Jak wystawić fakturę dla firmy: A Step-By-Step Guide for Small Businesses

Małe firmy, które oferują warunki kredytowe na swoje produkty i usługi, muszą dowiedzieć się, jak wystawiać faktury swoim klientom, niezależnie od tego, czy klientem jest osoba fizyczna, czy firma.

Przedsiębiorstwa te najpierw wysyłają produkty lub świadczą usługi, a później pozwalają klientowi zapłacić. Płatność jest wymagana za pomocą dokumentu zwanego fakturą.

Nauczenie się, jak prawidłowo i skutecznie wystawiać faktury, zmniejszy ilość papierkowej roboty i pozwoli szybciej uzyskać zapłatę. Poprawi to ogólne zarządzanie finansami Twojej małej firmy.

Chcesz uprościć proces wystawiania faktur? FreshBooks oferuje łatwe w użyciu oprogramowanie do fakturowania online, dzięki któremu otrzymasz zapłatę 2x szybciej.

W tym artykule omówimy:

• Wybór szablonu faktury
• Dodawanie produktów lub usług
• Wyszukiwanie sumy całkowitej
• Dołączanie ważnych szczegółów
• Wysyłanie faktury
• Podsumowanie

Wybór szablonu faktury

Pamiętaj, aby wystawić fakturę swojemu klientowi zaraz po wykonaniu pracy. Forbes odkrył, że faktury, które są wysyłane tego samego dnia, kiedy praca została zakończona, są 1,5x bardziej prawdopodobne, że zostaną zapłacone.

Pierwszym krokiem do stworzenia faktury jest wybór szablonu faktury. Istnieje wiele darmowych szablonów faktur dostępnych w programach Word, Excel, Google Docs, PDF i innych popularnych formatach. FreshBooks posiada darmowe szablony faktur do pobrania, dostosowane do potrzeb freelancerów i małych firm według branż.

Pobierz szablon i otwórz go w wybranym programie.

Dodaj produkty lub usługi

Dodaj osobną pozycję dla każdego produktu lub usługi, za którą wystawiasz rachunek klientowi. Pamiętaj o dokładnym opisie, dacie dostarczenia produktu lub usługi oraz ilości, jeśli dotyczy.

Twoi klienci chcą dokładnie wiedzieć, za co płacą. Nie wrzucaj wszystkich pozycji do jednego worka. Wyodrębnij każdą z nich, aby ograniczyć zamieszanie, które może opóźnić otrzymanie pieniędzy.

Następnie dodaj swoją opłatę ryczałtową lub stawkę godzinową za każdą pozycję. W przypadku stawki godzinowej, podaj również ile godzin pracowałeś przy każdej pozycji i sumę cząstkową.

Znajdź sumę całkowitą

Znajdź sumę cząstkową wszystkich pozycji. Następnie dodaj wszystko, co będzie miało wpływ na sumę całkowitą, np. podatek od sprzedaży, rabat lub saldo pozostałe do zapłaty. Dodaj wszystko razem, aby znaleźć sumę całkowitą.

Nigdy nie pobieraj dodatkowych opłat lub opłat za zwłokę, które nie zostały wcześniej omówione z klientem, mówi Forbes. W najlepszym wypadku klient będzie zdezorientowany. W najgorszym, nie zaufa ci, jeśli będziesz pobierać opłaty za rzeczy, na które się nie zgodził.

Włącz ważne szczegóły

Dostosuj przykładową fakturę tak, aby zawierała twoje logo, datę, termin płatności, numer faktury, numer referencyjny (np. PO#), twoje dane kontaktowe, dane kontaktowe firmy, takie jak adres, warunki płatności i osobistą wiadomość, jeśli chcesz.

Personalne wiadomości takie jak „proszę zapłacić za fakturę w ciągu 15 dni” lub „dziękuję za współpracę” zwiększają szansę na otrzymanie zapłaty o 5 procent, według Forbes. Dodatkowo, bycie uprzejmym zrobi wrażenie na firmie, której wystawiasz rachunek i poprawi wasze relacje.

Szczególnie ważne jest, aby zawrzeć jasne warunki płatności, mówi. Zazwyczaj lepiej jest napisać „Płatność jest należna w ciągu 30 dni” zamiast „30 netto”, ponieważ eliminuje to potencjalne zamieszanie.

Sprawdź też najpierw z firmą, w jaki sposób wolą ci płacić. Firmy mogą być bardziej rygorystyczne co do sposobu płacenia. Jeśli chcą wypisać czek, umieść na swojej fakturze informację o tym, jak wystawić taki czek. Jeśli wolą płacić kartą kredytową, podaj link do przetwarzania płatności.

Poniżej znajduje się przykład prostej faktury wystawionej we FreshBooks:

Źródło: FreshBooks

Ponadto, dwukrotnie sprawdź swoją fakturę pod kątem błędów ortograficznych, gramatycznych lub formatowania. Niechlujne błędy sprawiają, że wyglądasz nieprofesjonalnie. Jeśli rozliczasz się z firmą, będzie ona szczególnie zwracać uwagę na tego typu błędy.

