Hoe factureer ik een bedrijf? Een stapsgewijze handleiding voor kleine bedrijven

Kleine bedrijven die kredietvoorwaarden voor hun producten en diensten hanteren, moeten leren hoe ze hun klanten moeten factureren, ongeacht of de klant een particulier of een bedrijf is.

Deze bedrijven verzenden eerst producten of verrichten diensten en laten de klant later betalen. De betaling wordt gevraagd via een document dat factuur wordt genoemd.

Leren hoe je correct en efficiënt factureert, zal je papierwerk verminderen en je sneller betaald krijgen. Dit zal het algehele financiële beheer van uw kleine onderneming verbeteren.

Wilt u uw factureringsproces vereenvoudigen? FreshBooks heeft gebruiksvriendelijke online factureringssoftware waarmee u 2x sneller betaald krijgt.

In dit artikel behandelen we:

• Selecteer een factuursjabloon
• Voeg producten of diensten toe
• Vind het totaal
• Voeg belangrijke details in
• Verstuur de factuur
• Volg de factuur

Selecteer een factuursjabloon

Zorg ervoor dat u uw klant factureert zodra het werk is gedaan. Forbes heeft ontdekt dat facturen die op dezelfde dag worden verzonden als een klus is voltooid, 1,5x meer kans hebben om te worden betaald.

De eerste stap bij het maken van uw factuur is het kiezen van een factuursjabloon. Er zijn veel gratis factuursjablonen beschikbaar voor Word, Excel, Google Docs, PDF en andere veelgebruikte formaten. FreshBooks heeft gratis te downloaden factuursjablonen die per branche zijn aangepast voor freelancers en kleine bedrijven.

Download de sjabloon en open deze in het programma van uw keuze.

Producten of diensten toevoegen

Voeg een aparte regel toe voor elk product of elke dienst die u de klant in rekening brengt. Zorg ervoor dat u een grondige beschrijving geeft, de datum waarop het product of de dienst is geleverd en de hoeveelheden, indien van toepassing.

Uw klanten willen precies weten waar ze voor betalen. Gooi niet alles op één hoop. Splits ze uit om verwarring te voorkomen en de ontvangst van uw geld te vertragen.

Daarna voegt u uw vaste vergoeding of uurtarief toe per post. Bij een uurtarief vermeldt u ook het aantal uren dat u per post hebt gewerkt en het subtotaal.

Vind het totaal

Vind het subtotaal van al uw posten. Voeg vervolgens alles toe wat van invloed is op het eindtotaal, zoals omzetbelasting, korting of een openstaand saldo. Tel alles bij elkaar op om tot het eindtotaal te komen.

Gebruik nooit extra kosten of kosten voor te late betaling die niet van tevoren met de klant zijn besproken, zegt Forbes. In het beste geval zal je klant in de war raken. In het ergste geval zullen ze je niet vertrouwen als je dingen in rekening brengt waar ze niet mee hebben ingestemd.

Belangrijke details

Pas de voorbeeldfactuur aan met je logo, de datum, de vervaldatum, het factuurnummer, het referentienummer (zoals een PO#), je contactgegevens, de contactgegevens van het bedrijf, zoals het adres, de betalingsvoorwaarden en een persoonlijke boodschap, indien gewenst.

Persoonlijke boodschappen zoals “betaal uw factuur a.u.b. binnen 15 dagen” of “bedankt voor uw zaken” verhogen de kans dat u betaald wordt met 5 procent, volgens Forbes. Bovendien maakt beleefdheid indruk op het bedrijf dat u een factuur stuurt en verbetert het uw relatie.

Het is vooral belangrijk om duidelijke betalingstermijnen te vermelden, aldus Forbes. Het is meestal beter om te schrijven “Betaling is verschuldigd in 30 dagen” in plaats van “netto 30”, omdat dit potentiële verwarring wegneemt.

Ook, check eerst met het bedrijf hoe ze je het liefst betalen. Bedrijven kunnen strenger zijn over hoe ze betalen. Als ze een cheque willen uitschrijven, vermeld dan op je factuur hoe je die moet uitschrijven. Als ze liever met een creditcard betalen, vermeld dan een link om de betaling te verwerken.

Hieronder ziet u een voorbeeld van een eenvoudige factuur gemaakt in FreshBooks:

Bron: FreshBooks

Ook moet je je factuur dubbel controleren op spel-, grammaticale of opmaakfouten. Door slordigheidsfouten kom je onprofessioneel over. Als je een bedrijf factureert, zullen ze dit soort fouten vooral afkeuren.

