Varje kritisk operativ enhet (COU) måste utveckla en kontinuitetsplan för verksamheten (COOP) och en plan för katastrofåterställning (DR) (där så krävs) för att dokumentera kontinuitets- och återställningsstrategin som gör det möjligt för COU att fortsätta att utföra viktiga funktioner och/eller tillhandahålla tjänster inom en förutbestämd tidsram. Typ och nivå av tjänster som ska tillhandahållas inom denna tidsram och återställningsmetoden måste definieras.
Enheter som inte har bedömts som ”kritiska” uppmuntras att använda mallen som ett verktyg för att skapa en COOP- och DR-plan.
Utveckla eller uppdatera COOP
Enheterna måste utse en COOP-samordnare (samordnare) som ska leda utvecklings- och uppdateringsprocessen. Ladda ner mallen för kontinuitet (COOP). Department of Emergency Management (DEM) står till förfogande för att hjälpa till med utveckling och uppdatering av COOP.
- Den COOP och tillhörande dokument kan på begäran granskas av Office of Internal Audit och/eller DEM
- En COOP bör innehålla rutiner för att meddela viktiga anställda i händelse av avbrott, nödsituationer eller katastrofer
Utarbeta eller uppdatera DR-plan
Ladda ner DR-mallen. Office of Information Technology Disaster Recovery Team (OIT-DR) står till förfogande för att hjälpa till med utveckling och uppdatering av en katastrofplan.
- Den DR och tillhörande dokument kan på begäran granskas av Office of Internal Audit, DEM och OIT-DR
Informera anställda med viktiga funktioner
Samordnarna kommer att:
- Informera skriftligen, anställda som har utsetts som vitala med kontinuitetsansvar som ”Essential Employees” vid anställningens början eller när denna roll tilldelas
- identifiera alternativa anställda för varje Essential Employee (tre djupa)
Utbilda anställda
Samordnarna måste se till att utbildning (om planens användning) ges minst en gång om året till alla anställda vid enheten för att säkerställa att alla anställda är tillräckligt utbildade för att kunna fullgöra sina ansvarsområden till stöd för återhämtningsprocessen. DEM står till förfogande för att hjälpa till med utbildningen.
Utbildningen ska omfatta förtrogenhet med och en fungerande kunskap om enhetens COOP.
Övningsplan
Samordnarna rekommenderas att öva avdelningens COOP minst en gång per år. DEM står till förfogande för att hjälpa till att planera denna övning. En lyckad övning kommer att omfatta följande:
- identifiera övningsmål
- genomföra övningar med hjälp av COOP
- utvärdera övningsresultat och vid behov, making appropriate changes to the plan and re-exercising to ensure that objectives are met
- documenting of exercise results and the steps proposed to correct any problems
- an After Actions Report (gap analysis, lessons learned)
Review Plan
DEM will provide a reminder to Coordinators to conduct the recommended annual COOP review. The review should verify that:
- essential functions have been identified
- essential employees have been notified of their designation in writing
- continuity and recovery strategies are in place
- documentation for the plan is current
- minimum levels of required operation and recovery time frames have been set
- exercise of the plan has been completed during the last 12 months