Fyra modeller för personalplanering förklarade

Det finns många olika sätt att inrätta ett initiativ för personalplanering i din organisation. Du kan till exempel göra allting internt med egna mallar, dataspårning och analysverktyg. Eller så kan du köpa en programvarulicens, använda en tjänst eller lägga ut det hela på en privat leverantör. Oavsett detta bör du ha en god förståelse för vilka modeller för personalplanering som är de mest använda för att ge ditt program ett uppsving.

Modeller för personalplanering finns också i många olika varianter. Men det finns egentligen fyra viktiga sådana som verkar sträcka sig över hela linjen.

Då dessa är så utbredda och fördelaktiga har vi bestämt oss för att skapa den här enkla guiden som du kan använda dig av när du funderar på personalplaneringsmodeller, för att göra processen så enkel som möjligt.

Först ska vi börja med grunderna.

Vad är arbetskraftsplanering och varför är det viktigt?

Och även om du förmodligen redan har en hyfsad förståelse för vad arbetskraftsplanering är, hjälper det alltid i guider som dessa att lägga en viss grund innan man dyker ner i de djupa frågorna.

Så vad exakt är arbetskraftsplanering?

Arbetstidsplanering är förenklat sett en handling som går ut på att anpassa dina talanger till dina affärsmål. Du måste se till att du har rätt personer som utför rätt jobb för att se till att ditt företag marscherar stadigt mot framgång.

För att göra detta måste du ha en god förståelse för hur din talangpool ser ut, vilka behov du har och hur ditt företag kan komma att förändras i framtiden.

Tyvärr låter det här som en självklarhet – självklart vill du ha rätt talang för att nå dina mål – men processen kan tyckas otroligt svår för dem som aldrig har utfört den tidigare. Faktum är att många organisationer säger att personalplanering är en av deras högsta prioriteringar och också en av deras största bördor eftersom de hela tiden skjuter upp det.

Vad detta innebär för dig är att om du skulle börja med personalplanering redan nu skulle du ha ett försprång gentemot dina konkurrenter (för det mesta). Och med en plan på papper och några lättanvända verktyg som stöd blir processen verkligen ganska enkel.

Modeller för personalplanering kan också underlätta denna process, eftersom de har visat sig hjälpa till i varje steg.

Termen ”modell” kan också vara lite förvirrande. Kort sagt finns det bara sätt att se på dina data. Ingen av dessa är silverkulor som tar bort allt arbete med personalplanering – men de är till hjälp.

Och låt oss nu dyka ner i de fyra vanligaste.

Modeller för personalplanering: Den här modellen handlar om att titta på historiska data för att hjälpa dig att framtidssäkra din organisation. I grund och botten kan du, om du har uppgifter om bibehållande av personal, avgångsfrekvens, utvecklingsprofiler och liknande, använda dem för att ta en titt på din nuvarande personalstyrka och försöka se vad framtiden kommer att föra med sig.

Om du till exempel vet att din organisation har en dålig bibehållande av personal kan du vilja ta hänsyn till nyanställningar i din strategi för personalplanering, eftersom det finns goda chanser att du kommer att behöva göra det.

Den här typen av modell är förstås bara användbar om du faktiskt har historiska uppgifter att utgå ifrån. Om du är en ny organisation eller om du bara uppmärksammar personalplanering för första gången kan det hända att du saknar de uppgifter som behövs för att förstå ditt företags förflutna.

Det är okej! Kom bara ihåg att om du samlar in data nu och försöker gå tillbaka och analysera data från det förflutna kan det på allvar hjälpa dig att måla upp en mer exakt bild av framtiden.

Och, som du kommer att se med många av dessa modeller, kan de verkligen anpassas efter dina behov. Vi kommer inte att gå igenom och förklara i detalj hur man utför varje modell, utan istället ge en översikt på hög nivå av saker som du kan tänka på.

Med det sagt, låt oss gå vidare till nästa:

Modeller för arbetskraftsplanering: Den deterministiska modellen

Denna typ av modell tittar på saker som du vet kommer att hända med största sannolikhet i framtiden. De flesta HR-chefer talar om befordringar inom denna modell, men samma sak kan sägas om pensionering också.

Till exempel: Efter att du har samlat information om din nuvarande personalstyrka kommer du fram till att det finns fyra anställda som kommer att bli befordrade i år baserat på deras prestationer, anställningstid och kompetens. Det är förstås bra, men när de kommer uppåt i karriären måste du ha ersättare för dem och liknande saker.

