(CNN) Möten kan vara tråkiga, men de kan verkligen dra ut på tiden när någon pratar för mycket eller går utanför ämnet.
Om en person dominerar samtalet kan det avskräcka andra från att tala och innebära att man går miste om nya idéer och att man missar att få en mängd olika åsikter.
”Jag har aldrig lett ett team där det inte i någon grad finns någon som pratar för mycket”, säger Ellen Faye, som är produktivitets- och ledarskapscoach.
Ledare måste lära sig att hantera ett möte. De måste ta över när någon går överstyr, men de måste också gå försiktigt fram när det gäller att tygla personen.
”Du vill att mötena ska vara användbara, och om du har någon som bara fortsätter och fortsätter – då har mötet blivit improduktivt”, säger Faye.
Sätt en fast dagordning
Det är lättare att hålla folk på rätt spår med en omfattande dagordning som innehåller ämnen och tidsramar. Det ger en plan för vad som kommer (och inte kommer) att diskuteras, vilket kan hjälpa människor att hålla sig till ämnet.
Sätt tonen för mötet från början: Om du berättar för deltagarna att du planerar att hålla saker och ting i rörelse och hålla dig till ämnet kan du göra deltagarna mer medvetna om sin talartid och göra det mindre pinsamt om du måste gå in.
Skapa tidsgränser
Att sätta upp parametrar kan också hjälpa till att stävja övertaliga personer.
Du kan begära att folk håller sig till en minut eller två, eller att de delar med sig av sina viktigaste tankar och sedan går vidare till nästa person, rekommenderade Faye.
Ett annat alternativ är att ange att du vill att varje deltagare ska yttra sig minst en gång, men inte mer än tre gånger. ”På så sätt är alla tvungna att tala och delta, men de som pratar för mycket kommer att vara mer begränsade”, säger Faye.
Sätt dem tillbaka på rätt spår
Vi kan alla hamna i oklarheter ibland och riskerar att fastna i detaljer som inte är relevanta.
Om det händer föreslår Faye att man säger något i stil med: Det är bra detaljer att arbeta med. Låt oss anteckna det för senare.
”Det krävs en ledare med självförtroende för att veta när det räcker”, sa hon.
Skapa en ”parkeringsplats”
Att se till att deltagarna känner sig hörda är viktigt, men ibland är deras idéer helt enkelt inte relevanta för det aktuella ämnet. Dessa idéer kan skickas till en ”parkeringsplats”, vilket är en lista som du skapar, antingen på papper eller så att alla kan se den.
Detta bekräftar en idé, men håller samtalet inom ämnet. Se bara till att cirkla tillbaka till parkeringsplatsen i slutet av mötet.
”Åtgärderna på parkeringsplatsen måste föras vidare på något sätt”, råder Hallie Crawford, en certifierad karriärcoach. Det kan innebära att en idé flyttas till nästa mötes dagordning, att någon får i uppdrag att undersöka den eller att den behandlas via e-post.
Avbryt artigt
Om det finns en som pratar för mycket eller om någon har gått in på en tangent i flera minuter kan det vara dags att avbryta – var bara artig om det.
Om någon är spretig och inte kommer till sin sak, föreslår Crawford att man säger något i stil med: ”Joe, om jag får avbryta, så tycker jag att det är en bra idé. Har du några rekommendationer om hur vi kan genomföra den planen eller strategin?”
Hon sa också fraser som: ”Förlåt att jag avbryter, men för att få tiden att räcka till” eller ”för oss tillbaka till dagordningen” kan också få folk att komma tillbaka på rätt spår utan att det verkar hårt.