„Nie martw się, stworzymy radę doradczą, abyś mógł nadal brać w niej udział” – mówi nowo wybrany przewodniczący rady do swojego poprzednika. Ten niecodzienny gest jest oczywiście wykonany z entuzjazmem, szczerością i w najlepszych intencjach. A oświadczenie jest tak samo pytaniem (do mnie), jak i obietnicą (dla niej). Następnie ktoś inny z zarządu pyta mnie wprost: „Co sądzisz o radach doradczych?”
Będąc świadomym, że połowa grupy oczekuje, iż poprę tę koncepcję, podczas gdy reszta ma nadzieję, że ją całkowicie potępię, odpowiadam ostrożnie. „
Ours is to Reason Why
W gruncie rzeczy może to być skomplikowane – niekoniecznie w procesie tworzenia rady konsultacyjnej, ale przy ustalaniu, czy należy ją powołać. Każda grupa tworzy pracę dla podmiotu, który nią zarządza, a każda organizacja non-profit już zarządza radą zarządzającą, dlatego ważne jest, aby rozważyć „dlaczego?”, rozważając, czy ustanowić ciało doradcze.
Jako pierwszy krok, przyjrzyj się swojej radzie dyrektorów. Jak sugeruje Nonprofit Quarterly, zastanów się, czy podoba Ci się orientowanie wolontariuszy, upewnianie się, że robią właściwe rzeczy we właściwy sposób i usuwanie ich, gdy jest to konieczne. Wiele organizacji ma problemy z budowaniem i/lub utrzymaniem wydajnych zarządów. W rzeczywistości niektóre organizacje starają się uzupełniać zarząd, tworząc ciało doradcze, które ma pełnić funkcje, jakich nie pełni zarząd. W takich przypadkach najważniejsze jest, aby poprawić efektywność organu zarządzającego, a nie próbować go obejść.
Better as Individuals or a Group?
Nawet wtedy, gdy jest jasne, że organizacja potrzebuje dodatkowych rąk do pracy lub ekspertyzy, działalność grupowa może nie być uzasadniona. Według Nonprofit Quarterly, głównym celem grupy jest zebranie ludzi, którzy „rozmawiają, badają, spierają się, nie zgadzają, oferują spostrzeżenia i uczą się razem, aby osiągnąć znaczące rezultaty i wpływ”. Idealnie, to właśnie robią efektywne zarządy i komitety.
Jeśli jednak celem jest wykonanie różnych zadań dla organizacji, wystarczy wyznaczyć konkretne osoby do ich realizacji. Liderzy zespołu organizacji, która prowadzi walk-a-thon, na przykład, może nadzorować dziesiątki wolontariuszy w ciągu roku cyklu planowania bez konieczności zarządzania – i tworzyć znaczenie dla – grupy, jak również. Proces tworzenia grupy, a nie grupy utalentowanych osób, z których każda służy innemu celowi, wymaga kolejnego poziomu planowania i zaangażowania, które może nie być konieczne.
Typy komitetów doradczych
Istnieją oczywiście ważne powody, dla których warto powołać komitet doradczy. Mogą one zwiększyć możliwości organizacyjne, zasięg i wpływ organizacji w sposób, który może być nieodpowiedni lub niemożliwy do zrealizowania przez członków zarządu lub pracowników. Rady doradcze zazwyczaj należą do jednej z poniższych kategorii, wymienionych przez Blue Avocado:
- Fundraising – kiedy organizacja chce zaprosić potencjalnych darczyńców do oficjalnego organu, ale zdaje sobie sprawę, że ci interesariusze nie mają czasu, zainteresowania ani umiejętności, aby być dobrymi członkami rady. W ramach rady doradczej darczyńcy ci mogą zaangażować się w myślenie na wysokim poziomie, a także w przekazywanie i zdobywanie środków finansowych.
- Programowe – kiedy zarząd organizacji skupia się przede wszystkim na pozyskiwaniu funduszy i nie jest związany z daną branżą lub grupą docelową, rada doradcza może wnieść potrzebną wiedzę i perspektywę.
- Papier firmowy – kiedy organizacja chce wykorzystać nazwiska prestiżowych przyjaciół bez konieczności dodatkowego zaangażowania, tacy interesariusze mogą udzielić wsparcia za pośrednictwem „rady doradczej”, która wykorzystuje ich dobrą wolę.