Reträde, också. Just nu arbetar äldre arbetstagare längre, vilket innebär att 65 års ålder inte har lika stor betydelse när det gäller pensionering som tidigare. Men du kan förmodligen se om du har arbetstagare som vill sluta arbeta på heltid i framtiden, vilket gör att du kan planera din succession på rätt sätt.

Alla dessa saker är deterministiska till sin natur. Du bör vara uppmärksam på dem när du analyserar din arbetskraft för att upptäcka eventuella behov på kort och lång sikt.

Modeller för arbetskraftsplanering: Flödesmodeller

Denna typ av modell försöker bedöma framtiden för din arbetskraft genom att ställa enkla frågor. Till exempel, vad händer om du lanserar en ny produkt?

En enkel fråga, eller hur? Tja, om du tänker på det i termer av din arbetskraft kan du behöva anställa nya talanger, skapa en utvecklingsplan för arbetstagare som redan finns i din organisation eller till och med anlita konsulter. Att göra en till synes enkel förändring kan ha en stor inverkan på ditt antal anställda och din talangpool.

För att hantera detta kan du fundera över dina framtida mål och vilka förändringar som kommer att ske runt hörnet och sedan fråga dig själv vad som skulle hända och vad som skulle behöva förändras om dessa mål var prioriterade just nu.

Det här kan hjälpa dig att bedöma hur mycket förändringar som sker inom din personalstyrka när ett affärsmål ändras. Och som vi sa ovan handlar planering av personalstyrkan om att få talangerna att stämma överens med affärsmålen.

Modeller för planering av personalstyrkan: Optimering

Den sista modellen vi kommer att diskutera är den så kallade optimeringsmodellen och den kan bli riktigt komplex, riktigt snabbt.

Målet med den här modellen är, återigen, att försöka förstå hur du kan uppfylla dina affärsmål med den nivå av talang som du för närvarande har anställd.

Den fungerar genom att titta på vilket framtida mål företaget vill uppnå och sedan dissekerar det målet genom att arbeta bakåt för att se vilka förändringar som behöver göras just nu för att göra det målet möjligt i framtiden.

Det enklaste sättet att förstå den här modellen är att använda ett exempel utanför arbetslivet: att springa ett maraton. Många människor sätter upp ett mål att springa ett maraton varje år, men hur ska de göra det?

Om du skulle använda optimeringsmodellen skulle du luta dig mot statistiken för att förstå vilket tempo du behöver uppnå, hur många kalorier du bör äta när du springer, och saker av det slaget. Sedan kan du göra en plan för att arbeta fram till maratonloppet. Kanske är det att börja med att gå när du lever en stillasittande livsstil. Därifrån joggar du bara en kilometer eller så. Detta fortsätter och man mejslar sig fram till målet tills det är dags för loppet.

Det samma kan sägas om affärsmål. Vad är målet? Hur ska du uppnå det? Den verkliga skillnaden är att modellerna för personalplanering tar till mycket mer statistik och analysverktyg än våra modeller för personlig fitness. Denna modell uppnås sannolikt enklast genom att använda komplexa programvarusystem för arbetskraftsplanering som kan hjälpa till att bryta ner dina data på ett sätt som du aldrig trodde var möjligt.

Modeller för arbetskraftsplanering: När det gäller personalplanering är målet alltid att få dina talanger att stämma överens med dina affärsmål. För att göra det finns det många olika metoder och modeller där ute för att du ska kunna analysera dina data, som du har samlat in under det första steget i arbetskraftsplaneringsprocessen.

En del av dessa modeller är enkla. Till exempel kan du förstå vem som är aktuell för befordran eller hur dina historiska uppgifter om retention kan hjälpa dig att peka ut nyanställningar i framtiden. Andra är svåra (jag tittar på dig, optimering).

När det kommer till kritan bestämmer du själv vilka modeller för personalplanering som kommer att fungera bäst för din organisation. Vi rekommenderar att du provar några för att se vad som fungerar. Som alltid är personalplanering och personalplaneringsmodeller inte lösningar som passar alla. Du måste anpassa dem så att de passar dina affärsbehov på samma sätt som du behöver dina talanger för att hjälpa dig att nå dina affärsmål.