Ett projektförslag är ett dokument som definierar de nödvändiga stegen för att lösa ett visst problem. Det presenterar en logisk utveckling och beskrivning av problemet, din planerade handlingsplan för att lösa problemet och budgetbehovet för samma sak. Förslaget lämnas in till givaren i väntan på medel så att ni kan fortsätta era ansträngningar för att skapa en social påverkan.
Det är en tidskrävande process att utforma ett projekt och kräver att ni uppmärksammar varje steg i projektutvecklingen. Innan vi diskuterar tipsen för att skriva förslaget ska vi först förstå processen för att skriva förslag.
Helheten består främst av två huvudfaser:
1. Projektplanering: Under planeringsfasen måste du besvara flera frågor innan du slutligen kan börja skriva ner förslaget. Några av de frågor som du bör ställa dig själv under planeringsfasen är:
- Vem är de givare som du kommer att ansöka till?
- Kvalificerar din organisation de kriterier för stödberättigande som fastställts av givarorganisationen?
- Vad är det problem som förslaget syftar till att lösa?
- Vem kommer alla att delta i förslagsskrivningen?
De flesta organisationer missar helt och hållet projektplaneringen och misslyckas i slutändan med att skriva ett förslag av god kvalitet.
2. Förslagsskrivning: När du är klar med planeringsfasen börjar det egentliga arbetet med att skriva förslaget. När du skriver förslaget måste du vara uppmärksam på givarens riktlinjer, formateringen, sätta rätt ton i förslaget, utveckla en budget etc.
Det är viktigt att du är uppmärksam på båda stegen för att utveckla ett starkt förslag. För att hjälpa dig att skriva effektiva förslag har guiden delats upp i tre delar.
Del 1 ger viktiga punkter att komma ihåg under planeringsfasen;
Del 2 beskriver viktiga punkter att tänka på när du skriver förslaget;
Del 3 ger några av orsakerna till att förslagen inte får de önskade medlen.
Del 1. Tips att komma ihåg under planeringsfasen
(1) Identifiera det problem som ditt projekt ska lösa: När du skriver förslaget är det viktigt att du identifierar ett problem som du kommer att lösa. Det kan finnas flera problem som finns på din ort, men du kan inte ta itu med alla dessa problem på en gång och därför måste du identifiera ett särskilt problem för ett förslag. Identifiera det mest brådskande problemet på din projektort och bestäm den strategi som du ska anta för att lösa problemet.
(2) Identifiera potentiella finansieringsorgan: Sannolikheten för att ditt förslag ska få medel beror till stor del på om du lämnar in förslaget till rätt givare. Det är viktigt att du identifierar givare vars prioriteringar och finansieringskriterier passar din organisation. Några frågor som kan hjälpa dig att identifiera potentiella finansiärer är:
- Vilka givarorgan finansierar aktivt på din ort?
- Fördelar givarorganet organisationer som din organisation?
- Kvalificerar du dig för att lämna in ett förslag till organet?
- Vad är riktlinjerna för ansökan?
- Har du tillräckligt med tid för att lämna in förslaget?
Det bästa sättet att hitta givare är att göra en sökning på internet för att ta reda på olika uppgifter om dem. Du kan också använda din givardatabas för att identifiera lämpliga givare för att lämna in förslaget. Under just detta steg kommer du med största sannolikhet att identifiera 4-5 givare som ger bidrag för den typ av arbete som du tänker göra.
(3) Vet vad givaren letar efter: Läs riktlinjerna för meddelandet om finansiering mycket noggrant och förstå vad givaren söker. Många organisationer hoppar över detta viktiga steg och tittar på det först när de lämnar in förslaget. Riktlinjerna anger tydligt kriterierna för stödberättigande, formatkrav, tidsfrist, budgetinformation, sidantal, dokument som ska lämnas in osv. Gör lite bakgrundsforskning om givaren för att förstå givaren, de tidigare projekt som har finansierats, antalet projekt som får stöd osv. När du är klar med bakgrundsforskningen kan du börja arbeta med ditt förslag.
