Vad är en affärsplan?

Den här artikeln är en del av vår ”Guide för affärsplanering” – en lista med artiklar som hjälper dig med planeringsprocessen!

Vad är en affärsplan? I sin enklaste form är en affärsplan en vägledning – en färdplan för ditt företag som beskriver mål och beskriver hur du planerar att uppnå dessa mål.

I den här artikeln kommer jag att utforska sektionerna i en affärsplan, samt:

• Vem behöver en affärsplan
• Hur man väljer rätt typ av affärsplan
• De viktigaste komponenterna som varje affärsplan bör innehålla
• Hur man använder sin plan för att uppnå snabbare tillväxt än konkurrenterna

För att börja ska du inte svälja den föråldrade idén att affärsplanen måste vara ett långt, formellt dokument, som om det vore någon uppsats som du måste skriva. Det stämmer inte längre. Även om alla företag har stora fördelar att vinna på att gå igenom affärsplaneringsprocessen är det bara en liten delmängd som behöver det formella affärsplanedokument som krävs för att söka investerare eller stödja ett kommersiellt lån.

De flesta av oss behöver bara en Lean Business Plan, för internt bruk, med bara punktlistor och viktiga prognoser. Bra företag håller alltid sin Lean Plan uppdaterad.

Den lean affärsplanen är en stor nyhet eftersom den gör planeringsprocessen mycket mindre skrämmande. Du börjar enkelt och låter den växa organiskt. Du gör inget som inte har ett affärsmässigt syfte, så du beskriver inte din ledningsgrupp (för att nämna ett exempel) om du inte behöver det avsnittet för utomstående. Mer om detta i avsnittet om Lean Plan.

Och dessutom är uppgiften att skriva en formell affärsplan i dag mycket mindre skrämmande än tidigare, även för dem av er som behöver ta fram ett dokument om affärsplanen. I dag är affärsplaner enklare, kortare och lättare att ta fram än någonsin tidigare. De moderna affärsplanerna är kortare, lättare att skriva och tack och lov lättare att läsa (och du kan alltid låta våra experter på MBA-konsultationer om affärsplaner skriva en affärsplan åt dig om du så önskar).

Låt oss börja med grunderna.

Vad är en affärsplan?

Om du någonsin har antecknat en affärsidé på en servett med några uppgifter som du måste utföra, har du skrivit en affärsplan – eller åtminstone de mycket grundläggande komponenterna i en sådan. I grund och botten är en affärsplan bara en plan för hur ditt företag ska fungera och hur du ska få det att lyckas.

Hur lång ska din plan vara?

Typiskt sett är en affärsplan längre än en lista på en servett (även om det, som du kommer att se nedan, är möjligt – och ibland idealiskt – att skriva hela din affärsplan på en sida). För mig i praktiken, och för de flesta riktiga företag, kan det vara så enkelt som Lean Plan som har några punkter för att fokusera på strategi, taktik, milstolpar för att spåra uppgifter och ansvar och de grundläggande finansiella prognoser du behöver för att planera: kassaflöde, budget, utgifter.

Hur ska du presentera din affärsplan?

En anmärkning om formatet: Affärsplaner bör bara bli tryckta dokument vid utvalda tillfällen, till exempel när du behöver dela information med utomstående eller lagmedlemmar. Annars bör de vara dynamiska dokument som du underhåller på din dator.

Planen fortsätter för evigt, vilket innebär att du ständigt justerar den, eftersom du regelbundet utvärderar ditt företags hälsa, så den tryckta versionen är som en ögonblicksbild av vad planen var den dag den trycktes.

Vad innehåller en formell plan?

Om du behöver ett formellt affärsplanedokument så innehåller det element som:

• En sammanfattning
• En företagsöversikt
• En del information om dina produkter och/eller tjänster
• Din marknadsföringsplan
• En lista över företagets viktigaste milstolpar
• En del. information om varje medlem i ledningsgruppen och deras roll i företaget
• Detaljer om företagets finansiella plan

Dessa kallas ofta för ”avsnitt” eller ”kapitel” i affärsplanen, och jag kommer att gå mer på djupet med var och en av dem nedan.

