I rapporti standard di QuickBooks sono fondamentali per capire il passato, il presente e il futuro della tua azienda. Ma il programma offre anche strumenti innovativi che possono renderli significativamente più penetranti e completi.
QuickBooks offre due semplici metodi per identificare i dati correlati: classi e tipi. Le classi sono usate nelle transazioni. I tipi sono assegnati ai singoli clienti, fornitori e lavori.
Un esempio di come si potrebbero usare le classi è quello di separare le transazioni che si riferiscono a diversi dipartimenti, sedi o tipi di attività. Un’impresa di costruzioni, per esempio, potrebbe voler tracciare le classi usando Nuova costruzione, Ristrutturazione e Spese generali. I tuoi tipi di clienti potrebbero aiutarti a isolare i gruppi in base a caratteristiche come l’industria o la posizione geografica.
Creazione di classi
Prima di tutto, assicurati che QuickBooks sia impostato per utilizzare le classi. Vai su Modifica | Preferenze | Contabilità | Preferenze azienda. Assicurati che l’opzione Usa tracciamento delle classi sia selezionata. Se vuoi che ti venga richiesta la designazione di una classe nelle transazioni, seleziona anche questa casella.
Il prossimo passo è definire le classi. Vai su Elenchi | Elenco classi. Nell’angolo in basso a sinistra dello schermo, clicca su Classe, poi seleziona Nuovo dal menu. Vedrai questo:
Figura 1: Per creare una classe, basta darle un nome e cliccare su OK.
Continuando con l’esempio di un’impresa di costruzioni… come appaltatore decidi che vuoi separare i lavori di ristrutturazione in tipi di stanze, come Family Room o Kitchen. Create una classe chiamata Remodel. Ripeti i passi sopra descritti. Questa volta, inserisci “Family Room” nel campo Class Name e clicca sulla casella accanto a Subclass of. Apri l’elenco e scegli “Remodel”. Cliccate su OK.
Con il tempo, il tuo elenco di classi potrebbe diventare lungo. Puoi metterlo in ordine inattivando le classi che attualmente non hai. Clicca sulla casella accanto a Class is inactive, come mostrato nella Figura 1. Rimarrà nei tuoi record di QuickBooks e potrà essere riattivata di nuovo.
Mettere le classi al lavoro
Ora puoi usare le classi nelle transazioni. Apri una fattura vuota e seleziona un cliente. Il campo Classe sarà accanto al nome del cliente. Se l’intera fattura sarà assegnata alla stessa classe, clicca sull’elenco a discesa e selezionala. Puoi anche assegnare classi separate alle singole voci:
Figura 2: Puoi assegnare diverse classi alle singole voci delle transazioni.
Non tutti i modelli di fattura includono una colonna per le classi. Puoi aggiungerla selezionando il modulo di fattura che vuoi modificare e cliccando su Personalizza nella barra degli strumenti. La finestra Personalizza layout dati si aprirà e potrai aggiungere le classi sotto la scheda colonne.
QuickBooks è dotato di due report appositamente progettati per tracciare le transazioni basate sulle classi: Profitto & perdita per classe e Bilancio per classe. Entrambi i rapporti si trovano nel menu Rapporti, sotto Società & finanziaria. Naturalmente, è possibile filtrare altri rapporti per includere una colonna di classe. È anche possibile creare un QuickReport per le singole classi. Vai su Liste | Elenco classi e seleziona un rapporto o un grafico.
Figura 3: È possibile filtrare per classe nei rapporti QuickBooks.
Attenzione! Il rapporto Bilancio per classe è complicato e può produrre risultati inaspettati. Lascia che ti aiutiamo a lavorare con questo.
Un incarico più semplice
I tipi di clienti, fornitori e lavori possono produrre output per cose come mailing mirati e report.
Creare tipi è molto simile a creare classi. Andate su Lists | Customer & Vendor Profile Lists, e selezionate il tipo che volete. Qui seguirai le stesse istruzioni che hai seguito per le classi. I tipi non appaiono nelle transazioni; sono progettati per il proprio uso interno e sono memorizzati nei record.
Figura 4: I tipi di cliente, venditore e lavoro sono specificati nei loro record.
Classi e tipi possono essere usati molto efficacemente nella contabilità quotidiana, ma richiedono una buona dose di riflessione e pianificazione per ottenere rapporti accurati e significativi. Se non sei ancora sicuro di come le classi e i tipi possano aiutare il tuo business, possiamo aiutarti a impostare queste utili forme di classificazione.
Per maggiori informazioni su questo argomento o sui prodotti QuickBooks, sull’implementazione del software e sulla formazione, invia un’email a Vanessa Birman all’indirizzo [email protected] o chiama il 616-575-3482.
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