Cum se facturează o companie: Un ghid pas cu pas pentru întreprinderile mici

Întreprinderile mici care oferă condiții de credit pentru produsele și serviciile lor trebuie să învețe cum să își factureze clienții, indiferent dacă clientul este o persoană fizică sau o companie.

Aceste întreprinderi trimit mai întâi produsele sau efectuează servicii și lasă clientul să plătească mai târziu. Plata este solicitată prin intermediul unui document numit factură.

Învățând cum să facturați corect și eficient, veți reduce birocrația și veți fi plătit mai repede. Acest lucru va îmbunătăți managementul financiar general al micii dvs. afaceri.

Vreți să vă simplificați procesul de facturare? FreshBooks are un software de facturare online ușor de utilizat, care vă face să fiți plătit de 2 ori mai repede.

În acest articol, vom acoperi:

• Select an Invoice Template
• Add Products or Services
• Find the Grand Total
• Includeți detalii importante
• Send the Invoice
• Follow Up

Select an Invoice Template

Asigurați-vă că facturați clientul dvs. imediat ce lucrarea este gata. Forbes a descoperit că facturile care sunt trimise în aceeași zi în care o lucrare este finalizată au de 1,5 ori mai multe șanse de a fi plătite.

Primul pas pentru a vă crea factura este să alegeți un șablon de factură. Există multe șabloane de factură gratuite disponibile pentru Word, Excel, Google Docs, PDF și alte formate comune. FreshBooks are șabloane de factură care pot fi descărcate gratuit, personalizate pentru liber-profesioniști și întreprinderi mici în funcție de industrie.

Descărcați șablonul și deschideți-l în programul pe care îl alegeți.

Adaugați produse sau servicii

Adaugați o rubrică separată pentru fiecare produs sau serviciu pe care îl facturați clientului. Asigurați-vă că includeți o descriere amănunțită, data la care produsul sau serviciul a fost furnizat și cantitățile, dacă este cazul.

Clienții dvs. vor să știe exact pentru ce plătesc. Nu puneți toate articolele la un loc. Împărțiți-le pe fiecare în parte pentru a reduce orice confuzie care ar putea întârzia primirea banilor.

Apoi adăugați onorariul dvs. forfetar sau tariful orar pentru fiecare articol în parte. Pentru un tarif orar, includeți, de asemenea, câte ore ați lucrat pentru fiecare articol și subtotalul.

Căutați totalul general

Căutați subtotalul tuturor articolelor dumneavoastră. Apoi adăugați orice lucru care va afecta totalul general, cum ar fi taxa de vânzare, o reducere sau un sold restant. Adunați totul pentru a găsi totalul general.

Nu percepeți niciodată taxe suplimentare sau taxe de întârziere care nu au fost discutate în prealabil cu clientul, spune Forbes. În cel mai bun caz, clientul dvs. va fi confuz. În cel mai rău caz, nu va avea încredere în dvs. dacă percepeți taxe pentru lucruri cu care nu a fost de acord.

Includeți detalii importante

Personalizați exemplul de factură pentru a include logo-ul dvs., data, data scadentă, numărul facturii, numărul de referință (cum ar fi un PO#), informațiile dvs. de contact, informațiile de contact ale companiei, cum ar fi adresa, condițiile de plată și un mesaj personal, dacă doriți.

Mesajele personale, cum ar fi „vă rugăm să plătiți factura în termen de 15 zile” sau „vă mulțumim pentru afacerea dvs.”, cresc șansele de a fi plătit cu 5 la sută, potrivit Forbes. În plus, a fi politicos va impresiona compania pe care o facturați și vă va îmbunătăți relația.

Este deosebit de important să includeți termeni de plată clari, spune. De obicei, este mai bine să scrieți „Plata este datorată în 30 de zile” în loc de „net 30”, deoarece acest lucru elimină eventualele confuzii.

De asemenea, verificați mai întâi cu compania cum preferă să vă plătească. Companiile pot fi mai stricte cu privire la modul în care plătesc. Dacă doresc să taie un cec, includeți pe factură cum să întocmiți respectivul cec. Dacă preferă să plătească prin card de credit, includeți un link pentru a procesa plata.

Mai jos este un exemplu de factură simplă realizată în FreshBooks:

Sursa: FreshBooks: FreshBooks

De asemenea, verificați de două ori factura dvs. pentru a vedea dacă nu există erori de ortografie, gramaticale sau de formatare. Greșelile neglijente vă fac să păreți neprofesionist. Dacă facturați o companie, aceasta va dezaproba în special aceste tipuri de erori.