Hur ofta ska du revidera din affärsplan?

I alla fall är det viktigaste elementet i affärsplaneringen granskningsschemat – bestämda tider för att granska dina framsteg mot dina mål. Det kan vara så enkelt som ”den tredje torsdagen varje månad” för att nämna ett uppenbart exempel.

Specifikt är det tiden för att se över dina framsteg i fråga om milstolpar och jämföra dina faktiska resultat med dina finansiella prognoser. En riktig affärsplan är alltid felaktig – därav den regelbundna översynen och revideringen – och aldrig färdig, eftersom processen med översyn och revidering är avgörande.

Vem behöver en affärsplan?

Om du bara planerar att ta upp lite frilansarbete för att komplettera din inkomst kan du hoppa över affärsplanen. Men om du ger dig in i en mer betydande satsning som sannolikt kommer att förbruka en betydande mängd tid, pengar och resurser, då behöver du en affärsplan.

Om du menar allvar med affärer är det avgörande för din framgång att du tar planeringen på allvar.

Tyvärr tänker många människor på affärsplaner endast för att starta ett nytt företag eller för att ansöka om företagslån. Men affärsplaner är också viktiga för att driva ett företag – strategisk planering – oavsett om det behöver nya lån eller nya investeringar eller inte. Befintliga företag bör ha affärsplaner som de underhåller och uppdaterar när marknadsförhållandena förändras och när nya möjligheter uppstår.

Varje företag har långsiktiga och kortsiktiga mål, försäljningsmål och kostnadsbudgetar – en affärsplan omfattar allt detta och är lika användbar för ett nystartat företag som försöker skaffa kapital som för ett tio år gammalt företag som vill växa.

Startupföretag

Det mest klassiska scenariot för affärsplanering är för ett nystartat företag, för vilket planen hjälper grundarna att bryta ner osäkerheten i meningsfulla delar, som försäljningsprognos, utgiftsbudget, milstolpar och uppgifter.

Behovet blir uppenbart så fort du inser att du inte vet hur mycket pengar du behöver, och när du behöver dem, utan att lägga ut prognostiserad försäljning, kostnader, utgifter och tidpunkt för betalningar. Och det gäller för alla nystartade företag, oavsett om de behöver övertyga investerare, banker eller vänner och familj att dela med sig av sina pengar och finansiera det nya företaget.

I det här fallet är affärsplanen inriktad på att förklara vad det nya företaget ska göra, hur det ska uppnå sina mål och – viktigast av allt – varför grundarna är de rätta personerna för att göra jobbet. En affärsplan för nystartade företag beskriver också hur mycket pengar som behövs för att få igång företaget och genom de inledande tillväxtfaserna som kommer att leda (förhoppningsvis!) till lönsamhet.

Existerande företag

Inte alla affärsplaner är till för nystartade företag som ska lansera nästa stora grej. Befintliga företag använder affärsplaner för att strategiskt förvalta och styra verksamheten, inte bara för att ta itu med förändringar på marknaden och dra nytta av nya möjligheter. De använder en plan för att förstärka strategin, fastställa mätvärden, hantera ansvar och mål, följa upp resultaten samt för att hantera och planera resurser, inklusive kritiskt kassaflöde. Och naturligtvis använder de planen för att fastställa tidsplanen för regelbunden översyn och revidering.

Affärsplaner kan vara en viktig drivkraft för tillväxt för befintliga företag. Visste du att företag som skriver planer och använder dem för att förvalta sin verksamhet växer 30 procent snabbare än företag som bara tar sig an det som händer i byxorna? En studie av professor Andrew Burke, grundande direktör för Bettany Centre for Entrepreneurial Performance and Economics vid Cranfield School of Management, visade just detta.

För befintliga företag kan en solid affärsplaneringsprocess vara en konkurrensfördel som leder till snabbare tillväxt och större innovation. Istället för ett statiskt dokument blir affärsplaner i befintliga företag dynamiska verktyg som används för att spåra tillväxten och upptäcka potentiella problem innan de spårar ur verksamheten.

