Som evenemangsplanerare kan du ställas inför en mängd olika evenemangsuppdrag. Om målen förblir desamma, att organisera ett lyckat evenemang (naturligtvis), visar det sig att insatserna skiljer sig åt beroende på typ av evenemang och framför allt beroende på vilken publik som kommer att delta.
För att du ska kunna vara på topp har vi förberett en kort påminnelse om de olika typerna av evenemang som du kan organisera. Let’s go!
KORPORERA EVENEMANG
Studiedagen
Studiedagen samlar de anställda på ett företag för att utbilda, informera, motivera och övertyga dem i ett specifikt ämne, kring ett tema som kan vara användbart varje dag. Men långt från skolbänkarna, det kan jag garantera dig! Faktum är att detta absolut inte har något att göra med att ”studera” i ordets bokstavliga bemärkelse, utan snarare med en djupgående analys.
Studiedagen är uppbyggd kring en presentation, med flera talare och experter inom sitt område, som kommer att sätta tonen för dagen. De olika åsikterna och synpunkterna kommer att presenteras för att sätta igång debatten bland deltagarna. Och det är vad vi vill! Publikens deltagande garanterar att denna dag, rik på ny information, kommer att bli väl ihågkommen! Det är också ett bra sätt att låta de olika personligheterna komma till tals.
Upptäck alla våra tips för att organisera en studiedag!
Seminariet
Seminariet, som är välkänt bland företagen, syftar till att föra samman de anställda och skapa ett unikt band. Det fokuserar på människan och hennes kvaliteter. Det är också ett utmärkt sätt att tacka de anställda för det arbete de utför under året. Det är ett ledningsverktyg i sin egen rätt!
Företagsseminariet kan organiseras för att uppmuntra utbyte inom ett team, men också för att granska en period som har gått. Det är också en idealisk plats för att diskutera framtiden och fastställa nya mål.
Organisatörer väljer ofta att hålla seminariet utanför arbetsplatsen, men allt beror på vilken typ av seminarium det handlar om. Integrationsseminarier, som främjar nyanställdas ankomst, äger ofta rum på plats. Motivationsseminarier syftar tvärtom till att stimulera de anställda. Det är därför det rekommenderas att genomföra dem utanför den dagliga rutinen på jobbet, genom att föreslå kreativa och originella aktiviteter!
Ofta läggs teambuildingaktiviteter till ett företagsseminarium för att variera nöjet.
Vi talar om detta i detalj lite längre fram 😉
Konferensen och kongressen
Konferenser lockar ofta till sig stora skaror, minst 100 personer, varav de flesta verkligen brinner för temat. Syftet med konferensen: att debattera ett visst ämne och öka medvetenheten om en specifik fråga. Därefter föds en fas av debatt kring en relaterad aktuell fråga, med målet att stimulera till förändring.
Ofta talar en eller flera talare som är experter på sitt ämne inför en publik som kan bestå av yrkesverksamma eller personer som är intresserade av ett gemensamt ämne.
Till skillnad från en konferens lockar en kongress människor från hela världen. Vid den här typen av evenemang delar talare från andra länder med sig av scenen.
Konferenser eller kongresser kan äga rum under en halv dag, en dag, flera dagar… Allt beror på hur stort evenemanget är 🙂
Alla våra tips för att anordna en lyckad konferens finns listade i vår artikel! Så vänta inte längre!
Produktlanseringen
En rent professionell händelse, produktlanseringen (eller kick-off för intimister) ansvarar för att främja en ny produkt. Efter månader, till och med år av arbete har det efterlängtade ögonblicket äntligen kommit! Du planerar att lansera din nya produkt eller tjänst på marknaden och för att göra det samlar du:
– Dina bästa kunder: de som lätt kommer att marknadsföra din produkt på sociala nätverk och till sina vänner och sin familj.
– Dina potentiella kunder: du måste övertyga dem om att din produkt är vad de behöver.
– Journalister: så att de kan skriva en artikel om din produkt och berätta om den
Ofta framhävs att detta evenemang vanligtvis äger rum på kvällen, på en prestigefylld plats. Som vi har sagt består publiken ofta av journalister, så man måste vara försiktig så att man inte överdriver! Denna målgrupp är särskilt krävande och svår att förföra, vilket är anledningen till att organisatörer av produktlanseringar förlitar sig på originalitet och överraskningar.
Steve Jobs, grundare av Apple, är den som har revolutionerat produktlanseringarna under de senaste åren genom att organisera storslagna evenemang som lockar såväl proffs och entusiaster som nyfikna.
