Hur man upplöser ett företag i Delaware

För vissa företag kommer en tid då de som äger och driver företaget frivilligt beslutar sig för att stänga verksamheten. Om du har nått den punkten med ditt företag i Delaware måste du ta hand om flera olika uppgifter – inklusive det som kallas att upplösa och avveckla företaget.

Avveckla företaget

Ditt företag är registrerat i delstaten Delaware. Att officiellt avsluta dess existens som en statligt registrerad affärsenhet och sätta den utom räckhåll för fordringsägare och andra fordringsägare börjar med en formell process som kallas ”upplösning”. Ett företag kan upplösas ofrivilligt genom ett domstolsbeslut eller få sin stadga ogiltigförklarad för att det inte har betalat franchise tax, men den här artikeln handlar om frivillig upplösning av ett företags aktieägare. Även om det finns förenklade förfaranden för upplösning av företag som ännu inte har emitterat aktier, som ännu inte har börjat bedriva verksamhet eller som endast har två aktieägare som var och en äger 50 % av företagets aktier, behandlas dessa förfaranden inte i denna artikel.

Delawares allmänna bolagslag (General Corporation Law (”GCL”) föreskriver frivillig upplösning genom en aktieägaromröstning vid ett aktieägarmöte. Före omröstningen måste styrelsen anta ett upplösningsbeslut, överlämna det till aktieägarna och sammankalla aktieägarmötet för att rösta i frågan. Du måste meddela varje aktieägare som har rätt att rösta om upplösningen i tio dagar i förväg.En majoritet av de utestående aktierna som har rätt att rösta måste godkänna upplösningen. Om du använder denna metod måste du se till att du registrerar både styrelsens förslag och aktieägarnas röster.

GCL tillåter också att du undviker ett formellt aktieägarmöte och röstar om aktieägarna som har rätt att rösta om upplösningen ger sitt skriftliga samtycke. Det finns två sätt på vilka det skriftliga samtycket kan fungera för att godkänna en upplösning. För det första godkänns upplösningen om alla röstberättigade aktieägare ger sitt samtycke. Styrelsen behöver inte vidta några åtgärder om aktieägarna enhälligt godkänner upplösningen. För det andra kan en upplösning godkännas genom samtycke från den majoritet av aktierna som annars krävs enligt GCL när aktieägarna röstar vid ett aktieägarmöte, om inte något annat föreskrivs i bolagsordningen. (Detta innebär i allmänhet att aktieägare med en majoritet av de röstberättigade aktierna måste ge sitt samtycke). I fall där samtycke inte är enhälligt bland alla röstberättigade aktieägare måste ”omedelbar underrättelse” om åtgärden för att upplösa bolaget ges till alla röstberättigade aktieägare som inte har gett sitt samtycke. Oavsett om alla aktieägare eller endast en nödvändig majoritet ger sitt samtycke måste det erforderliga antalet aktieägare underteckna ett dokument, som helt enkelt kallas ”samtycke”, där det anges att bolaget upplöses. Samtycket måste sedan föras in korrekt i bolagets register. Upplösning genom skriftligt samtycke kan vara effektivare för små företag där de flesta eller alla röstberättigade aktieägare är styrelseledamöter och där det antingen finns en enhällig överenskommelse om upplösning eller, om det inte är förbjudet enligt bolagsordningen, åtminstone en viss grad av majoritetsöverenskommelse om upplösning.

Notera att en upplösning i sig själv inte upphäver åtgärder, stämningar eller förfaranden som inletts av eller mot ditt företag före upplösningen eller, i allmänhet, under en period av tre år efter upplösningen.

Avvecklingsbevis

När aktieägarna har godkänt upplösningen av ditt företag, måste du lämna in ett upplösningsbevis till Department of State (”DOS”). För företag som upplöses frivilligt efter att ha utfärdat aktier och börjat bedriva verksamhet finns det två olika upplösningsbevis: standardformuläret och det ”korta formuläret”. Du kan använda det korta formuläret endast om ditt företag uppfyller tre krav:

• Det har inga tillgångar och har slutat bedriva verksamhet
• För varje år sedan det bildades i Delaware har det endast behövt betala den minsta statliga franchise tax, och
• Det har betalat alla franchise taxer och avgifter som ska betalas fram till slutet av det år då ditt upplösningsintyg ska lämnas in.

