15 effektiva strategier för e-posthantering som du bör använda

Många av oss är överväldigade av e-post.

Enbart ordet framkallar bilder av ett djärvt tresiffrigt antal olästa e-postmeddelanden som vart och ett kräver din uppmärksamhet.

Som centrum för kommunikation, särskilt i våra yrkesliv, är e-post oundvikligt. Även med de största försöken att bli av med vår inbox har e-post visat att den inte går någonstans.

Problemen kommer in på grund av den rena mängden e-post som vi får. Om den lämnas okontrollerad är den enda prioritering som är inhemsk för e-post det datum då den togs emot. E-post är designmässigt inte skapad för att hantera vår nuvarande volym och de många sätt på vilka vi interagerar med vår inkorg. Tack och lov kan teknik och bästa praxis komma till din undsättning.

Effektiv e-posthantering kräver att du aktivt tar din inkorg i egna händer. Detta kräver tillägg av e-postprogramvara och några allmänna regler om det mest effektiva sättet att hantera e-postkommunikation.

15 tips för att bemästra e-posthantering

E-post är den mest kraftfulla formen av affärskommunikation och med dessa effektiva strategier kan det bli en form som du faktiskt tycker om att arbeta med. För att komma in i effektiva strategier för e-posthantering följer du dessa enkla tips för e-posthantering.

Släpp ut säljfrämjande meddelanden

För att komma in i en effektiv hantering av din inkorg är det viktigt att prioritera och ta bort oönskade meddelanden. Reklamförsäljningsmeddelanden bör vara de första som försvinner och att dra dem till fliken Reklam är inte lika effektivt. Tanken är att ha en organiserad inkorg fylld endast med innehåll som är relaterat till dina arbetsmål. I de flesta fall är försäljningsmeddelanden distraherande och tar uppmärksamheten från dina prioriteringar.

Avregistrera dig från nyhetsbrev som du aldrig läser

Om du är en seriell nyhetsbrevsprenumerant har du här ytterligare en möjlighet att effektivisera din inkorg. Du kan frestas att skapa etiketter och filter som kan behandla dem ur vägen för dig, men återigen, låt oss spara dessa strategier för e-postmeddelanden som tillför värde till ditt personliga och professionella liv.

Om du inte har läst de senaste två upplagorna av det nyhetsbrevet är chansen stor att du inte får något värde, så överväg att avregistrera dig. Om du inte orkar avregistrera dig kan du i de flesta nyhetsbrev minimera sändningsfrekvensen.

Begär borttagning av gruppmeddelanden som inte berör dig

Som i nyhetsbrev kan du ha gått med i olika grupper som gällde dig vid den aktuella tidpunkten. Ta en andra titt på det värde de ger och om de är relevanta för dina nuvarande mål och intressen.

Gruppmeddelanden kan inkludera e-postmeddelanden från personliga kontakter med slumpmässiga ämnen eller att helt enkelt ta bort dig själv från de fruktansvärt långa ”svara alla”-trådarna. Lite diplomati kommer att räcka långt här eftersom du inte bara kan ”avregistrera” eller ”blockera” dina vänner och kollegor. Gmail har visserligen en ”mute”-knapp, men för alla andra måste du göra dina avsikter kända.

Ett kort meddelande där du låter dem veta att du inte längre är relevant för konversationen gör det möjligt för dig att göra en smidig avslutning och komma ett steg närmare en effektivt hanterad e-poststrategi.

Skapa etiketter för liknande typer av e-post

Nu när du har tagit bort det oviktiga är det dags att organisera den e-post du faktiskt vill ha och etiketter är ett utmärkt sätt att göra det.

Etiketter kan användas för att skapa ett anpassat mappsystem i din inkorg. Namnge dem efter kategori, klient, projekt eller vad du vill. Att ha denna granulära organisation av din inkorg skapar ett system där dina konversationer har sin rätta plats, vilket gör dem lätta att hitta och bearbeta.

Skyr inte bort från att göra många e-postmappar

Det finns ingen gräns för hur många e-postmappar du kan skapa i din inkorg. Det är inte ovanligt att ha 30 eller fler etiketter och mappar för att organisera dina konversationer på en detaljerad nivå.

Med delade inkorgar och delade etiketter kan du ta mappkonceptet vidare och hantera e-postmeddelanden i din inkorg som ett team. G2 har en kategori om de bästa delade inkorgarna byggda för team, där du hittar en lista över de bästa källorna för ditt team.

E-posttilldelning är en av komponenterna i delade inkorgar som gör det möjligt att delegera e-post med tydlighet.