(4) Organisera ett bra arbetslag: Överbelasta inte dig själv med hela processen med att skriva ett förslag, utan fördela istället olika delar till ditt team beroende på deras expertis. Beroende på storleken på din icke-statliga organisation kan du organisera ett team med tydligt definierade uppgifter, ansvarsområden och tidsramar. Lagmedlemmarna bör ha god skrivförmåga tillsammans med gedigen teknisk kunskap om det relaterade ämnet.
(5) Läs vinnande förslag: När du utarbetar förslaget ska du se till att du läser några vinnande förslag (dessa finns vanligtvis tillgängliga på nätet). Detta hjälper dig att strukturera ditt förslag och ger dig en inblick i den terminologi, det format och det språk som föredras av givarna.
Del 2. Tips att komma ihåg under förslagsskrivningsfasen
(1) Projekttiteln bör fånga kärnan i projektet: När du bestämmer dig för förslagets titel ska du se till att titeln är tilltalande och ger läsaren en allmän uppfattning om projektet.
(2) Strukturera förslaget på rätt sätt: Oftast kommer finansieringsorganet att förse dig med en förslagsmall/format för inlämning. Om finansieringsorganet inte har tillhandahållit någon mall kan du använda en standardförslagsmall med följande underrubriker:
(3) Ta in innovativa idéer och element i projektet: De flesta bidragsgivare stödjer organisationer som kan förnya sig och komma med innovativa idéer i sitt projektförslag. Försök att införliva lite kreativitet i någon av projektdelarna, vare sig det gäller tillhandahållande av tjänster, kommunikationskanaler eller införande av teknik.
(4) Skriv sammanfattningen på ett tydligt, kortfattat och tilltalande sätt: I sammanfattningen sammanfattas inte bara projektförslaget, utan den avslöjar också viktiga punkter som rör problemet, lösningen, förslagets unika karaktär och anledningen till att din organisation är lämplig för att genomföra ett sådant projekt. För att skapa rätt ton är det viktigt att du kan ta upp förslagets varför, hur och vad i själva sammanfattningen.
(5) Var specifik och träffande: Skriv bara det som verkligen är viktigt och nämna de fakta som stärker din sak. Skriv förslaget för att förmedla nödvändig information till läsaren, så att denne tydligt kan förstå ditt projektförslag. Undvik att skriva historier och irrelevanta saker i förslaget, eftersom granskarna måste gå igenom flera förslag bör ditt mål vara att göra ditt fall tydligt på några få sidor och inte tråka ut/överbelasta dem med onödiga detaljer
(6) Ta med relevanta exempel/fallstudier: Om du inkluderar relevanta exempel i förslaget får givaren en uppfattning om hur din organisation har hanterat liknande situationer tidigare. Försök att nämna lämpliga fallstudier där din organisation har hjälpt människor att övervinna frågor/problem och skapat en positiv inverkan.
(7) När du skriver om din organisation ska du inte skryta om dina prestationer: I avsnittet där du nämner organisationen ska du använda ett språk som inte verkar skryta om dig, utan i stället bevisar för givaren att du är kapabel att hantera och framgångsrikt slutföra projektet. Du kan nämna några prestationer och utmärkelser som din organisation har fått för att ha utfört liknande typ av arbete.
(8) Använd data och fakta för att stödja ditt fall: När du skriver projektets motivering citerar du fakta och siffror som bevis för ditt problem. Dessa fakta kan komma från uppgifter som din organisation har samlat in eller från forskningsartiklar, myndighetsrapporter, nyhetsartiklar osv. Se till att de uppgifter du citerar är aktuella och kommer från en trovärdig källa. Undvik att använda uppgifter om de är inaktuella och om du inte är säker på källan.
(9) Målet ska tydligt ange syftet med ditt förslag: Målet med förslaget ska skrivas på ett tydligt sätt för att ange projektets huvudsyfte, målmottagaren och specifika aspekter av projektet. Undvik att använda opraktiska och vaga uttalanden i målformuleringen.
(10) Behåll endast ett mål för förslaget: Det är tillrådligt att ditt projektförslag endast har ett mål. Att ha flera mål i projektet tyder på att du är förvirrad och osäker på vad du egentligen tänker göra genom projektet.