Verstuur de factuur

Je hebt een paar opties om de factuur te versturen. U kunt hem afdrukken op stevig papier en hem per post, fax of e-mail versturen. Boekhoudsoftware zal de factuur meestal voor u e-mailen en betalingsopties opnemen.

Vergeet niet een persoonlijke boodschap op te nemen door een factuurbrief bij te voegen, hetzij als begeleidende brief of in de e-mail. Here’s an example”

Hi <insert client name>,

Please find attached an invoice for <insert project name and details>. Thank you for your business. If you have any questions, please don’t hesitate to contact <insert name> at <insert contact details>.

Best,

<insert your name>

Double check that you’re sending the invoice to the right person. Even if you signed a contract with one person at a company, doesn’t mean they’ll be the one handling payment, says Forbes. A different department may pay the invoice or an outside agency might’ve been contracted to handle payment. Ask your contact first so you don’t waste time.

It’s also important to know the company’s billing cycle. Misschien betalen ze alleen op de eerste van elke maand. In dat geval is het een goed idee om de factuur dichter bij de betalingsdatum te sturen. Kennis van de factureringscyclus helpt u ook bij de follow-up in stap zes.

Follow Up

Uw taak houdt niet op nadat u de factuur hebt gestuurd. Bedrijven raken facturen vaak kwijt, vergeten ze of willen ze niet betalen. U moet ze opvolgen. Met factureringssoftware kunt u automatische herinneringen versturen, zodat u minder achter de feiten aan hoeft te lopen.

Mensen vragen ook:

• Hoe factureer ik een bedrijf als individu
• Hoe factureer ik een bedrijf voor contractwerk

Hoe factureer ik een bedrijf als individu

Hier volgen enkele tips om professioneel over te komen wanneer u een bedrijf als individu factureert:

• Zorg voor een professionele koptekst. Gebruik uw bedrijfsnaam of uw volledige naam en vermeld al uw contactinformatie, zodat het bedrijf precies weet hoe het contact met u kan opnemen als het vragen heeft. Plaats een logo links van de koptekst, als je er een hebt.
• Gebruik een professioneel sjabloon. Gratis factuursjablonen zijn een optie, omdat ze ervoor zorgen dat u geen belangrijke details weglaat. Factureringssoftware laat je nog professioneler overkomen, omdat het vaak opties bevat waarmee het bedrijf direct online kan betalen.
• Factureer volgens het contract. Bedrijven willen misschien dat u een contract tekent voordat u aan de slag gaat. Zorg ervoor dat wat je factureert al in het contract is vastgelegd, want je contactpersoon zal niet gunstig staan tegenover verrassingen. Dit zal het ontvangen van uw geld vertragen.
• Weet wie te factureren. Bedrijven hebben meestal een factureringsafdeling of een extern bureau dat de betaling afhandelt. Weet naar wie u de factuur moet sturen en wie u moet kopiëren.
• Stuur facturen volgens de factureringscyclus van het bedrijf. Veel bedrijven sturen betalingen op de eerste van de maand. Vraag uw klant wanneer hij betaalt, zodat u weet wanneer u de factuur moet sturen en wanneer u moet opvolgen.
• Volg op. Goed getimede herinneringen om je factuur te betalen zijn niet vervelend, maar geven aan dat je een professional bent die aan de bal is.

Hoe factureer je een bedrijf voor contractwerk

Volg deze stappen om een bedrijf te factureren voor contractwerk:

1. Gebruik een factuursjabloon. Vermeld een factuurnummer en een PO-nummer, als dat er is. Geef betalingsvoorwaarden zoals “netto 30” (betaling is verschuldigd binnen 30 dagen).
2. Voeg een factuur- en verzendadres voor de klant in als u het werk op een andere locatie hebt gedaan dan waar u factureert.
3. Pas uw regelitems aan de opdracht aan. Mogelijk hebt u kolommen nodig voor een werkopdrachtnummer, onderdeelnummer, eenheidskosten, opdrachtdetails, uurtarief, gewerkte uren en subtotaal. Als je een werkorder hebt ontvangen, moeten de details van de opdracht op je factuur overeenkomen met wat er op de werkorder staat.
4. Voeg alles in wat van invloed kan zijn op het totaalbedrag, zoals omzetbelasting, aanbetalingen, kortingen en dagvergoedingen of kilometervergoedingen.
5. Detail welke betalingsmethoden je accepteert en wat je beleid is ten aanzien van te late betaling.
6. Stuur de factuur en vraag het bedrijf om een bevestiging wanneer ze deze hebben ontvangen. Faxen kunnen zoekraken, e-mails worden over het hoofd gezien. Als u niets hoort, volg dit dan op.