Det är den typ av mardröm som kan få en person att vakna upp i kallsvett: du får ett brev där det står att skatteverket kommer att granska ditt företag, och du har inte hållit någon form av organiserad bokföring. Du saknar alla typer av dokumentation och kvitton för företagskostnader.
Om du står inför detta värsta tänkbara scenario är du förmodligen lite stressad. Vi är här för att hjälpa dig och för att berätta att du kan ta dig igenom detta – du behöver inte fly till Mexiko eller köpa en falsk mustasch och falska glasögon. I den här artikeln går vi igenom din situation och förklarar hur du kan sätta dig själv i bästa möjliga position för att överleva din revision.
Försök inte att gömma dig från en revision!
Vad du inte vill göra efter att ha fått meddelande om en revision är att ignorera problemet. Om Internal Revenue Service har valt ut dig för en revision finns det ingen utväg, så du måste börja vidta proaktiva åtgärder för att förbereda dig. (Du kommer att få ett brev från skattemyndigheten som underrättar dig om en revision. Brev är det enda sättet för IRS att meddela skattebetalare att de blir granskade – IRS agenter kommer aldrig att ringa dig eller dyka upp hemma hos dig.)
Under en granskning kan IRS granska inkomstskattedeklarationer som du har lämnat in under de senaste tre åren. Men om myndigheten identifierar ett betydande fel kan de gå ännu längre tillbaka och titta på ytterligare skattedeklarationer – upp till sex år.
Och även om du inte kan ta dig ur en revision kan du kanske köpa dig mer tid för att organisera dig. Skatteombudet bör acceptera en begäran om uppskov av vissa giltiga skäl, t.ex:
- Du behöver mer tid för att samla in dina handlingar
- Du behöver mer tid för att skaffa dig ett juridiskt ombud
- Din revisor eller skatteexpert kan inte hålla datumet för den aktuella revisionen
- Du har ett viktigt åtagande vid tidpunkten för revisionen, och du kan inte boka ett nytt datum
- Du har ett medicinskt problem som gör det opraktiskt för dig att delta i revisionen
Inkompletta ekonomiska uppgifter för en IRS-revision? Du är inte ensam
För det första ska du veta att du är långt ifrån den första personen som har gått in i en revision med ekonomiska register som är mindre än felfria. I en perfekt värld skulle vi alla hålla en oklanderligt organiserad bokföring som är redo på ett ögonblick. I verkligheten är det många småföretagare som ligger efter med bokföringen eller som aldrig organiserar sig överhuvudtaget.
Faktiskt är saknade eller ofullständiga register ett så vanligt problem vid revisioner att Förenta staternas skattedomstol har fastställt en regel i skattelagstiftningen som gör det möjligt för skattebetalare att återskapa utgifter när det inte finns några direkta registeruppgifter. Denna regel kallas Cohan-regeln eftersom den har sitt ursprung i ett fall från 1930-talets skattedomstol, Cohan v. Commissioner.
Cohan-regeln säger att i avsaknad av kvitton eller andra konkreta bevis för företagskostnader kan en skattebetalare skapa en uppskattning av dessa utgifter och sedan använda dessa uppskattningar för att begära skatteavdrag och skattelättnader. Om du försöker uppskatta värdet av en borrmaskin som du köpte för ditt soloentreprenadföretag kan du alltså använda marknadsvärdet för den borrmodellen för att fastställa värdet av utgiften.
Cohan-regeln kan ge dig en utväg om du verkligen inte har något annat sätt att bevisa en företagskostnad, men det är mer ett sista alternativ. Vissa skattebetalare som har gått till domstol med IRS och försökt förlita sig på Cohan-regeln har förlorat. Regeln gäller inte heller för resekostnader, representationskostnader, gåvor och vissa andra typer av egendom som förtecknas i avsnitt 274(d) i den amerikanska skattelagstiftningen.