(11) Skriv S.M.A.R.T-mål: Målen är detaljerade uttalanden som beskriver hur du tänker uppnå målet. Använd S.M.A.R.T.-metoden när du skriver dina mål, vilket innebär att du skriver specifika, mätbara, uppnåeliga, realistiska och tidsbundna uttalanden.
(12) Beskriv tydligt den metod som du kommer att följa för att uppnå de önskade målen/målen: När du skriver projektets tillvägagångssätt/metodik beskriver du tydligt varje steg som du kommer att genomföra. Ange detaljer om den strategi (antal workshops som ska organiseras, utbildningar om XVZ-ämnet som ska ges under en period av tre månader etc.) som du kommer att anta för att anpassa dina projektverksamheter till projektets mål och syften.
(13) Undvik att använda jargong och fackspråk: Använd ett enkelt och lättförståeligt språk i hela förslaget. Läsaren/granskaren av förslaget är inte nödvändigtvis expert på det aktuella området och känner kanske inte till tekniska ord, så använd enkla ord för att förklara ditt problem och din lösning.
(14) Använd diagram, flödesscheman, infografik för att göra förslaget: För att få ditt förslag att sticka ut är det alltid bättre att använda enkla diagram, kartor, grafer etc. i stället för vanlig text. Användning av flödesscheman och diagram hjälper läsaren att förstå sammanhanget på ett bättre sätt och gör också förslaget mer tilltalande
(15) Följ de särskilda riktlinjerna: Du får under inga omständigheter överskrida de gränser som anges i givarens riktlinjer, antalet sidor, teckensnittsstorlek, radavstånd etc. ska vara enligt riktlinjerna. Riktlinjerna finns där av en anledning och du bör följa dem.
(16) Formatera förslaget på rätt sätt: Formatera förslaget så att det ser attraktivt ut. Alla stycken ska vara snyggt uppradade, texten ska vara läsbar med tillräckligt avstånd mellan raderna och hela texten ska ha samma typsnitt (både storlek och typ). Sätt alla nummer på rätt sida.
(17) Få förslaget granskat av dina kollegor och revidera det: Det är alltid en bra idé att få förslaget granskat av dina kollegor/styrelseledamöter osv. Många organisationer får också sina förslag granskade av en kallläsare (en person som inte var inblandad i projektskrivandet). Gå igenom de kommentarer som granskarna ger och ta hänsyn till deras förslag, kritik och korrigera fel och brister som de föreslagit. Granskningen bidrar till att förbättra förslagets kvalitet. Gå igenom förslaget om och om igen för att ta bort onödiga detaljer, grammatiska och sakfel. När du reviderar förslaget ska du se till att det överensstämmer med riktlinjerna, att det tydligt kopplar samman mål och verksamhet och att det är fritt från fel.
(20) Svara på alla frågor/avsnitt som nämns i förslagsmallen: Lämna inga avsnitt/frågor obearbetade. Även om du tycker att frågorna är repetitiva ska du se till att skriva ett lämpligt svar. Ofullständiga formulär diskvalificeras redan vid den första granskningen och godkänns inte för vidare granskning av myndigheten.
(21) Undvik plagiat: Se till att förslaget är korrekt redigerat och att det har kontrollerats för plagiat. Om du har använt ett stycke, uppgifter, fakta eller annan information från någon artikel ska du se till att ange alla dina källor. Du kan parafrasera, citera, citera eller inkludera en referenssida i slutet av förslaget för att undvika plagiat. Många byråer (särskilt de som är inriktade på forskning) använder programvara för att motverka plagiat och så fort ditt förslag visar tecken på plagiat kan förslaget diskvalificeras.
(22) Utforma budgeten med största omsorg: Se till att alla budgetposter uppfyller finansieringsorganets krav. Förbered alltid en berättelse tillsammans med budgeten så att du kan förklara de olika utgifterna. Det är viktigt att projektbudgeten stämmer överens med projektverksamheten och du bör kunna motivera alla kostnader som du nämner.
Del 3. Varför misslyckas förslagen?