Vill du ha alla nycklar till en lyckad produktlansering? Kolla in vår artikel!
Teambuilding
Det här är ett evenemang som arrangörer ofta gärna anförtros: teambuilding. Syftet är enkelt: att ge ditt team av medarbetare en trevlig stund genom att stärka sammanhållningen mellan dem och framför allt genom att motivera dem. Du måste komma ihåg att målen kan variera beroende på kunderna. Det kan till exempel handla om att lösa interna problem genom kreativa och berikande aktiviteter, eller om att förbättra teamets prestationer genom samarbets- och föreningsaktiviteter.
Teambuilding organiseras ofta på begäran av direktören eller teamledaren. Den hålls under en eller två dagar, men sträcker sig sällan över en längre period.
Kort sagt är det en rolig händelse som kombinerar arbets- och lekaktiviteter. Och det är det som är magin med teambuilding! Att blanda originella aktiviteter som gör det möjligt att lära sig samtidigt som man har roligt, samtidigt som man främjar tävlingsanda och lagarbete.
Tillammansättning är också ett sätt att belöna anställda på annat sätt än genom att ge dem en bonus. Och ja, mellan skattjakter, väggmålningar, escape games och virtual reality-aktiviteter… Det finns gott om möjligheter att motivera trupperna genom att ge lite pepp till deras dagliga arbete.
Är du på väg att organisera ett teambuilding-event? Upptäck 10 teambuildingaktiviteter som du kan föreslå dina gäster!
Övriga typer av evenemang: OFFENTLIGA EVENEMANG
Festivaler
Festivaler är ofta kulturellt dominerande. Bland dem finns musik- eller filmfestivaler, som är de mest utbredda. Ibland med ett välgörenhetssyfte, men festivalen är tänkt att vara gemytlig och festlig! Så släpp på volymen!
Organisera en festival kräver mycket förberedelser i förväg, med en kommunikationsfas som är viktig för att vara säker på att locka en maximal publik. Det är också därför det är viktigt att ha ett förstklassigt program.
En annan viktig punkt att notera är att det är ett ganska riskfyllt projekt att organisera en festival, eftersom det är ett evenemang som kräver en betydande budget. Det enda sättet att balansera finanserna är och att planera en bra strategi genom att planera din budget från A till Z för att garantera en hög avkastning på investeringen. Så tveka inte att kontakta lokala och regionala partner som kan hjälpa dig att kommunicera mer brett.
Mässor eller utställningar
Vi talar om ett större evenemang, en mässa eller en utställning som ofta äger rum under flera dagar, en gång om året. Syftet med den här typen av evenemang är att främja en verksamhetssektor som helhet.
Handelsmässor är den idealiska lekplatsen för företag eller frilansare, men kan i vissa fall vara öppna för allmänheten. Handelsmässor är tvärtom öppna för alla. Den här typen av mässor är ofta mycket populära och brukar locka flera tusen personer.
Mässor är dessutom en idealisk nätverksplats för företagare, eftersom det är ett mycket bra sätt att fylla sin adressbok och hitta nya kunder. Som utställare är det också ett bra sätt att förbättra ditt rykte och din synlighet! Målet är att synas på en mässa som delar samma tema som ditt företag. Om du till exempel utvecklar innovativa marknadsföringsdisplayer för kassor tack vare digitalisering och teknik är VivaTech något för dig!
Sportevenemang
Ett annat evenemang som kräver att ett antal bestämmelser följs är sportevenemang. Den här typen av evenemang kan vara lokala, på stadsnivå till exempel, men kan också ha en nationell eller till och med internationell dimension. Det bästa exemplet är naturligtvis de olympiska spelen!
Även om du inte behöver organisera idrottsevenemang bör du veta att de ändå är ganska vanliga. Den största svårigheten ligger i att få alla nödvändiga tillstånd för att arrangera det.
Dagens tips: glöm inte att teckna en bra försäkring som skyddar dig i händelse av en olycka.
Det speciella med ett idrottsevenemang är att det kan pågå från några timmar till några dagar beroende på dess storlek.
Finn allt du behöver veta om att organisera ett sportevenemang.
En mängd olika evenemang att organisera
Jag tror att du håller med mig, en evenemangsarrangör har inte tid att bli uttråkad med den mängd olika evenemang som han kan organisera! Chansen är stor att du har dina preferenser mellan de olika typerna av evenemang, men vet att ju mer du rör allt, desto mer lär du dig. Utmaningen och det oväntade är de delar som gör det här jobbet unikt och som får oss att vibrera dagligen 🙂