15 skutecznych strategii zarządzania pocztą elektroniczną, których powinieneś używać

Wielu z nas jest przytłoczonych przez pocztę elektroniczną.

Samo słowo wyczarowuje obraz pogrubionej trzycyfrowej liczby nieprzeczytanych emaili, z których każdy wymaga twojej uwagi.

Jako centrum komunikacji, szczególnie w naszym życiu zawodowym, email jest nieunikniony. Nawet przy największych próbach pozbycia się naszej skrzynki odbiorczej, email udowodnił, że nigdzie się nie wybiera.

Problemy pojawiają się z powodu samej ilości emaili, które otrzymujemy. Jeśli nie zostanie zaznaczone, jedynym priorytetem natywnym dla wiadomości e-mail jest data ich otrzymania. Email z założenia nie został stworzony do obsługi naszej obecnej ilości i wielu sposobów interakcji z naszą skrzynką odbiorczą. Na szczęście, technologia i najlepsze praktyki mogą przyjść ci na ratunek.

Efektywne zarządzanie pocztą elektroniczną wymaga aktywnego wzięcia skrzynki odbiorczej w swoje ręce. Będzie to wymagało dodania oprogramowania pocztowego i kilku ogólnych zasad dotyczących najbardziej efektywnego sposobu obsługi komunikacji e-mailowej.

15 wskazówek dla opanowania zarządzania pocztą elektroniczną

Email jest najpotężniejszą formą komunikacji biznesowej, a dzięki tym skutecznym strategiom może stać się jedną z tych, z którymi naprawdę lubisz pracować. Aby wprowadzić skuteczne strategie zarządzania pocztą elektroniczną, zastosuj się do tych prostych wskazówek.

Usuń promocyjne wiadomości handlowe

Przed przystąpieniem do efektywnego zarządzania skrzynką odbiorczą, ważne jest, aby ustalić priorytety i usunąć niechciane wiadomości. Promocyjne wiadomości sprzedażowe powinny być usuwane jako pierwsze, a przeciąganie ich do zakładki Promocyjne nie jest tak efektywne. Chodzi o to, aby mieć zorganizowaną skrzynkę odbiorczą wypełnioną tylko tymi treściami, które są związane z Twoimi celami zawodowymi. W większości przypadków wiadomości sprzedażowe są rozpraszające i odciągają uwagę od Twoich priorytetów.

Wypisywanie się z newsletterów, których nigdy nie czytasz

Jeśli jesteś seryjnym subskrybentem newsletterów, oto kolejna okazja do usprawnienia Twojej skrzynki odbiorczej. Możesz pokusić się o stworzenie etykiet i filtrów, które usuną je z Twojej skrzynki odbiorczej, ale ponownie, zachowajmy te strategie dla emaili, które wnoszą wartość do Twojego życia osobistego i zawodowego.

Jeśli nie przeczytałeś ostatnich dwóch wydań tego newslettera, są szanse, że nie otrzymujesz żadnej wartości, więc rozważ rezygnację z subskrypcji. Jeśli nie możesz znieść rezygnacji z subskrypcji, większość newsletterów pozwoli Ci zminimalizować częstotliwość ich wysyłania.

Zażądaj usunięcia wiadomości z grup, które Cię nie dotyczą

Podobnie jak w przypadku newsletterów, mogłeś dołączyć do różnych grup, które dotyczyły Cię w danym momencie. Przyjrzyj się ponownie ich wartości i sprawdź, czy mają one związek z Twoimi obecnymi celami i zainteresowaniami.

Wiadomości grupowe mogą obejmować e-maile od osobistych kontaktów z przypadkowymi tematami lub po prostu usunięcie się z tych okropnie długich wątków typu „odpowiedz wszystkim”. Odrobina dyplomacji będzie tu bardzo przydatna, ponieważ nie możesz po prostu „wypisać się” lub „zablokować” swoich przyjaciół i kolegów. Gmail oferuje przycisk „wycisz”, ale dla wszystkich innych będziesz musiał przedstawić swoje intencje.

