15 Estratégias eficazes de gerenciamento de e-mail que você deve estar usando

Muitos de nós estão sobrecarregados com e-mails.

A palavra sozinha conjuga imagens de um número arrojado de três dígitos de e-mails não lidos, cada um dos quais requer a sua atenção.

Como o centro da comunicação especialmente em nossas vidas profissionais, o e-mail é inevitável. Mesmo com as maiores tentativas de se livrar da nossa caixa de entrada, o e-mail provou que não vai a lado nenhum.

Os problemas surgem devido ao enorme volume de e-mails que recebemos. Se não for verificado, a única priorização nativa para o e-mail é a data em que ele foi recebido. O e-mail por projeto não foi criado para lidar com nosso volume atual e as muitas maneiras que interagimos com nossa caixa de entrada. Felizmente, a tecnologia e as melhores práticas podem vir em seu socorro.

Gestão eficaz de e-mails exige que você tome ativamente sua caixa de entrada em suas próprias mãos. Isto exigirá a adição de software de e-mail e algumas regras gerais sobre a forma mais eficiente de lidar com as comunicações por e-mail.

15 dicas para dominar a gestão de e-mail

Email é a forma mais poderosa de comunicação empresarial e, com estas estratégias eficazes, pode tornar-se uma forma com a qual você realmente gosta de trabalhar. Para entrar em estratégias eficazes de gestão de e-mail, siga estas simples dicas de gestão de e-mail.

Apagar mensagens promocionais de vendas

Antes de entrar na gestão eficaz da sua caixa de entrada, é importante priorizar e remover mensagens indesejadas. As mensagens promocionais de vendas devem ser as primeiras a ir e arrastá-las para a aba Promocional não é tão eficaz. A idéia é ter uma caixa de entrada organizada e cheia apenas com conteúdo relativo aos seus objetivos de trabalho. Na maioria dos casos as mensagens de vendas distraem e desviam a atenção das suas prioridades.

Anular a subscrição de newsletters que nunca leu

Se é um assinante de newsletter em série, eis mais uma oportunidade para simplificar a sua caixa de entrada. Você pode ser tentado a criar etiquetas e filtros que podem processá-las fora do caminho para você, mas novamente, vamos salvar essas estratégias para e-mails que agregam valor à sua vida pessoal e profissional.

Se você não leu as duas últimas edições dessa newsletter, as chances são de você não estar recebendo nenhum valor, então considere cancelar a inscrição. Se você não suporta cancelar a inscrição, a maioria das newsletters lhe permitirá minimizar sua freqüência de envio.

Requisitar a remoção de mensagens de grupo que não lhe dizem respeito

Similiar às newsletters que você pode ter se juntado a vários grupos que se aplicaram a você no momento. Dê uma segunda olhada no valor que eles estão fornecendo e se eles são ou não relevantes para seus objetivos e interesses atuais.

As mensagens de grupo podem incluir e-mails de contatos pessoais com tópicos aleatórios ou simplesmente removendo-se desses tópicos terrivelmente longos de “responder a todos”. Um pouco de diplomacia vai dar um longo caminho aqui já que você não pode simplesmente “cancelar a inscrição” ou “bloquear” seus amigos e colegas. O Gmail oferece um botão “mute”, mas para todos os outros você terá que tornar suas intenções conhecidas.

Uma pequena mensagem deixando-os saber que você não é mais relevante para a conversa permitirá que você faça uma saída suave e se aproxime um passo de uma estratégia de e-mail efetivamente gerenciada.

Criar etiquetas para tipos similares de emails

Agora de ter removido os não essenciais é hora de organizar os emails que você realmente quer e as etiquetas são uma ótima maneira de fazer isso.

Rótulos podem ser usados para criar um sistema de pastas personalizado dentro da sua caixa de entrada. Dê-lhes um nome por categoria, cliente, projeto, ou o que você desejar. Tendo esta organização granular da sua caixa de entrada cria um sistema onde as suas conversas têm o seu devido lugar, tornando-as fáceis de encontrar e processar.

Não se afaste de fazer muitas pastas de e-mail

Não há limite para o número de pastas de e-mail que você pode criar na sua caixa de entrada. Não é raro ter 30 ou mais etiquetas e pastas para organizar suas conversas em um nível granular.

Caixas de entrada e etiquetas compartilhadas permitem que você leve o conceito de pasta adiante e gerencie os e-mails em sua caixa de entrada como uma equipe. G2 tem uma categoria nas melhores caixas de entrada compartilhadas construídas para equipes, onde você encontrará uma lista das melhores fontes para sua equipe.

