”Finally, I know what you do!” said my dad after I started my current job as a technical trainer. This is the most specialized job I’ve ever had — primarily because I’m now at a very large organization.
”I wear multiple hats” has become synonymous with working at a non profit — even though there is a wide range of non profit organizations and this is often true at any small organization. Vi får dock inte bortse från det faktum att givarnas fokus på omkostnader hos ideella organisationer snarare än faktisk avkastning på investeringar är en förvärrande faktor.
Tillbaka till syndromet med flera hattar.
Syndromet med flera hattar* drabbar individer i miljöer som låter symptomen gro och som därmed kan påverka hela organisationen. Symtomen omfattar bland annat följande:
- Denna konstant, gnagande känsla av att du har glömt något viktigt
- Fördjupa dig i gräset och aldrig få tid att ta ett steg tillbaka
- Hamstring av dina styrkor för att arbeta med många områden utanför ditt hjulhus
- Betala ännu mer tid på kontoret för att kompensera
- Utbrändhet
- Du fattar vad jag menar
Detta är inte helt och hållet en dålig sak. Vissa människor tycker att det är ett bra sätt att ha flera olika hattar på sig för att engagera sig i ett brett spektrum av intressen och färdigheter. Till och med i min nuvarande roll, och i en stor organisation som har många specialister till hands, har jag ändå blivit den person som man går till för alla slags slumpmässiga frågor. Och det är okej för mig. Att vara medveten om uppströms och nedströms gör mig bättre på allt jag gör, eftersom jag bättre kan varna rätt person vid rätt tidpunkt eller vara proaktiv när det gäller potentiella problem.
Det är dock ett problem när det inte stöds. Om någon som ställer en fråga till mig blir ytterligare en hatt på mitt huvud, så ja, det blir snabbt gammalt.
Vi måste dock erkänna att det finns många människor som hellre vill begränsa sitt fokus. Människor som tycker om att gå på djupet inom ett visst område – och de är riktigt bra på det. Ju mer vi kan ta bort röran på deras tallrikar, desto längre kommer de att kunna gå.
Oavsett hur stor organisationen är kommer det alltid att finnas uppgifter som inte är fullvärdiga jobb. Och det kommer alltid att finnas människor som skulle bli uttråkade av att bara göra en sak! Att bära flera hattar kommer aldrig att försvinna helt och hållet. Om du stöder det och är medveten om dina affärsmetoder kan det till och med vara en bra sak. Här är några nya tillvägagångssätt som du kan använda dig av.
Att erkänna att människor bär flera hattar.
Människor måste erkännas för vad de bidrar med – allt, inte bara det som är lätt synligt. Fråga människor vilka projekt de arbetar med, eller vilka underhållsuppgifter de utför som håller organisationen i gång. Kalla ut de många hattar som de har på sig; erkänn och uppskatta dessa bidrag.
Rota eller blanda om hattarna.
Ofta är de personer som har flest hattar på sig helt enkelt de personer som har varit med i teamet längst. Vi lägger till och lägger till och tar aldrig ett steg tillbaka för att ta en titt på hela strukturen. Planera in tid för att se över detta med jämna mellanrum. Använder vi lagets talanger på bästa sätt? Kan vissa ansvarsområden flyttas eller roteras? Det som är gammalt för en person kan vara en tillväxtmöjlighet för någon annan eller en intressant väg att utforska.
Förklara att det är ett alternativ att be om hjälp.
Ibland behöver vi påminna människor om att de kan be om hjälp eller ge några möjligheter till hur detta kan se ut.
Du kanske till exempel har en anställd som ofta utformar marknadsföringsmaterial eftersom han eller hon är den enda person som på sätt och vis vet hur man använder ett designprogram. De vill dock hellre fokusera på innovativa idéer för kommunikationsstrategin och eftersom de inte är grafiska formgivare kan den typen av arbete ta mycket tid i anspråk. Skulle det inte vara mer effektivt att anställa ett team som har dessa färdigheter? Eller kanske försöker du göra dataanalyser och din teammedlem är ivrig att lära sig men lär sig fortfarande. Du kanske kan hjälpa dem att klättra uppåt på inlärningskurvan genom att tillfälligt ta in ett samarbetsteam som både kan göra en del av det tunga arbetet och hjälpa till att bygga upp teamets kapacitet.
Nu ska oberoende entreprenörer inte ersätta heltidsanställda eller till och med deltidsanställda. Det handlar inte om att spara pengar (eller ”minska omkostnaderna”) genom att inte betala för förmåner eller löneskatt. (Här finns några bästa metoder för klassificering av arbetstagare och andra överväganden.)
Det bör handla om flexibilitet – både frilansarens förmåga att arbeta självständigt och din organisations förmåga att lägga till expertis eller kapacitet när behovet uppstår utan att skapa en fast tjänst för ett tillfälligt eller tillfälligt behov. (Därmed inte sagt att du inte kan börja med att anställa en frilansare och senare inse att det är vettigare att skapa en fast tjänst.)
Flexibilitet går åt båda hållen.
På tal om flexibilitet, om du ber dina anställda att vara flexibla när det gäller att ha på sig flera olika typer av hattar, så var också flexibla när det gäller att inse att de anställda kan ha olika behov för var och en av dessa hattar.
Till exempel: även om de går via sin chef för att få budgetgodkännande för de flesta saker, så får de förvalta budgeten för något som de är den organisatoriska ägaren till. Eller så kan det innebära att man tillåter människor att arbeta på distans vid behov för vissa projekt, när de vill kunna fokusera. Även om det övergripande arbetet inte kan begränsas kan du ge dem utrymme att fördjupa sig i ett visst område utan att bli distraherade av kollegor som kommer förbi med förfrågningar. Eller av de metaforiska bränder som kan släckas av flera andra personer på kontoret som skulle kunna ställa upp om deras vanliga brandman inte var på plats.
Respektera varje hatt.
Överväg att se över arbetsbeskrivningar eller justera ersättningen. Sök efter möjligheter till professionell utveckling för var och en av dessa hattar, eller andra sätt att ge stöd.
Och de där hattarna som en del personer hamnar i hattar helt enkelt för att de har varit med i teamet så länge att detta har glömts bort? Är det dags att pensionera vissa hattar? Kanske inte, men låt oss göra det till ett aktivt val.
- Bemärk att en engelsk examen, att jag har tittat på massor av akutmottagning och att jag har fått årlig första hjälpen-utbildning i många år gör mig inte till något som helst medicinskt proffs.