Krótka wiadomość informująca o tym, że nie jesteś już istotny w rozmowie, pozwoli Ci na płynne opuszczenie wątku i zbliżenie się o krok do efektywnie zarządzanej strategii e-mailowej.

Utwórz etykiety dla podobnych typów emaili

Teraz, kiedy już usunąłeś zbędne wiadomości, nadszedł czas na uporządkowanie tych, które są Ci potrzebne, a etykiety są świetnym sposobem, aby to zrobić.

Naklejki mogą być użyte do stworzenia własnego systemu folderów w Twojej skrzynce odbiorczej. Nazwij je według kategorii, klienta, projektu lub czegokolwiek sobie życzysz. Taka organizacja skrzynki odbiorczej tworzy system, w którym Twoje rozmowy mają swoje właściwe miejsce, dzięki czemu łatwo je znaleźć i przetworzyć.

Nie unikaj tworzenia wielu folderów

Nie ma ograniczeń co do liczby folderów, które możesz utworzyć w swojej skrzynce odbiorczej. Nie jest rzadkością posiadanie 30 lub więcej etykiet i folderów, aby uporządkować swoje rozmowy na poziomie ziarnistym.

Wspólne skrzynki odbiorcze i współdzielone etykiety pozwalają na rozwinięcie koncepcji folderów i zarządzanie e-mailami w skrzynce odbiorczej jako zespół. G2 posiada kategorię najlepszych skrzynek współdzielonych stworzonych dla zespołów, gdzie znajdziesz listę najlepszych źródeł dla Twojego zespołu.

Przydzielanie e-maili jest jednym z elementów skrzynek współdzielonych, które pozwalają na przejrzyste delegowanie e-maili.

Przed dodaniem dodatkowych narzędzi powinieneś rozważyć takie, które działa z Twoim obecnym klientem poczty. Konieczność wchodzenia i wychodzenia ze skrzynki odbiorczej jest szkodliwa dla zachowania koncentracji i organizowania skrzynki odbiorczej.

Automatyczne ustawianie filtrów dla określonych nadawców

Czemu nie ułatwić sobie życia za pomocą narzędzi do automatyzacji poczty? Tworząc filtry emaili, Twoje przychodzące emaile mogą być sortowane, oznaczane lub zaznaczane zgodnie z ustalonymi kryteriami.

Filtry zapewnią, że nigdy nie przegapisz rachunków lub ważnych emaili od konkretnego odbiorcy. Mogą być używane do automatycznego grupowania e-maili według projektu lub nazwy klienta na podstawie określonych słów kluczowych, załączników i linii tematu. Możesz traktować filtry jako osobistego asystenta, który robi za Ciebie wstępną organizację, pozwalając Ci skupić się na bardziej pilnych zadaniach.

Twórz oddzielne aliasy nadawcy pod tym samym adresem e-mail

Innym prostym sposobem na filtrowanie przychodzących e-maili, jest tworzenie aliasów. Aliasy e-mailowe są alternatywnym adresem e-mail, który nadal będzie kierował do Twojego oryginalnego e-maila. Zasadniczo, będziesz miał korzyści z posiadania nowego adresu e-mail bez tworzenia i zarządzania nowym kontem.

Na przykład, możesz subskrybować biuletyny z aliasem e-mail zamiast swojego podstawowego adresu e-mail. Następnie można utworzyć filtry, które będą automatycznie oznaczać lub oznaczać gwiazdką wszystkie wiadomości e-mail przychodzące na aliasowy adres e-mail.

Aliasy e-mailowe Gmaila dają Ci również możliwość wysyłania wiadomości e-mail pod inną nazwą. Na przykład, można wysyłać wiadomości związane z pracą z jednego adresu e-mail i osobiste wiadomości e-mail z aliasu, lub odwrotnie.

Ale jeśli trzeba utworzyć nowe konto, na przykład, aby zarządzać sprzedaży lub wsparcia zapytań, oprogramowanie help desk pozwoli Ci płynnie zintegrować help desk wewnątrz osobistej skrzynki odbiorczej. W ten sposób e-maile dotyczące sprzedaży i wsparcia mogą być traktowane w stylu biletowym i przypisane do konkretnych agentów bezpośrednio z osobistej skrzynki odbiorczej.

