IRS formulär W-2 innehåller information om en anställds bruttolön, socialförsäkringsersättning och Medicare-ersättning, källskatt på federal och statlig inkomstskatt och andra skatterelaterade avdrag. Arbetsgivarna måste tillhandahålla denna redogörelse till varje anställd som arbetade för deras företag under skatteåret.
Formuläret måste tillhandahållas de anställda och lämnas in till Social Security Administration senast den 31 januari följande år.
Vad är formulär W-2?
Formulär W-2 tillhandahåller inkomst- och källskattedata till de anställda för deras inkomstskattedeklarationer, och det tillhandahåller samma information till IRS och Social Security Administration (SSA).
Det måste fyllas i för varje anställd från vilken inkomst-, socialförsäkrings- och sjukförsäkringsskatt har innehållits under året. Ett undantag finns för anställda som har hävdat att de är undantagna från källsortering på de W-4-blanketter som de borde ha lämnat till sina arbetsgivare när de anställdes.
Vem använder formuläret W-2?
Formulär W-2 tillhandahålls till anställda, inte till oberoende entreprenörer, frilansare och andra icke-anställda, t.ex. leverantörer. Du skulle istället använda formulär 1099-MISC för att ge inkomstinformation till dessa personer. De flesta icke-anställda måste få ett 1099-MISC-formulär om du har betalat dem 600 dollar eller mer under föregående år.
Kontrollera med en skatteexpert om du är osäker på om en arbetstagare är en anställd eller en oberoende entreprenör, eftersom det kan vara en viktig distinktion med allvarliga konsekvenser om du skulle felklassificera en anställd. Du kan också lämna in formulär SS-8 till IRS och be dem avgöra frågan åt dig.
Var får du tag på formulär W-2
Du kan få tag på W-2-blanketter från din lokala kontorsbutik, från din CPA, eller så kan du få tillgång till dem online från IRS. Du kan också få W-2-blanketter från de flesta skatteberedningsprogram för företag.
Till skillnad från många andra skatteblanketter kan du dock inte ladda ner och skriva ut W-2-blanketter från IRS webbplats. Kopia A är en specifik färg av rött bläck och endast original med denna färg kan lämnas in.
Hur du fyller i formulär W-2
Du kan förbereda W-2-blanketter manuellt med hjälp av ett PDF-formulär som kan fyllas i på SSA:s webbplats, eller så kan du göra det med hjälp av småföretagsversionen av de flesta skatteberedningsprogrammen. Du kan också använda en skatteberedningstjänst, ett skatteberedningsprogram för företag eller en lönetjänst för att förbereda, arkivera och skicka ut W-2-blanketter.
Det är vanligt att några vanliga fel görs på formuläret W-2. Ta några minuter för att se till att allt är korrekt innan du ger blanketterna till dina anställda och innan du skickar dem till SSA.
Rutorna på blanketten är alla tydligt märkta och talar om exakt vilken information du ska skriva in i varje ruta. Men ett vanligt misstag som arbetsgivare gör är att de inte rapporterar kostnaden för den sjukförsäkring som de anställda får. Denna information går in i rutorna 12a till 12d och instruktioner finns tillsammans med blanketten.
Du måste gå igenom en rättelseprocess med SSA för att rätta till eventuella fel som du gör på dessa blanketter.
Kan formulär W-2 fyllas i elektroniskt?
Formulär W-2 kan e-filas på SSA:s webbplats, men du måste först registrera dig på SSA:s Business Services Online. Webbplatsen erbjuder också olika andra hjälpsamma tjänster.
Du skulle endast lämna in en elektronisk kopia av exemplar A om du väljer detta alternativ. Behåll exemplar A och ge de andra exemplaren till den anställde.
Var du ska skicka blanketter W-2
SSA tillhandahåller en lista med adresser på sin webbplats där du kan skicka pappersblanketter W-2. Vilken adress du ska använda beror på om du lämnar in ett original eller en korrigerad W-2 och om du använder U.S. Postal Service eller en privat transportör som FedEx.
Så här lämnar du in formulär W-2
Formulären W-2, tillsammans med ett formulär W-3, måste lämnas in till SSA senast den 31 januari påföljande år. Tidsfristen för att lämna ut W-2-blanketter till anställda är också den 31 januari. Formulär W-3 är ett överföringsformulär som används för att summera all information på enskilda W-2 formulär till en totalsumma för SSA.
Du behöver inte lämna in ett överföringsformulär W-3 om du lämnar in dina W-2 online till SSA, men du behöver det här formuläret om du lämnar in dem per post.
Det finns böter och straff för att lämna in W-2s för sent, men du kan ansöka om en 30-dagars förlängning om du börjar få ont om tid. Förlängningen beviljas dock inte automatiskt. You must provide a detailed explanation of why the extension is necessary.
Key Takeaways
- Forms W-2s must be provided to each of a business’s employees, as well as to the Social Security Administration for each employee who had income, Social Security, and Medicare taxes withheld from their pay at any point during the year.
- The form cites earnings and amounts of taxes withheld.
- Forms W-2 can be easily filed online using the Social Security Administration’s Business Services Online.
- The deadline for submission to employees and to the Social Security Administration is Jan. 31 of the year following the year in which earnings were paid.