Här är ett exempel på en insamlingsplan för din ideella organisation

Din insamlingsplan är viktig för din ideella organisation. De mest framgångsrika ideella utvecklingsprogrammen – de som överträffar sina insamlingsmål år efter år – har skriftliga insamlingsplaner på plats för att vägleda sina ansträngningar.

I den här artikeln kommer jag att gå igenom elementen i en stark plan och sedan ge dig ett exempel på en insamlingsplan som du kan använda som mall för din ideella organisation.

Alla ideella organisationer, oavsett hur stora eller små de är, behöver en skriftlig insamlingsplan på plats för att lyckas. Om du undrar varför insamlingsplaner är så viktiga för din organisation kan du läsa vår artikel How to Write an Effective Fundraising Plan for Your Non-Profit (Hur du skriver en effektiv insamlingsplan för din ideella organisation), som beskriver varför du behöver en insamlingsplan och vilken process du kan använda för att skapa en sådan.

I den här artikeln kommer vi att fokusera på själva planen: vi berättar exakt vad du ska inkludera i dina insamlingsplaner och ger dig ett exempel på en insamlingsplan som du kan ladda ner och använda för att vägleda ditt arbete.

De 10 komponenterna i en framgångsrik insamlingsplan

Varje organisation, konsult och insamlingsorganisation har en annan formel och struktur för att skriva insamlingsplaner. Jag baserar mina planer på 10 nyckelavsnitt, som beskrivs närmare nedan. Du kommer att se var och en av dessa komponenter i exemplet på en insamlingsplan som du kan ladda ner i slutet av den här artikeln.

Strukturen på din insamlingsplan kan skilja sig från den struktur jag använder… och det är okej. Det viktiga är att du sätter dig ner och skriver planen och sedan fortsätter att förfina den allteftersom du omsätter den i handling. Här är de 10 komponenter som jag använder i mina planer:

#1: Omslagssidan

Detta kanske inte verkar vara en otroligt viktig komponent i din plan, men det finns en viktig sak att nämna om planens omslagssida: ange alltid både ett planår och ett revisionsdatum på omslagets framsida. Om detta till exempel är din plan för insamling av medel för 2020, säg det. På samma sätt, om du senast reviderade planen den 1 maj 2019, skriv det också på omslaget.

Detta är viktigt eftersom du med tiden, om du skriver och ständigt uppdaterar din insamlingsplan, kommer att få flera olika års planer på varje hårddisk hos varje medlem av din insamlingspersonal, samt flera olika versioner av var och en av dessa planer. Du vill alltid se till att du redigerar eller läser den senaste planen. Du skulle bli förvånad över hur många gånger detta har snubblat på organisationer, särskilt stora organisationer med stora insamlingsteam.

#2: Bakgrundsinformation

Nästan, inkludera en bakgrund som kortfattat förklarar vad som för närvarande pågår på din ideella organisation som kommer att påverka planen. Detta kan vara en kort (en halv eller en sida) sammanfattning av de senaste åren och det innevarande året som kommer att ge alla som läser planen en uppdatering av allt de behöver veta för att tolka planen på rätt sätt.

Oroa dig inte för att klistra in varenda liten sak här. Du behöver inte berätta om alla personalförändringar under det senaste året eller hur bra varje evenemang gick. Berätta bara de relevanta stora fakta som kommer att påverka din insamlingsplan för det kommande året.

Till exempel, om du senast beslutade att sluta hålla ditt stora årliga evenemang för att det blev för dyrt, lägg det i bakgrunden. På samma sätt, om ni nyligen utökade er styrelse så att den skulle bli mer inriktad på insamling, skriv det där också.

#3: Mål och målsättningar

Detta är avsnittet där du anger vad din organisation hoppas uppnå i insamlingen av medel under den tidsperiod som planen omfattar. Inkludera siffror – ange dina mål för insamlingen av medel för det här året och för de kommande åren. Hur mycket behöver ni samla in? Finns det belopp som måste samlas in varje månad bara för att hålla dörrarna öppna? Finns det beredskapsmål där du kommer att kunna utföra ytterligare arbete om ytterligare pengar kommer in?