Eliminate internal email forwarding

Zrozumienie, że twoi koledzy otrzymują wystarczająco dużo zewnętrznych e-maili, jest dobrą praktyką, aby uniknąć korzystania z poczty elektronicznej do komunikacji wewnętrznej i obejmuje to długie łańcuchy CC, BCC.

Nowoczesne zarządzanie pocztą elektroniczną wyeliminowało potrzebę przekazywania e-maili do twojego wewnętrznego zespołu. Najlepsze oprogramowanie do zarządzania pocztą elektroniczną pozwoli Ci komunikować się z kolegami z zespołu poprzez notatki e-mailowe za pośrednictwem komunikatorów internetowych w aplikacji. Ta podwójna korzyść oznacza, że nie trzeba używać zewnętrznej platformy komunikacyjnej, a także uniknąć zagracania skrzynki odbiorczej każdego. Twój zespół będzie Ci za to wdzięczny!

Czytaj i odpowiadaj na e-maile w ustalonym czasie każdego dnia

Ciągłe monitorowanie skrzynki odbiorczej może stać się nieefektywnym nawykiem w zarządzaniu czasem.

Zaplanowanie strategicznego czasu na zarządzanie e-mailami prowadzi do efektywnego zarządzania nimi i najlepiej, aby był to ten sam czas każdego dnia. Pozwala to na stworzenie szczelin w ciągu dnia i pozwala Ci skupić się na innych zadaniach bez ciągłego poczucia, że powinieneś sprawdzać swoje e-maile.

Gdy już zarządzasz skrzynką odbiorczą na dany dzień, powinieneś zrezygnować z przeskakiwania do niej i z niej, chyba że pojawi się coś bardzo pilnego. Nawet wtedy możesz ustawić system oznaczania tych emaili, na które nie możesz odpowiedzieć od razu.

Zaznacz ważne wiadomości, na które nie możesz odpowiedzieć od razu

Oprogramowanie do zarządzania pocztą elektroniczną zawiera możliwość wstrzymania emaili lub przywrócenia ich na szczyt skrzynki odbiorczej w późniejszym czasie. Dobry system flagowania wsparty filtrami zapewni, że nic nie zostanie pominięte, pozwalając Ci efektywnie odpowiadać odbiorcom.

Nawet na ważne emaile nie zawsze można odpowiedzieć od razu, ale mimo to istnieją najlepsze praktyki, jeśli chodzi o oczekiwany czas odpowiedzi.

Odpowiedz na emaile biznesowe w ciągu 24-48 godzin

Jako ogólna zasada, na emaile związane z biznesem powinno się odpowiadać tego samego dnia roboczego. Badania wykazały, że biorąc więcej niż 48 godzin na odpowiedź na e-mail prowadzi do utraty potencjalnych klientów i ich niezadowolenie.

Firma Fast przeprowadziła ankietę na temat czasu odpowiedzi na e-mail, gdzie okazało się, że ponad 70% ludzi oczekuje czasu odpowiedzi w ciągu czterech godzin.

Znowu, oprogramowanie do zarządzania pocztą elektroniczną może pomóc tutaj. Przynajmniej można ustawić autorespondery, aby odbiorca wiedział, że ma Twoją uwagę z bardziej szczegółową odpowiedzią, która powinna nastąpić w ciągu 3-5 dni roboczych.

Odpowiedź na ważne e-maile w ciągu 3-5 dni roboczych

Wszyscy mamy do czynienia z mnóstwem różnych zadań wraz z dużą ilością codziennych e-maili, ale ważne jest, aby nadać priorytet e-mailom, które nie mogą pozostać bez odpowiedzi. Niezależnie od tego, czy czekasz na odpowiedź rekrutera, potwierdzenie zewnętrznego interesariusza, czy decyzję klienta, 3-5 dni roboczych powinno być podstawą do wysłania wiadomości uzupełniającej.

Mogą zdarzyć się sytuacje, w których konieczne będzie wykonanie kilku czynności uzupełniających. Nie zapomnij dodać dzień lub dwa pomiędzy kolejnymi emailami, aby nie sprawiać wrażenia, że jesteś zdesperowany.

