I min familj är minnet en tillgång.
Det är inte så att vi är senila. Det är bara det att våra hjärnor rör sig för snabbt. Vi är så upptagna med att hoppa fram till vad som kommer härnäst att vi glömmer vad vi gjorde från början.
Så om vi vill komma ihåg något måste vi skriva ner det. Vi är en familj som använder sig av att göra-listor.
To-do-listor har en lång historia. De går åtminstone tillbaka till 1700-talet, som du kommer att se nedan, och har varit föremål för glädje, stridigheter och produktivitetsråd ända sedan dess. Och även om de har utvecklats avsevärt genom åren har de fortfarande ett ganska likartat syfte: att planera vad vi behöver göra.
Hur såg det ut, en gång i tiden? Och hur ser det ut för oss i dag? Det visar sig att svaret på det sistnämnda är olika för alla, och vi har identifierat några av de sätt på vilka människor får sina att-göra-listor att fungera för dem.
De tidigaste att-göra-listorna
I sitt 1791 antecknade Benjamin Franklin vad som var en av de tidigast kända formerna av en att-göra-lista. Men hans avsikt med listan var inte precis att få saker gjorda – i stället använde han den som ett sätt att se till att han bidrog med något positivt varje dag. Han började sin lista med frågan: ”Vad ska jag göra för gott den här dagen?”
Källa: Daily Dot
Jag ska inte ljuga – Franklins lista med saker att göra är inte helt långt ifrån min. Visserligen brukar jag inte inkludera orden ”diversion” och ”contrive” för att beskriva vad jag behöver göra en viss dag, men våra respektive listor uppnår samma sak. Jag planerar också in tid på morgonen för att äta, och använder ofta lunchtimmen för min egen version av ”att förbise konton”. Du och jag är inte så olika, Franklin.
Det som verkligen har förändrats är de olika alternativ vi har för att skapa och organisera att göra-listor. Även om det inte är lika gammalt som Franklins stil kan många av oss minnas att vi ägde en dagsplanerare i papper – de här är faktiskt från 1924, med debuten av Wanamaker Diary.
Källa: Källan: Boston Globe
Men den digitala uppgiftslistens tidsålder började egentligen när datoroperativsystemen inkluderade kalenderprogram i sina egna mjukvarupaket, som primitiva versioner av Outlook Calendar. Dessa följdes av en 1992 års version av en smartphone kallad Simon – som innehöll schemaläggningsfunktioner – och sedan kom kalenderberedda PDA:er, eller personliga digitala assistenter. Den första generationen online-kalendrar kom i början av 2000-talet och utvecklades så småningom till program som Google Calendar som kunde synkroniseras med sina motsvarigheter i smarttelefoner.
Med andra ord är det länge sedan vi behövde ha en penna i närheten för att anteckna något – så länge vi har en mobil enhet i närheten kan vi sms:a påminnelser till oss själva, skriva in händelser i dess kalenderprogram eller använda en röstsökfunktion för att ställa in en påminnelse.
Men jag tycker att det är så intressant att något som nu verkar vara en föråldrad teknik – PDA:erna/personliga digitala assistenterna – nu blir mer användbart än någonsin igen. Vi ser fler och fler program som ursprungligen var avsedda att vara röstsökningsplattformar utvecklas till virtuella personliga assistenter. Så vi kommer definitivt att beröra dessa, och hur de kommer in i bilden i den moderna tidsåldern av att-göra-listan.
7 sätt att organisera din att-göra-lista
Den klassiska handskrivna listan
Häromkring skämtar vi om vilken gammalmodig tjej jag kan vara. Jag går och lägger mig tidigt, har en samling film noir och minns för tecknade serier från det tidiga 90-talet. Jag för också en handskriven att-göra-lista, vilket – med alla de klockor och visselpipor som finns tillgängliga för oss nuförtiden – nästan är arkaiskt.
Jag har också ett konstigt system för att använda min handskrivna att-göra-lista: Jag använder den tillsammans med Google Calendar, som vi kommer att ta upp senare, och jag använder den som ett skydd mot distraktioner.
När jag arbetar kan det hända att jag slumpmässigt kommer på något som jag vill kolla upp på internet, eller ett personligt meddelande som jag vill skicka, eller ett ärende som jag måste uträtta. Oftare än jag skulle vilja reagerar jag på dessa tankar på ett av två sätt: 1) Jag släpper det jag håller på med för att ta itu med det, eller 2) jag säger: ”Jag tar itu med det senare” och glömmer bort det.
Men att ha en anteckningsbok bredvid mig när jag arbetar ger mig en plats att förvara dessa saker på, utan att helt och hållet avbryta mitt arbete för att hantera dem. Vissa av dem är viktigare än andra, men på detta sätt har jag en plats där jag kan ”lägga undan” alla distraktioner. (Du kommer att märka att jag använder tecknade utropstecken för att indikera ”roliga” uppgifter.) Och med människans snabbt krympande uppmärksamhetsspann är alla knep för att hålla sig fokuserad välkomna, särskilt i ett tidsbegränsat arbete.
