wykonać. Częściej niż bym chciał, reaguję na te myśli w jeden z dwóch sposobów: 1) porzucając to, co robię, aby się tym zająć, lub 2) mówiąc: „Zajmę się tym później” i zapominając o tym.
Ale posiadanie notatnika obok mnie, gdy pracuję, daje mi miejsce do przechowywania tych rzeczy, bez całkowitego przerywania pracy, aby się nimi zająć. Niektóre z nich są ważniejsze od innych, ale w ten sposób mam miejsce, w którym mogę „odłożyć” wszelkie rozpraszacze. (Zauważysz, że używam karykaturalnego wykrzyknika, aby wskazać „zabawne” zadania.) A z szybko zmniejszającym się zakresem uwagi ludzi, każdy hack, aby pozostać skupionym jest mile widziany, szczególnie w linii pracy napędzanej przez terminy.
Bullet Journals
Wydaje się, że Bullet Journaling jest listą rzeczy do zrobienia du jour. Wszyscy o nim mówią, a jednak tak niewiele osób zdaje się go rozumieć.
Nawet kiedy przeprowadziłem ankietę wśród moich kolegów, którzy dali mu szansę, opinie były mieszane — większość z nich nie nadążała z jego używaniem, a inni nie byli pewni, czy rzeczywiście przynosi im to korzyści. Jedna z nich, moja koleżanka blogerka marketingowa Sophia Bernazzani, była na tyle uprzejma, aby podzielić się swoim zdjęciem:
Dziennik Bullet Journal, Bernazzani wyjaśniła mi, działa dla niej, „ponieważ łatwo pozwala mi zobaczyć moje priorytety i codzienne zadania w jednym miejscu.”
Zgodnie z półoficjalną stroną internetową Bullet Journal, strategia ta jest najlepiej opisana jako „konfigurowalny i wybaczający system organizacji”, który działa jako wszystko-w-jednym „liście rzeczy do zrobienia, szkicowniku, notatniku i pamiętniku”. Oto co udało mi się wywnioskować z pozostałej części zawartości strony:
- Jest to lista zadań, wydarzeń i różnych notatek.
- Listy mogą być dzienne, miesięczne lub roczne.
- Symbole są używane do wskazania kategorii i ważności każdej pozycji.
Co odróżnia ją od innych list rzeczy do zrobienia, to jej cel, aby ludzie nie wariowali nad rzeczami, których nie zrobili. To pasuje do niektórych badań przeprowadzonych przez aplikację produktywności o nazwie iDoneThis, który stwierdził, że 41% rzeczy do zrobienia nigdy nie są zakończone. Z systemem Bullet Journal, nic nigdy nie jest skreślone — jest po prostu oznaczone nowym symbolem, który wskazuje, że musi być przeniesiony do przyszłej daty.
Innym wyróżnikiem jest rada Bullet Journal, aby wziąć dzienne dzienniki jeden dzień na raz, zamiast wymieniać te pozycje zbyt daleko z góry. Zaleca również, aby nie robić tych list zbyt długich, co również zgadza się z badaniami — badania wskazują, że im więcej pozycji na naszych listach rzeczy do zrobienia, tym mniej prawdopodobnie uda nam się zrobić.
The 3-Step To-Do List
Na początku tego roku, moja koleżanka, Christine Ianni, rozmawiała z nagrodzonym Pultizerem autorem i dziennikarzem Charlesem Duhiggiem o tym, jak najbardziej produktywni ludzie zarządzają swoim czasem. Ujawnił on trzystopniowy proces, który rozkłada większe, trudniejsze kroki na mikrokroki.
Wygląda to mniej więcej tak. Zacznij od czystej kartki, a następnie:
- Pomyśl o swoim celu na dany dzień.
- Napisz swój cel na górze strony.
- Rozbij swój cel na możliwe do wykonania/wymierne kroki.
Podstawowo, ta metoda zmniejsza czynnik onieśmielenia związany z dużymi projektami. Kiedy większe cele mają swoją własną listę rzeczy do zrobienia, zostają one przeorganizowane na mniejsze kroki, które prowadzą do ich pełnego ukończenia.
