Principles of Public Speaking

Förr i tiden var transparenter som visades med overheadprojektorer, affischer och blädderblock vanliga visuella hjälpmedel, men dessa har oftast ersatts av datorteknik. För många människor är termen ”visuella hjälpmedel” för presentationer eller tal synonymt med PowerPoint (ofta lång, torr och smärtsam PowerPoint), men detta är bara en typ av visuellt hjälpmedel. Du bör överväga alla tillgängliga alternativ för att avgöra vad som är mest effektivt och lämpligt för din presentation.

Om du bär kläder som inte passar dig är du ett modeoffer. Du måste bära kläder som får dig att se bättre ut. – Vivienne Westwood

Personligt utseende

En del människor väljer att klä upp sig som en del av sin presentation, och detta kan bidra till att sätta tonen i talet eller förstärka en specifik punkt. En talare kan välja att bära en handgjord tröja i ett föredrag om stickning för att inspirera andra att börja med denna hobby. En annan talare kan välja en brandmansuniform i ett tal om att gå med i den lokala frivilliga brandkåren i ett försök att vädja till den respekt som de flesta människor har för människor i uniform.

Om du inte klär dig i förhållande till ditt ämne bör du klä dig lämpligt för din publik och din plats. En presentation inför en professionell publik eller på en professionell konferens lämpar sig för lämplig affärsklädsel. Om du håller en presentation inför din lokala flickscoutgrupp kan mer avslappnade kläder vara det bästa valet. När du gör en demonstration ska du se till att du är lämpligt klädd för att ge demonstrationen. Det är svårt för en talare att visa hur man korrekt tar på sig en bergsklättringssele om hon har en kjol på sig dagen för presentationen.

Bortsett från att klä dig på ett lämpligt sätt för din publik och ditt ämne kommer publiken att göra bedömningar om dig redan innan din presentation börjar. Din klädsel, ditt sätt att uppträda, hur du hälsar på publiken när de anländer, hur du presenteras och de första orden ur din mun påverkar din trovärdighet och din förmåga att få kontakt med publiken. Se till att du är lugn och välkomnande mot din publik när de anländer och hälsa på dem på ett professionellt sätt. Din trovärdighet och professionalism blir lidande när publiken anländer och du är upptagen med att klampa runt och försöka avsluta dina förberedelser.

Objekt och rekvisita

Objekt och rekvisita, t.ex. en cykelhjälm för ett tal om cykelsäkerhet eller ett riktigt prov på den produkt du försöker sälja, kan förbättra din presentation avsevärt. Att se den faktiska produkten gör det ofta lättare för din publik att förstå din mening och hjälper dig att få kontakt med din publik på ett känslomässigt plan. Rekvisita kan användas som en del av demonstrationer (diskuteras nedan) eller som ett fristående föremål som du hänvisar till i ditt tal.

Det finns flera viktiga överväganden när du använder rekvisita i din presentation. Om du har en stor publik kan det innebära att om du visar rekvisitan längst fram i lokalen kan det innebära att åhörarna inte kan se föremålet. Alternativet till detta är att skicka runt föremålet, även om Young och Travis rekommenderar försiktighet när det gäller att skicka runt föremål under ditt tal, eftersom de flesta kommer att se föremålet efter att du har gått vidare med ditt föredrag. Att ha din rekvisita i otakt med din presentation, antingen när den skickas runt och stör publikens uppmärksamhet eller genom att rekvisitan är synlig när du inte talar om den, är distraherande för din publik och ditt budskap. För att använda rekvisitan så effektivt som möjligt i din presentation ska du noga överväga hur föremålet kommer att vara synligt för hela publiken när du talar om det, och se till att det är utom synhåll när du inte gör det.

Demonstration

En demonstration kan tjäna två olika syften i ett tal. För det första kan den användas för att ”imponera” på publiken. Att visa upp funktionerna hos din nya produkt, illustrera det katastrofala misslyckandet med en dåligt knuten klätterknut eller att kasta en kork genom rummet under ett kemiexperiment är alla sätt att fånga publikens uppmärksamhet. Demonstrationer får inte vara effektsökande, utan ska ge ett mervärde till din presentation. När den är välgjord kan den bli ett minnesvärt ögonblick i ditt tal, så se till att den förstärker det centrala budskapet i ditt föredrag.

Demonstration kan också användas för att visa hur något görs. Människor har olika inlärningsstilar, och en processdemonstration kan hjälpa visuella inlärare att bättre förstå det koncept som lärs ut. Tänk för ett ögonblick på skillnaden mellan att läsa instruktionerna om hur man utför hjärt- och lungräddning, att se någon utföra hjärt- och lungräddning och att prova hjärt- och lungräddning på träningsdockan. Som framgår av det enorma antalet videor på nätet som illustrerar hur man gör något, finns det ett stort värde i att titta på när man lär sig en ny uppgift.