Välja rätt typ av affärsplan för ditt företag

Med tanke på att affärsplaner tjänar många olika syften är det ingen överraskning att de finns i många olika former.

För att du överhuvudtaget ska kunna börja skriva din affärsplan måste du fundera på vem som är målgruppen och vad målen med din plan är. Även om det finns gemensamma komponenter som återfinns i nästan alla affärsplaner, till exempel försäljningsprognoser och marknadsföringsstrategi, kan affärsplanens format vara mycket olika beroende på målgrupp och typ av företag.

Om du till exempel bygger en plan för ett bioteknikföretag kommer din plan att gå in på detaljer om myndigheternas godkännandeprocesser. Om du skriver en plan för en restaurang kan detaljer om läge och renoveringar vara kritiska faktorer. Och språket du skulle använda i bioteknikföretagets affärsplan skulle vara mycket mer tekniskt än språket du skulle använda i planen för restaurangen.

Planer kan också skilja sig mycket åt när det gäller längd, detaljer och presentation. Planer som aldrig lämnar kontoret och som uteslutande används för intern strategisk planering och förvaltning kan använda ett mer avslappnat språk och kanske inte ha så mycket visuell finish.

I den andra änden av spektrumet kommer en plan som är avsedd för en toppriskkapitalists skrivbord att ha en hög grad av polering och kommer att fokusera på de snabbväxande aspekterna av verksamheten och det erfarna teamet som kommer att leverera fantastiska resultat.

Här följer en snabb översikt över tre vanliga typer av planer:

Ensidig affärsplan

En ensidig affärsplan är precis vad den låter som: en snabb sammanfattning av din verksamhet som levereras på en enda sida. Nej, det betyder inte att du har en mycket liten teckenstorlek och att du klämmer in massor av information på en enda sida – det betyder att verksamheten beskrivs på ett mycket kortfattat språk som är direkt och rakt på sak.

En ensidig affärsplan kan tjäna två syften. För det första kan den vara ett utmärkt verktyg för att presentera företaget för utomstående, till exempel potentiella investerare. Eftersom investerare har väldigt lite tid att läsa detaljerade affärsplaner är en enkel plan på en sida ofta ett bättre tillvägagångssätt för att få det första mötet. Senare i processen kommer en mer detaljerad plan att behövas, men en plan på en sida är utmärkt för att komma in genom dörren.

Detta enkla planformat är också utmärkt för företag i ett tidigt skede som bara vill skissera upp sin idé i stora drag. Tänk på den ensidiga affärsplanen som en utökad version av att skriva ner sin idé på en servett. Genom att hålla affärsidén på en sida är det lätt att se hela konceptet på en gång och snabbt förfina konceptet när nya idéer dyker upp. Läs mer om hur man skapar en affärsplan på en sida.

Den slimmade affärsplanen

En slimmad plan är mer detaljerad än en plan på en sida och innehåller mer finansiell information, men den är inte lika lång som en traditionell affärsplan. Leanplaner är mer benägna att användas internt som verktyg för strategisk planering och tillväxt.

En Lean Business Plan avstår från de formaliteter som behövs när man presenterar en plan externt för ett lån eller en investering och fokuserar nästan uteslutande på affärsstrategi, taktik, milstolpar, mätvärden, budgetar och prognoser.

Dessa lean affärsplaner hoppar över avsnitt som företagets historia och ledningsgrupp eftersom alla i företaget nästan säkert känner till denna information. Du gör inget avsnitt om exitstrategi i din affärsplan om du inte skriver för investerare och därför inte är intresserad av en exit.

I den enklaste lean-affärsplanen används punktformuleringar för att definiera strategi, taktik, konkreta specifika datum och uppgifter samt viktiga siffror, inklusive prognostiserad försäljning, utgifter och kassaflöde. Den är bara fem till tio sidor när den är utskriven. Och få Leanplaner behöver skrivas ut. Lämna dem på datorn. Granska och revidera dem minst en gång i månaden. Den första Lean Plan tar bara några timmar att göra (eller mindre), och en månatlig genomgång och revidering kan ta bara en timme eller två per månad.

