Hur du organiserar den perfekta insamlingsgalan

För sociala entreprenörer som vill förändra status quo och lösa världens stora problem kan en insamlingsgala verka ålderdomlig eller till och med stötande. Ändå har ideella organisationer hållit galor i generationer – för att de fungerar.

En gala fungerar förstås inte för alla ändamål eller organisationer. Till att börja med måste ditt sociala företag vara ideellt. Även om det är nödvändigt är 501(c)(3)-status inte tillräckligt för ett framgångsrikt insamlingsevenemang.

För att lära mig vad som gör en framgångsrik gala till en lyckad gala har jag samlat insikter från fem personer som tillsammans framgångsrikt har organiserat evenemang som har samlat in miljontals dollar.

Experterna är Carla Javits, VD för REDF, Fred Reggie, VD för Fred Reggie Associates, Jordan Levy, chef för externa relationer för Ubuntu Pathways, Brett Durbin, VD för Trash Mountain Project och Derek Rapp, VD för JDRF.

Vilka organisationer är bra kandidater?

Om alla organisationer inte är bra kandidater för en gala, vilka är det då och vilka är det inte?

Organisationer måste ha en ”bas av anhängare som sannolikt själva kommer att få energi”, säger Carla Javits, vars REDF-organisation finansierar ideella sociala företag som hjälper människor att övervinna hemlöshet och fängelsevistelse för att återgå till ett produktivt och tillfredsställande arbete. Organisationens galor har samlat in miljontals dollar under en åttaårsperiod.

Hon påpekar att en organisation passar bra om den har en projektledare som kan planera och organisera ett så stort evenemang.

Jordan Levy, vars senaste gala samlade in ”nästan en miljon dollar” till Ubuntu Pathways arbete i Sydafrika, förklarar varför det är så viktigt att en organisation har en befintlig bas av stöd innan den försöker genomföra en gala. ”Det är omkostnader inblandade, och det tar massor av personaltid att planera och genomföra. En del av intäkterna måste vara förutsägbara. Om du inte har ett etablerat nätverk kan en gala vara ett riskabelt förslag.”

Fred Reggie, vars företag hjälper till att organisera galor och andra insamlingsevenemang för ideella organisationer, påpekar att orsaken är avgörande. ”Organisationer som hjälper barn (särskilt de som drabbats av förödande sjukdomar), konst, hospice och hälsovård är de som skulle kunna utnyttja en välbärgad befolkningsgrupp som skulle känna sig bekväm i en galamiljö.” Han tillägger att galor till stöd för djur också är framgångsrika. Det är inte förvånande att det fungerar bra att ha ett hjälpevenemang som drivs av kändisar, säger han.

Brett Durbin, vars galor med låg budget har samlat in upp till 300 000 dollar med i genomsnitt bara 25 000 dollar i utgifter, säger att nästan vilken ideell organisation som helst kan få det att fungera ”om det finns en efterfrågan på ett sådant evenemang”.

Derek Rapp, vars nationella organisation som kämpar mot typ 1-diabetes har avdelningar runt om i landet som anordnar galor. Nyckeln, säger han, är att ha frivilliga som stöder personalen i planeringen av evenemangen.

Organisering av organiseringen

Våra experter föreslår att planeringen börjar i god tid, kanske så mycket som 18 månader för ett stort evenemang för första gången. Levy påpekar att planeringen av nästa evenemang börjar med en grundlig analys av det senaste.

En nyckel, påpekar Javits, är att utse en person som är ytterst ansvarig för evenemanget – någon ”med goda projektledarkunskaper”.

Från början är det viktigt att organisera en planeringskommitté med personal och frivilliga – inklusive styrelsemedlemmar – som kommer att delta i planering och beslutsfattande. Ha aldrig ett kommittémöte utan beslutsfattare; någon måste kunna godkänna eller förkasta varje utgiftspost, budskapspost eller underhållningsbeslut. Om kommittén träffas varje månad och det dyker upp en fråga som inte kan besvaras kan en månads arbete gå förlorat.

