Die Standardberichte von QuickBooks sind entscheidend für das Verständnis der Vergangenheit, Gegenwart und Zukunft Ihres Unternehmens. Aber das Programm bietet auch innovative Werkzeuge, die diese Berichte wesentlich aufschlussreicher und umfassender machen können.
QuickBooks bietet zwei einfache Methoden, um zusammengehörige Daten zu identifizieren: Klassen und Typen. Klassen werden in Transaktionen verwendet. Typen werden einzelnen Kunden, Lieferanten und Aufträgen zugewiesen.
Ein Beispiel für die Verwendung von Klassen ist die Trennung von Transaktionen, die sich auf verschiedene Abteilungen, Standorte oder Geschäftsarten beziehen. Ein Bauunternehmen könnte zum Beispiel die Klassen Neubau, Umbau und Gemeinkosten verwenden. Ihre Kundentypen könnten Ihnen helfen, Gruppen nach Merkmalen wie Branche oder geografischer Lage zu isolieren.
Klassen erstellen
Stellen Sie zunächst sicher, dass QuickBooks für die Verwendung von Klassen eingerichtet ist. Gehen Sie zu Bearbeiten | Einstellungen | Buchhaltung | Unternehmenseinstellungen. Vergewissern Sie sich, dass das Kontrollkästchen Klassenverfolgung verwenden aktiviert ist. Wenn Sie in Transaktionen zur Eingabe einer Klassenbezeichnung aufgefordert werden möchten, markieren Sie auch dieses Kästchen.
Der nächste Schritt besteht darin, Klassen zu definieren. Gehen Sie zu Listen | Klassenliste. Klicken Sie in der linken unteren Ecke des Bildschirms auf Klasse und wählen Sie dann Neu aus dem Menü. Sie werden folgendes sehen:
Abbildung 1: Um eine Klasse zu erstellen, geben Sie ihr einfach einen Namen und klicken Sie auf OK.
Weiter mit dem Beispiel einer Baufirma… als Bauunternehmer entscheiden Sie, dass Sie Umgestaltungsaufträge in Raumtypen wie Familienzimmer oder Küche unterteilen möchten. Erstellen Sie eine Klasse mit dem Namen Remodel. Gehen Sie die oben genannten Schritte erneut durch. Geben Sie dieses Mal „Familienzimmer“ in das Feld Klassenname ein und klicken Sie auf das Kästchen neben Unterklasse von. Öffnen Sie die Liste und wählen Sie „Umgestalten“. Klicken Sie auf OK.
Mit der Zeit kann Ihre Klassenliste sehr umfangreich werden. Sie können sie aufräumen, indem Sie Klassen deaktivieren, die Sie derzeit nicht benötigen. Klicken Sie auf das Kästchen neben Klasse ist inaktiv, wie in Abbildung 1 dargestellt. Sie verbleibt in Ihren QuickBooks-Einträgen und kann wieder reaktiviert werden.
Klassen zum Einsatz bringen
Jetzt können Sie Klassen in Transaktionen verwenden. Öffnen Sie eine leere Rechnung und wählen Sie einen Kunden aus. Das Feld Klasse befindet sich neben dem Kundennamen. Wenn die gesamte Rechnung derselben Klasse zugewiesen werden soll, klicken Sie auf die Dropdown-Liste und wählen Sie sie aus. Sie können auch einzelnen Positionen separate Klassen zuweisen:
Abbildung 2: Sie können einzelnen Positionen in Transaktionen verschiedene Klassen zuweisen.
Nicht alle Rechnungsvorlagen enthalten eine Spalte für Klassen. Sie können diese hinzufügen, indem Sie das Rechnungsformular, das Sie ändern möchten, auswählen und in der Symbolleiste auf Anpassen klicken. Es öffnet sich das Fenster Datenlayout anpassen und Sie können unter der Registerkarte Spalten Klassen hinzufügen.
QuickBooks enthält zwei Berichte, die speziell für die Verfolgung von klassenbasierten Transaktionen entwickelt wurden: Gewinn & Verlust nach Klassen und Bilanz nach Klassen. Beide Berichte finden Sie im Menü Berichte unter Firma & Finanzen. Natürlich können Sie andere Berichte so filtern, dass sie eine Klassenspalte enthalten. Sie können auch einen QuickReport für einzelne Klassen erstellen. Gehen Sie zu Listen | Klassenliste und wählen Sie einen Bericht oder ein Diagramm.
Abbildung 3: Sie können in QuickBooks-Berichten nach Klassen filtern.
Warnung! Der Bericht „Bilanz nach Klassen“ ist kompliziert und kann unerwartete Ergebnisse liefern. Lassen Sie sich von uns bei der Arbeit mit diesem Bericht helfen.
Eine einfachere Aufgabe
Kunden-, Lieferanten- und Auftragstypen können Ausgaben für Dinge wie gezielte Mailings und Berichte erzeugen.
Die Erstellung von Typen ist der Erstellung von Klassen sehr ähnlich. Gehen Sie zu Listen | Kunden & Lieferantenprofillisten, und wählen Sie den gewünschten Typ aus. Sie folgen hier den gleichen Anweisungen wie bei den Klassen. Typen erscheinen nicht in Transaktionen; sie sind für Ihren eigenen internen Gebrauch bestimmt und werden in Datensätzen gespeichert.
Abbildung 4: Kunden-, Lieferanten- und Auftragstypen werden in ihren Datensätzen angegeben.
Klassen und Typen können sehr effektiv in Ihrer täglichen Buchhaltung eingesetzt werden, aber sie erfordern eine Menge Überlegungen und Planung im Vorfeld, um genaue, aussagekräftige Berichte zu erhalten. Wenn Sie noch unsicher sind, wie Klassen und Typen Ihrem Unternehmen helfen können, können wir Ihnen bei der Einrichtung dieser nützlichen Klassifizierungsformen behilflich sein.
Für weitere Informationen zu diesem Thema oder zu QuickBooks-Produkten, Software-Implementierung und -Schulungen senden Sie bitte eine E-Mail an Vanessa Birman unter [email protected] oder rufen Sie uns unter 616-575-3482 an.
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