Los informes estándar de QuickBooks son fundamentales para comprender el pasado, el presente y el futuro de su empresa. Pero el programa también ofrece herramientas innovadoras que pueden hacerlos significativamente más perspicaces y completos.
QuickBooks ofrece dos métodos simples para identificar datos relacionados: clases y tipos. Las clases se utilizan en las transacciones. Los tipos se asignan a clientes, proveedores y trabajos individuales.
Un ejemplo de cómo podría utilizar las clases es para separar las transacciones que se relacionan con diferentes departamentos, ubicaciones o tipos de negocio. Una empresa de construcción, por ejemplo, podría querer hacer un seguimiento de las clases mediante Construcción nueva, Remodelación y Gastos generales. Sus tipos de clientes podrían ayudarle a aislar grupos por características como Industria o Ubicación Geográfica.
Creación de Clases
Primero, asegúrese de que QuickBooks está configurado para usar clases. Vaya a Edición | Preferencias | Contabilidad | Preferencias de la empresa. Asegúrese de que la opción Usar seguimiento de clases está marcada. Si desea que se le pida una designación de clase en las transacciones, marque esa casilla también.
El siguiente paso es definir las clases. Vaya a Listas | Lista de clases. En la esquina inferior izquierda de la pantalla, haga clic en Clase, y luego seleccione Nuevo en el menú. Verás esto:
Figura 1: Para crear una clase, sólo tienes que darle un nombre y hacer clic en Aceptar.
Continuando con el ejemplo de una empresa de construcción… como contratista decides que quieres separar los trabajos de remodelación en tipos de habitaciones, como Sala Familiar o Cocina. Cree una clase llamada Remodelación. Vuelva a realizar los pasos anteriores. Esta vez, introduzca «Habitación familiar» en el campo Nombre de la clase y haga clic en la casilla junto a Subclase de. Abra la lista y elija «Remodelación». Haga clic en Aceptar.
Con el tiempo, su lista de clases podría alargarse. Puede ordenarla inactivando las clases que no esté utilizando actualmente. Haga clic en la casilla junto a La clase está inactiva, como se muestra en la Figura 1. Permanecerá en sus registros de QuickBooks y puede ser reactivada de nuevo.
Poniendo las clases a trabajar
Ahora puede utilizar las clases en las transacciones. Abra una factura en blanco y seleccione un cliente. El campo Clase estará al lado del nombre del cliente. Si toda la factura será asignada a la misma clase, haga clic en la lista desplegable y selecciónela. También puede asignar clases separadas a partidas individuales:
Figura 2: Puede asignar diferentes clases a partidas individuales en las transacciones.
No todas las plantillas de facturas incluyen una columna para las clases. Puede añadirla seleccionando el formulario de factura que desea modificar y haciendo clic en Personalizar en la barra de herramientas. Se abrirá la ventana Personalizar diseño de datos y podrá agregar clases en la pestaña de columnas.
QuickBooks viene con dos informes especialmente diseñados para el seguimiento de las transacciones basadas en clases: Ganancia & Pérdida por clase y Balance por clase. Ambos informes se encuentran en el menú Informes, en Empresa & Financiera. Por supuesto, puede filtrar otros informes para incluir una columna de clase. También puede crear un informe rápido para clases individuales. Vaya a Listas | Lista de clases y seleccione un informe o gráfico.
Figura 3: Puede filtrar por clase en los informes de QuickBooks.
¡Atención! El informe de balance por clase es complicado y puede producir resultados inesperados. Deja que te ayudemos a trabajar con este.
Una tarea más sencilla
Los tipos de clientes, proveedores y trabajos pueden producir resultados para cosas como correos e informes dirigidos.
Crear tipos es muy similar a crear clases. Vaya a Listas | Cliente & Listas de perfil de proveedor, y seleccione el tipo que desee. Aquí seguirás las mismas instrucciones que para las clases. Los tipos no aparecen en las transacciones; están diseñados para su propio uso interno y se almacenan en registros.
Figura 4: Los tipos de cliente, proveedor y trabajo se especifican en sus registros.
Las clases y los tipos pueden utilizarse de forma muy eficaz en su contabilidad diaria, pero requieren una buena cantidad de pensamiento y planificación por adelantado para obtener informes precisos y significativos. Si todavía no está seguro de cómo las clases y los tipos pueden ayudar a su negocio, podemos ayudarle a configurar estas útiles formas de clasificación.
Para obtener más información sobre este tema o sobre los productos de QuickBooks, la implementación del software y la formación, envíe un correo electrónico a Vanessa Birman en [email protected] o llame al 616-575-3482.
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