För att fylla i standardcertifikatet för upplösning måste du tillhandahålla följande:

• Ditt bolags namn
• Datum då upplösningen godkändes, och
• En förklaring om att upplösningen har godkänts av styrelsen och aktieägarna i ditt bolag, i enlighet med tillämpliga delar av GCL, eller att upplösningen har godkänts av alla aktieägare i ditt bolag som har rätt att rösta om upplösningen, i enlighet med tillämpliga delar av GCL
• Namn och adress på styrelseledamöter och tjänstemän i ditt bolag; och
• Datum för inlämning av ditt företags ursprungliga registreringsbevis till DOS.

För att fylla i den korta blanketten för upplösningsintyg måste du lämna samma information som i listan ovan. Det korta formuläret innehåller dock även förklaringar om att företaget inte har några tillgångar, att det har upphört med sin verksamhet, att det endast har varit skyldigt att betala minsta franchise-skatt för varje år som det har funnits och att det har betalat alla franchise-skatter och -avgifter fram till slutet av det år då upplösningsbeviset lämnas in. Den viktigaste fördelen med att använda det korta formuläret är att det är en mycket lägre ansökningsavgift.

Förlagor för både standardcertifikatet för upplösning och det korta formuläret kan laddas ner från DOS webbplats. Ansökningsavgiften för standardformuläret är 204 dollar för ett dokument på en sida och 9 dollar för varje ytterligare sida. Avgiften för det korta formuläret är 10 dollar. Ansökningar behandlas vanligtvis inom 2-3 veckor. Olika former av påskyndad handläggning – en timme, två timmar, samma dag, 24 timmar – är tillgängliga mot en extra avgift. DOS ber dig att bifoga ett följebrev med din ansökan med namn, adress och telefon- eller faxnummer.

OBS:Innan du lämnar in ditt upplösningsintyg måste du betala alla statliga skatter som ska betalas för ditt företag fram till och med upplösningsdatumet och lämna in alla tillämpliga årliga franchise tax-rapporter. Du kan få information om ditt företags status när det gäller dessa skatter och rapporter genom att kontakta Franchise Tax Section inom Corporate Division of the DOS. Du bör bifoga en separat check för att betala eventuella skatter tillsammans med ditt upplösningsintyg. Se DOS webbplats eller ring till DOS för mer information.

Var medveten om att ditt företagsnamn kommer att kunna användas av andra efter upplösningen.

”Winding Up”

Efter upplösningen fortsätter ditt företag att existera endast i syfte att ta hand om vissa slutliga ärenden som sammantaget kallas för ”likvidation” av företaget. Det kan vara lämpligt att utse en eller flera tjänstemän och/eller styrelseledamöter för att sköta avvecklingen.

I enlighet med GCL omfattar de viktigaste avvecklingsuppgifterna:

• förfölja och försvara stämningar, vare sig de är civilrättsliga, straffrättsliga eller administrativa
• disponera och överföra bolagets egendom
• befria bolaget från dess skulder, och
• fördela eventuella återstående bolagstillgångar till aktieägarna.

För de två sistnämnda punkterna är Delawares lag ganska tydlig: Ditt företags första skyldighet är att betala skulder och förpliktelser. Detta innefattar att betala alla företagsskatter och fordringsägare samt att betala eller på annat sätt lösa alla fordringar på ditt företag. Först därefter får företaget dela ut resterande tillgångar till aktieägarna.

Meddelande till fordringsägare

En annan viktig uppgift är att meddela om upplösningen till personer som har fordringar på ditt företag. Det är frivilligt att lämna meddelande. Genom att göra det kan du dock begränsa ditt ansvar och även göra det möjligt för dig att på ett säkrare sätt göra slutliga utdelningar till aktieägarna.