Lean Business Plans är ledningsverktyg som används för att styra tillväxten av både nystartade och befintliga företag. De hjälper företagare att tänka igenom strategiska beslut och mäta framstegen mot målen.

Extern affärsplan (a.k.a. det standardiserade affärsplanedokumentet)

Externa affärsplaner, de formella affärsplanedokumenten, är utformade för att läsas av utomstående för att ge information om ett företag. Den vanligaste användningen av en fullständig affärsplan är att övertyga investerare om att finansiera ett företag, och den näst vanligaste är att stödja en låneansökan. Ibland används denna typ av affärsplan också för att rekrytera, utbilda eller ta emot nyckelpersoner, men det är mycket mindre vanligt.

Ett formellt affärsplanedokument är en förlängning av den interna affärsplanen eller Lean Plan. Det är oftast en ögonblicksbild av den interna planen som den fanns vid en viss tidpunkt. Men medan en intern plan är kort om polering och formalia, bör ett formellt affärsplanedokument vara mycket väl presenterat, med mer uppmärksamhet på detaljer i språk och format. Se exempel på affärsplaner i vårt bibliotek med exempelplaner för att ge dig en uppfattning om hur den färdiga produkten kan se ut.

I en extern plan beskrivs dessutom i detalj hur potentiella medel kommer att användas. Investerare lämnar inte bara över pengar utan villkor – de vill förstå hur deras medel kommer att användas och vad den förväntade avkastningen på deras investering är.

Slutligt lägger externa planer stor vikt vid det team som bygger företaget. Investerare investerar i människor snarare än i idéer, så det är viktigt att inkludera biografier över viktiga lagmedlemmar och hur deras bakgrund och erfarenhet kommer att bidra till att företaget växer.

Vad du ska inkludera i din formella affärsplan

Samtidigt som vi just diskuterade flera olika typer av affärsplaner finns det nyckelelement som återfinns i praktiskt taget alla affärsplaner. Dessa komponenter omfattar granskningsschema, strategisammanfattning, milstolpar, ansvarsområden, mätvärden (numeriska mål som kan följas upp) och grundläggande prognoser. Prognoserna omfattar försäljning, kostnader, utgifter och kassaflöde.

Dessa centrala beståndsdelar växer organiskt efterhand som företaget behöver dem för det faktiska affärssyftet.

Förhållandet spelar inte så stor roll, så du behöver inte oroa dig för att ha ”rätt” plan så länge du har en plan som fungerar. Här är vad de vanligtvis innehåller:

Sammanfattning

Som det gamla talesättet att man aldrig får en andra chans att göra ett första intryck, är sammanfattningen ditt företags visitkort. Den måste vara kortfattad och innehålla de viktigaste punkterna i planen. Många potentiella investerare kommer aldrig att komma längre än till sammanfattningen, så den måste vara övertygande och spännande.

Sammanfattningen bör ge en snabb översikt över det problem som ditt företag löser, din lösning på problemet, företagets målmarknad, viktiga finansiella höjdpunkter och en sammanfattning av vem som gör vad i ledningsgruppen.

Och även om det är svårt att förmedla allt som du vill förmedla i sammanfattningen, är det viktigt att hålla den kort. Om du lyckas fånga din läsare kommer de att hitta mer detaljer i planens huvuddel när de fortsätter att läsa. Du kan överväga att använda din affärsplan på en sida som sammanfattning. Och LivePlan erbjuder ett utmärkt alternativ med vad de (från och med augusti 2018) kallar Pitch-sidan, en standardsammanfattning.

Möjligheten

Ett ofta användbart avsnitt i en formell plan beskriver marknaden, inklusive marknadsanalys, data, prognoser, beskrivningar och konkurrens.