Innan mycket arbete kan påbörjas bör kommittén bestämma sig för ett tema, finansiella mål och uppdragstagare. Medlemmarna i kommittén bör väljas ömsesidigt – det vill säga personalen bör vara nöjd med valet av person och personen bör vara nöjd med uppdraget – för att leda underkommittéer för de viktigaste funktionerna:

• Finans och budget
• Sammanträdesplats, mat och dryck
• Sponsring
• Talare och underhållning
• Biljettförsäljning och registrering vid evenemanget
• Dragning eller lotteri
• Tyst auktion
• Live auktion
• Andra donationer och uppföljning

Om ni väljer att inte göra en dragning, tyst auktion eller liveauktion, behöver du uppenbarligen inte dessa kommittéer, men du går miste om de potentiella intäkter som kommer från dem.

Bemärk att med nio underkommittéer bör antalet personer som deltar i planeringen av evenemanget snabbt stiga till tiotals. Några få personer kan vara villiga att delta i två kommittéer, men du vill vanligtvis att de frivilliga ska fokusera på smala men strategiska frågor för att hålla dem engagerade men inte överväldigade.

På det första mötet ska du schemalägga alla möten som den fullständiga kommittén kommer att hålla fram till evenemanget. Du kanske vill ha mindre frekventa möten i början och mer frekventa, kanske varje vecka, under den sista månaden av förberedelser.

Temat som kommittén väljer bör ligga nära organisationens uppdrag och syfte – du planerar en insamling, inte en studentbal. När det väl har valts bör allt annat, från lokal, mat och dryck till inredning och underhållning, vara i harmoni med temat. Som Javits säger: ”Temat är avgörande. Använd maximal kreativitet för att knyta det till dina program: måltiderna, underhållningen, inredningen och till och med platsen bör vara i linje med temat som i sin tur belyser ditt program.”

Reggie säger att oavsett vad temat gör så måste det vara ”roligt!”

”Tänk inte för mycket på det.” Ubuntus Levy ger denna varning: ”Dina gäster är människor som har fullt upptagna liv och det här är deras kväll. Försök inte att lägga in för mycket innehåll. Håll kvällen kort. Tänk på vilken typ av kväll du själv skulle uppskatta. Människor vill bli engagerade, underhållna och ha roligt. Håll maten enkel, gör det lätt att få en drink och ge ditt bästa budskap.”

Finans och budget

Kostnaden för att genomföra en gala – och de intäkter den genererar – kommer att vara annorlunda i Dayton eller Little Rock än på Manhattan eller i San Francisco. Vissa ekonomiska mått kommer dock att vara konsekventa för de flesta evenemang.

Javits och Reggie föreslår båda att en gala bör generera en vinstmarginal på cirka 60 procent. Med andra ord, om de totala intäkterna från alla källor, inklusive donationer från galan, uppgår till 100 000 dollar, kan man förvänta sig att man har spenderat 40 000 dollar eller mindre på alla utgifter, från mat och dryck till namnbrickor och dekorationer.

Detta belyser ett av argumenten mot att hålla galor överhuvudtaget. Går för mycket av pengarna till lokalen och cateringfirman? Javits föreslår att man bara ska ha en gala om man inte har något annat, ”mindre kostsamt” sätt att aktivera givare.

Om man antar att man går vidare, bör man noggrant budgetera sina intäktskällor. Reggie föreslår följande intäktsfördelning:

• Sponsring: 10%
• Biljettförsäljning: 40%
• Dragning/tävling: 10%
• Tyst auktion: 20%
• Livauktion: 20%

Med denna fördelning täcks alla kostnader för hela evenemanget av biljettförsäljningen. Andra har föreslagit att kostnaderna ska täckas av sponsring och biljettförsäljning. I vilket fall som helst vill du att dragningen och auktionerna ska generera pengar till ditt uppdrag, inte till din kyckling.

Vi kommer att diskutera dragningen mer ingående nedan, men det är viktigt att notera att de intäkter du kan generera från ett lotteri eller en dragning kommer att variera avsevärt beroende på vad som är lagligt i din stat. Om välgörenhetsspel är tillåtet och är kulturellt accepterat kan du få in mycket mer än 10 % av dina intäkter på detta sätt. Å andra sidan kan det i stater som praktiskt taget förbjuder allt spelande – även för välgörenhet – vara svårt att generera 5 % av kvällens intäkter samtidigt som du följer regler som kräver att du ger gratis inträdesbiljetter till alla som frågar. Vissa stater förbjuder lotterier helt och hållet.

