„Nu-ți face griji, vom crea un consiliu consultativ pentru ca tu să poți rămâne implicat”, îi spune un președinte de consiliu nou venit predecesorului său. Gestul deloc neobișnuit este făcut, bineînțeles, cu entuziasm, sinceritate și cele mai bune intenții. Iar declarația este formulată atât ca o întrebare (pentru mine), cât și ca o promisiune (pentru ea). Apoi, altcineva din acest consiliu mă întreabă direct: „Ce părere aveți despre consiliile consultative?”
Bine conștient că jumătate din grup se așteaptă ca eu să susțin conceptul, în timp ce restul speră că voi condamna categoric ideea, răspund cu atenție. „Ele pot fi utile pentru organizațiile non-profit care înțeleg și definesc în mod restrâns rolul consiliului consultativ.”
A noastră este să motivăm de ce
În esență, poate fi complicat – nu neapărat în procesul de creare a consiliului consultativ, ci în a determina dacă să ai unul. Orice grup creează muncă pentru entitatea care îl gestionează și fiecare organizație nonprofit gestionează deja un consiliu de conducere, așa că este important să vă gândiți la „de ce?” atunci când cântăriți dacă doriți să înființați un corp de consilieri.
Ca prim pas, uitați-vă la consiliul dumneavoastră de administrație. După cum sugerează Nonprofit Quarterly, gândiți-vă dacă vă place să orientați voluntarii, să vă asigurați că fac lucrurile corecte în mod corect și să îi înlăturați atunci când este necesar. Multe organizații se străduiesc să construiască și/sau să mențină consilii de administrație de înaltă performanță. De fapt, unele organizații caută să completeze consiliul de administrație prin crearea unui organism consultativ care să funcționeze în moduri în care consiliul nu o face. În astfel de cazuri, este esențial să se îmbunătățească eficacitatea organului de conducere, nu să se încerce să-l ocolească.
Mai bine ca indivizi sau ca grup?
Inclusiv atunci când este clar că o organizație are nevoie de mâini sau de expertiză suplimentară, activitatea de grup ar putea să nu fie justificată. Potrivit Nonprofit Quarterly, scopul principal al unui grup este acela de a reuni oameni pentru a „discuta, explora, argumenta, dezacord, oferi perspective și învăța împreună pentru a produce rezultate și impact semnificativ”. În mod ideal, asta este ceea ce fac consiliile și comitetele eficiente.
Dacă, totuși, scopul este de a finaliza diverse sarcini pentru o organizație, va fi suficient să se apeleze la persoane specifice pentru a le executa. Liderii de echipă ai unei organizații care organizează un maraton de mers pe jos, de exemplu, ar putea supraveghea zeci de voluntari pe parcursul unui ciclu de planificare de un an, fără a fi nevoiți să gestioneze – și să creeze sens pentru – un grup, de asemenea. Procesul de creare a unui grup, mai degrabă decât un cadru de indivizi talentați care servesc fiecare un scop diferit, necesită un alt nivel de planificare și implicare care ar putea să nu fie necesar.
Tipuri de consilii consultative
Există, desigur, motive valide pentru a înființa un consiliu consultativ. Acestea pot extinde capacitatea organizațională, raza de acțiune și impactul în moduri care ar putea să nu fie adecvate sau fezabile pentru membrii consiliului sau ai personalului. Consiliile consultative se încadrează de obicei într-una dintre următoarele categorii, așa cum sunt enumerate de Blue Avocado:
- Strângere de fonduri – Atunci când o organizație dorește să invite donatori potențiali într-un organism oficial, dar își dă seama că aceste părți interesate nu au timpul, interesul sau abilitățile necesare pentru a fi buni membri ai consiliului. Ca parte a unui consiliu consultativ, acești donatori se pot implica într-o gândire la nivel înalt, precum și în oferirea și obținerea de donații financiare.
- Programmatic – Atunci când consiliul unei organizații se concentrează în primul rând pe strângerea de fonduri și nu este conectat la industrie sau la baza constitutivă, un consiliu consultativ poate aduce expertiza și perspectiva necesare.
- Scrisori – Atunci când o organizație dorește să valorifice numele unor prieteni de prestigiu fără a necesita o implicare suplimentară, aceste părți interesate pot acorda sprijin prin intermediul unui „consiliu consultativ” care valorifică bunăvoința lor.