Om din presentation innehåller en process där det är lättare att förstå genom att se, överväg då att inkludera en demonstration.

Om du har en begränsad tid att presentera, se till att dina demonstrationer är kortfattade, väl inövade och synliga för hela publiken. Var beredd på att demonstrationen kan misslyckas och ha en reservplan. Det är bättre att gå vidare med din presentation än att oroa dig för att försöka få din demonstration perfekt eller fixad. Men om du ger en demonstration av din nya produkt, se till att den är så felfri som möjligt. Om du inte kan vara säker på att produkten kommer att fungera som förväntat är det bättre att hoppa över demonstrationen.

Poster och blädderblock

Om du presenterar för en liten publik, runt ett dussin personer, kan du välja att använda en poster i stället för PowerPoint. Din affisch bör fokusera på att stödja ditt kärnbudskap och kan lämnas kvar för att påminna de närvarande om din presentation när du har gått. Affischerna ska se professionella ut (t.ex. inte handskrivna), vara synliga för alla i rummet och följa de designregler som behandlas senare i det här kapitlet. Före presentationen bör du fråga om affischerna måste hängas upp eller vara fristående. För affischer som ska hängas upp från en vägg räcker det med robusta affisch- eller mattkartonger. Om din affisch ska vara fristående eller om du ska använda samma affisch till flera presentationer bör du överväga att använda en tri-fold display board.

Andra textbaserade visuella hjälpmedel inkluderar vita tavlor och blädderblock. Båda kan användas för att skriva eller rita på under presentationen och bör användas med flera förbehåll. Att skriva under presentationen tar faktiskt bort din talartid, så se till att du räknar in detta i din talartid. Att tala och skriva samtidigt kan vara knepigt eftersom publiken har svårt att bearbeta det de hör när de samtidigt försöker läsa det du skriver. Om du skriver måste du dessutom vara försiktig så att du inte vänder ryggen åt din publik, vilket gör det svårare för dem att höra dig och för dig att få kontakt med din publik. En läsbar handstil som kan ses på avstånd är av största vikt, så användningen av denna typ av visuella hjälpmedel bör begränsas till små publikgrupper. Vissa talare skriver och ritar för att framhäva viktiga punkter, men detta kräver enormt mycket skicklighet och övning. För dem med mindre utvecklade färdigheter är blädderblock bäst begränsade till situationer där publikens input är nödvändigt för presentationens inriktning eller fortsättning.

Själen tänker aldrig utan en bild. – Aristoteles

Ljud och video

En stor mängd digitaliserat ljud och video finns nu tillgängligt för att inkluderas och bäddas in i din presentation. Välj korta klipp; Young och Travis rekommenderar endast 10-20 sekunder, men detta beror delvis på presentationens längd, syftet med presentationen samt klippens innehåll och relevans. Presentationen bör inte huvudsakligen bestå av ljud-/videoklipp. Välj endast klipp som förstärker budskapet eller fungerar som en lämplig övergång till nästa ämne.

När du inkluderar ljud eller video i ditt tal finns det flera tekniska överväganden. Det är viktigt att klippet är korrekt inställt så att det börjar exakt där du vill att det ska börja spelas. Det distraherar både publikens uppmärksamhet och din trovärdighet när du fumlar med tekniken under ett tal. Det är också viktigt att ditt filformat kan spelas upp på den dator du använder. Eftersom alla datorer inte kan spela upp alla filformat, se till att testa uppspelbarhet och ljudvolym före din presentation. Återigen, för att återgå till att ge ett professionellt intryck från din första interaktion med din publik, bör du reda ut de tekniska detaljerna innan de kommer in i rummet. Om ditt klipp inte spelas upp ordentligt, gå vidare i stället för att försöka rätta till problemet, precis som vid en demonstration. Att fumla med tekniken är slöseri med publikens värdefulla tid.

Handouts

Det finns många åsikter om användningen av handouts under en presentation. Den vanligaste metoden är att presentatörerna ger deltagarna en kopia av sina PowerPoint-bilder före eller efter presentationen. Detta är så vanligt att vissa akademiska och professionella konferenser kräver att presentatörerna lämnar in sina presentationer före evenemanget, så att kopior av presentationerna kan göras till varje deltagare. Trots denna rådande trend bör du undvika att använda dina bilder som handouts eftersom de har olika syften. Att använda dina presentationsbilder som handout innebär både att dina bilder blir kortfattade och att de inte fungerar som handout.

Handouts används bäst för att komplettera innehållet i ditt föredrag. Om du tillhandahåller statistiska uppgifter kan din bild endast visa den relevanta statistiken med fokus på den slutsats du vill att din publik ska dra. Din handout kan däremot innehålla hela tabellen med data. Om du behöver visa ett komplicerat diagram eller diagram blir en handout mer lättläst än om du försöker få in all information på en bild. Eftersom du måste förenkla uppgifterna för att göra dem begripliga på en bild, kan handlingen innehålla bevisen för ditt budskap på ett sätt som är läsbart, detaljerat, komplext och visar respekt för publikens tid och intelligens.