Inkludera även dina insamlingsrelaterade mål i detta avsnitt. Vill du till exempel hitta tre nya medlemmar till din utvecklingskommitté? Vill du öka din insamlingslista via e-post med 10 % i år? Oavsett vilka mål du har för det kommande året ska du beskriva dem i det här avsnittet så detaljerat som möjligt. Använd exemplet på insamlingsplan i slutet av den här artikeln för att se några exempel på de typer av mål och målsättningar som du kan inkludera i din egen plan.

#4: Antaganden

Det här avsnittet listar de antaganden du gör när du formulerar planen. Alla ideella organisationer gör antaganden när de planerar sin insamling av medel för det kommande året. Lista dem här, så att alla är på samma sida. Några exempel på möjliga antaganden är följande:

• Antag att organisationen kommer att kunna anställa en ny ansvarig för större gåvor i år
• Antag att den lokala Rotaryklubben kommer att fortsätta att hålla sin årliga middagsdans till förmån för er
• Antag att ni kommer att fortsätta att få ett större statligt bidrag i år

Listar upp alla era antaganden på förhand, och var medveten om att om något av antagandena inte stämmer kan du behöva skriva om en del av planen för att kartlägga en strategi för att hantera denna händelse.

#5: Infrastruktur för insamling av medel

Den andra halvan av planen är där det verkligen börjar bli roligt. Det är här du listar upp vad du faktiskt kommer att göra i år för att uppnå dina mål. Det är här du börjar bygga upp din strategi för insamling av medel. Allt börjar med din infrastruktur för insamling.

När du förbereder det här avsnittet vill du fråga ditt team: vilken infrastruktur har vi för närvarande för insamling, och vilken infrastruktur räknar vi med att behöva under det kommande året eller de kommande åren?

Infrastrukturen innefattar saker som ytterligare personal, din givardatabas, ditt marknadsföringsmaterial, dina stödansökningar, din webbplats osv. – Allt du använder för att samla in pengar. Vad kommer att behöva uppgraderas eller ersättas i år? Vad vill ni lägga till för att göra ert team effektivare på insamlingsområdet?

Lista upp allt, med tidsfrister och ansvar för genomförandet, samt kostnaden för varje punkt. Exemplet på en insamlingsplan nedan ger dig några idéer om vilka typer av infrastrukturposter du kan inkludera i det här avsnittet.

#6: Plan för prospektering av givare

Det här avsnittet svarar på den viktiga frågan: ”Var kommer vi att hitta nya prospekt för vår ideella organisation?”. Insamlingsprocessen börjar med prospekten. Utsikterna är den grundläggande utgångspunkten för insamlingstrappan. Utan potentiella kunder har du ingen att odla, och utan människor att odla har du ingen att be om en gåva. Nya utsikter är helt enkelt livsnerven i ditt insamlingsarbete.

#7: Donatorkommunikation och odling

Detta avsnitt svarar på frågorna ”Hur planerar vi att odla våra givare?”. ”Hur kommer våra odlingsvägar att se ut?” och ”Vilka är våra kalendrar för kommunikation med givare och prospekt?”

Kultivering är allt som din ideella organisation gör från det att du identifierar en person, ett företag eller en stiftelse som ett bra prospekt för din organisation till dess att du ber den personen eller enheten om en tjänst. Kultivering är det som händer däremellan… det är all kommunikation och interaktion som sker mellan din ideella organisation och dina potentiella kunder.

Detta avsnitt om kultivering omfattar även förvaltning… svar på frågor som ”Hur behandlar vi våra givare när de väl har gjort en donation?”. ”Hur tackar och erkänner vi våra givare?” och ”Hur behåller vi våra givare, uppgraderar våra givare och får dem att öppna sina nätverk för oss?”