Întoarceți factura

Aveți câteva opțiuni pentru a trimite factura. Puteți să o imprimați pe hârtie groasă și să o trimiteți prin poștă, prin fax sau prin e-mail. Software-ul de contabilitate va trimite de obicei factura prin e-mail pentru dvs. și va include opțiuni de plată.

Nu uitați să includeți un mesaj personal prin includerea unei scrisori de facturare, fie ca o scrisoare de însoțire, fie în e-mail. Here’s an example”

Hi <insert client name>,

Please find attached an invoice for <insert project name and details>. Thank you for your business. If you have any questions, please don’t hesitate to contact <insert name> at <insert contact details>.

Best,

<insert your name>

Double check that you’re sending the invoice to the right person. Even if you signed a contract with one person at a company, doesn’t mean they’ll be the one handling payment, says Forbes. A different department may pay the invoice or an outside agency might’ve been contracted to handle payment. Ask your contact first so you don’t waste time.

It’s also important to know the company’s billing cycle. Poate că trimit plata doar în prima zi a fiecărei luni. În acest caz, este o idee bună să trimiteți factura mai aproape de data plății. Cunoașterea ciclului de facturare vă va ajuta, de asemenea, atunci când veți face follow-up în etapa a șasea.

Follow Up

Lovitura dvs. nu se încheie după ce trimiteți factura. Companiile pierd în mod obișnuit facturile, uită de ele sau sunt reticente în a le plăti cu totul și cu totul. Va trebui să le dați curs. Software-ul de facturare vă ajută să trimiteți memento-uri automate pentru a reduce urmărirea.

Oamenii mai întreabă:

• Cum să facturați o companie ca persoană fizică
• Cum să facturați o companie pentru lucrări contractuale

Cum să facturați o companie ca persoană fizică

Iată câteva sfaturi pentru a părea profesionist atunci când facturați o companie ca persoană fizică:

• Includeți un antet profesional. Folosiți numele afacerii dvs. sau numele dvs. complet și includeți toate informațiile dvs. de contact, astfel încât compania să știe exact cum să vă contacteze dacă are întrebări. Introduceți un logo în stânga antetului, dacă aveți unul.
• Folosiți un șablon profesional. Șabloanele de factură gratuite sunt o opțiune, deoarece acestea vă asigură că nu omiteți niciun detaliu important. Un software de facturare vă face să păreți și mai profesionist, deoarece include adesea opțiuni pentru ca firma să plătească online instantaneu.
• Facturați în conformitate cu contractul. Companiile pot dori să semnați un contract înainte de a începe munca. Asigurați-vă că orice facturați a fost deja stabilit în contract, deoarece interlocutorul dvs. nu va privi cu ochi buni surprizele. Acest lucru va întârzia primirea banilor dumneavoastră.
• Știți cui să facturați. Companiile au, de obicei, un departament de facturare sau o agenție externă care se ocupă de plăți. Știți cui să trimiteți factura și pe cine să copiați.
• Trimiteți facturile în funcție de ciclul de facturare al companiei. Multe companii trimit plățile în prima zi a lunii. Întrebați clientul dvs. când plătește, astfel încât să știți când să trimiteți factura și când să urmăriți.
• Urmăriți. Reamintirile bine sincronizate de plată a facturii nu sunt enervante, ele semnalează că sunteți un profesionist care este pe fază.

Cum să facturați o companie pentru lucrări contractuale

Să urmați acești pași pentru a factura o companie pentru lucrări contractuale:

1. Utilizați un model de factură. Includeți un număr de factură și un număr de comandă, dacă există unul. Furnizați termeni de plată, cum ar fi „net 30” (plata este datorată în termen de 30 de zile).
2. Includeți adresele de facturare și de expediere pentru client dacă ați efectuat lucrarea într-o locație diferită de cea în care facturați.
3. Personalizați articolele de linie în funcție de lucrare. Este posibil să aveți nevoie de coloane pentru un număr de ordine de lucru, număr de piesă, cost unitar, detalii despre lucrare, tarif orar, ore lucrate și subtotal. Dacă ați primit un ordin de lucru, detaliile lucrării de pe factură trebuie să se potrivească cu ceea ce este scris pe ordinul de lucru.
4. Includeți tot ceea ce ar putea afecta totalul general, cum ar fi impozitul pe vânzări, depozitele, reducerile și diurnele sau kilometrajul.
5. Detaliați ce metode de plată acceptați și care este politica dvs. privind comisioanele de întârziere.
6. Trimiteți factura și solicitați companiei să confirme cu dvs. când o primește. Faxurile pot lipsi, e-mailurile sunt trecute cu vederea. Dacă nu auziți nimic, urmăriți.

.