Rapoartele standard ale QuickBooks sunt esențiale pentru a înțelege trecutul, prezentul și viitorul companiei dumneavoastră. Dar programul oferă, de asemenea, instrumente inovatoare care le pot face semnificativ mai pătrunzătoare și mai cuprinzătoare.
QuickBooks oferă două metode simple de identificare a datelor conexe: clase și tipuri. Clasele sunt utilizate în tranzacții. Tipurile sunt atribuite clienților, furnizorilor și lucrărilor individuale.
Un exemplu de utilizare a claselor este acela de a separa tranzacțiile care se referă la diferite departamente, locații sau tipuri de afaceri. O companie de construcții, de exemplu, ar putea dori să urmărească clasele folosind New Construction, Remodel și Overhead. Tipurile de clienți v-ar putea ajuta să izolați grupurile în funcție de caracteristici cum ar fi Industria sau Locația geografică.
Crearea claselor
În primul rând, asigurați-vă că QuickBooks este configurat pentru a utiliza clase. Mergeți la Editare | Preferințe | Preferințe | Contabilitate | Preferințe companie. Asigurați-vă că opțiunea Utilizare urmărire clase este bifată. Dacă doriți să vi se solicite o denumire de clasă în tranzacții, bifați și această căsuță.
Postul următor este de a defini clasele. Mergeți la Lists | Class List (Listă | Listă clase). În colțul din stânga jos al ecranului, faceți clic pe Class (Clasă), apoi selectați New (Nou) din meniu. Veți vedea acest lucru:
Figura 1: Pentru a crea o clasă, trebuie doar să îi dați un nume și să faceți clic pe OK.
Continuând cu exemplul unei companii de construcții… în calitate de antreprenor, decideți că doriți să separați lucrările de remodelare în tipuri de camere, cum ar fi Family Room sau Kitchen. Creați o clasă numită Remodelare. Parcurgeți din nou pașii de mai sus. De data aceasta, introduceți „Family Room” în câmpul Class Name și faceți clic pe căsuța de lângă Subclass of. Deschideți lista și alegeți „Remodel”. Faceți clic pe OK.
În timp, lista dvs. de clase ar putea deveni lungă. Puteți să o ordonați prin inactivarea claselor pe care nu le aveți în prezent. Faceți clic pe caseta de lângă Class is inactive (Clasa este inactivă), așa cum se arată în figura 1. Aceasta va rămâne în evidențele QuickBooks și poate fi reactivată din nou.
Punerea în funcțiune a claselor
Acum puteți utiliza clasele în tranzacții. Deschideți o factură goală și selectați un client. Câmpul Clasa va fi lângă numele clientului. În cazul în care întreaga factură va fi atribuită aceleiași clase, faceți clic pe lista derulantă și selectați-o. Puteți, de asemenea, să atribuiți clase separate articolelor de linie individuale:
Figura 2: Puteți atribui clase diferite articolelor de linie individuale în tranzacții.
Nu toate șabloanele de factură includ o coloană pentru clase. Puteți adăuga aceasta selectând formularul de factură pe care doriți să îl modificați și făcând clic pe Personalizare în bara de instrumente. Se va deschide fereastra Customize Data Layout (Personalizați aspectul datelor) și puteți adăuga clase sub fila coloane.
QuickBooks vine cu două rapoarte special concepute pentru urmărirea tranzacțiilor bazate pe clase: Profit & Pierdere după clasă și Bilanț după clasă. Ambele rapoarte pot fi găsite în meniul Rapoarte, sub Compania & Financiar. Bineînțeles, puteți filtra alte rapoarte pentru a include o coloană de clasă. De asemenea, puteți crea un QuickReport pentru clase individuale. Mergeți la Lists | Class List și selectați un raport sau un grafic.
Figura 3: Puteți filtra după clasă în rapoartele QuickBooks.
Atenție! Raportul Balance Sheet by Class (Bilanț după clasă) este complicat și poate produce rezultate neașteptate. Lăsați-ne să vă ajutăm să lucrați cu acesta.
O sarcină mai simplă
Tipurile de clienți, vânzători și lucrări pot produce ieșiri pentru lucruri cum ar fi corespondența și rapoartele direcționate.
Crearea tipurilor este foarte asemănătoare cu crearea claselor. Mergeți la Lists | Customer | Customer & Vendor Profile Lists, și selectați tipul dorit. Veți urma aici aceleași instrucțiuni pe care le-ați urmat pentru clase. Tipurile nu apar pe tranzacții; ele sunt concepute pentru uzul dumneavoastră intern și sunt stocate în înregistrări.
Figura 4: Tipurile de clienți, furnizori și locuri de muncă sunt specificate în înregistrările lor.
Classele și tipurile pot fi utilizate foarte eficient în evidența contabilă de zi cu zi, dar necesită o bună doză de gândire și planificare în prealabil pentru a obține rapoarte precise și semnificative. Dacă nu sunteți încă sigur de modul în care clasele și tipurile vă pot ajuta afacerea, vă putem asista în configurarea acestor forme utile de clasificare.
Pentru mai multe informații despre acest subiect sau despre produsele QuickBooks, implementarea software-ului și instruire, vă rugăm să trimiteți un e-mail la Vanessa Birman la [email protected] sau să sunați la 616-575-3482.
Pentru a afla mai multe despre software-ul de contabilitate în cloud pentru întreprinderile mici, vizitați site-ul QuickBooks aici.