Las pequeñas empresas que ofrecen condiciones de crédito para sus productos y servicios necesitan aprender cómo facturar a sus clientes, ya sea el cliente un individuo o una empresa.
Estas empresas envían productos o realizan servicios primero y dejan que el cliente pague después. El pago se solicita a través de un documento llamado factura.
Aprender a facturar de forma correcta y eficiente reducirá su papeleo y hará que le paguen más rápido. Esto mejorará la gestión financiera general de tu pequeña empresa.
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En este artículo, cubriremos:
- Seleccionar una plantilla de factura
- Añadir productos o servicios
- Buscar el total general
- Incluir detalles importantes
- Enviar la factura
- Seguimiento
Seleccionar una plantilla de factura
Asegúrate de facturar a tu cliente tan pronto como el trabajo esté hecho. Forbes ha descubierto que las facturas que se envían el mismo día que se completa un trabajo tienen 1,5 veces más probabilidades de ser pagadas.
El primer paso para crear su factura es elegir una plantilla de factura. Hay muchas plantillas de facturas gratuitas disponibles para Word, Excel, Google Docs, PDF y otros formatos comunes. FreshBooks tiene plantillas de factura de descarga gratuita personalizadas para autónomos y pequeñas empresas por sectores.
Descarga la plantilla y ábrela en el programa de tu elección.
Agrega productos o servicios
Agrega una partida independiente para cada producto o servicio que vayas a facturar al cliente. Asegúrese de incluir una descripción minuciosa, la fecha en que se proporcionó el producto o servicio y las cantidades, si corresponde.
Sus clientes quieren saber exactamente lo que están pagando. No agrupe todos los artículos. Desglose cada uno de ellos para reducir cualquier confusión que pueda retrasar la recepción de su dinero.
A continuación, añada su tarifa plana o por hora por partida. Para una tarifa por hora, también incluya cuántas horas trabajó por partida y el subtotal.
Encuentre el gran total
Encuentre el subtotal de todas sus partidas. A continuación, añada cualquier cosa que afecte al total general, como el impuesto sobre las ventas, un descuento o un saldo pendiente. Sume todo para encontrar el total general.
Nunca cargue tarifas adicionales o de retraso que no se hayan discutido con el cliente por adelantado, dice Forbes. En el mejor de los casos, su cliente se sentirá confundido. En el peor de los casos, no confiarán en usted si cobra por cosas que no acordaron.
Incluya detalles importantes
Personalice la factura de muestra para incluir su logotipo, la fecha, la fecha de vencimiento, el número de factura, el número de referencia (como un PO#), su información de contacto, la información de contacto de la empresa, como la dirección, las condiciones de pago y un mensaje personal, si lo desea.
Mensajes personales como «por favor, pague su factura en un plazo de 15 días» o «gracias por su negocio» aumentan la probabilidad de recibir el pago en un 5%, según Forbes. Además, ser cortés impresionará a la empresa a la que facturas y mejorará vuestra relación.
Es especialmente importante incluir unas condiciones de pago claras, dice. Suele ser mejor escribir «El pago vence en 30 días» en lugar de «neto 30», ya que así se eliminan posibles confusiones.
Además, consulta primero con la empresa cómo prefieren pagarte. Las empresas pueden ser más estrictas en cuanto a la forma de pago. Si quieren cortar un cheque, incluya en su factura cómo hacer dicho cheque. Si prefieren pagar con tarjeta de crédito, incluye un enlace para procesar el pago.
A continuación te mostramos un ejemplo de factura sencilla realizada en FreshBooks:
Fuente: FreshBooks
Además, revisa dos veces tu factura para detectar cualquier error ortográfico, gramatical o de formato. Los errores descuidados te hacen parecer poco profesional. Si estás facturando a una empresa, ellos verán con malos ojos este tipo de errores.
Envía la factura
Tienes varias opciones para enviar la factura. Puede imprimirla en papel grueso y enviarla por correo, por fax o por correo electrónico. El software de contabilidad normalmente le enviará la factura por correo electrónico e incluirá las opciones de pago.