Chcesz dowiedzieć się więcej o tym, jak to działa? Sprawdź nasz wywiad z Duhiggiem w HubSpot’s The Growth Show.
Kalendarze online
Tutaj moja lista rzeczy do zrobienia jest nieco bardziej modna niż staroświecki, ręcznie pisany spis rozproszeń. Pisałem już wcześniej o mojej tendencji do planowania dnia w najdrobniejszych szczegółach – moje kalendarze online są do tego świetne.
Zauważ, że użyłem liczby mnogiej – „kalendarze”. To dlatego, że mam wiele harmonogramów online, zarówno dla pracy, jak i rzeczy osobistych. Ale dzięki technologii chmury i zdolności kalendarzy do łączenia się w jednym miejscu – jak iCal lub oprogramowanie kalendarza w moim telefonie – mogę mieć wszystkie te informacje na jednej platformie.
Jak kilku moich kolegów, dowiedziałem się później, używam moich kalendarzy online w połączeniu z innym formatem listy rzeczy do zrobienia. Zamiast wymieniać to, co muszę zrobić, kalendarz rozbija ilość czasu, jaki mam na wykonanie zadań w ciągu dnia, od spaceru z psem do porannego pisania.
Pomaga mi również pamiętać o robieniu przerw w ciągu dnia. Nie zawsze jestem dobra w robieniu ich, ale skoro najbardziej produktywni ludzie pamiętają o robieniu 17-minutowych przerw na każde 52 minuty pracy, które włożyli, to przynajmniej uwzględniam to jako element działania dla siebie. A dzięki połączeniu ich z moją ręcznie pisaną listą rzeczy do zrobienia – na której zapisuję przypomnienia, aby przyjrzeć się innym, rozpraszającym rzeczom – pomaga to zapewnić, że te 52 minuty pracy nie zostaną poważnie przerwane.
Co jest również fajne w Google, to jego funkcja „Cele”, która pozwala zaplanować długoterminowe rzeczy – takie jak nauka nowego języka, na przykład – i dyktować, ile czasu chcesz na nie poświęcić każdego dnia, miesiąca lub roku. Ponadto, Goals zapewnia Ci odpowiedzialność. Jeśli w czasie pierwotnie przeznaczonym na pracę nad pozycją długoterminową zostanie zaplanowane inne zobowiązanie, Google automatycznie przełoży je za Ciebie. Więc nie ma wymówek – czas nauczyć się japońskiego! Lub, wiesz, cokolwiek to jest, że chcesz podjąć.
Wirtualny osobisty asystent
W zeszłym tygodniu widział uruchomienie Google Allo, „inteligentnej aplikacji do przesyłania wiadomości”, który również wyposażony w Asystenta Google – wirtualny konsjerż, jeśli chcesz. To jest uprzedzający do podobno 4 października uruchomienie Google Home, który źródła mówią, że jest prawdopodobne, aby korzystać z podobnej technologii.
Dlaczego więc to ma znaczenie? Cóż, Google Home to kolejny dodatek do rosnącej listy samodzielnych wirtualnych asystentów, które nie wymagają korzystania z urządzenia mobilnego. A wśród ich wielu możliwości, te w domu wirtualnych asystentów powinny być w stanie pomóc ustawić reminders.
Google Home będzie grać w tych samych ligach jako Amazon Echo, który używa własnej technologii wyszukiwania głosowego, Alexa, aby pomóc z tych wniosków i zapytań. Pozwolę Alec Baldwin — który, nawiasem mówiąc, można przyjść zobaczyć na INBOUND 2016 — pomóc wyjaśnić:
Google i Amazon nie są sami w tej technologii — nie zapominajmy Siri, jeden z oryginalnych platform wyszukiwania głosowego, który został zaprogramowany do tworzenia list rzeczy do zrobienia i ustawić przypomnienia.
