Como facturar uma empresa: Um Guia Passo a Passo para Pequenas Empresas

As pequenas empresas que oferecem condições de crédito para seus produtos e serviços precisam aprender como faturar seus clientes, seja o cliente um indivíduo ou uma empresa.

Essas empresas enviam produtos ou realizam serviços primeiro e deixam o cliente pagar depois. O pagamento é solicitado através de um documento chamado factura.

Aprender como facturar correcta e eficientemente irá reduzir a sua papelada e fazer com que seja pago mais rapidamente. Isto irá melhorar a gestão financeira geral do seu pequeno negócio.

Deseja simplificar o seu processo de facturação? FreshBooks tem um software de facturação online fácil de usar que lhe faz pagar 2x mais rápido.

Neste artigo, vamos cobrir:

• Selecione um Modelo de Fatura
• Adicionar Produtos ou Serviços
• Inconte o Grande Total
• Inclua Detalhes Importantes

li>Envie a Fatura

• Folha de Dados

Siga-me>>h2>Selecione um Modelo de Fatura

Certifique-se de faturar o seu cliente assim que o trabalho estiver feito. A Forbes descobriu que as faturas que são enviadas no mesmo dia em que um trabalho é concluído são 1,5x mais prováveis de serem pagas.

O primeiro passo para criar a sua fatura é escolher um modelo de fatura. Existem muitos modelos de fatura gratuitos disponíveis para Word, Excel, Google Docs, PDF e outros formatos comuns. FreshBooks tem modelos de factura gratuitos para download personalizados para freelancers e pequenas empresas por indústria.

P>Baixar o modelo e abri-lo no programa da sua escolha.

• Adicionar Produtos ou Serviços
• Encontre o Grande Total
• Inclua Detalhes Importantes
• Envie a fatura
• Follow Up
• Como facturar uma empresa como indivíduo
• Como faturar uma empresa para trabalho por contrato

Adicionar Produtos ou Serviços

Adicionar um item separado para cada produto ou serviço pelo qual está a facturar o cliente. Certifique-se de incluir uma descrição completa, a data em que o produto ou serviço foi fornecido e as quantidades, se aplicável.

Os seus clientes querem saber exactamente pelo que estão a pagar. Não junte todos os itens. Divida cada um deles para cortar qualquer confusão que possa atrasar o recebimento do seu dinheiro.

Depois adicione a sua taxa fixa ou taxa horária por item. Para uma taxa horária, inclua também quantas horas você trabalhou por item e o subtotal.

Encontre o Grande Total

Encontre o subtotal de todos os seus itens. Depois adicione qualquer coisa que afete o total geral, como imposto sobre vendas, um desconto ou um saldo pendente. Adicione tudo junto para encontrar o total geral.

Nunca cobre taxas extras ou taxas atrasadas que não foram discutidas com o cliente com antecedência, diz a Forbes. Na melhor das hipóteses, o seu cliente vai ficar confuso. Na pior das hipóteses, eles não vão confiar em você se você cobrar por coisas que eles não concordaram.

Inclua Detalhes Importantes

P>Personalize a fatura de amostra para incluir seu logotipo, a data, data de vencimento, número da fatura, número de referência (como um PO#), suas informações de contato, as informações de contato da empresa, como endereço, condições de pagamento e uma mensagem pessoal, se desejado.

Mensagens pessoais como “por favor pague sua fatura dentro de 15 dias” ou “obrigado pelo seu negócio” aumentam em 5% a chance de ser pago, de acordo com a Forbes. Além disso, ser educado vai impressionar a empresa que você está faturando e melhorar o seu relacionamento.

É especialmente importante incluir termos de pagamento claros, diz. Geralmente é melhor escrever “O pagamento é devido em 30 dias” em vez de “30 líquidos”, pois isso elimina uma possível confusão.

Também, verifique com a empresa primeiro como eles preferem pagar a você. As empresas podem ser mais rígidas na forma como pagam. Se eles quiserem cortar um cheque, inclua em sua fatura como fazer esse cheque. Se preferirem pagar com cartão de crédito, inclua um link para processar o pagamento.

Below é um exemplo de uma simples factura feita em FreshBooks:



Source: FreshBooks

Também, verifique duas vezes a sua factura para detectar quaisquer erros ortográficos, gramaticais ou de formatação. Erros descuidados fazem você parecer pouco profissional. Se você é uma empresa de faturamento, eles vão especialmente desaprovar estes tipos de erros.