W sytuacjach, w których nie masz możliwości szybkiego kontaktu z klientem, wystarczy autoresponder, aby pokazać swoje zaangażowanie. W tym przypadku, jeśli jesteś użytkownikiem Gmaila, narzędzia komunikacyjne G-Suite mogą pomóc.

Delegacja jest kluczem do skutecznego zarządzania pocztą elektroniczną. Mając odpowiednie narzędzia w ręku, a dokładniej w skrzynce odbiorczej, możesz po prostu wysłać szybką wewnętrzną notatkę e-mail do swojego kolegi, który automatycznie podzieli się z nim wiadomością. Możesz nawet pójść o krok dalej i stworzyć zautomatyzowane reguły, które automatycznie udostępnią określone e-maile konkretnemu współpracownikowi. Wewnętrzne notatki emailowe mogą być również automatycznie dodawane, aby zapewnić więcej przejrzystości i kontekstu do Twojej wiadomości.

Ściągnij odpowiednie aplikacje, aby odpowiadać na emaile w podróży

Większość popularnych klientów usług email posiada odpowiednie aplikacje mobilne, aby pomóc Ci zarządzać emailami, kiedy nie jesteś przed laptopem. Mając łatwy dostęp do swojej poczty w dłoni, możesz mieć szybki podgląd w czasie rzeczywistym na przychodzące emaile i odpowiednio zaplanować swój dzień.

Posiadaj ustawiony podpis na swoich emailach, aby nie musieć pisać swojego imienia za każdym razem

Poświęcenie trochę czasu na ustrukturyzowanie swojej strategii emailowej może przejść długą drogę w kierunku zaoszczędzenia Twojego czasu i poprawy efektywności. Zaskakująco często podpisy emaili nie są używane tak często jak powinny. Dzięki temu możesz skupić się na tworzeniu i wysyłaniu skutecznych emaili znacznie szybciej.

Twój proces podpisu może być jeszcze bardziej usprawniony z pomocą oprogramowania do podpisów email. Oprogramowanie do podpisów email nie tylko zaoszczędzi Twój czas, ale także pomoże Tobie i Twojemu zespołowi pozostać zwięzłym. Jest to prosty, ale skuteczny sposób na wzmocnienie Twojej marki i działań marketingowych. Dzięki podpisom email możesz promować swój biznes, przekierowywać odbiorców na preferowane strony lub konta social media, ogłaszać nadchodzące wydarzenia i wiele więcej.

Jeśli używasz aliasów, możesz nawet mieć inny podpis dla każdego adresu email. To pomoże Ci poprawić strategię komunikacji i zaangażować odbiorców emaili w ukierunkowany sposób.

Twórz i udostępnij szablony emaili

Szablony emaili to kolejny sposób na zaoszczędzenie czasu i upewnienie się, że masz spójny ton głosu dla brandingu firmy.

Większość usług emailowych oferuje natywne sposoby na zapisywanie emaili jako szablonów. Istnieje jednak lista bardziej rozbudowanych programów do tworzenia szablonów, które po zintegrowaniu bezpośrednio z Twoją skrzynką odbiorczą, mogą uprościć wiele powtarzalnych procesów i doładować Twoją skrzynkę odbiorczą szablonami emaili. Możliwość dodawania własnych zmiennych sprawi, że Twoi odbiorcy otrzymają dopasowaną odpowiedź, która sprawi wrażenie, że została stworzona specjalnie dla nich.

Wnioski

Efektywne zarządzanie skrzynką odbiorczą może przejść długą drogę w kierunku uczynienia Cię bardziej wydajnym. Z pomocą wskazówek dotyczących zarządzania pocztą elektroniczną i oprogramowania, które zostały omówione w tym artykule, jesteś na dobrej drodze do oswojenia i zaprzyjaźnienia się ze swoją skrzynką odbiorczą.

Po więcej porad na temat przejmowania kontroli nad pocztą elektroniczną, wewnętrznie i zewnętrznie, sprawdź G2 email hub dla jeszcze większej ilości wskazówek!