För tidigt i förberedelsefasen bör finans- och budgetkommittén utarbeta en detaljerad budget för evenemanget och se till att ingen utgift förbises.

Lokal, mat och dryck

Den största utgiften och en av de mest strategiska aspekterna av en gala är lokalen. Vanligtvis kommer lokalen att kräva att du använder deras kök – och kanske baren. Ta inte detta beslut lättvindigt.

Reggie föreslår: ”Någon från organisationen som är erfaren och har en stark förhandlingsförmåga bör vara delaktig i slutförandet av arrangemangen med lokalen. Det finns alltid utrymme för förhandlingar – ingenting är någonsin bestämt i sten. Ha också två eller tre alternativ när det är möjligt.”

Durbin noterar att hotellet som står värd för hans evenemang har gått med på att göra det till självkostnadspris!

Levy argumenterar för att välja en plats som redan är elegant. ”Ju mindre du behöver ”förvandla” lokalen, desto lägre blir dina omkostnader.”

Javits säger att valet av plats bör styras av närhet och bekvämlighet för de ”mest värdefulla deltagarna”. Detta inkluderar tillräcklig parkering. Hon tillägger att den också bör vara tillgänglig för personer med funktionshinder.

Det är också viktigt att lokalen har rätt storlek för evenemanget, inklusive en scen för programmet och bord för alla deltagare, tillsammans med displayer med anknytning till uppdraget, auktions- och lotterivaror. Att ha evenemanget i ett för stort utrymme kan få ett lyckat evenemang att kännas som ett misslyckande för att ni inte fyllde rummet.

Rapp föreslår att man använder sig av traditionella arenor. ”Även om vi ibland använder oss av icke-traditionella lokaler, hålls majoriteten av våra evenemang på antingen ett hotell eller ett kongresscenter.”

Reggie förklarar varför det kan vara så. Du behöver en ”erfaren, kompetent personal, inklusive en chef på plats, för att se till att allt som platsen lovar levereras utan problem”. Han påpekar också att du vill ha tillgång till platsen i förväg för att sätta upp den.

För det sista är det viktigt att ha rätt audiovisuell utrustning. Detta kan kräva att man ingår avtal med en leverantör som är godkänd av platsen. Planera – och budgetera – för a/v i förväg.

Trash Mountain Project är en kristen verksamhet. Durbin säger att de aldrig har haft vuxendrycker på något av sina evenemang. De flesta galor inkluderar dock en cocktailmottagning och vin till middagen. Hotellen sköter vanligtvis detta åt dig.

Reggie påpekar att sprit kan utgöra en möjlighet att hitta rabatter eller sponsring.

Med avseende på förrätt och middag påminner Javits om att ha vegetariska/veganska/glutenfria måltidsalternativ tillgängliga för dem som vill ha det.

Javits säger också: ”Vi började servera ’familjeliknande’ rätter som folk behöver skicka runt bordet i stället för att lägga upp måltiden i förväg. Folk gillade det. Det tillförde en känsla av skoj och interaktivitet.” Hon föreslår också att man ska dela ut aptitretare tidigt när folk anländer, men att de inte ska vara för tunga.

Reggie betonar kreativitet.” Maten kan förstås vara allt från en Texasgrill till en rad delikatesser som tillhandahålls av en kader av lokala välkända kockar och som serveras i bufféstil till en flergångsmiddag med flera rätter på tallrikar.”

”Om biljetterna kostar över 100 dollar ska du inte förvänta dig att alla ska bli glada över en varm sallad, kall soppa, gummikyckling med gröna bönor och potatis och en bit morotskaka som redan står på bordet”, tillägger Reggie.