A atribuição de e-mails é um dos componentes das caixas de entrada compartilhadas que permitem que você delegue e-mails com clareza.

Antes de adicionar ferramentas adicionais você deve considerar uma que funcione com seu cliente de e-mail atual. Ter que entrar e sair da sua caixa de entrada é contraproducente para se manter focado e organizar sua caixa de entrada em primeiro lugar.

Configurar filtros automáticos para certos remetentes

Por que não tornar sua vida mais fácil com algumas ferramentas de automação de e-mail? Ao criar filtros de e-mail, seus e-mails recebidos podem ser classificados, etiquetados ou marcados para você de acordo com os critérios definidos.

Filtros irão tranquilizá-lo a nunca perder suas contas ou e-mails importantes de um destinatário específico. Eles podem ser usados para agrupar automaticamente e-mails por projeto ou nome de cliente, com base em palavras-chave específicas, anexos e linhas de assunto. Você pode considerar filtros como seu assistente pessoal que faz alguma pré-organização para você, permitindo que você se concentre em tarefas mais urgentes.

Criar apelidos de remetente separados sob o mesmo endereço de e-mail

Uma outra maneira simples de filtrar e-mails recebidos, é criar apelidos. Os aliases de e-mail são um endereço de e-mail alternativo que ainda irá direcionar para o seu e-mail original. Essencialmente, você terá o benefício de ter um novo endereço de e-mail sem criar e gerenciar uma nova conta.

Por exemplo, você pode assinar boletins informativos com um apelido de e-mail em vez do seu endereço de e-mail principal. Você pode então criar filtros para rotular ou estrelar automaticamente todos os e-mails que chegam ao endereço de e-mail alias.

mail alias de e-mail também lhe dão a oportunidade de enviar e-mails a partir de um nome diferente. Por exemplo, você pode enviar e-mails relacionados ao trabalho a partir de um endereço de e-mail e e-mails pessoais de um alias, ou vice-versa.

P>Embora, se você precisar criar uma nova conta, por exemplo, para gerenciar suas vendas ou consultas de suporte, o software de help desk irá permitir que você integre perfeitamente um help desk dentro de sua caixa de entrada pessoal. Desta forma, os e-mails de vendas e suporte podem ser tratados num estilo de ticketing e atribuídos a agentes específicos directamente da sua caixa de entrada pessoal.

Reencaminhamento de e-mail interno

Compreendendo que seus colegas recebem e-mails externos suficientes, é uma boa prática evitar o uso de e-mail para comunicação interna e isso inclui as longas cadeias CC, BCC.

Gestão de e-mail moderno eliminou a necessidade de encaminhar e-mails para sua equipe interna. O melhor software de gestão de correio electrónico permitir-lhe-á comunicar com os seus colegas de equipa através de notas de correio electrónico através de mensagens instantâneas em formato de mensagens instantâneas. Este duplo benefício significa que você não tem que usar uma plataforma de mensagens externas e também evita a desorganização da caixa de entrada de todos. A sua equipa irá agradecer-lhe por isto!

Ler e responder aos e-mails a uma hora definida todos os dias

Monitorizar constantemente a sua caixa de entrada pode tornar-se um hábito ineficaz na gestão do tempo.

Agramar um tempo estratégico para gerir os seus e-mails leva a uma gestão eficiente do e-mail e é melhor fazer isto à mesma hora todos os dias. Isto permite-lhe criar slots dentro do seu dia e libertá-lo para se concentrar noutras tarefas sem a sensação constante de que deve estar a verificar os seus emails.

Após ter gerido a sua caixa de entrada para o dia, deve adiar o salto para dentro e para fora da sua caixa de entrada, a menos que algo extremamente urgente chegue. Mesmo assim você pode configurar sistemas para marcar aqueles e-mails que você não pode responder imediatamente.

Flag mensagens importantes que você não pode responder imediatamente

O software de gerenciamento de e-mail inclui a capacidade de soneca os e-mails ou fazê-los voltar ao topo da sua caixa de entrada em um momento posterior. Um bom sistema de sinalização suportado por filtros irá garantir que nada será perdido, permitindo-lhe responder eficazmente aos seus destinatários.

P>P>Even emails importantes nem sempre podem ser respondidos de imediato, mas, dito isto, existem melhores práticas quando se trata de tempos de resposta esperados.

Responder a emails empresariais num período de 24-48 horas

Como regra geral, os emails relacionados com negócios devem ser respondidos no mesmo dia útil. Estudos mostraram que levar mais de 48 horas para responder a um e-mail levará a uma perda de clientes potenciais e sua insatisfação.