No olvide incluir un mensaje personal incluyendo una carta de factura, ya sea como carta de presentación o en el correo electrónico. Here’s an example»
Hi <insert client name>,
Please find attached an invoice for <insert project name and details>. Thank you for your business. If you have any questions, please don’t hesitate to contact <insert name> at <insert contact details>.
Best,
<insert your name>
Double check that you’re sending the invoice to the right person. Even if you signed a contract with one person at a company, doesn’t mean they’ll be the one handling payment, says Forbes. A different department may pay the invoice or an outside agency might’ve been contracted to handle payment. Ask your contact first so you don’t waste time.
It’s also important to know the company’s billing cycle. Tal vez sólo envían el pago el primero de cada mes. En ese caso, es una buena idea enviar la factura más cerca de la fecha de pago. Conocer el ciclo de facturación también le ayudará cuando haga el seguimiento en el sexto paso.
Seguimiento
Su trabajo no termina después de enviar la factura. Las empresas pierden habitualmente las facturas, se olvidan de ellas o son reacias a pagarlas y punto. Tendrá que hacer un seguimiento. El software de facturación te ayuda a enviar recordatorios automáticos para reducir la persecución.
La gente también pregunta:
- Cómo facturar a una empresa como particular
- Cómo facturar a una empresa por un trabajo contratado
Cómo facturar a una empresa como particular
Aquí tienes algunos consejos para parecer profesional cuando factures a una empresa como particular:
- Incluye un encabezado profesional. Utiliza el nombre de tu empresa o tu nombre completo e incluye toda tu información de contacto para que la empresa sepa exactamente cómo ponerse en contacto contigo si tiene preguntas. Inserta un logotipo a la izquierda de la cabecera, si tienes uno.
- Usa una plantilla profesional. Las plantillas de facturas gratuitas son una opción, ya que se aseguran de que no omitas ningún detalle importante. El software de facturación te hace parecer aún más profesional, ya que suele incluir opciones para que la empresa pague en línea al instante.
- Factura según el contrato. Las empresas pueden querer que firmes un contrato antes de empezar a trabajar. Asegúrate de que lo que factures ya estaba establecido en el contrato, ya que tu contacto no verá con buenos ojos las sorpresas. Esto retrasará la recepción de su dinero.
- Sabe a quién facturar. Las empresas suelen tener un departamento de facturación o una agencia externa que se encarga del pago. Sepa a quién enviar la factura y a quién copiar.
- Envíe las facturas según el ciclo de facturación de la empresa. Muchas empresas envían los pagos a primeros de mes. Pregunte a su cliente cuándo paga, para saber cuándo enviar la factura y cuándo hacer el seguimiento.
- Seguimiento. Los recordatorios bien programados para el pago de su factura no son molestos, sino que indican que usted es un profesional que está al tanto.
Cómo facturar a una empresa por un trabajo contratado
Siga estos pasos para facturar a una empresa por un trabajo contratado:
- Utilice una plantilla de factura. Incluya un número de factura y un número de pedido, si lo hay. Proporcione condiciones de pago como «neto 30» (el pago debe realizarse en un plazo de 30 días).
- Incluya direcciones de facturación y envío para el cliente si realizó el trabajo en una ubicación diferente a la que está facturando.
- Personalice sus partidas para el trabajo. Es posible que necesite columnas para un número de orden de trabajo, número de pieza, coste unitario, detalles del trabajo, tarifa por hora, horas trabajadas y subtotal. Si recibió una orden de trabajo, los detalles del trabajo en su factura deben coincidir con lo que está escrito en la orden de trabajo.
- Incluya todo lo que pueda afectar al total general, como el impuesto sobre las ventas, los depósitos, los descuentos y las dietas o el kilometraje.
- Detalle qué métodos de pago acepta y cuál es su política de recargo por retraso.
- Envíe la factura y solicite a la empresa que confirme con usted cuándo la recibe. Los faxes pueden perderse, los correos electrónicos se pasan por alto. Si no tienes noticias, haz un seguimiento.