Levy, som du säkert minns samlade in nästan en miljon dollar vid sin senaste gala, varnar för: ”Håll det enkelt!”. Han påpekar att maten måste serveras snabbt, medan den fortfarande är varm, till hundratals personer. ”Kom ihåg, säger Levy, att ”de är inte där för matens skull, men de bör njuta av den”.

JDRF-galan har ett unikt inslag: ”en förteckning över kolhydrater eftersom kolhydrater är så viktiga i behandlingen av T1D”.

Säkerställ att maten, dryckerna eller platsen inte står i konflikt med ditt uppdrag. Leta efter möjligheter att knyta maten till temat.

Sponsring

Att hitta sponsorer är ett viktigt steg. Ju fler kostnader som kan finansieras av sponsorer, desto färre kostnader behöver finansieras av dina givare – du vill att deras pengar ska gå direkt till effekt.

Din styrelse bör vara en bra källa till kontakter för sponsring, enligt Javits.

Reggie delar in sin sponsringsplanering i fyra kategorier. Leta efter sponsorer på alla dessa ställen:

1. Förra sponsorer: Om du inte har haft en gala tidigare, titta på dem som har sponsrat liknande evenemang.
2. Affinitetssponsorer: Leta efter företag som har anpassat sig till ditt uppdrag.
3. Aktiveringssponsorer: Det kan finnas organisationer som är villiga att betala, utöver en förskottsavgift, en extra avgift efter evenemanget för leads eller konverteringar som genererats från evenemanget.
4. Pris-/auktionssponsorer: Många välgörenhetsorganisationer ser till att få alla sina auktions- och lotteriposter donerade. Du kan sedan erkänna dem som donerar dessa föremål på lämpligt sätt när deras föremål auktioneras eller lottas ut.

Han föreslår också funktionella sponsorer, dvs. ”titel, presentation, dekorationer, bord, måltid, barservering, mat, tryckning och parkering.”

Alla som är villiga att göra presentationen kan göra det, men det är bäst att vara förberedd med ”en strukturerad presentation” som klargör fördelarna för sponsorn, säger Reggie. Reggie tillägger att det är bäst om det är de som är ”skickliga på försäljning och förhandlingar” som gör presentationen.

Ubuntus Levy varnar: ”Det tar ofta flera år att bygga upp de rätta relationerna och det nödvändiga nätverket. Det handlar om att ständigt söka efter nya relationer, upprätthålla relationerna med dina supportrar och främja ditt varumärke.”

Brett Durbin, som framgångsrikt har utnyttjat en blygsam budget för att nå framgång på en gala, kan skryta med sina stora framgångar med sponsorer. ”Vi har alltid haft en eller två garanter som täcker hela kostnaden för evenemanget, vilket är mycket viktigt eftersom allt annat som samlas in sedan går till vår organisations arbete.”

Sponsringarna varierar dramatiskt i storlek, från ett företag som donerar en presentkorg för en dragning till organisationer som kan skriva ut sexsiffriga checkar för att sponsra ett evenemang med 1 000 personer från New Yorks maktelit. Börja där du är och arbeta dig uppåt därifrån.

Talare och underhållning

Att sätta upp ett program som är lika roligt och minnesvärt som det är inspirerande är en nyckel till att få rätt personer till evenemanget och till att få dem att öppna sina plånböcker när de väl är där.

JDRF:s Rapp säger: ”Våra galor är en fantastisk fest för en extremt värdig sak. Från början av kvällen tänker vi på gästupplevelsen för alla donatorer. Vi respekterar deras tid, har auktioner fyllda med föremål som tilltalar deras smak, erbjuder ett välplanerat program och underhållning efter evenemanget.”

Talare bör ha en koppling till din sak, påpekar både Rapp och Javits. Faktum är att de som får stöd från ditt program är utmärkta talare. Du bör välja dem som är villiga att acceptera coachning.

Kelebriteter är utmärkta konferencierer, påpekar Javits. Hon föreslår att talare och underhållning doneras.

”Huvudtalare bör vara kunniga om organisationen, dess uppdrag och dess bidrag till samhället”, säger Reggie.