RELATERAT: Guide för överlevnad vid revision: Hur man hanterar en företagsskatterevision 2020
Samla in så mycket bevis som möjligt
Även om du inte har några kvitton till hands kan du med lite arbete hitta en hel del användbar dokumentation för dina företagsutgifter. Här är några möjliga metoder som du kan använda för att rekonstruera din bokföring:
- Kontakta säljare och leverantörer för att få kopior av kvitton eller fakturor. Tack vare digitala, molnanslutna kassa- och faktureringssystem är det lätt för många företag att lagra detaljerade register över inköp i många år. Du kanske blir förvånad över hur många kvitton du kan samla in genom att ta kontakt med företag där du gjort inköp. Detsamma gäller även för bidrag till välgörenhet.
- Granska dina kontoutdrag och kreditkortsutdrag. En radpost på ett kontoutdrag är kanske inte lika bra som ett detaljerat kvitto eller en faktura, men det är mycket bättre än ingenting när du vill bevisa att en utgift var verklig och legitim. Avbokade checkar kan också ersätta kvitton i många fall.
- Kontrollera din kalender eller din tidsbok. Om du åtminstone kan peka ut när och var du gjorde ett inköp för ditt företag är det en början.
- När det gäller kilometer- och resekostnader kan du kontrollera din historik i sociala medier eller dina mobiltelefonnummer. Om du ofta använder sociala medier kan du kanske rekonstruera din resehistorik med hjälp av platsmarkeringarna i dina inlägg i sociala medier. Annars kan det krävas lite mer arbete för att få fram mobiltelefonnummer, men de kan hjälpa dig att räkna ut var du reste och när. När du har rekonstruerat din resehistorik kan du använda ett kartprogram som Google Maps för att räkna ut den exakta körsträckan.
Om det absolut inte finns något sätt att få fram ett kvitto eller annan tillförlitlig dokumentation för en vara som du har köpt för ditt företag, ta då en bild av varan. Skriv ner allt du kommer ihåg om var och när du köpte varan samt ungefär hur mycket du betalade. Om du köpte varan ny, slå upp den i butikens tryckta katalog eller onlinekatalog och ta en bild eller skärmdump för att visa priset. Om du köpte varan begagnad kan du leta upp liknande varor på Craigslist eller eBay för att försöka fastställa varans värde på andrahandsmarknaden.
Hur en skatteproffs kan hjälpa
Att anlita en skatteproffs är vanligtvis ett klokt beslut i alla utom de mest okomplicerade revisionssituationerna. (Och om du saknar kvitton och annan dokumentation kommer din revisionsprocess förmodligen inte att bli enkel). En erfaren skatterepresentant kan skydda dina rättigheter och hjälpa dig att organisera dig. Om ditt skatteombud har hanterat revisioner tidigare bör de veta exakt vad du behöver och hur du ska samla in det, och de har med största sannolikhet representerat människor i liknande situationer som din.
En erfaren yrkesman kan inte bara se till att skydda dig under en revision, utan de kan också ta mycket från dig och göra hela processen mycket enklare och mindre stressig. När du anlitar en skatteadvokat, en inskriven agent eller en annan kvalificerad representant kanske du inte ens behöver prata med revisorn längre. Du kan fokusera på andra saker som kräver din tid medan din skatterepresentant hanterar revisionen och håller dig informerad.
När din skatterevision är avslutad bör din skatterepresentant kunna ge dig råd som hjälper dig att undvika liknande skatteproblem i framtiden. De bör också kunna hjälpa dig med eventuella behov av skatteberedning eller hänvisa dig till en kvalificerad skatteberedare som gör det.
Om du eller någon du känner står inför en företagsrevision är S.H. Block Tax Services här för att hjälpa dig. För befintliga kunder kan vår programvara faktiskt varna skattebetalare innan en revision faktiskt äger rum. Detta gör det möjligt för dig att ändra din inkomst innan skattemyndigheten blir inblandad. Med denna tjänst kan du potentiellt undvika den tid, de pengar och det besvär som en företagsskatterevision innebär.
Om du vill prata med en erfaren skatterepresentant från vårt team kan du ringa (410) 727-6006 eller använda vårt kontaktformulär online.
Innehållet som tillhandahålls här är endast i informationssyfte och ska inte tolkas som juridisk rådgivning i något ämne. Läs vår fullständiga ansvarsfriskrivning här.