Wyślij fakturę

Masz kilka opcji, aby wysłać fakturę. Możesz ją wydrukować na grubym papierze i wysłać pocztą, faksem lub e-mailem. Oprogramowanie księgowe zazwyczaj wysyła fakturę pocztą elektroniczną i zawiera opcje płatności.

Nie zapomnij o dołączeniu osobistej wiadomości w postaci listu do faktury, albo jako listu przewodniego, albo w e-mailu. Here’s an example”

Hi <insert client name>,

Please find attached an invoice for <insert project name and details>. Thank you for your business. If you have any questions, please don’t hesitate to contact <insert name> at <insert contact details>.

Best,

<insert your name>

Double check that you’re sending the invoice to the right person. Even if you signed a contract with one person at a company, doesn’t mean they’ll be the one handling payment, says Forbes. A different department may pay the invoice or an outside agency might’ve been contracted to handle payment. Ask your contact first so you don’t waste time.

It’s also important to know the company’s billing cycle. Być może wysyłają oni płatności tylko pierwszego dnia każdego miesiąca. W takim przypadku dobrym pomysłem jest wysłanie faktury bliżej daty płatności. Znajomość cyklu rozliczeniowego pomoże ci również w kroku szóstym.

Ponownie

Twoja praca nie kończy się po wysłaniu faktury. Firmy nagminnie gubią faktury, zapominają o nich lub niechętnie je płacą. Musisz podjąć działania następcze. Oprogramowanie do fakturowania umożliwia wysyłanie automatycznych przypomnień, aby ograniczyć pościg.

Ludzie pytają również:

• Jak wystawić fakturę firmie jako osobie fizycznej
• Jak wystawić fakturę firmie za pracę na zlecenie

Jak wystawić fakturę firmie jako osobie fizycznej

Oto kilka wskazówek, które pozwolą Ci wyglądać profesjonalnie, gdy wystawiasz fakturę firmie jako osobie fizycznej:

• Załóż profesjonalny nagłówek. Użyj nazwy swojej firmy lub pełnego imienia i nazwiska oraz podaj wszystkie swoje dane kontaktowe, aby firma wiedziała, jak się z Tobą skontaktować w razie pytań. Wstaw logo po lewej stronie nagłówka, jeśli je posiadasz.
• Użyj profesjonalnego szablonu. Darmowe szablony faktur są jedną z opcji, ponieważ upewniają się, że nie pominiesz żadnych ważnych szczegółów. Oprogramowanie do fakturowania sprawia, że wydajesz się jeszcze bardziej profesjonalny, ponieważ często zawiera opcje dla firmy, aby zapłacić online natychmiast.
• Wystaw fakturę zgodnie z umową. Firmy mogą chcieć, abyś podpisał umowę przed rozpoczęciem pracy. Upewnij się, że cokolwiek rachunek został już ustalony w umowie, jak twój kontakt nie będzie wyglądać korzystnie na niespodzianki. To opóźni otrzymanie twoich pieniędzy.
• Wiedz, komu wystawić fakturę. Firmy zazwyczaj mają dział rozliczeń lub zewnętrzną agencję, która zajmuje się płatnościami. Wiedz, do kogo wysłać fakturę, a kogo skopiować.
• Wysyłaj faktury zgodnie z cyklem rozliczeniowym firmy. Wiele firm wysyła płatności pierwszego dnia miesiąca. Zapytaj swojego klienta, kiedy płaci, abyś wiedział, kiedy wysłać fakturę i kiedy się z nią skontaktować.
• Kontynuuj działania. Dobrze zaplanowane przypomnienia o zapłacie za fakturę nie są denerwujące, ale sygnalizują, że jesteś profesjonalistą, który jest na bieżąco.

Jak wystawić fakturę firmie za pracę na zlecenie

Postępuj zgodnie z poniższymi krokami, aby wystawić fakturę firmie za pracę na zlecenie:

1. Użyj szablonu faktury. Dołącz numer faktury i numer PO, jeśli taki istnieje. Podaj warunki płatności, takie jak „netto 30” (płatność jest wymagalna w ciągu 30 dni).
2. Załącz adresy do faktury i wysyłki dla klienta, jeśli praca została wykonana w innym miejscu niż miejsce wystawienia faktury.
3. Dostosuj pozycje w wierszu do zadania. Możesz potrzebować kolumn dla numeru zlecenia, numeru części, kosztu jednostkowego, szczegółów pracy, stawki godzinowej, przepracowanych godzin i sumy częściowej. Jeśli otrzymałeś zlecenie, szczegóły pracy na fakturze muszą być zgodne z tym, co jest napisane na zleceniu.
4. Włącz wszystko, co może wpłynąć na całkowitą sumę, takie jak podatek od sprzedaży, depozyty, rabaty i diety lub kilometry.
5. Dokreśl, jakie metody płatności akceptujesz i jaka jest Twoja polityka opłat za opóźnienia.
6. Wyślij fakturę i poproś firmę o potwierdzenie, kiedy ją otrzyma. Faksy mogą zaginąć, e-maile są przeoczone. Jeśli nic nie usłyszysz, skontaktuj się z firmą.