Han varnar också för att om humor övervägs, så bör den endast levereras av en ”erfaren humorist” som är lyhörd för publiken. ”Det finns inget värre än att ha en styrelseledamot eller en supporter som tror att han eller hon är en komiker och vill göra ett försök under evenemanget. Jag kan inte räkna de gånger jag har sett detta explodera och förstöra en annars underbar kväll.”

Levy säger att nyckeln till en bra talare eller underhållare är engagemang. ”Kan de få publiken att engagera sig? Det är det absolut viktigaste. Galor kan vara stela och formella. Publiken måste dras in och pumpas upp. Scennärvaro och kontakt är nyckeln.” Naturligtvis måste budskapet fortfarande överensstämma med organisationens uppdrag.

Durbin undviker professionella talare och underhållare och flyger i stället in personer från de samhällen som Trash Mountain hjälper i utvecklingsländerna för att tala om hur organisationen har påverkat deras liv.

Han säger också: ”Vi försöker göra det engagerande och inte för långt eftersom det roliga går förlorat om det pågår i all oändlighet.”

Ticketförsäljning

Javits förklarar strategin för att inte bara fylla rummet utan också fylla det med rätt personer. Det börjar med att ”noggrant rikta in sig på de inbjudna”. Använd din styrelse och andra supportrar för att hjälpa dig att identifiera och bjuda in personer som är kapabla och troliga att ge. Sedan kopplar du galans tema, plats och program till intressena hos de deltagare som du helst vill ha där.

Reggie håller med. Allt från mat och dryck till inredning och plats måste bidra till evenemangets varumärke.

Han föreslår att man ställer följande frågor för att identifiera rätt personer:

• Vad motiverar dem?
• Vilka andra evenemang stöder de?
• Hur stämmer det överens med det här evenemanget?

”De stora aktörerna i alla samhällen är välkända; gå in på dem och lär dig vad som får dem att fungera. Bjud in dem som umgås med varandra eller som har starka yrkesmässiga band”, säger Reggie.

Levy påpekar att även om vissa organisationer kan genomföra evenemang med en artist på topplistan kan de flesta inte göra det.

”I vårt fall och i de flesta organisationers fall tar det flera år att bygga upp ett nätverk som kan fylla rummet”, säger Levy. ”En gala hålls inte bara på en kväll. Den byggs upp under flera år; du måste engagera supportrar, bevisa din inverkan och övertyga dem om att deras investering i din gala kommer att ge avkastning för mottagarna – och att du konsekvent anordnar en fantastisk fest.”

Durbin säger att Trash Mountain Project börjar med att bjuda in personer som redan stödjer organisationen, med vetskapen om att många kommer att bjuda in vänner och fylla borden. Han marknadsför också evenemanget genom lokala kyrkor.

Rapp säger att det är JDRF-frivilligas ansvar att fylla lokalen. ”Oavsett om de är inriktade på företag eller sociala bord spenderar volontärerna tid på att samarbeta med vår personal för att rekrytera sponsorer och bord för att fylla våra balsalar. När borden väl är säkrade övergår samtalet till att bestämma vem som exakt ska fylla platserna vid dessa bord.”

Många organisationer använder sig av bordskaptener för att fylla borden. Javits säger att det är deras uppgift att bjuda in och uppmuntra rätt personer. I deras roll ingår också att se till att kvällen blir trevlig för dem som deltar, att diplomatiskt informera gästerna om organisationen och uppmuntra till givande.

Hon säger: ”En bra kapten är ivrig och entusiastisk inför uppgiften, tar emot coachning på ett bra sätt och är inte överdrivet orolig för att spela rollen.”

”Bordskaptener är ambassadörer för galan. De är de som rör sig i samhället och i sina sociala och affärsmässiga kretsar”, säger Reggie. ”Deras ansvar bör inte begränsas till att fylla sitt bord utan till att främja biljettförsäljningen vid varje rimligt tillfälle.”

”Bordsvärdarna spelar en mycket viktig roll vid våra galor”, säger Rapp om JDRF:s evenemang. ”Dessa personer är förkämpar för vår sak och för själva evenemanget, de förmedlar information till sina gäster och skapar förväntningar för kvällen. De föregår med gott exempel med sina donationer och tar med sig gäster som kan göra en liknande insats.”

