Os relatórios padrão do QuickBooks são críticos para entender o passado, presente e futuro da sua empresa. Mas o programa também oferece ferramentas inovadoras que podem torná-los significativamente mais perspicazes e abrangentes.
QuickBooks oferece dois métodos simples para identificar dados relacionados: classes e tipos. As classes são usadas em transações. Os tipos são atribuídos a clientes individuais, fornecedores e empregos.
Um exemplo de como você pode usar classes é para separar transações que se relacionam com diferentes departamentos, localizações ou tipos de negócios. Uma construtora, por exemplo, pode querer rastrear classes usando Nova Construção, Remodelação e Custos Indiretos. Seus tipos de clientes podem ajudá-lo a isolar grupos por características como Indústria ou Localização Geográfica.
Criar Classes
P>Primeiro, certifique-se de que o QuickBooks está configurado para usar classes. Vá para Editar | Preferências | Contabilidade | Preferências da Empresa. Certifique-se de que Use class tracking está marcado. Se você quiser ser solicitado a designar uma classe nas transações, marque essa caixa também.
O próximo passo é definir classes. Vá para Listas | Lista de Classes. No canto inferior esquerdo da tela, clique em Class, depois selecione New no menu. Você verá isto:
Figure 1: Para criar uma classe, basta dar-lhe um nome e clicar em OK.
Continuar com o exemplo de uma empresa de construção civil… como empreiteiro você decide que quer separar os trabalhos de remodelação em tipos de quarto, como Family Room ou Kitchen. Crie uma Classe chamada Remodelação. Siga os passos acima novamente. Desta vez, digite “Sala Familiar” no campo Nome da Classe e clique na caixa ao lado da Subclasse de. Abra a lista e escolha “Remodelar”. Clique em OK.
Acima do tempo, sua lista de classes pode se tornar longa. Você pode arrumá-la, desativando as aulas que você não está atualmente. Clique na caixa ao lado de Classe está inativa, como mostra a Figura 1. Ela permanecerá em seus registros QuickBooks e pode ser reativada novamente.
Pôr Classes a Funcionar
Agora você pode usar classes em transações. Abra uma fatura em branco e selecione um cliente. O campo Classe estará ao lado do nome do cliente. Se a fatura inteira será atribuída à mesma classe, clique na lista suspensa e selecione-a. Você também pode atribuir classes separadas a itens individuais:
Figure 2: Você pode atribuir classes diferentes a itens individuais nas transações.
Nem todos os modelos de fatura incluem uma coluna para classes. Você pode adicionar isto selecionando o formulário de fatura que deseja modificar e clicando em Personalizar na barra de ferramentas. A janela Personalizar layout de dados será aberta e você pode adicionar classes sob o separador de colunas.
QuickBooks vem com dois relatórios especialmente concebidos para acompanhar as transações baseadas em classes: Profit & Loss by Class and Balance Sheet by Class. Ambos os relatórios podem ser encontrados no menu Relatórios, em Empresa & Financeiro. Naturalmente, você pode filtrar outros relatórios para incluir uma coluna por classe. Você também pode criar um QuickReport para classes individuais. Vá para Lists | Class List e selecione um relatório ou gráfico.
Figure 3: Você pode filtrar por classe nos relatórios QuickBooks.
Warning! O relatório Balanço por Classe é complicado e pode produzir resultados inesperados. Deixe-nos ajudá-lo a trabalhar com este aqui.
Uma Atribuição Mais Simples
Cliente, fornecedor e tipos de trabalho podem produzir resultados para coisas como mailings e relatórios direccionados.
Criar tipos é muito semelhante a criar classes. Vá para Listas | Cliente &Listas de Perfil de Fornecedor, e selecione o tipo que você deseja. Você seguirá as mesmas instruções aqui que você seguiu para as classes. Os tipos não aparecem nas transações; eles são projetados para seu próprio uso interno, e são armazenados em records.
Figure 4: Clientes, fornecedores e tipos de trabalho são especificados em seus records.
Classes e tipos podem ser usados de forma muito eficaz em sua contabilidade diária, mas eles requerem uma boa dose de reflexão e planejamento antecipado para obter relatórios precisos e significativos. Se você ainda não tem certeza de como as aulas e tipos podem ajudar o seu negócio, podemos ajudá-lo a configurar estas formas úteis de classificação.
Para mais informações sobre este tópico ou produtos QuickBooks, implementação de software e formação, envie um e-mail para Vanessa Birman em [email protected] ou ligue para 616-575-3482.
Para saber mais sobre o Software de Contabilidade em Nuvem para Pequenas Empresas, visite o site QuickBooks aqui.