- Sponsorowany fiskalnie – Zanim organizacja ustanowi swój własny status 501(c)(3), może działać pod fiskalnym patronatem innego podmiotu i posiadać „radę doradczą”, która funkcjonuje jak rada dyrektorów, bez takich samych obowiązków prawnych, jakie wiążą się z zawarciem spółki.
Kiedy przystąpić do działania?
W tym ostatnim przypadku rada doradcza funkcjonuje zamiast rady zarządzającej, ale może się nią stać w miarę zmieniających się potrzeb organizacji. W każdym z pozostałych przypadków ciało doradcze jest dodatkową grupą, utworzoną z konkretnym zamiarem. Przed wkroczeniem na tę ścieżkę organizacje powinny rozważyć następujące pytania zaproponowane przez Nonprofit Quarterly:
- Co chcesz osiągnąć? Jaki jest problem, który staracie się rozwiązać? Jaką okazję próbujesz wykorzystać?
- Czego potrzebujesz, aby pomóc sobie w osiągnięciu tego, co próbujesz osiągnąć?
- Jaka jest koncepcja potencjalnej grupy i jaki byłby charakter jej pracy?
- Jaka jest koncepcja osoby (osób) wykonującej zadanie (zadania) i jaki byłby charakter tej pracy?
- Jakie są wyzwania i możliwości związane z projektowaniem/ułatwianiem/zarządzaniem grupą i czy mamy możliwości (umiejętności) i potencjał (czas, zasoby ludzkie, itp.), aby dobrze służyć grupie – i aby ona służyła nam? Czy grupa wnosi wystarczającą wartość dodaną, aby uzasadnić inwestycję?
Jak postępować?
Po zidentyfikowaniu prawdziwej wartości dodanej, jaką stanowi dla organizacji rada doradcza, warto ustalić jasne wytyczne dla tej specjalnej grupy. Blue Avocado zaleca następujące kroki:
- Opracowanie opisu zadań – jasno określ zakres obowiązków, działań, oczekiwań i ograniczeń uprawnień ciała doradczego. Podziel się tym narzędziem nie tylko z potencjalnymi członkami, ale także z zarządem i wszystkimi pracownikami, na których może mieć wpływ jego istnienie.
- Odróżnij rolę organu zarządzającego od roli organu doradczego – narysuj schemat organizacyjny, aby pokazać zakres uprawnień każdego organu doradczego i jego miejsce w organizacji. W jednej organizacji może istnieć wiele ciał doradczych, np. komitet doradczy ds. programu, którego zadaniem jest kierowanie zbiórką funduszy, oraz rada doradców, której zadaniem jest dzielenie się wiedzą z zarządem i dyrektorem generalnym. Nazewnictwo strategiczne również może być użytecznym narzędziem, ponieważ „rada” lub „komitet” oznaczają coś innego niż „zarząd”.
- Wybierz odpowiedniego przewodniczącego – Zastanów się, kto powinien przewodniczyć danej jednostce, lider społeczności czy członek zarządu, i dlaczego. Jakie przesłanie wyślą i jakie talenty wniosą?
- Nazwa fundraisingu – Jeśli ciało doradcze jest powołane do zbierania pieniędzy, rozważ nadanie mu nazwy, która będzie oznaczała tę odpowiedzialność, na przykład „Przyjaciel X.”
- Zaangażuj czas – Nie zakładaj grupy, jeśli nie masz możliwości jej wykorzystania. Ci, których zaangażowałeś, będą sfrustrowani i rozczarowani, jeśli nie zaoferujesz im znaczącego doświadczenia i możliwości wniesienia wartościowego wkładu.
- Rozwiązanie – Jeśli grupa nie osiąga swoich celów, rozważ możliwość poproszenia jej członków o służenie jako indywidualni doradcy, abyś mógł wykorzystać ich talenty bez konieczności zarządzania ciałem zbiorowym.
Wszystkie powyższe rozważania prowadzą nas z powrotem do pytania mojego klienta o stworzenie rady doradczej, która utrzyma zaangażowanie odchodzącego przewodniczącego rady. Istnieje wiele sposobów na to, aby przewodniczący rady nadzorczej – lub każdy członek rady – pozostał aktywny w organizacji po zakończeniu swojej kadencji. Być może jednym z nich jest dołączenie do rady doradczej lub komitetu, pod warunkiem że taki podmiot już istnieje i służy jasno określonemu celowi, który jest niezależny od zarządu.