Empresa rápida conduziu uma pesquisa sobre os tempos de resposta de e-mail onde descobriram que mais de 70% das pessoas esperam um tempo de resposta dentro de quatro horas.

Ganho, software de gerenciamento de e-mail pode ajudar aqui. No mínimo, você pode configurar autoresponders para que seus destinatários saibam que eles têm sua atenção com uma resposta mais detalhada a seguir, que deve ser definitivamente dentro de 3-5 dias úteis.

Seguimento em e-mails importantes dentro de 3-5 dias úteis

Todos nós lidamos com muitas tarefas variadas juntamente com um alto volume de e-mails diários, mas é importante priorizar e-mails que não podem ficar sem resposta. Quer esteja à espera da resposta de um recrutador, de uma confirmação de um participante externo ou da decisão de um cliente, 3-5 dias úteis devem ser a sua linha de base para enviar um e-mail de acompanhamento.

Pode haver situações em que alguns acompanhamentos podem ser necessários. Não se esqueça de adicionar um ou dois dias entre cada e-mail de acompanhamento para evitar dar uma impressão de que você está desesperado.

Para situações em que você não pode acompanhar imediatamente, um autorresponder é suficiente para mostrar o seu compromisso. Neste caso, se você é um usuário do Gmail, as ferramentas de comunicação G-Suite podem ajudar.

Delegation é a chave para o sucesso da gestão de e-mails. Com as ferramentas certas em mãos, ou mais precisamente na sua caixa de entrada, você pode simplesmente deixar uma rápida nota interna de e-mail para o seu colega que irá automaticamente compartilhar um e-mail com eles. Você pode até dar um passo adiante e criar regras automatizadas para compartilhar automaticamente certos e-mails com um colega específico. As notas internas de e-mail também podem ser automaticamente adicionadas para fornecer mais clareza e contexto à sua mensagem.

Download de aplicativos correspondentes para responder a e-mails em movimento

Os clientes mais populares do serviço de e-mail têm um aplicativo móvel correspondente para ajudá-lo a gerenciar e-mails quando você não está na frente do seu laptop. Com fácil acesso ao seu e-mail na palma da sua mão, você pode ter uma rápida visão geral em tempo real dos e-mails recebidos, e agendar o seu dia de acordo.

Deixe uma assinatura definida nos seus e-mails para que você não tenha que escrever o seu nome toda vez

Dando algum tempo adiantado para estruturar a sua estratégia de e-mail pode ir muito longe para economizar seu tempo e melhorar a sua eficiência. Surpreendentemente, as assinaturas de e-mail não são usadas com a frequência que deveriam. Tirando as conjecturas da digitação de seu nome, título e informações da empresa, você pode se concentrar na elaboração e envio de e-mails eficazes que muito mais rápido.

Seu processo de assinatura pode ser ainda mais simplificado com a ajuda de um software de assinatura de e-mail. O software de assinatura de e-mail não só lhe poupará tempo, como também o ajudará a si e à sua equipa a manterem-se concisos. É uma forma simples, mas eficiente de melhorar a sua marca e os seus esforços de marketing. Com as assinaturas de e-mail, você pode promover seu negócio, redirecionar destinatários para suas páginas preferidas do site ou contas de mídia social, anunciar próximos eventos e mais.

Se você usar pseudônimos, você pode até mesmo ter uma assinatura diferente para cada endereço de e-mail. Isto irá ajudá-lo a melhorar a sua estratégia de comunicação e envolver os destinatários de e-mail de formas direccionadas.

Criar e partilhar modelos de e-mail

Modelos de e-mail são outra forma de poupar tempo e garantir que tem um tom de voz consistente para a marca da empresa.

Muitos serviços de e-mail oferecem formas nativas de guardar e-mails como modelos. No entanto, existe uma lista de software construtor de templates de e-mail mais poderoso, que, quando integrado directamente na sua caixa de entrada, pode simplificar muitos dos seus processos repetitivos e sobrecarregar a sua caixa de entrada com templates de e-mail partilháveis. Ter a capacidade de adicionar variáveis personalizadas irá garantir que seus destinatários recebam uma resposta personalizada que dá a impressão de que foi criada especificamente para eles.

Conclusion

Gerir eficazmente sua caixa de entrada pode ir um longo caminho para torná-lo mais eficiente em geral. Com a ajuda de dicas e softwares de gerenciamento de e-mail que foram discutidos neste artigo, você está no caminho certo para domar e fazer amigos com sua caixa de entrada.

Para mais conselhos sobre como assumir o controle de seu e-mail, interna e externamente, verifique o hub de e-mail do G2 para obter ainda mais orientação!