Målmarknaden

Och lika viktigt som det är att ditt företag löser ett verkligt problem som människor eller andra företag har, lika viktigt är det att beskriva i detalj vem du säljer till. Att förstå din målmarknad är nyckeln till att bygga marknadsföringskampanjer och försäljningsprocesser som fungerar. Och utöver marknadsföring kommer din målmarknad att definiera hur ditt företag växer.

Marknadstrender

Beskriv de viktigaste förändringarna som sker på din målmarknad just nu. Förändras de potentiella kundernas behov, demografi eller preferenser på ett anmärkningsvärt sätt? Förklara helst hur dessa trender kommer att gynna dina produkter eller tjänster jämfört med konkurrenternas.

Om människor på din marknad till exempel i allt större utsträckning använder sina smartphones för uppgifter som de tidigare utförde på en dator, kanske den mobilapp du utvecklar är väl positionerad för att erövra en större del av marknaden.

Marknadstillväxt

Förklara hur din målmarknad har vuxit eller krympt under de senaste åren. Forskning är naturligtvis nyckeln här. Du kan använda dig av sökningar på Internet, branschorganisationer, marknadsundersökningsföretag, journalister som bevakar din marknad eller andra trovärdiga källor för att mäta marknadstillväxten. En växande marknad är uppmuntrande eftersom det tyder på en större efterfrågan på din lösning under de kommande åren. Med detta sagt kan du fortfarande vara framgångsrik på en svag eller krympande marknad. Det är bara viktigt att erkänna att du simmar mot strömmen.

Konkurrens

Vilka andra alternativ har dina kunder för att tillgodose sina behov, och vad är det som gör din lösning bättre för dem?

Uppförande

Produkter och tjänster

Avsnittet om produkter och tjänster i din affärsplan fördjupar sig i kärnan av vad du försöker uppnå. I det här avsnittet redogör du för det problem du löser, hur du löser det, konkurrenssituationen och ditt företags konkurrensfördel.

Beroende på vilken typ av företag du startar kan det här avsnittet också redogöra för den teknik du använder, den intellektuella äganderätten som du äger och andra nyckelfaktorer om de produkter som du bygger nu och planerar att bygga i framtiden.

Marknadsföring och försäljning

Marknadsförings- och försäljningsplanen redogör för de strategier som du kommer att använda för att nå din målmarknad. Denna del av din affärsplan ger en översikt över hur du kommer att positionera ditt företag på marknaden, hur du kommer att prissätta dina produkter och tjänster, hur du kommer att marknadsföra dina erbjudanden och eventuella försäljningsprocesser som du behöver ha på plats.

Drift

Beroende på vad som är specifikt för ditt företag kan du inkludera planer som rör platser och anläggningar, teknik och regleringsfrågor.

Milstolpar och mätvärden

Planer är ingenting utan ett gediget genomförande. I kapitlet om milstolpar och mätvärden i din affärsplan anges konkreta uppgifter som du planerar att utföra, komplett med förfallodatum och namnen på de personer som ska hållas ansvariga.

Det här kapitlet bör också innehålla detaljerade uppgifter om de viktigaste mätvärdena som du planerar att använda för att spåra tillväxten i ditt företag. Det kan handla om antalet genererade försäljningskontakter, antalet sidvisningar på din webbplats eller något annat viktigt mått som hjälper till att avgöra hur välmående ditt företag är.

Företagsöversikt

För externa planer är företagsöversikten en kort sammanfattning av företagets juridiska struktur, ägarförhållanden, historia och lokalisering. Det är vanligt att inkludera en uppdragsbeskrivning i företagsöversikten, men det är definitivt inte en kritisk komponent i alla affärsplaner.

Företagsöversikten utelämnas ofta i interna planer.

Team

Kapitlet om ledningsgruppen i en affärsplan är kritiskt för entreprenörer som söker investeringar, men kan utelämnas för i stort sett alla andra typer av planer.

Avsnittet om ledningsgruppen bör inkludera relevanta biografier för teamet som förklarar varför din ledningsgrupp består av de rätta personerna för rollerna. När allt kommer omkring är goda idéer ett dussin – det är en begåvad entreprenör som kan ta dessa idéer och förvandla dem till blomstrande företag.