Det är också viktigt att sätta rätt pris på biljetterna. Som vi diskuterat tidigare vill du att evenemangets kostnader ska täckas helt av biljettförsäljning och sponsring, så att alla pengar som samlas in vid evenemanget går direkt till att finansiera organisationens uppdrag.

Reggie säger att biljetterna bör prissättas på ett sätt som är lämpligt för publiken, men aldrig under 100 dollar. Durbin har ändå haft framgång med sina evenemang och tar bara 30 dollar per biljett – efter att ha fått alla kostnader underskrivna.

Rapp påpekar att JDRF-avdelningar vanligtvis tittar på de priser som tas ut för liknande evenemang i deras samhälle för att ge en referenspunkt.

Javits påpekar att man vid prissättningen bör ta hänsyn till sponsorer och andra som skulle vilja köpa ett helt bord.

Hur du än väljer att prissätta ditt evenemang ska du se till att bygga upp och hålla dig till din budget så att kostnaderna inte överstiger intäkterna.

Dragning eller tombola:

Tragningen eller tombolan kan vara en av de mest spännande delarna av kvällen om den görs på ett bra sätt, men den kan förstöra hela evenemanget om reglerna inte följs och någon blir upprörd, eller om myndigheterna får nys om saken.

Ett fåtal delstater, bland annat Alabama, Hawaii och Utah, förbjuder tombaler i alla former. Det kan fortfarande vara lagligt att anordna en tillfällig tillfällig dragning, men var försiktig. Det finns tre beståndsdelar i spel: ett pris, en chans och ett pris. Genom att eliminera en av de tre faktorerna kan du undvika spelande. För en välgörenhetsdragning kan det vara enklast att eliminera priset för vissa deltagare. Ge bara lättförståeliga instruktioner för att få en gratisbiljett – skicka in ett vykort där du ber om en biljett. Få, om ens någon, skulle be om en gratis biljett till en dragning för en välgörenhetsinsamling. (Förlita dig inte på denna vägledning som juridisk rådgivning.)

Sedan dess är det i dessa stater som förbjuder spel bäst att inte förlita sig på ett lotteri eller en dragning för en betydande del av din insamling av medel.

I stater där spel för välgörenhet är tillåtet eller till och med uppmuntras, måste du troligen börja med att skaffa en licens. Sätt det högt upp på listan över saker att göra tidigt eftersom det kan ta flera månader att få det. Under den processen kommer du att lära dig reglerna för marknadsföring av lotteriet och de upplysningar som krävs. I dessa stater kan lotteriet bli kvällens största insamling.

Reggie ger följande strategiska råd:

Priset för utlottningen bör vara betydande – en bil, ett skräddarsytt smycke, en lyxsemester, ett fint konstverk – med ett fåtal betydande andrapriser. Organisationer gör klokt i att undvika föremål som pälsar eller andra exotiska djurskinn eller pälsar, jakt på storvilt (särskilt i Afrika), vapen av alla slag och levande husdjur. Dessa föremål kan dra till sig oönskad uppmärksamhet och eventuella protester från intresseorganisationer. Om biljetter görs tillgängliga för allmänheten, oavsett antal deltagare, bör man börja sälja dem cirka åtta veckor före utdelningen. Erbjud ett ”Early-Bird”-pris för dem som köper biljetter före ett visst datum. Erfarenheten har visat att försäljningen av lotter är hög i början av försäljningsperioden och gradvis avtar för att sedan öka under de två sista veckorna med en ökning under den sista veckan.

Gör det enkelt att köpa biljetter. Om det är tillåtet att sälja biljetter online, ha en länk till ett säkert köp på organisationens webbplats. Du kan inte kräva att biljettköpare måste vara närvarande för att vinna. Det kommer alltid att finnas några medlemmar i organisationen som är villiga och mycket kapabla att sälja ett stort antal biljetter till vänner och bekanta.

Tyst auktion

En tyst auktion, till skillnad från live-auktion med en auktionsförrättare som ropar ut priser och pekar på budgivare som kan bjuda i tysthet, sköts traditionellt sett med ett klippblock och en penna. De föremål som finns tillgängliga i auktionen visas eller beskrivs och på ett ark i närheten kan budgivarna skriva in sina bud under kvällen.