Du behöver inte inkludera allt i ditt föredrag, och du behöver inte packa in all din information i dina bildspel. Skriv ett handout-dokument med så mycket detaljer som du vill och håll diabilderna enkla. Presentatörer känner ofta ett behov av att visa alla uppgifter och all information de har för att de ska verka kunniga, informerade och grundligt förberedda. Du kan hjälpa till att lindra denna känsla genom att skapa en handout med alla detaljerade uppgifter du vill ha, vilket gör att du kan fokusera på ditt huvudbudskap.

Det finns många sanna påståenden om komplexa ämnen som är för långa för att rymmas på en PowerPoint-slide. – Edward Tufte

Att ta fram en lämplig handout tar extra tid för presentatören, men det kommer att resultera i ett dokument att ta med sig som står på egen hand och ett bildspel som fokuserar på effektivt visuellt innehåll. Duarte (2008) och Tufte (2003) rekommenderar handouts endast för tät, detaljerad information. Reynolds utvecklar den här idén och påpekar att din handout måste vara tillräckligt komplett för att kunna stå på din plats eftersom du inte kommer att vara där för att presentera informationen eller svara på frågor.

När man ska dela ut handouts är också mycket omdiskuterat. Det är så vanligt att dela ut handouts i början av en presentation att det kan verka fel att bryta mot konventionen. Det är dock viktigt att förstå att om folk har papper framför sig medan du talar kommer deras uppmärksamhet att delas upp mellan handoutet, dina andra visuella hjälpmedel och dina ord. För att motverka detta kan du överväga att dela ut handouts i takt med att de behövs under presentationen och ge folk tid att läsa igenom dem innan du fortsätter. Detta kanske inte är ett praktiskt alternativ för kortare presentationer, och avbrottet i presentationsflödet kan vara svårt att återhämta sig från. Om det inte är absolut avgörande för att presentationen ska bli framgångsrik att dokumenten finns tillgängliga för publiken, bör utdelningar delas ut i slutet av presentationen.

Slideware

Slideware är en allmän term för programvara som används för att skapa och visa bildspel som Microsoft PowerPoint, Apple iWorks Keynote, Google Drive Presentation, Zoho Show och andra. Slideware består av enskilda diabilder, som tillsammans kallas för bildspel, och är en de facto-standard för visuella hjälpmedel för presentationer, trots kritik och klagomål mot formatet. I själva verket är det inte programvaran som är problemet utan användningen av programmet. Fokus för en stor del av återstoden av det här kapitlet kommer att ligga på förslag och bästa praxis för att skapa effektiva bildspel som har ett stort genomslag och som undviker många av klagomålen från dem som kritiserar slideware. Före denna diskussion finns det två olika presentationsstilar för slideware som bör nämnas.

En bild är en dikt utan ord. – Horace

Pecha Kucha

Pecha Kucha är en presentationsmetod med hjälp av ett bildspel med 20 diabilder som visas i 20 sekunder per diabilder, går framåt automatiskt och innehåller i allmänhet ingen text. Metoden började 2003 som ett sätt att begränsa längden på arkitekters presentationer och fortsätter att öka i popularitet, men är fortfarande reserverad främst för personer inom kreativa branscher. På grund av det restriktiva formatet hjälper Pecha Kucha-presentationer talaren att öva på redigering, tempo, kontakt med publiken, fokusera på budskapet och använda bilder i stället för ord.

Prezi

Prezi är en digital presentationsprogramvara som bryter med standardpresentationen med diabilder, även om den inte riktigt är ett diaprodukt. Det kräver att användarna planerar sina teman innan de lägger till främst bildfokuserat innehåll. I stället för att bläddra genom bildspelet zoomar presentatören in och ut ur presentationen för att visuellt visa kopplingar som inte är tillgängliga i annat bildprogram. Programvarans utformning lämpar sig för snabbare visuella förändringar. Detta bidrar till att hålla åskådaren engagerad, men det kan också leda till att den tomma duken överfylls med bilder.

Prezis snabbt rörliga bilder och ibland ovanliga rörelser kan göra användarna yr eller desorienterade. Det krävs noggrant arbete under planering och övning så att poängen med föredraget inte är Prezi-programvarans wow-faktor, utan att dina visuella bilder förstärker din presentation. Det bästa sättet att lära sig mer om detta nya verktyg är att besöka Prezis webbplats för att se exempel.

Om du väljer att använda Prezi i en företagsmiljö bör du starkt överväga ett av de betalda alternativen med det enda syftet att ta bort Prezi-logotypen från presentationen.