- Sponsorizare fiscală – Înainte ca o organizație să își stabilească propriul statut 501(c)(3), ar putea lucra sub sponsorizarea fiscală a unei alte entități și să aibă un „consiliu consultativ” care funcționează ca un consiliu de administrație, fără aceleași responsabilități juridice care ar veni odată cu constituirea în societate.
Când să procedeze?
În acest din urmă caz, consiliul consultativ funcționează în locul unui consiliu de conducere, dar ar putea evolua ulterior pentru a deveni unul pe măsură ce nevoile organizației se schimbă. În fiecare dintre celelalte cazuri, organismul consultativ este un grup suplimentar, creat cu o intenție specifică. Înainte de a se angaja pe această cale, organizațiile ar trebui să ia în considerare următoarele întrebări oferite de Nonprofit Quarterly:
- Ce încercați să realizați? Care este problema pe care încercați să o rezolvați? Ce oportunitate încercați să exploatați?
- De ce aveți nevoie pentru a vă ajuta să realizați ceea ce încercați să realizați?
- Care este conceptul de grup potențial și care ar fi natura activității acestuia?
- Care este conceptul de individ (indivizi) care îndeplinește (îndeplinesc) sarcini și care ar fi natura acestei activități?
- Care sunt provocările și oportunitățile în conceperea/facilitarea/managementul unui grup și avem capacitatea (aptitudini) și capacitatea (timp, resurse umane etc.) de a servi grupul – și de a face ca acesta să ne servească – bine? Un grup adaugă suficientă valoare pentru a justifica investiția?
Cum să procedați?
După ce ați identificat adevărata valoare adăugată a unui consiliu consultativ pentru organizația dumneavoastră, este înțelept să stabiliți orientări clare pentru acest grup special. Blue Avocado recomandă următorii pași:
- Elaborarea unei descrieri a postului – Fiți clar cu privire la responsabilitățile, activitățile, așteptările și limitele de autoritate ale organismului consultativ. Împărtășiți acest instrument nu numai cu membrii potențiali, ci și cu consiliul dvs. de administrație și cu orice personal care ar putea fi afectat de existența acestuia.
- Distingeți rolurile consiliului de conducere și ale consiliului consultativ – Desenați o organigramă pentru a arăta liniile de autoritate pentru fiecare consiliu consultativ și unde se încadrează acesta în organizație. O organizație ar putea include mai multe organisme consultative, cum ar fi un Comitet consultativ pentru program care să conducă evenimentul de strângere de fonduri și un Consiliu de consilieri care să împărtășească expertiza cu consiliul de administrație și cu directorul general, astfel încât delimitarea responsabilităților este esențială. Denumirea strategică poate fi, de asemenea, un instrument util, deoarece „consiliu” sau „comitet” denotă ceva diferit de „consiliu.”
- Selectați un președinte adecvat – Luați în considerare cine ar trebui să prezideze entitatea, fie că este un lider al comunității sau un membru al consiliului, și de ce. Ce mesaj transmit aceștia și ce talent aduc?
- Nume de strângere de fonduri – Dacă organismul consultativ este convocat pentru a strânge fonduri, luați în considerare un nume care să denumească această responsabilitate, cum ar fi „Prietenul lui X.”
- Compromiteți timpul – Nu înființați grupul dacă nu aveți capacitatea de a-l valorifica. Cei pe care i-ați exploatat vor fi frustrați și dezamăgiți dacă nu le oferiți o experiență semnificativă și oportunitatea de a contribui cu valoare.
- Dispăreți – Dacă grupul nu își atinge obiectivele, luați în considerare posibilitatea de a le cere membrilor să servească drept consilieri individuali, astfel încât să puteți valorifica talentele lor fără a gestiona și un organism colectiv.
Toate cele de mai sus ne conduc înapoi la întrebarea clientului meu despre crearea unui consiliu consultativ pentru a menține angajamentul președintelui consiliului de administrație demisionar. Există numeroase modalități prin care un președinte de consiliu – sau orice membru al consiliului – poate rămâne activ în cadrul unei organizații la încheierea mandatului său. Poate că aderarea la un consiliu sau comitet consultativ se numără printre acestea, cu condiția ca acea entitate să existe deja pentru a servi un scop clar definit, separat de consiliul de administrație.