Standardní výkazy QuickBooks mají zásadní význam pro pochopení minulosti, současnosti a budoucnosti vaší společnosti. Program však nabízí i inovativní nástroje, díky nimž mohou být podstatně přehlednější a komplexnější.
QuickBooks nabízí dvě jednoduché metody identifikace souvisejících údajů: třídy a typy. Třídy se používají v transakcích. Typy se přiřazují jednotlivým zákazníkům, dodavatelům a zakázkám.
Příkladem využití tříd může být oddělení transakcí, které se týkají různých oddělení, míst nebo typů podnikání. Například stavební firma může chtít sledovat třídy pomocí Novostavba, Přestavba a Režie. Typy zákazníků vám mohou pomoci oddělit skupiny podle charakteristik, jako je odvětví nebo zeměpisná poloha.
Vytvoření tříd
Nejprve se ujistěte, že je aplikace QuickBooks nastavena na používání tříd. Přejděte do nabídky Úpravy | Předvolby | Účetnictví | Předvolby firmy. Zkontrolujte, zda je zaškrtnuto políčko Používat sledování tříd. Pokud chcete, aby se při transakcích zobrazovala výzva k zadání označení třídy, zaškrtněte i toto políčko.
Dalším krokem je definování tříd. Přejděte na Seznamy | Seznam tříd. V levém dolním rohu obrazovky klikněte na položku Třída a z nabídky vyberte možnost Nová. Uvidíte toto:
Obrázek 1: Chcete-li vytvořit třídu, stačí ji pojmenovat a kliknout na tlačítko OK.
Pokračujeme v příkladu stavební firmy… jako dodavatel se rozhodnete, že chcete rozdělit zakázky na přestavbu na typy místností, například Rodinný pokoj nebo Kuchyně. Vytvoříte třídu s názvem Přestavba. Znovu projděte výše uvedené kroky. Tentokrát zadejte do pole Název třídy „Rodinný pokoj“ a klikněte na políčko vedle položky Podtřída třídy. Otevřete seznam a vyberte možnost „Remodel“. Klikněte na tlačítko OK.
Časem může být váš seznam tříd dlouhý. Můžete v něm udělat pořádek deaktivováním tříd, které v současné době nepoužíváte. Klepněte na políčko vedle položky Třída je neaktivní, jak ukazuje obrázek 1. Zůstane v záznamech QuickBooks a můžete ji znovu aktivovat.
Používání tříd k práci
Nyní můžete třídy používat v transakcích. Otevřete prázdnou fakturu a vyberte zákazníka. Vedle jména zákazníka bude pole Třída. Pokud bude celá faktura přiřazena stejné třídě, klikněte na rozevírací seznam a vyberte ji. Jednotlivým položkám můžete také přiřadit samostatné třídy:
Obrázek 2: Jednotlivým položkám v transakcích můžete přiřadit různé třídy.
Ne všechny šablony faktur obsahují sloupec pro třídy. Můžete jej přidat tak, že vyberete formulář faktury, který chcete upravit, a klepnete na tlačítko Přizpůsobit na panelu nástrojů. Otevře se okno Přizpůsobit rozvržení dat a na kartě Sloupce můžete přidat třídy.
QuickBooks obsahuje dvě sestavy speciálně navržené pro sledování transakcí založených na třídách: Zisk & Ztráta podle tříd a Rozvaha podle tříd. Oba přehledy naleznete v nabídce Přehledy v části Firma & Finanční. Ostatní sestavy můžete samozřejmě filtrovat tak, aby obsahovaly sloupec třídy. Můžete také vytvořit Rychlou zprávu pro jednotlivé třídy. Přejděte na Seznamy | Seznam tříd a vyberte sestavu nebo graf.
Obr. 3: V sestavách QuickBooks můžete filtrovat podle tříd.
Upozornění! Sestava Rozvaha podle tříd je komplikovaná a může přinést neočekávané výsledky. Pomůžeme vám s ní pracovat.
Jednodušší zadání
Typy zákazníků, dodavatelů a zakázek mohou vytvářet výstupy například pro cílené rozesílání a sestavy.
Vytváření typů je velmi podobné vytváření tříd. Přejděte na Seznamy | Seznamy profilu zákazníka & Prodejce a vyberte požadovaný typ. Zde budete postupovat podle stejných pokynů jako u tříd. Typy se nezobrazují na transakcích; jsou určeny pro vaše vlastní interní použití a jsou uloženy v záznamech.
Obrázek 4: Typy zákazníků, dodavatelů a zakázek jsou uvedeny v jejich záznamech.
Třídy a typy lze velmi efektivně využít v každodenním účetnictví, ale vyžadují předem hodně přemýšlení a plánování, abyste získali přesné a smysluplné výkazy. Pokud si stále nejste jisti, jak mohou třídy a typy pomoci vaší firmě, můžeme vám pomoci s nastavením těchto užitečných forem klasifikace.
Další informace o tomto tématu nebo o produktech QuickBooks, implementaci softwaru a školeních vám poskytne Vanessa Birmanová na e-mailové adrese [email protected] nebo na telefonním čísle 616-575-3482.
Chcete-li se dozvědět více o cloudovém účetním softwaru pro malé firmy, navštivte webové stránky QuickBooks zde.