Les rapports standard de QuickBooks sont essentiels pour comprendre le passé, le présent et l’avenir de votre entreprise. Mais le programme propose également des outils innovants qui peuvent les rendre nettement plus perspicaces et complets.
QuickBooks propose deux méthodes simples pour identifier les données connexes : les classes et les types. Les classes sont utilisées dans les transactions. Les types sont attribués aux clients, aux fournisseurs et aux travaux individuels.
Un exemple de la façon dont vous pourriez utiliser les classes est de séparer les transactions qui se rapportent à différents départements, emplacements ou types d’entreprise. Une entreprise de construction, par exemple, pourrait vouloir suivre les classes en utilisant Nouvelle construction, Remodelage et Frais généraux. Vos types de clients pourraient vous aider à isoler des groupes par des caractéristiques telles que l’industrie ou l’emplacement géographique.
Créer des classes
D’abord, assurez-vous que QuickBooks est configuré pour utiliser des classes. Allez dans Édition | Préférences | Comptabilité | Préférences de la société. Assurez-vous que l’option Utiliser le suivi des classes est cochée. Si vous voulez être invité à désigner une classe dans les transactions, cochez également cette case.
L’étape suivante consiste à définir les classes. Allez dans Listes | Liste des classes. Dans le coin inférieur gauche de l’écran, cliquez sur Classe, puis sélectionnez Nouveau dans le menu. Vous verrez ceci:
Figure 1 : Pour créer une classe, il suffit de lui donner un nom et de cliquer sur OK.
Poursuivons avec l’exemple d’une entreprise de construction… en tant qu’entrepreneur, vous décidez de séparer les travaux de remodelage en types de pièces, comme la salle familiale ou la cuisine. Créez une classe appelée Remodel. Reprenez les étapes précédentes. Cette fois, entrez « Family Room » dans le champ Class Name et cliquez sur la case à côté de Subclass of. Ouvrez la liste et choisissez « Remodeler ». Cliquez sur OK.
Au fil du temps, votre liste de classes peut devenir longue. Vous pouvez la ranger en désactivant les classes que vous n’êtes pas actuellement. Cliquez sur la case à côté de Classe est inactive, comme le montre la figure 1. Elle restera dans vos enregistrements QuickBooks et pourra être réactivée à nouveau.
Mettre les classes au travail
Vous pouvez maintenant utiliser les classes dans les transactions. Ouvrez une facture vierge et sélectionnez un client. Le champ Classe sera à côté du nom du client. Si la totalité de la facture sera affectée à la même classe, cliquez sur la liste déroulante et sélectionnez-la. Vous pouvez également affecter des classes distinctes à des postes individuels:
Figure 2 : Vous pouvez affecter différentes classes à des postes individuels dans les transactions.
Pas tous les modèles de facture incluent une colonne pour les classes. Vous pouvez l’ajouter en sélectionnant le formulaire de facture que vous souhaitez modifier et en cliquant sur Personnaliser dans la barre d’outils. La fenêtre Personnaliser la présentation des données s’ouvrira et vous pourrez ajouter des classes sous l’onglet colonnes.
QuickBooks est livré avec deux rapports spécialement conçus pour le suivi des transactions par classe : Profit & Perte par classe et Bilan par classe. Ces deux rapports se trouvent dans le menu Rapports, sous Société & financière. Bien sûr, vous pouvez filtrer d’autres rapports pour inclure une colonne de classe. Vous pouvez également créer un QuickReport pour des classes individuelles. Allez dans Listes | Liste des classes et sélectionnez un rapport ou un graphique.
Figure 3 : Vous pouvez filtrer par classe dans les rapports QuickBooks.
Avertissement ! Le rapport Bilan par classe est compliqué et peut produire des résultats inattendus. Laissez-nous vous aider à travailler avec celui-ci.
Une affectation plus simple
Les types de clients, de fournisseurs et de travaux peuvent produire des sorties pour des choses comme des mailings et des rapports ciblés.
La création de types est très similaire à la création de classes. Allez dans Listes | Listes de profils de clients & de fournisseurs, et sélectionnez le type que vous voulez. Vous suivrez ici les mêmes instructions que pour les classes. Les types n’apparaissent pas sur les transactions ; ils sont conçus pour votre propre usage interne et sont stockés dans des enregistrements.
Figure 4 : les types de clients, de fournisseurs et de travaux sont spécifiés dans leurs enregistrements.
Les classes et les types peuvent être utilisés très efficacement dans votre comptabilité quotidienne, mais ils nécessitent une bonne dose de réflexion et de planification en amont pour obtenir des rapports précis et significatifs. Si vous n’êtes toujours pas sûr de la manière dont les classes et les types peuvent aider votre entreprise, nous pouvons vous aider à mettre en place ces formes utiles de classification.
Pour plus d’informations sur ce sujet ou sur les produits QuickBooks, la mise en œuvre du logiciel et la formation, veuillez envoyer un courriel à Vanessa Birman à l’adresse [email protected] ou appeler le 616-575-3482.
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