Förvaltningsmöten är i allmänhet slutna diskussioner i styrelsen som kan inkludera inbjudna deltagare, t.ex. en verkställande direktör eller vissa anställda. Dessa möten kan äga rum i slutet av ett styrelsemöte eller separat från ett styrelsemöte om inga formella åtgärder ska vidtas. Exekutiva möten kan vara ett användbart verktyg för en styrelse för att ta upp känsliga och/eller juridiska frågor, t.ex. en utvärdering av den verkställande direktören. Möjligheten att hålla diskussionerna vid verkställande möten privata kan också vara en stor fördel för organisationer som har röstberättigade medlemmar, omfattas av lagar om öppna möten eller har allmänna protokoll från styrelsemöten som förs av personalen.
Om det görs på rätt sätt kan verkställande möten skapa ett ”säkert utrymme” för styrelseledamöterna att diskutera en fråga öppet och ärligt, hjälpa till att främja förtroendet mellan styrelseledamöterna och möjliggöra ett bättre oberoende beslutsfattande. Verkställande sammanträden kan dock också vara ett hinder för bättre styrning av styrelsen när de används felaktigt eller slarvigt, vilket skapar misstro mellan styrelsen och personalen, onödigt hemlighetsmakeri och paranoia. Nedan följer några av de viktiga faktorer som en styrelse bör ta hänsyn till när den använder ett verkställande sammanträde.
Konfidentialitet
- Informera deltagarna om huruvida hela eller delar av diskussionen ska förbli konfidentiell;
- Märk på lämpligt sätt material som konfidentiellt och bestäm vad som skulle vara lämpligt att inkludera i mötesprotokollet om det kommer att avslöjas för medlemmar eller personal;
- Begränsad tillgång till material eller protokoll från verkställande sammanträde till de personer som deltog i det verkställande sammanträdet i den utsträckning som är lagligt tillåten;
- Säkerställ att alla tillämpliga lagar om öppna sammanträden följs.
Transparens
- Detektera vilken information som behöver kommuniceras till berörda parter efter det verkställande sammanträdet;
- Detektera om en eventuell omröstning ska genomföras under det verkställande sammanträdet eller om den kan genomföras under det allmänna styrelsemötet; och
- Dokumentera skälen till eller ämnet för det verkställande sammanträdet i det allmänna mötesprotokollet.
Process
- Det är bättre att avgöra om regelbundet schemalagda eller tillfälliga verkställande möten underlättar en korrekt övervakning och en öppen diskussion i styrelsen.
- Hantera tydliga förväntningar med de utestängda parterna när det gäller styrelsens uppföljning, även om det inte finns något att rapportera.
- Säkerställa att diskussionen förblir på ämnet med avseende på den överenskomna dagordningen för det verkställande mötet.