Innan du lägger till ytterligare verktyg bör du överväga ett som fungerar med din nuvarande e-postklient. Att behöva hoppa in och ut ur din inkorg är kontraproduktivt för att hålla sig fokuserad och organisera din inkorg i första hand.

Automatiskt inställda filter för vissa avsändare

Varför inte göra ditt liv enklare med några verktyg för e-postautomatisering? Genom att skapa e-postfilter kan din inkommande e-post sorteras, märkas eller markeras åt dig enligt dina fastställda kriterier.

Filter gör att du aldrig missar dina räkningar eller viktiga e-postmeddelanden från en viss mottagare. De kan användas för att automatiskt gruppera e-postmeddelanden efter projekt- eller kundnamn baserat på specifika nyckelord, bilagor och ämnesrader. Du kan betrakta filter som din personliga assistent som gör en del förorganisering åt dig, så att du kan fokusera på mer angelägna uppgifter.

Skapa separata avsändaralias under samma e-postadress

Ett annat enkelt sätt att filtrera inkommande e-post är att skapa aliaser. E-postalias är en alternativ e-postadress som fortfarande leder till ditt ursprungliga e-postmeddelande. I huvudsak får du fördelen av att ha en ny e-postadress utan att skapa och hantera ett nytt konto.

Till exempel kan du prenumerera på nyhetsbrev med ett e-postalias i stället för din primära e-postadress. Du kan sedan skapa filter för att automatiskt märka eller stjärnmärka all e-post som kommer till e-postadressen med aliaset.

Gmails e-postalias ger dig också en möjlighet att skicka e-post från ett annat namn. Du kan till exempel skicka arbetsrelaterad e-post från en e-postadress och personlig e-post från ett alias, eller tvärtom.

Om du behöver skapa ett nytt konto, till exempel för att hantera dina försäljnings- eller supportförfrågningar, kan du med hjälp av helpdeskprogramvara integrera en helpdesk i din personliga inkorg. På så sätt kan försäljnings- och supportmejl behandlas i en ärendehanteringsstil och tilldelas specifika agenter direkt från din personliga inkorg.

Eliminera intern vidarebefordran av e-post

Med tanke på att dina kollegor får tillräckligt med extern e-post är det en bra metod att undvika att använda e-post för intern kommunikation, vilket inkluderar långa CC- och BCC-kedjor.

Moderna e-posthanteringslösningar har eliminerat behovet av att vidarebefordra e-post till ditt interna team. Den bästa programvaran för e-posthantering gör det möjligt för dig att kommunicera med dina lagkamrater via e-postmeddelanden via snabbmeddelanden i appen. Denna dubbla fördel innebär att du inte behöver använda en extern meddelandeplattform och du undviker också att skräpa ner allas inkorgar. Ditt team kommer att tacka dig för detta!

Läs och besvara e-post vid en bestämd tidpunkt varje dag

Den ständiga övervakningen av din inkorg kan förvandlas till en ineffektiv vana när det gäller tidshantering.

Planering av en strategisk tid för att hantera dina e-postmeddelanden leder till en effektiv e-posthantering och det är bäst att göra detta till samma tid varje dag. På så sätt kan du skapa tidsluckor i din dag och frigöra dig för att fokusera på andra uppgifter utan den ständiga kvardröjande känslan av att du borde kolla din e-post.

När du har hanterat din inkorg för dagen bör du låta bli att hoppa in och ut ur din inkorg, såvida det inte är något extremt brådskande som kommer in. Även då kan du sätta upp system för att markera de e-postmeddelanden som du inte kan svara på direkt.

Flagga viktiga meddelanden som du inte kan svara på direkt

Mjukvaran för e-posthantering innehåller möjligheten att snooza e-postmeddelanden eller få dem att komma tillbaka till toppen av inkorgen vid en senare tidpunkt. Ett bra flaggningssystem som stöds av filter ser till att inget missas samtidigt som du kan svara dina mottagare på ett effektivt sätt.

Även viktiga e-postmeddelanden kan inte alltid besvaras omedelbart, men med det sagt finns det bästa praxis när det gäller förväntade svarstider.

Svar på affärsrelaterade e-postmeddelanden inom en tidsram på 24-48 timmar

Som en allmän regel bör affärsrelaterade e-postmeddelanden besvaras samma arbetsdag. Studier har visat att om det tar mer än 48 timmar att svara på ett e-postmeddelande leder det till att potentiella kunder går förlorade och att de blir missnöjda.