Affärsplaner bör hjälpa till att identifiera inte bara styrkorna i ett företag, utan även områden som behöver förbättras och luckor som behöver fyllas. Att identifiera luckor i ledningsgruppen visar på kunskap och förutseende, inte på bristande förmåga att bygga upp företaget.

Finansiell plan

Den finansiella planen är en kritisk komponent i nästan alla affärsplaner. Att driva ett framgångsrikt företag innebär att vara noga uppmärksam på hur mycket pengar du får in och hur mycket pengar du spenderar. En bra finansiell plan är till stor hjälp när det gäller att avgöra när man ska anställa nya anställda eller köpa ny utrustning.

Om du är ett nystartat företag och/eller söker finansiering hjälper en solid finansiell plan dig att räkna ut hur mycket kapital ditt företag behöver för att komma igång eller för att växa, så att du vet hur mycket pengar du ska be om från banken eller från investerare.

En typisk finansiell plan innehåller följande:

• Försäljningsprognos
• Personalplan
• Vinst- och förlustberäkning
• Kassaflödesberäkning
• Balansräkning

För mer information om vad du ska inkludera i din affärsplan, kan du kolla in vår detaljerade översikt över affärsplanen, ladda ner en mall för affärsplan i Word-format, eller läsa igenom vårt bibliotek med exempel på affärsplaner så att du kan se hur andra företag har strukturerat sina planer och hur de beskriver sin affärsstrategi.

Använd din affärsplan för att komma framåt

Jag nämnde tidigare i den här artikeln att företag som skriver affärsplaner växer 30 procent snabbare än företag som inte planerar. Att ta det enkla steget framåt för att göra någon planering överhuvudtaget kommer säkerligen att ge ditt företag en betydande fördel jämfört med företag som bara kör framåt utan specifika planer.

Men att bara skriva en affärsplan garanterar inte din framgång.

Det bästa sättet att utvinna värde ur din affärsplan är att använda den som ett löpande ledningsverktyg. För att göra detta måste din affärsplan ständigt ses över och revideras för att återspegla aktuella förhållanden och den nya information som du har samlat in när du driver ditt företag.

När du driver ett företag lär du dig nya saker varje dag: vad dina kunder tycker om, vad de inte tycker om, vilka marknadsföringstaktiker som fungerar och vilka som inte fungerar. Din affärsplan bör vara en återspegling av dessa lärdomar för att vägleda din framtida strategi.

Det här låter som mycket arbete, men behöver inte vara det.

Tips för att få ut mest värde ur din plan på minst tid

1. Använd din affärsplan på en sida för att snabbt beskriva din strategi. Använd detta dokument för att regelbundet se över din strategi på hög nivå. Löser du fortfarande samma problem för dina kunder? Har din målmarknad förändrats?
2. Använd en Lean Plan för att dokumentera processer som fungerar. Dela det här dokumentet med nyanställda för att ge dem en tydlig bild av er övergripande strategi.
3. Sätt upp milstolpar för vad du planerar att åstadkomma under de kommande 30 dagarna. Tilldela dessa uppgifter till teammedlemmar, bestäm datum och fördela en del av din budget om det behövs.
4. Håll din försäljningsprognos och kostnadsbudget aktuell. När du lär dig mer om kundernas köpmönster ska du revidera din prognos.
5. Jämför dina planerade budgetar och prognoser med dina faktiska resultat minst en gång i månaden. Gör justeringar i din plan utifrån resultaten.
6. Den sista och viktigaste aspekten för att utnyttja din affärsplan som en tillväxtmotor är att planera in en månatlig översyn. Genomgången behöver inte ta mer än en timme, men den måste vara ett regelbundet återkommande möte i din kalender. Vid den månatliga översynen bör du gå igenom dina nyckeltal jämfört med din plan, gå igenom de milstolpar du planerat att uppnå, fastställa nya milstolpar och göra en snabb översyn av din övergripande strategi.

Det är lättare än det låter och kan ge dig en 30-procentig tillväxt snabbare än du tror.