Bullet Journals
Det verkar som om Bullet Journaling är dagens to-do-list du jour. Alla pratar om det, men ändå är det så få som verkar förstå det.
Även när jag undersökte mina kollegor som har gett det en chans var omdömena blandade – de flesta hamnade på efterkälken när det gällde att använda det, och de andra var inte säkra på om det verkligen var till nytta för dem. En av dem, min kollega och marknadsföringsbloggare Sophia Bernazzani, var vänlig nog att dela med sig av en bild på sin:
En Bullet Journal, förklarade Bernazzani för mig, fungerar för henne, ”för att den enkelt låter mig se mina prioriteringar i stort och mina dagliga uppgifter på ett ställe.”
Enligt en halvofficiell Bullet Journal-webbplats beskrivs strategin bäst som ett ”anpassningsbart och förlåtande organisationssystem” som fungerar som en allt-i-ett ”att göra-lista, skissbok, anteckningsbok och dagbok”. Här är vad jag kunde härleda från resten av webbplatsens innehåll:
- Det är en lista med uppgifter, händelser och diverse anteckningar.
- Listorna kan vara dagliga, månatliga eller årliga.
- Symboler används för att indikera kategorin och betydelsen av varje punkt.
Det som skiljer den från andra att-göra-listor är dess syfte att hindra människor från att bli tokiga över de saker som de inte fick gjort. Det stämmer överens med viss forskning som utförts av en produktivitetsapp som heter iDoneThis, som fann att 41 % av de saker som ska göras aldrig avslutas. Med Bullet Journal-systemet stryks ingenting någonsin – det märks bara med en ny symbol som anger att det måste flyttas till ett framtida datum.
Den andra skillnaden är Bullet Journals råd att ta dagliga loggar en dag i taget, i stället för att lista dessa punkter för långt i förväg. De rekommenderar också att man inte gör dessa listor för långa, vilket också stämmer överens med forskning – studier har visat att ju fler saker vi har på våra att-göra-listor, desto mindre är det troligt att vi får gjort.
The 3-Step To-Do List
Tidigare i år pratade min kollega Christine Ianni med den Pultizer-belönade författaren och journalisten Charles Duhigg om hur de mest produktiva människorna hanterar sin tid. Han avslöjade en trestegsprocess som bryter ner större, svårare steg till mikrosteg.
Den ser ut ungefär så här. Börja med ett tomt blad, och sedan:
- Tänk på ditt stretchmål för dagen.
- Skriv ditt mål högst upp på sidan.
- Fördela ditt mål i handlingsbara/mätbara steg.
Som grundprincip minskar den här metoden skrämselfaktorn för stora projekt. När större mål har varsin egen att-göra-lista omorganiseras de till mindre steg som leder till att det blir helt färdigt.
Nyfiken på att lära dig mer om hur det fungerar? Kolla in vår intervju Duhigg på HubSpot’s The Growth Show.
Online-kalendrar
Här är min att-göra-lista lite mer hipp än en gammaldags, handskriven inventering av distraktioner. Jag har tidigare skrivit om min tendens att planera min dag in i minsta detalj – mina online-kalendrar är utmärkta för det.
Märk att jag satte det i plural – ”kalendrar”. Det beror på att jag har flera online-kalendrar, både för arbete och personliga saker. Men tack vare molnteknik och möjligheten för kalendrar att slås samman på ett ställe — som iCal eller min telefons kalenderprogramvara — kan jag ha all denna information på en enda plattform.
Likt några av mina kollegor, fick jag senare reda på att jag använder mina online-kalendrar tillsammans med ett annat format för att göra-listor. I stället för att bara räkna upp vad jag behöver göra, delar kalendern upp hur mycket tid jag har på mig för att slutföra saker under dagen, från att gå ut med hunden till att skriva på morgonen.
Den hjälper mig också att komma ihåg att ta pauser under dagen. Jag är inte alltid så bra på att faktiskt ta dem, men eftersom de mest produktiva människorna kommer ihåg att ta 17 minuters pauser för varje 52 minuters arbete de lägger ner, tar jag åtminstone med det som en åtgärd för mig själv. Och genom att anpassa dem till min handskrivna att-göra-lista – där jag skriver ner påminnelser om att titta på saker som annars distraherar mig – bidrar det till att se till att de 52 minuterna av arbete inte blir allvarligt avbrutna.
Vad som också är häftigt med Google är funktionen ”Mål”, som låter dig schemalägga mer långsiktiga saker – som att lära dig ett nytt språk, till exempel – och diktera hur mycket tid du vill avsätta för dem varje dag, månad eller år. Och med Goals kan du hålla dig ansvarig. Om ett annat åtagande planeras in under den tid som ursprungligen var avsatt för att arbeta med det långsiktiga objektet kommer Google automatiskt att boka om det senare åt dig. Så inga ursäkter – det är dags att lära sig japanska! Eller, du vet, vad det nu är du vill börja med.