Fast company genomförde en undersökning om svarstider på e-postmeddelanden där de fann att mer än 70 % av människor förväntar sig en svarstid inom fyra timmar.

Alltså, programvara för e-posthantering kan vara till hjälp här. Åtminstone kan du ställa in autosvar för att låta din mottagare veta att de har din uppmärksamhet med ett mer detaljerat svar att följa, som definitivt bör vara inom 3-5 arbetsdagar.

Följ upp på viktiga e-postmeddelanden inom 3-5 arbetsdagar

Vi hanterar alla massor av olika uppgifter tillsammans med en hög volym av dagliga e-postmeddelanden, men det är viktigt att prioritera e-postmeddelanden som inte kan förbli obesvarade. Oavsett om du väntar på ett svar från en rekryterare, en bekräftelse från en extern intressent eller ett beslut från en kund, bör 3-5 arbetsdagar vara din baslinje för att skicka ett uppföljningsmejl.

Det kan finnas situationer där det kan behövas några uppföljningar. Glöm inte att lägga till en dag eller två mellan varje uppföljningsmejl för att undvika att ge ett intryck av att du är desperat.

För situationer där du inte kan följa upp snabbt räcker det med en autosvarare för att visa ditt engagemang. I det här fallet kan kommunikationsverktygen i G-Suite hjälpa dig om du är Gmail-användare.

Delegering är nyckeln till framgångsrik e-posthantering. Med rätt verktyg i handen, eller närmare bestämt i din inkorg, kan du helt enkelt släppa ett snabbt internt e-postmeddelande till din kollega som automatiskt kommer att dela ett e-postmeddelande med dem. Du kan till och med ta det ett steg längre och skapa automatiska regler för att automatiskt dela vissa e-postmeddelanden med en specifik kollega. Interna e-postanteckningar kan också läggas till automatiskt för att ge mer klarhet och sammanhang till ditt meddelande.

Ladda ner motsvarande appar för att svara på e-postmeddelanden när du är på språng

De flesta populära e-posttjänstklienter har en motsvarande mobilapp för att hjälpa dig att hantera e-postmeddelanden när du inte sitter framför din bärbara dator. Med enkel tillgång till din e-post i handflatan kan du få en snabb överblick i realtid över inkommande e-post och planera din dag därefter.

Har en fastställd signatur på dina e-postmeddelanden så att du inte behöver skriva ditt namn varje gång

Att ta lite tid i förväg för att strukturera din e-poststrategi kan vara till stor hjälp för att spara tid och förbättra din effektivitet. Överraskande nog används e-postsignaturer inte så ofta som de borde. Genom att ta bort gissningsarbetet med att skriva in ditt namn, din titel och företagsinformation kan du fokusera på att skriva och skicka effektiva e-postmeddelanden så mycket snabbare.

Din signaturprocess kan effektiviseras ytterligare med hjälp av programvara för e-postsignaturer. Programvara för e-postsignaturer sparar inte bara tid utan hjälper även dig och ditt team att hålla sig kortfattade. Det är ett enkelt men effektivt sätt att förbättra ditt varumärke och dina marknadsföringsinsatser. Med e-postsignaturer kan du marknadsföra ditt företag, omdirigera mottagarna till dina önskade webbsidor eller konton i sociala medier, tillkännage kommande evenemang och mycket mer.

Om du använder alias kan du till och med ha en annan signatur för varje e-postadress. Detta hjälper dig att förbättra din kommunikationsstrategi och engagera e-postmottagare på riktade sätt.

Skapa och dela e-postmallar

E-postmallar är ett annat sätt att spara tid och se till att du har en enhetlig ton för företagets varumärke.

De flesta e-posttjänster erbjuder inhemska sätt att spara e-postmeddelanden som mallar. Även om det finns en lista med mer kraftfulla programvaror för skapande av e-postmallar som, när de integreras direkt i din inkorg, kan förenkla många av dina repetitiva processer och superladda din inkorg med delningsbara e-postmallar. Genom att ha möjlighet att lägga till anpassade variabler kan du se till att dina mottagare får ett skräddarsytt svar som ger intryck av att ha skapats specifikt för dem.

Slutsats

En effektiv hantering av din inkorg kan bidra till att du blir mer effektiv överlag. Med hjälp av de tips och programvaror för e-posthantering som diskuterades i den här artikeln är du på god väg att tämja och bli vän med din inkorg.

För fler råd om hur du tar kontroll över din e-post, internt och externt, kolla in G2:s e-posthubb för ännu mer vägledning!