Och även om icke-statliga organisationer utarbetar flera förslag varje år är det bara ett fåtal utvalda som får den finansiering som krävs. Detta för oss till en viktig fråga om varför organisationer misslyckas med att skriva bra förslag. Det finns flera anledningar till varför vissa förslag inte kan övertyga givare om att stödja deras sak, några av de vanligaste orsakerna presenteras nedan:
(1) Bristande följsamhet till riktlinjer: De flesta givare har specifika riktlinjer för inlämning av förslag, projekttema, format och tidsfrister. Många icke-statliga organisationer läser inte igenom riktlinjerna och lämnar in sina förslag utan att integrera de nödvändiga instruktionerna. Du måste förstå att dessa riktlinjer finns bara för att givaren vill att du ska följa dem.
(2) Otillräckliga fakta och uppgifter för att stödja ditt förslag: Många icke-statliga organisationer skriver förslagen med så mycket känslor att de helt missar att använda relevanta data. Du kan ha en tilltalande berättelse, men om du inte har några fakta som stödjer din berättelse kommer en givare inte att ägna mycket uppmärksamhet åt den. Kom ihåg att ditt förslag inte är ett manus till en film, utan ett affärsdokument som ligger till grund för att din organisation ska få finansiering.
(3) Vaghet: En annan orsak till att många förslag inte lyckas tilltala givaren är det faktum att alla icke-statliga organisationer skriver förslag utan att beskriva problemet, målgrupperna, målen och verksamheten ordentligt. Detta gör förslaget vagt och anger inte tydligt varför man vill ha stöd från ett visst organ. Ingen givare skulle investera i ett projekt som saknar en riktig vision och har orealistiska mål.
(4) Dålig presentation och fel: Som tidigare påpekats utgör förslaget grunden för din relation med givaren, det är viktigt att du presenterar förslaget på ett professionellt sätt. Ibland är förslagen så dåligt skrivna och presenterade att granskaren missar poängen/avsikten. Ett annat stort problem med förslagen är stavfel och grammatiska fel i förslaget. En givare kommer säkert att ignorera några få fel, men om ditt förslag har många fel kommer det inte att ge ett bra intryck och leda till ett misslyckande.
(5) Förslaget saknar en utvärderings- eller övervakningsplan: Givarna tenderar att finansiera de projekt som har en utvärderingsplan och en övervakningsstruktur. Att ha en utvärderingsplan i förslaget gör din organisation mer ansvarig och ökar dina chanser att få finansiering.
(6) Inlämning efter tidsfristen: Många organisationer lämnar in förslaget efter att tidsfristen har gått ut, detta leder bara till att ditt förslagsbidrag diskvalificeras.
(7) Inte riktat mot givarorganisationens uppdrag: Om organisationen inte har gjort tillräcklig forskning om givarorganisationen är det troligt att förslaget inte stämmer överens med givarens uppdrag och mål.
(8) Ofullständigt förslag/dokument som inte är kompletta: Många organisationer lämnar in förslag som är ofullständiga och som inte svarar på alla frågor/avsnitt i projektmallen. Ibland lämnar organisationerna inte in dokumenten (stödbrev, registreringsdokument, godkännandebrev etc.)
Top 25 tips i korthet
Då förslagsskrivande är en tidskrävande process, börja alltid tidigt så att du hinner redigera, revidera, granska och lämna in det slutgiltiga förslaget. Gå vidare, skriv förslaget och skicka in det i tid.
Om du skickar in förslaget per post ska du se till att alla dokument är namngivna på rätt sätt och att de är samlade i en mapp med dragkedja. Detta ska åtföljas av ett följebrev.
Om givarorganisationen kräver inlämning i pappersform, skicka kopiorna i god tid så att förslaget når kontoret i god tid innan tidsfristen löper ut. Alla dokument ska arkiveras på rätt sätt och lämnas in på den finansierande tjänstemannens kontor.
Om du lämnar in en ansökan online klickar du på inlämningsknappen och skickar in ansökan.
Related:
- How to Develop a Budget for your Project Proposal?
- A Simple Step-by-Step Guide for NGOs on ”How to write Proposals”
- How to Write a Master Proposal Template