Under de senaste tio åren, då smarttelefoner har blivit allestädes närvarande, har ett antal appar och webbplatser dykt upp för att föra in processen i den moderna tidsåldern. Detta gör att budgivningen kan fortsätta lättare under hela programmet. Gästerna kan påminnas om att bjuda utan att skicka ut folk ur rummet.

Vissa appar är dock dyra. Vissa tekniskt kunniga gäster gillar inte att ladda ner nya appar utan att först ha undersökt dem eller kanske inte vill använda appen av integritetsskäl. Mindre tekniskt kunniga medlemmar kan fortfarande vara skrämda av tekniken – inklusive några av era största donatorer. Tänk på alla dessa faktorer när du väljer hur du ska genomföra din tysta auktion.

Som nämnts ovan vill du få dina auktionsföremål donerade. Du kan erkänna donatorerna som sponsorer och vara noga med att erkänna donatorn av en lyxsemester som du kan sälja för 5 000 dollar mer än någon som donerar en presentkorg på 100 dollar.

Reggie varnar dig för att låta din tysta auktion bli en loppmarknad för föremål som har samlat damm på en butikshylla eller i någons hem. Auktionsföremålen bör matcha gästernas demografi och livsstil.

Förutom att på ett kreativt sätt visa upp de föremål som ska auktioneras ut, se till att ha helt adekvata skriftliga beskrivningar så att gästerna vet exakt vad de bjuder på.

Durbin säger att hans organisation inte samlar in mycket pengar med den tysta auktionen, men de använder den för att främja uppdraget och budskapet genom att sälja konst och fotografier som representerar deras arbete, som hjälper familjer att slippa liv som bygger på att plocka skräp ur sopor.

Rapp säger att JDRF:s tysta auktioner är fyllda med ”högkvalitativa föremål”. Vi fokuserar verkligen på kvalitet framför kvantitet.” En nyckel till framgång, framhåller han, är en grundlig utvärdering av vad som såldes och vad som inte såldes, och vilka föremål som fick flest bud. Opopulära föremål kan undvikas under kommande år. ”Vi vill att våra gäster ska ha möjlighet att bjuda och köpa föremål som tilltalar dem.”

Liveauktion

Framgången för en liveauktion beror på auktionsförrättaren. ”Anlita ett proffs”, säger Reggie. Levy håller med och konstaterar att ”om du kan skapa en atmosfär med en bra auktionsförrättare så fungerar det.”

Auktionsförrättaren kommer att organisera spanare i publiken för att hjälpa till att identifiera budgivare. Du bör i förväg informera auktionsförrättaren om ansikten och namn på några av dem som du hoppas ska skriva ut stora checkar.

Reggie påpekar också att de levande auktionsföremålen också bör visas upp, och gästerna bör uppmuntras att titta på dem innan auktionen börjar.

Levy och Rapp betonar båda att man måste hitta verkligt unika upplevelser för auktion, saker som folk inte kan köpa någon annanstans. Optimalt sett knyter du detta till ditt uppdrag på något sätt.

Reggie föreslår också att du uppmuntrar dig att få kollegor att tävla i auktionen; detta börjar med att se till att vänliga rivaler båda är närvarande. ”Många människor tycker om att visa upp sin generositet inför vänner och affärskompisar.”

”Under liveauktioner är det inte ovanligt att vänner deltar i ett hett budkrig mot varandra”, säger Reggie.

Donationer

Efter alla de roliga lekar som används för att samla in pengar finns det en sista möjlighet att samla in pengar genom att helt enkelt be om donationer.

”På kvällen är nyckeln till att göra ditt förslag relaterbart”, säger Ubuntu Levy. ”Människor måste kunna knyta an till din sak på ett personligt plan. Du måste skapa en berättelse om ditt arbete som visar att det har med deras liv att göra. Om du till exempel hjälper barn måste det vara tydligt att barn över hela världen behöver samma saker. Detta får alla att tänka på vad de skulle vilja ha för sina barn om de befann sig i samma situation.”

