De standaardrapporten van QuickBooks zijn van cruciaal belang om inzicht te krijgen in het verleden, het heden en de toekomst van uw bedrijf. Maar het programma biedt ook innovatieve hulpmiddelen waarmee ze aanzienlijk inzichtelijker en uitgebreider kunnen worden gemaakt.
QuickBooks biedt twee eenvoudige methoden om gerelateerde gegevens te identificeren: klassen en typen. Klassen worden gebruikt in transacties. Types worden toegewezen aan individuele klanten, leveranciers en opdrachten.
Een voorbeeld van hoe u klassen kunt gebruiken, is het scheiden van transacties die betrekking hebben op verschillende afdelingen, locaties of soorten bedrijven. Een bouwbedrijf zou bijvoorbeeld klassen kunnen bijhouden met Nieuwbouw, Verbouw en Overhead. Uw klanttypen kunnen u helpen groepen te isoleren op basis van kenmerken als bedrijfstak of geografische locatie.
Klassen maken
Zorg er eerst voor dat QuickBooks is ingesteld op het gebruik van klassen. Ga naar Edit | Preferences | Accounting | Company Preferences. Zorg ervoor dat Class tracking gebruiken is aangevinkt. Als u bij transacties om een klasse-aanduiding wilt worden gevraagd, vinkt u dat vakje ook aan.
De volgende stap is het definiëren van klassen. Ga naar Lijsten | Klassenlijst. Klik linksonder in het scherm op Class en selecteer vervolgens Nieuw in het menu. U ziet het volgende:
Figuur 1: Om een klasse te maken, hoeft u deze alleen maar een naam te geven en op OK te klikken.
Hierbij het voorbeeld van een bouwbedrijf… als aannemer besluit u dat u verbouwingstaken wilt indelen in kamertypen, zoals de gezinskamer of de keuken. Maak een Class genaamd Remodel. Doorloop de bovenstaande stappen opnieuw. Voer deze keer “Familiekamer” in in het veld Classnaam en klik op het vakje naast Subklasse van. Open de lijst en kies “Remodel.” Klik op OK.
Na verloop van tijd kan uw klassenlijst lang worden. U kunt de lijst opruimen door klassen te inactiveren die u momenteel niet gebruikt. Klik op het vakje naast Klas is inactief, zoals te zien is in figuur 1. De klas blijft in uw QuickBooks-bestanden staan en kan weer worden geactiveerd.
Klassen aan het werk zetten
Nu kunt u klassen in transacties gebruiken. Open een lege factuur en selecteer een klant. Het Class-veld komt naast de naam van de klant te staan. Als de hele factuur aan dezelfde klasse moet worden toegewezen, klikt u op de vervolgkeuzelijst en selecteert u deze. U kunt ook afzonderlijke klassen aan afzonderlijke regelitems toewijzen:
Figuur 2: U kunt verschillende klassen toewijzen aan afzonderlijke regelitems in transacties.
Niet alle factuursjablonen bevatten een kolom voor klassen. U kunt deze toevoegen door het factuurformulier te selecteren dat u wilt wijzigen en in de werkbalk op Aanpassen te klikken. Het venster Gegevensindeling aanpassen wordt geopend en u kunt klassen toevoegen onder het tabblad kolommen.
QuickBooks wordt geleverd met twee rapporten die speciaal zijn ontworpen voor het bijhouden van transacties op basis van klassen: Winst & Verlies per Klasse en Balans per Klasse. Beide rapporten kunnen worden gevonden in het Rapporten menu, onder Bedrijf & Financieel. Natuurlijk kunt u andere rapporten filteren om een klasse kolom op te nemen. U kunt ook een QuickReport maken voor individuele klassen. Ga naar Lijsten | Klassenlijst en selecteer een rapport of grafiek.
Figuur 3: U kunt filteren op klasse in QuickBooks-rapporten.
Waarschuwing! Het rapport Balans per klasse is ingewikkeld en kan onverwachte resultaten opleveren. Laat ons u helpen hiermee te werken.
Een eenvoudiger opdracht
Klant-, leverancier- en opdrachttypen kunnen uitvoer produceren voor zaken als gerichte mailings en rapporten.
Het maken van typen lijkt sterk op het maken van klassen. Ga naar Lists | Customer & Vendor Profile Lists, en selecteer het type dat je wilt. U volgt hier dezelfde instructies als voor de klassen. Types verschijnen niet op transacties; ze zijn bedoeld voor intern gebruik en worden opgeslagen in records.
Figuur 4: Klant-, leverancier- en opdrachttypes worden gespecificeerd in hun records.
Klassen en types kunnen zeer effectief worden gebruikt in uw dagelijkse boekhouding, maar er moet van tevoren goed over worden nagedacht en veel worden gepland om nauwkeurige, zinvolle rapporten te krijgen. Als u nog niet zeker weet hoe klassen en typen uw bedrijf kunnen helpen, kunnen wij u helpen bij het opzetten van deze nuttige vormen van classificatie.
Voor meer informatie over dit onderwerp of QuickBooks-producten, software-implementatie en training kunt u een e-mail sturen naar Vanessa Birman op [email protected] of bellen naar 616-575-3482.
Om meer te weten te komen over Cloud Accounting Software voor kleine bedrijven, bezoekt u hier de website van QuickBooks.