Cyfrowi asystenci osobiści mają tendencję do robienia innych rzeczy niż inne typy, o których mówiliśmy do tej pory. Przynajmniej dla mnie Siri jest świetnym narzędziem do tworzenia lub dodawania rzeczy do listy rzeczy do zrobienia, gdy jestem w ruchu lub nie mam czasu, aby przejść przez proces dodawania nowego wydarzenia do mojego kalendarza.
Przewidujemy, że ta metoda wirtualnej listy rzeczy do zrobienia może nadal zyskiwać na popularności — w końcu spójrz na to, jak wiele wielkich nazwisk wchodzi w tę przestrzeń.
Lista „I Did”
Mój kolega, Mike Renahan, podobno wie coś lub dwa o produktywności — możesz sprawdzić niektóre z jego artykułów tutaj. Naturalnie, zapytałem go, jak organizuje swoją listę rzeczy do zrobienia.
Jego odpowiedź? Nie robi tego, naprawdę. Zamiast tego używa czegoś, co nazywa listą „Zrobiłem”.
„Zapisujesz wszystkie cele, które osiągnąłeś w danym dniu”, wyjaśnia, „i to one dyktują ci, jakie cele postawisz sobie jutro.”
Oto przykład tego, jak to wygląda w jego przypadku:
Jak widać, Renahan trzyma tę bieżącą listę w notatce w swoim telefonie, dzięki czemu może ją aktualizować zawsze i wszędzie. „Aktualizuję tę listę każdego dnia, gdy jestem w pociągu” – powiedział mi. „Pomaga mi to zastanowić się, jak bardzo produktywny byłem danego dnia. I stąd mogę zacząć planować realistyczne cele na następny dzień.”
Podejście Renahana rozwiązuje problem nacisku na to, co niepełne, poprzez skupienie się na dobrych rzeczach, które zrobiliśmy danego dnia. Zamiast dodawać coraz więcej rzeczy do istniejącej listy, jego teoria mówi, aby używać dobrych rzeczy do dyktowania tego, co zrobisz jutro.
7. Aplikacje do zarządzania zadaniami
W końcu docieramy do nieuniknionej metody „jest na to aplikacja” organizowania list rzeczy do zrobienia.
Nie popełnij błędu — te aplikacje różnią się od cyfrowych asystentów osobistych. Zamiast dyktować przypomnienia i planować pozycje na oddzielnej platformie, wiele z tych aplikacji pozwala na pełną kontrolę nad zadaniami.
Istnieje mnóstwo aplikacji do zarządzania zadaniami — Wunderlist i wspomniany wcześniej iDoneThis to dwie z bardziej rozpoznawalnych nazw.
Ale wśród moich kolegów, takich jak redaktor działu Hubspot Sales Blog, Leslie Ye, wydaje się, że Todoist jest najbardziej popularny.
Pisała już o tym wcześniej i twierdzi, że możliwość podziału rzeczy na liście rzeczy do zrobienia według ich priorytetu jest główną zaletą. Plus, w przeciwieństwie do wielu innych aplikacji do zarządzania zadaniami, Todoist udało się nadać tym zadaniom charakter gry — im więcej ich wykonasz, tym więcej „punktów karmy” możesz zdobyć.
„A gromadzenie punktów karmy”, wyjaśnia Ye, „to zabawny sposób na nadanie charakteru gry czemuś, co zwykle jest źródłem stresu.”
Czy czujesz się zorganizowany?
W czasie, gdy wydajemy się być bardziej zajęci niż kiedykolwiek — co niekoniecznie jest złą rzeczą, ponieważ powiedziano, że poprawia to nasze poznanie — pozostawanie zorganizowanym może stać się wyzwaniem. Ale to tylko wtedy, gdy nie masz odpowiednich narzędzi, a jak pokazaliśmy, jest ich mnóstwo do znalezienia.
Jak zauważyliśmy wcześniej, nie każda metoda jest idealna dla każdego, a ta, która czyni cię najbardziej produktywnym, może nie wyglądać konwencjonalnie. Metody te można łączyć i stosować w tandemie ze sobą — tak jak ja robię to z odręcznymi listami i kalendarzami online — lub może jest tylko jedna metoda, która działa najlepiej dla Ciebie.