Javits från REDF säger att det är viktigt att profilera sina mottagare. Ha dem förberedda på att berätta sina historier både enskilt vid borden och när de minglar och sedan även från scenen.

Durbin håller med. ”Berättelsen är nummer ett. Att använda berättelsen för att dela med sig av sin vision är nyckeln.”

Behandla mottagarna som hedersgäster, säger Reggie. De representerar ditt uppdrag.

Javits påpekar också att givarna älskar att veta vart deras pengar kommer att gå. Om du kan ge dem ett tydligt budskap om att ett bidrag på 1 000 dollar kommer att användas för att åstadkomma en viss sorts sak är det utmärkt. Ännu bättre är det om du kan ge givaren möjlighet att välja en person, en skola, en by, en solpanel eller vad som helst som hans eller hennes pengar kan finansiera. Välgörenhet: Alla måste känna att deras deltagande tjänar samhället på ett spektakulärt sätt. Deltagarna måste känna att de är stjärnorna i en fantastisk film – din film.”

Rapp påminner läsarna om att tal, videor och andra medier måste fortsätta att förstärka organisationens uppdrag så att det aldrig går förlorat.

Ett annat sätt att använda stora donationer, säger Javits, är att utnyttja dem som matchningar. Meddela att nästa 5 000 dollar i donationer kommer att matchas av den här särskilt generösa donatorn.

Följ upp

Efter att ha planerat för ditt stora evenemang i ett år eller mer är det frestande att tänka på dagen efter evenemanget som den första semesterdagen, men våra experter varnar för att uppföljningen efter galan är en kritisk del av evenemanget.

Sätt igång ”så snart som möjligt”, säger Levy. ”Om du har ordnat ett lyckat evenemang kommer dina gäster att vara engagerade och glada över att få prata med dig. Ring och skicka e-post nästa morgon.”

Efter galan säger Rapp att JDRF ser till att alla gäster får ett erkännande för sitt stöd. ”Vi ser också till att de är medvetna om uppdateringar inom T1D-forskningen och framtida galadatum med hjälp av e-post och korrespondens i sociala medier.”

Trash Mountain’s Durbin håller med och konstaterar att alla som köper en biljett eller deltar i deras galor lämnar vissa kontaktuppgifter; hans team följer upp alla.

Reggie föreslår att man skickar brev till alla som deltog, där man uttrycker sin uppskattning, rapporterar om den totala summan som samlats in och ger dem skulden för kvällens framgång. Han föreslår också att man utnyttjar detta tillfälle för att skriva in nästa års gala i deras kalender.

Följningen måste verkligen fortsätta under hela året och uppdatera gästerna om hur medlen använts, vilka framsteg som gjorts och planerna för nästa evenemang.

Reggie föreslår också att man delar med sig av foton från kvällen på sin webbplats och i sociala medier. Genom att tagga gästerna på deras bilder kan du hjälpa dem att känna sig uppskattade dagarna efter evenemanget. Ju snabbare bilderna publiceras, desto bättre.

Sluttliga tankar

Organisationens högsta ledare måste ha en fullständig förteckning över alla som bidrog till planeringen av galan och vilka roller de spelade. En del av dem kommer att arbeta helt utom synhåll för de högre ledarna; även de kommer att vilja bli uppmärksammade.

Håll tid under galan för att tacka de volontärer och den personal som organiserade galan. Du kanske till och med vill överväga att anordna en avslappnad social träff – en sorts pizza och root beer – efter galan för att uppmärksamma de frivilliga och deras familjer som stöttat dem.

Durbin, vars budgetgalor samlar in hundratusentals dollar till sin lilla organisation, ger ett varningens ord. ”Galor är antingen bra för din organisation eller kan vara en stor belastning för ditt team och dina volontärer, du måste hitta en balans som är fördelaktig för det arbete du gör.”

JDRF:s Rapp ger ändå denna försäkran: ”Jag har varit på många galor, och när kvällen är väl genomtänkt och detaljerna genomtänkta och ingenting lämnas åt slumpen kan magiska saker hända.”