Det finns många bra sätt att kommunicera med och kultivera dina givare. Några av de vanligaste strategierna som används av ideella organisationer för att odla givare är nyhetsbrev via e-post och snigelpost, din webbplats, sociala medier, årsrapporter, evenemang utan krav, möjligheter till volontärarbete, givarsamtal och personliga givarmöten. Ta en titt på exemplet på en insamlingsplan för att få fler idéer om hur du kan strukturera det här avsnittet.

#8: Insamlingstaktik

Avsnittet om insamlingstaktik beskriver den taktik som du kommer att använda för att faktiskt ställa frågor och samla in pengar. Varje taktik bör få ett eget avsnitt med åtgärder, tidsfrister och ansvariga personer. Vanliga taktiker är bland annat följande:

• Individuell insamling av medel från enskilda givare
• Direktreklam
• Finansieringsevenemang
• Onlineinsamling
• Bidrag och statligt stöd
• Program för årliga donationer
• Planerad insamling. Giving
• Dotterfonder
• Kapitalkampanjer
• Affinity Groups and Fundraising Networks

Detaljera exakt vad du kommer att göra för att nå dina insamlingsmål i det här avsnittet, inklusive varje taktik för insamling som du planerar att använda.

#9: Insamlingsbehov och mål

I slutet av mina insamlingsplaner inkluderar jag alltid två punkter som sammanfattar planen och det arbete vi ska utföra. Den första är sammanfattningen av insamlingsbehov och mål. Detta är en sifferstyrd sammanfattning av vad din organisation behöver samla in (din programbudget) och hur du ska samla in det (dina övergripande insamlingsmål samt specifika monetära mål för varje taktik du kommer att använda). För att se hur detta ser ut i praktiken, ta en titt på exemplet på en insamlingsplan nedan.

#10: Tidsplan för åtgärder

Jag gillar att inkludera en lista över åtgärder i varje avsnitt av planen som listar vad som måste göras inom vilken tidsfrist för att planen ska lyckas. Sedan, som den tionde och sista komponenten i insamlingsplanen, inkluderar jag en konsoliderad med varje åtgärdssteg listat kronologiskt.

Detta gör det möjligt för alla som läser planen att få en bra bild av all verksamhet som pågår för närvarande, se vilka tidsfrister och mål som finns, och veta vem som är ansvarig för var och en av dem. Denna tidslinje för handlingssteg är svår att förklara, så ta en titt på det sista avsnittet i exemplet på insamlingsplan nedan. Många organisationer som jag arbetar med använder dessa tidslinjer för att vägleda sina veckovisa eller månatliga möten med personalen för insamling av medel.

Håll dig i minnet att din plan för insamling av medel kommer att förändras. Det är viktigt att skriva ner din plan, men det är också viktigt att vara villig att ändra kurs när händelserna kräver det. Se över din plan ofta och gör ändringar vid behov.

Provet på insamlingsplan

Inför din e-postadress nedan för att få ditt exempel på insamlingsplan. Den kommer att skickas till dig via e-post omedelbart efter att du har klickat på knappen. Den här planen gäller en fiktiv ideell organisation som heter Kilkenny Children’s Home. Använd gärna denna plan som en mall för din egen insamlingsplan för din ideella organisation:

När du får exemplet på insamlingsplan registreras du också för vårt kostnadsfria veckovisa nyhetsbrev per e-post, The Fundraising Blueprint Newsletter.

Observera att även om den här planen är lång (30 sidor) kan din plan vara längre, eller betydligt kortare, beroende på dina behov. Kom bara ihåg att din plan bör innehålla fasta tidsfrister för var och en av dina taktiker, och att du bör notera vem som är ansvarig för varje steg när det är möjligt. Om du har några frågor om denna insamlingsplan, eller om du vill ha hjälp med att skriva en plan för din ideella organisation, kan du klicka här för att kontakta mig.

Photo Credit: ReynerMedia