21 sätt att kommunicera effektivt – Relavate

Var bestämd men taktfull när det behövs.

Lär dig att använda ord som är bestämda men diplomatiska, även när du korrigerar dina motståndare. Du kan vara sanningsenlig utan att vara taktfull.

Använd frågor på ett bra sätt.

Den som ställer frågorna är ofta den person som styr samtalet. Kontroll är dock inte nödvändigtvis målet. Genom att använda bra frågor kommer man snarare in på kärnan av problemet och hjälper till att engagera människor i dialog- och kommunikationsprocessen. Fråga tills det finns ett klargörande genom att använda frågorna ”vem-vad-hur-var-var-hur” och ibland ”varför”.

Se efter lärorika moment, klargörande eller självupptäckt.

Gör detta genom att stoppa den andra personen vid kritiska punkter och fråga vad han eller hon tänker.

Leta efter ögonblicket av tyst registrering.

Det här är ögonblicket då en person tycks stanna upp och fundera över vad som sägs. Det är ofta den plats där personen/personerna är engagerade, något du har sagt har träffat ett ackord och gett genklang hos henne eller honom.

Använd dock inte tystnaden för att frustrera den andra personen. Om samtalet blir svårare än vad du kan stå ut med för tillfället, förklara då varför du tvekar att prata och avsluta sedan diskussionen.

Ta reda på i förväg vad en arrangerad konferens handlar om.

Om du blir ombedd att träffa någon och du misstänker att det inte bara är för att ha kul eller för att umgås med någon, be då om den andra personen att göra dig den artigheten att i förväg berätta vad syftet med mötet är.

Registrera viktiga frågor.

I vissa sammanhang är detta avgörande, t.ex. när du personligen träffar en motståndare eller antagonist, eller under ett mycket viktigt kommitté- eller teammöte. Winston Churchill var en mycket noggrann användare av denna metod. En av hans maximer var: ”Jag är en stark anhängare av att officiella affärer ska skötas genom det skrivna ordet … Låt det vara klart och tydligt att alla anvisningar som kommer från mig är skriftliga, eller bör omedelbart bekräftas skriftligen, och att jag inte tar ansvar för frågor som rör det nationella försvaret, där det påstås att jag har fattat beslut om de inte har dokumenterats skriftligt”. (Stephen Hayward, Churchill on Leadership; s. 110)

Förmedla regelbundet planer och beslut till dem som behöver veta.

Människor som avbryter gör det av en mängd olika anledningar, varav få tillför värde till eller förbättrar samtalet. Vissa avbryter för att de inte lyssnar. De måste lyssna, annars är din tid och energi bortkastad. Vissa avbryter för att de har liten respekt för dig eller andra i samtalet. När de är sådana är det en fråga om förakt för dig. Det kan knappast bli ett ömsesidigt fördelaktigt utbyte när det finns lite eller ingen respekt. De måste vara respektfulla. En del avbryter för att de är för arroganta för att tro att du har något av intresse eller betydelse att dela med dig. De behöver ett mått av ödmjukhet för att kunna interagera med andra på ett användbart och meningsfullt sätt.

Om den andra personen fortsätter att avbryta, avsluta då samtalet och gå därifrån.

Låt inte olösta frågor gå obesvarade.

Sällan försvinner olösta frågor helt enkelt. Ofta kommer dessa frågor tillbaka för att hemsöka ert förhållande senare. Om ni inte kan lösa några utmaningar under ert samtal ska ni boka en tid för att diskutera det senare. Det är oftast bäst att göra just den frågan till den enda prioriteringen i ert uppföljningssamtal.

Använd omskrivning.

Om en fråga är tillräckligt viktig kan du omskriva det som sagts eller be din lyssnare att omskriva det som du sagt till dig. Detta kan vara ett värdefullt verktyg för att avgöra om det finns en godtagbar överenskommelse mellan parterna. Det kan vara bra att se till att du förstår vad som sägs genom att omformulera vad den andra personen sa och fråga honom eller henne om det verkligen var det som sades eller menades.

Sammanfatta möten.

Vid möten bör du ta dig tid att i slutet av mötet sammanfatta vad som togs upp och vem som tilldelats olika uppgifter.

Hämta hjälp när det är svårt att kommunicera med en annan person.

Om du konsekvent har svårt att kommunicera med en annan person, ta då hjälp av en eller två andra för att förbättra kommunikationen. Ofta kan detta lösa utmaningen mellan regelbundet konfliktfyllda personer. Var medveten om att det inte alltid innebär att det blir en lösning.

Giv en helhetsbild, men överanvänd inte generaliseringar.

Följ abstrakta begrepp med konkreta exempel. Som kommunikationsspecialister rekommenderar: måla en verbal bild och koppla ihop punkterna.

Gör dig av med distraktioner.

Var medveten om att lägga undan saker som kan beröva samtalet den nivå av värde som det förtjänar. Stäng av mobiltelefonen, stäng din surfplatta eller dator, ta bort hörlurarna från huvudet är sätt att göra detta. Not only can you not give mindful attention to the discourse with other things vying for your mind’s attention, these distractions actually demonstrate to others that they are not important enough to have a meaningful conversation.

On the positive side, there are benefits when you put away anything that can intrude upon your discourse with others. Benefits include, but not limited to:

• Being able to converse in a more meaningful way.

• Showing mutual respect, which has a strong probability of elevating your relationship.

• Increasing the chances of actually getting something accomplished.

• You are able to better focus on each other and upon the topic or agenda.

• You can remember the conversation and most likely the salient points at a later time.