I enlighet med GCL ger du meddelande genom att både skicka ett skriftligt dokument direkt till kända fordringsägare och genom att publicera samma meddelande i en tidning. Meddelandet måste innehålla följande:

• att alla sådana anspråk måste framställas skriftligen och måste innehålla tillräcklig information som rimligen kan informera bolaget eller den efterföljande enheten om vem den sökande är och vad anspråket gäller
• den postadress till vilken ett sådant anspråk måste skickas
• det datum då ett sådant anspråk måste ha tagits emot av bolaget eller den efterföljande enheten, Detta datum får inte vara tidigare än 60 dagar från och med dagen för detta
• att en sådan fordran är preskriberad om den inte har mottagits senast det datum som anges i meddelandet
• att bolaget eller en efterföljande enhet kan göra utdelningar till andra fordringsägare och bolagets aktieägare eller personer som är intresserade av att ha varit sådana utan ytterligare meddelande till fordringsägaren; och
• det sammanlagda beloppet, på årsbasis, av alla utdelningar som bolaget gjort till sina aktieägare för vart och ett av de tre åren före den dag då bolaget upplöstes.

Det finns ytterligare regler om hur anmälan ska göras, t.ex. exakt var den ska offentliggöras och hur den ska skickas till kända fordringsägare. Det finns också invecklade regler för hur och när krav ska besvaras. Eftersom många av dessa regler kan vara svåra att förstå bör du starkt överväga att ta hjälp av en affärsjurist när du ska meddela fordringsägare.

Skattegodkännande

Du behöver inget godkännande från Delaware’s Division of Revenue (”DOR”)innan du kan lämna in en ansökan om upplösning av ditt företag. Som nämnts ovan kräver dock DOS att du har betalat alla statliga skatter och att du är uppdaterad med alla årliga franchise tax-rapporter.Dessutom måste du meddela DOR om upplösningen på din slutliga inkomstskattedeklaration genom att kryssa i rutan ”Out ofBusiness” och ange den sista dagen som bolaget var verksamt.

För federal beskattning kryssar du i rutan ”final return” på din IRS Form1120 (för traditionella företag) eller IRS Form 1120S (för Scorporations).

S Corporations

En Scorporation är ett företag som har lämnat in ett val till IRS för att få företagsinkomster, förluster, avdrag och krediter att överföras till enskilda aktieägare för federal beskattning. Det är endast aktieägarna, och inte bolaget, som betalar federal skatt på inkomster från verksamheten.Bortsett från eventuella skattefrågor är processen för att upplösa och avveckla ett S-bolag i allmänhet densamma som för att upplösa och avveckla ett traditionellt bolag.

Registreringar utanför staten

Är ditt bolag registrerat eller kvalificerat för att bedriva verksamhet i andra stater? Om så är fallet måste du lämna in separata blanketter för att avsluta din rätt att bedriva verksamhet i dessa stater. Beroende på vilka stater som berörs kan formuläret kallas för avslutande av registrering, intyg om att företaget upphör att existera, ansökan om återkallelse eller intyg om att företaget avstår från rätten att bedriva affärsverksamhet. Om du inte lämnar in de ytterligare blanketterna för upphörande innebär det att du fortsätter att vara skyldig att betala årsredovisningsavgifter och lägsta företagsskatt.

Övrig information

Du kan hitta ytterligare information, till exempel blanketter, postadresser, telefonnummer och anmälningsavgifter, på DOS:s och DOR:s webbplatser.

För information om att upplösa och avveckla företag som bildats i andra delstater, se Nolo’s 50-state series on dissolving corporations.

Slutanmärkning: Att upplösaoch avveckla ditt företag är bara en del av processen för att stänga ditt företag. För ytterligare, allmän vägledning om många av de andra stegen, se Nolos checklista med 20 punkter för att stänga ett företag och Nolos artikel om vad du behöver veta om att stänga ett företag.