Envie a fatura

Você tem algumas opções para enviar a fatura. Você pode imprimi-la em papel pesado e enviá-la por correio, fax ou e-mail. O software de contabilidade normalmente envia-lhe a factura por e-mail e inclui opções de pagamento.

Não se esqueça de incluir uma mensagem pessoal, incluindo uma carta de facturação, seja como carta de apresentação ou no e-mail. Here’s an example”

Hi <insert client name>,

Please find attached an invoice for <insert project name and details>. Thank you for your business. If you have any questions, please don’t hesitate to contact <insert name> at <insert contact details>.

Best,

<insert your name>

Double check that you’re sending the invoice to the right person. Even if you signed a contract with one person at a company, doesn’t mean they’ll be the one handling payment, says Forbes. A different department may pay the invoice or an outside agency might’ve been contracted to handle payment. Ask your contact first so you don’t waste time.

It’s also important to know the company’s billing cycle. Talvez eles só enviem o pagamento no primeiro dia de cada mês. Nesse caso, é uma boa ideia enviar a factura mais perto da data de pagamento. Conhecer o ciclo de facturação também o ajudará quando seguir no passo seis.

Follow Up

Seu trabalho não termina depois de enviar a factura. As empresas perdem faturas rotineiramente, esquecem-nas ou estão relutantes em pagá-las. Você terá de fazer o acompanhamento. O software de facturação ajuda-o a enviar lembretes automáticos para reduzir a perseguição.

Pessoas também perguntam:

• Como facturar uma empresa como indivíduo
• Como facturar uma empresa por contrato de trabalho

Como facturar uma empresa como indivíduo

Aqui estão algumas dicas para parecer profissional quando estiver a facturar uma empresa como indivíduo:

• Incluir um cabeçalho profissional. Use seu nome comercial ou seu nome completo e inclua todas as suas informações de contato para que a empresa saiba exatamente como entrar em contato com você se tiver dúvidas. Insira um logotipo à esquerda do cabeçalho, se você tiver um.
• Use um modelo profissional. Os modelos gratuitos de facturação são uma opção, pois garantem que não omite nenhum detalhe importante. O software de facturação torna-o ainda mais profissional, uma vez que muitas vezes inclui opções para a empresa pagar online instantaneamente.
• Faturar de acordo com o contrato. As empresas podem querer que você assine um contrato antes de começar a trabalhar. Certifique-se de que o que você faturar já foi estabelecido no contrato, pois o seu contato não terá surpresas favoráveis. Isto irá atrasar o recebimento do seu dinheiro.
• Saiba quem cobrar. As empresas normalmente têm um departamento de facturação ou uma agência externa que trata do pagamento. Saiba para quem enviar a fatura e para quem copiar.
• Enviar faturas de acordo com o ciclo de faturamento da empresa. Muitas empresas enviam pagamentos no primeiro dia do mês. Pergunte ao seu cliente quando ele paga, para que você saiba quando enviar a fatura e quando acompanhar.
• Acompanhamento. Lembretes oportunos para pagar sua fatura não são irritantes, eles sinalizam que você é um profissional que está na bola.

Como faturar uma empresa para trabalho por contrato

Seguir estes passos para faturar uma empresa para trabalho por contrato:

1. Utilizar um modelo de fatura. Inclua um número de fatura e um número de pedido, se houver um. Forneça termos de pagamento como “líquido 30” (o pagamento é devido dentro de 30 dias).
2. Inclua a fatura e envie para endereços do cliente, se você fez o trabalho em um local diferente do local de faturamento.
3. Personalize seus itens de linha para o trabalho. Você pode precisar de colunas para um número de ordem de trabalho, número da peça, custo unitário, detalhes do trabalho, taxa horária, horas trabalhadas e subtotal. Se você recebeu uma ordem de trabalho, os detalhes do trabalho na sua fatura devem corresponder ao que está escrito na ordem de trabalho.
4. Inclua qualquer coisa que possa afetar o total geral, como imposto sobre vendas, depósitos, descontos e diárias ou quilometragem.
5. Detalhe os métodos de pagamento que você aceita e qual é a sua política de taxas atrasadas.
6. Envie a fatura e solicite que a empresa confirme com você quando eles a receberem. Os faxes podem desaparecer, os e-mails são ignorados. Se não ouvir nada, siga.