Mall för policy för arbete hemifrån (2021)

Möjligheten att arbeta hemifrån några dagar i veckan kan vara ett bra tillägg till ditt företags uppförandekod. En policy för arbete hemifrån gör det möjligt för anställda att upprätthålla en hälsosam balans mellan arbete och privatliv, förbättra de anställdas produktivitet och moralen när det gäller prestationer. Det är dock viktigt att se till att företagets policy tillgodoser organisationens behov och ta hänsyn till att alla anställda som trivs i arbetsmiljön inte kommer att lyckas i hemmiljön. Därför är det viktigt att vara uppmärksam på detaljerna när man utarbetar en policy för arbete hemifrån.

Saker att tänka på när man skriver en policy för arbete hemifrån

Den typ av verksamhet som ditt företag bedriver dikterar i slutändan vilken utrustning (t.ex. teknik) som du förser dina anställda med. Om den anställde till exempel begär att få arbeta hemifrån, vilka konsekvenser får detta när det gäller den utrustning som företaget tillhandahåller? Kommer företaget fortfarande att underlätta och tillhandahålla utrustningen?

Hälsa och säkerhet

Olika anställda och roller har olika ansvarsområden baserat på deras arbetsbeskrivning. Vissa av dessa anställda har tillgång till viktiga och konfidentiella uppgifter. Fundera därför på hur det påverkar företaget om dessa anställda arbetar hemifrån. Överväg att inkludera formuleringar och fraser som gör det möjligt för dig att övervaka och få tillgång till deras hem och hantera eventuella risker.

Vem får arbeta hemifrån

Tänk på att alla anställda är olika och att alla inte kommer att vara produktiva i en hemuppsättning. Se därför till att du känner igen de anställda som kommer att vara produktiva när de arbetar hemifrån. Alternativt kan du överväga att införa strikta regler och bestämmelser för att producera resultat när du arbetar hemifrån.

Företagets säkerhet

Företagets information och dokument kommer att ligga under den anställdes ansvar. Datorn som de väljer att använda kanske inte är säker, eller så kan någon som kommer in i deras hem ha tillgång till den osv. Hur säkerställer du att företagsinformationen förblir privat och konfidentiell, även när din relation med den anställde upphör?

Prestationsövervakning

Överväg att införa programvara som spårar de anställdas prestationer. Se till att du fastställer riktlinjer som säkerställer att dina anställda arbetar på sin optimala nivå. Överväg hur ofta du behöver hålla kontakt med de anställda för att se till att de uppnår sina mål eller målsättningar. Alternativt kan du överväga att schemalägga veckomöten. Avstå från att anta att de anställda är medvetna om vad du förväntar dig att de ska göra. Till att börja med är deras arbetsmiljö annorlunda, så de kanske inte kan prestera med samma iver eller snabbhet som när de är på arbetsplatsen. Se till att det finns tydliga riktlinjer för att se till att kandidaterna vet exakt vad de ska göra i sin nya arbetsmiljö.

Formuleringen av din policy

Ju fler detaljer du ger i din policy, desto lättare blir det att lösa meningsskiljaktigheter och missförstånd vid tvister. Se till att du ger all relevant information från de nödvändiga arbetstiderna, om du kräver ständiga uppdateringar eller om du vill att de anställda ska komma till kontoret då och då eller ofta.

Så, hur skapar du en produktiv policy för arbete hemifrån som ger ditt företag förutsättningar för framgång? Överväg att använda mallen nedan och skapa den för att tillgodose ditt företags behov. Det är dock viktigt att se till att din policy följer det relevanta anställningsavtalet samt anställningsreglerna i din region.

Mall för policy för arbete hemifrån

Policybeskrivning och syfte
Vårt företag har skapat denna policy för arbete hemifrån för att beskriva företagets förväntningar och säkerställa en ömsesidigt fördelaktig relation mellan de anställda och företaget.

Policyens räckvidd

Ansökan om att få arbeta hemifrån är beroende av varje enskilt fall och gäller därför inte för alla anställda. Godkännandet av att arbeta hemifrån kommer dock att baseras på arbetsuppgifter, tidigare prestationer och produktivitet. Alla anställda som hellre vill arbeta hemifrån uppmuntras starkt att ansöka om detta arrangemang.

Medarbetares arbetsuppgifter som inte tillåter dem att arbeta hemifrån är skyldiga att rapportera till arbetet dagligen. Till dessa anställda hör de som måste träffa kunder samt underhålls- och stödpersonal. Others whose job duties revolve around using computers and other technologies can occasionally work from home.

Policy elements

Our company’s work from home policy or telecommuting allows employees to work or complete their work outside the office premises on the following basis:

• Full time
• Several days of the week
• Daily

Work from home arrangements will vary between occasional, temporary or permanent opportunities.

The following reasons generally determine whether an employee will be granted a work from home agreement, but are not limited to:

• Parenting
• Emergencies
• Medical reasons
• Work-life balance
• Severe weather
• Long commute

Other reasons for working from home will be decided upon by employees and their direct supervisors’ or managers’ judgment.

Faktorer som avgör om anställda har rätt att arbeta hemifrån

Vi uppmuntrar anställda, chefer eller arbetsledare att ta hänsyn till följande faktorer när de begär eller går med på att arbeta hemifrån:

• Gör den anställdes roll det möjligt?
• Vilka problem finns det när det gäller cybersäkerhet eller datasekretess?
• Hur kommer arrangemanget att påverka samarbetet med andra anställda eller teammedlemmar?
• Har de anställda lämplig utrustning eller programvara hemma?
• Är förhållandena i de anställdas hem eller på den alternativa arbetsplatsen gynnsamma för att säkerställa produktivitet?

Förfarande för begäran om att få arbeta hemifrån

Medarbetarna uppmuntras att använda följande förfarande när de planerar att arbeta hemifrån:

• För att lämna in en begäran via e-post eller via Human Resource Information System (HRIS) åtminstone i förväg.
• Medarbetarnas direkta chefer måste godkänna ansökningarna med tanke på att alla krav ovan är uppfyllda.
• Om arrangemanget med arbete hemifrån varar längre än vad som överenskommits förväntas den anställde och chefen träffas, diskutera detaljer och fastställa mål, scheman och tidsfrister.

Medarbetare som behöver arbeta hemifrån av oundvikliga skäl uppmuntras att lämna in sina ansökningar så snart som möjligt så att deras chefer kan godkänna dem omedelbart.

Skillnader i tidszoner

Vi förstår att en del av våra anställda och deras chefer befinner sig i olika tidszoner och att kommunikationen kan vara en utmaning från tid till annan. Under sådana omständigheter uppmuntrar vi anställda att arbeta hemifrån och meddela HR-avdelningen och senare kontrollera med sina chefer.

Kompensation och förmåner

Vår policy för arbete hemifrån påverkar inte de anställdas kompensation. Men om du upplever några utmaningar när det gäller ersättningar och förmåner för de anställda kan du kontakta HR-avdelningen för att reda ut det.