Virtuella personliga assistenter
I förra veckan lanserades Google Allo, en ”smart meddelandeapp” som också är utrustad med Google Assistant – en virtuell concierge, om du så vill. Det är en föregångare till den ryktade lanseringen den 4 oktober av Google Home, som enligt källor sannolikt kommer att använda liknande teknik.
Så varför spelar det någon roll? Jo, Google Home är ytterligare ett tillägg till den växande listan över fristående virtuella assistenter som inte kräver användning av en mobil enhet. Och bland deras många funktioner bör dessa virtuella assistenter i hemmet kunna hjälpa till att ställa in påminnelser.
Google Home kommer att spela i samma ligor som Amazons Echo, som använder sin egen röstsöksteknik, Alexa, för att hjälpa till med dessa förfrågningar och frågor. Jag låter Alec Baldwin – som du förresten kan komma och se på INBOUND 2016 – hjälpa till att förklara:
Google och Amazon är inte ensamma om den här tekniken – låt oss inte glömma Siri, en av de ursprungliga röstsökningsplattformarna som var programmerad för att skapa att göra-listor och ställa in påminnelser.
Digitala personliga assistenter tenderar att åstadkomma andra saker än de andra typerna som vi hittills har behandlat. För mig, åtminstone, är Siri ett utmärkt verktyg för att skapa eller lägga till saker på en att-göra-lista när jag är på språng eller inte har tid att gå igenom processen för att lägga till en ny händelse i min kalender.
Vi räknar med att denna metod för virtuell att göra-lista kan fortsätta att vinna i popularitet – titta trots allt på hur många stora namn som ger sig in på området.
The ”I Did” List
Min kollega, Mike Renahan, ryktas häromkring att veta ett och annat om produktivitet – du kan kolla in några av hans artiklar här. Naturligtvis frågade jag honom hur han organiserar sin att-göra-lista.
Hans svar? Det gör han inte, egentligen. Istället använder han vad han kallar en ”I Did”-lista.
”Du skriver ner alla mål du uppnått under en viss dag”, förklarar han, ”och dessa dikterar vilka mål du sätter upp för dig själv i morgon.”
Här är ett exempel på hur det ser ut för honom:
Som du kan se håller Renahan denna löpande lista i en anteckning i sin telefon så att han kan uppdatera den när som helst, var som helst. ”Jag uppdaterar den här listan varje dag när jag sitter på tåget”, berättade han. ”Den hjälper mig att reflektera över hur produktiv jag var under en viss dag. Och därifrån kan jag börja planera realistiska mål för nästa dag.”
Renahans tillvägagångssätt fungerar för att lösa upp betoningen på det ofullständiga genom att fokusera på de bra saker vi gjorde under en viss dag. Och i stället för att bara lägga till fler och fler saker till en befintlig lista säger hans teori att man ska använda de bra sakerna för att diktera vad man ska göra imorgon.
7. Appar för uppgiftshantering
Slutligt når vi den oundvikliga ”det finns en app för det”-metoden för att organisera uppgiftslistor.
Gör inga misstag – dessa appar är annorlunda än digitala personliga assistenter. Istället för att diktera påminnelser och schemalägga objekt till en separat plattform låter många av dessa appar dig ha full kontroll över dina uppgifter.
Det finns massor av appar för uppgiftshantering – Wunderlist och det tidigare nämnda iDoneThis är två av de mer kända namnen.
Men bland mina kollegor, som sektionsredaktören för Hubspot Sales Blog, Leslie Ye, verkar det som om Todoist är den mest populära.
Hon har skrivit om det tidigare och säger att det är en stor fördel att kunna triagera objekten på hennes att-göra-lista efter deras prioritet. Till skillnad från många andra appar för uppgiftshantering har Todoist dessutom lyckats spela in dessa uppgifter – ju fler du klarar av, desto fler ”karmapoäng” kan du tjäna.
”Att samla karmapoäng”, förklarar Ye, ”är ett roligt sätt att spela in något som vanligtvis är en källa till stress”.”
Känner du dig organiserad?
I en tid när vi verkar ha mer att göra än någonsin – vilket inte nödvändigtvis är en dålig sak, eftersom det har sagts att det förbättrar vår kognition – kan det bli en utmaning att hålla sig organiserad. Men det är bara om du inte har de rätta verktygen, och som vi har illustrerat finns det gott om sådana att hitta.
Som vi noterade tidigare är inte alla metoder perfekta för alla, och den som gör dig mest produktiv kanske inte ser konventionell ut. Dessa metoder kan kombineras och användas tillsammans med varandra – som jag gör med handskrivna listor och online-kalendrar – eller så finns det kanske bara en enskild metod som fungerar bäst för dig.